همه ما یک روز ممکن است مجبور شویم که به دلایل گوناگون از کار خود استعفا بدهیم. این دلایل می توانند عدم رضایت شغلی، نداشتن موقعیت پیشرفت شغلی، مشکلات و اختلافات با رییس یا همکاران، مناسب نبودن حقوق یا بالابودن حجم کار باشند. گاهی هم صرفا با رویای یافتن یک موقعیت شغلی بهتر، تصمیم به نوشتن متن استعفا نامه و در نهایت استخدام در شرکت دیگری می گیریم. دلیل این تصمیم هر چه که باشد، باید قبل از نوشتن متن نامه استعفای حرفه ای به موارد زیادی از جمله این که مشکلات استخدام چیست، توجه کرد. چرا که استعفا، هم برای فرد و هم برای سازمان هزینه هایی دارد که باید در کاهش آنها کوشید. یک قانون نانوشته می گوید که همیشه پیداکردن کار، وقتی هنوز استعفا نداده اید و کار می کنید، آسان تر است. پس باید سعی کنید هنگام عصبانیت یا در زمان عجله تصمیم نگیرید. اگر قبل از پیداکردن کار جدید استعفا دادید، باید بدانید که ممکن است ۳ تا ۶ ماه طول بکشد تا کار جدیدی پیدا کنید. اول از همه، در مورد تصمیمتان درباره ی استعفا، مزایا و یا عواقب احتمالی آن خوب فکر کنید. بهتر است قبل از اعلام تصمیم استعفا، با رییس خود جلسه ای داشته باشید و درخواست ها و مشکلاتتان را مطرح کنید. ممکن است او بتواند با تغییر شرایط و بررسی درخواست های شما، نظرتان را برگرداند. بعد از این که از تصمیم خود به استعفا مطمئن شدید، لازم است به نکاتی که در این مطلب نوشتیم توجه کنید.
بدانید که طبق قراردادتان در صورت استعفا، چه تعهداتی داده اید
بررسی کنید که در صورت استعفا، چه تعهداتی به سازمان دارید. تضمین هایی را که داده اید لیست کنید. دقت کنید که طبق قرارداد، چه مدت قبل از ترک سازمان، الزام به ماندن یا تعلیم همکار جدید را دارید. هم چنین باید بدانید از چه مدت قبل، لازم است که نسبت به استعفای خود تصمیم گیری کنید.
درخواست استعفا خود را مکتوب کنید
تقریبا می توان گفت نوشتن استعفا نامه، یکی از مهم ترین و البته ضروری ترین مراحل تغییر شغل است. این نامه نه تنها از نظر حرفه ای اهمیت دارد، بلکه از نظر قانونی و حقوقی نیز دارای رسمیت و اعتبار است. در زمانی بین دو هفته تا یک ماه بعد از ارسال نامه استعفا، می توانید تعهدات خود را به پایان برسانید و از شرکت خارج شوید.
استعفا نامه به چه شخصی ارسال می شود؟
در سال های اخیر این نامه به شکل ایمیل نوشته و ارسال می شود. نامه استعفاء باید خطاب به مدیریت نوشته شود، اما در شرکت های بزرگ تر که بخش منابع انسانی و همینطور مدیریت منابع انسانی مستقل دارند، یک رونوشت به منابع انسانی (CC در ایمیل) هم باید برای مدیر منابع انسانی ارسال شود.
نامه استعفای حرفه ای باید چگونه باشد؟
نامه استعفا اداری باید مختصر و مفید و در عین حال شفاف، حرفه ای و مؤدبانه باشد. حتما در قرارداد شما نوشته شده است که باید حداقل چه مدت قبل از زمان خروج از سازمان، استعفا دهید. این زمان در قانون ایران معمولا دو هفته و در برخی از موارد بسته به نوع قرارداد، ممکن است تا یک ماه هم باشد. دقت کنید که این زمان یعنی از روز ارسال استعفا نامه، نه زمانی که به صورت شفاهی مسئله را با رئیس تان مطرح می کنید.
چرا نوشتن استعفا نامه ضروری است؟
استعفا نامه برای رسمیت و اعتبار قانونی بخشیدن به فرآیند خروج شما از شرکت (شامل تحویل کارها، شروع فرایند تسویه حساب و غیره) است. اما به خاطر داشته باشید که ارسال ناگهانی نامه استعفا بدون صحبت قبلی، کاری غیرحرفه ای محسوب می شود. همان طور که پیش تر نیز اشاره کردیم، در درجه اول باید با رییس خود صحبت کنید تا ببینید آیا می توان برای شرایطی که باعث نارضایتی تان شده است، کاری کرد یا خیر. اگر جز این کار، راه دیگری نبود، رییس خود را در جریان قرار دهید که نامه استعفا را برای او ارسال خواهید کرد.
چرا متن نامه استعفا نباید رویکرد منفی یا لحن عصبانی داشته باشد؟
متن استعفاء نباید لحن عصبانی داشته باشد یا در آن درباره تسویه حساب های شخصی و لیست کردن موارد نارضایتی خود صحبت کنید. این موارد به جلسه خصوصی تان با مدیر مربوط می شود. در این نامه، به طور مختصر صرفا قصد جدایی خود را از شرکت اعلام می کنید. بهتر است که به هنگام استعفا دادن پل های پشت سر خود را خراب نکنید؛ شاید الان زمان مناسبی برای کارکردن در این شرکت نباشد حتی اگر پیشنهاد کاری بهتری داشته باشید چون نمی دانید در آینده چه اتفاقاتی رخ می دهند پس مدیریت احساسات را در اولویت قرار دهید. بسیاری از کارمندان توانمند سابق سازمان ها، با فراهم شدن بسترهای مورد نیازشان، پس از گذشت سال ها به شرکت قبلی خود بازگشته اند. قطعا اگر با صحبت هایی از سر خشم و عصبانیت از شرکت جدا شده بودند، امکان بازگشت را نداشتند. حال فرض کنید اصلا قصد بازگشت را تحت هیچ شرایطی ندارید. اما باز هم جلسه های خصوصی حرفه ای و با مدیریت خشم درست به وقت استعفا می توانند باعث شوند مدیر شما با استفاده از روابط خود در سازمان های دیگر، یک موقعیت شغلی مناسب تر را به شما معرفی کند.
چرا نوشتن استعفا نامه خوب، آینده کاری شما را تضمین می کند؟
اگر رئیستان در شرکت سابق که از آنجا استعفا داده اید موقعیتی شغلی را در سازمانی دیگر برایتان پیدا نکرد، بدانید که حتما به یک توصیه نامه نیاز خواهید داشت. بیشتر شرکت ها ترجیح می دهند فردی را استخدام کنند که مدیران قبلی اش آن قدر از او رضایت داشته اند که برایش توصیه نامه نوشته اند. این به نوعی ضمانت کار و اخلاق حرفه ای شما است. پس به هیچ وجه اصول رفتار حرفه ای را دست کم نگیرید.
قالب کلی استعفا نامه چیست و چه چیزهایی باید در آن رعایت شوند؟
متن نامه استعفا اداری مانند نامه های اداری دیگر یک قالب کلی دارد که رعایت بیشتر آنها اجباری و برخی از آنها هم اختیاری است. این نامه نیز مانند هر نامه دیگری باید شامل عنوان و نام گیرنده در بالای صفحه، نام فرستنده یعنی شما به همراه امضا و تاریخ در پایین صفحه و در نهایت متن مختصر ولی شفاف استعفا در وسط صفحه باشد. در بدنه متن استعفا، باید در درجه اول شفاف بیان کنید که قصد جدایی از شرکت را دارید. دومین مورد اختیاری است و می توانید دلیل خود را نیز بنویسید؛ اما چیزی که معمولا نوشته می شود عبارت «دلایل شخصی» است.
شرح کامل رضایت شغلی یا نارضایتی خود را در جلسات شفاهی با رییستان مطرح کنید. یکی دیگر از موارد اختیاری تشکر کردن است. به رسم رعایت احترام و نشان دادن اخلاق حرفه ای خود، بابت زمانی که در شرکت مشغول به کار بوده اید و امکاناتی که در این دوره زمانی برایتان فراهم بوده است، تشکر کنید. هرچند این کار ضروری نیست، اما نوشتنش در متن استعفاء اثر بسیار بهتری از ننوشتنش دارد.
نمونه نامه استعفای حرفه ای
در این بخش چند نمونه نوشتن استعفا نامه را قرار می دهیم. به خاطر داشته باشید که لازم نیست دقیقا همین متون را برای رییس خود ارسال کنید. بلکه می توانید با الهام گرفتن از آنها یک نامه مناسب و حرفه ای بنویسید و ارسال کنید.
نمونه متن نامه استعفا اداری ۱
مدیر عامل محترم شرکت ... جناب آقای .../سرکار خانم ...
با عرض سلام و احترام
این جانب ... ، «سمت شغلی» در «بخشی از سازمان که در آن کار می کنید» به مدت ... مشغول همکاری در این شرکت بوده ام. ضمن تشکر و قدردانی از زحمات شما، پیرو هماهنگی های انجام شده، به استحضار می رسانم که از تاریخ ... به دلایل شخصی قادر به ادامه همکاری نیستم و استعفای خود را اعلام می کنم.
با آرزوی موفقیت و بهروزی
نام و نام خانوادگی
امضا
تاریخ
نمونه متن نامه استعفا اداری ۲
جناب آقای/ سرکار خانم ... مدیر محترم ....
با سلام و احترام بدین وسیله به استحضار می رساند این جانب ... از تاریخ ... در این شرکت با سمت ... مشغول به کار هستم و بنا به پاره ای از دلایل تقاضای استعفای خود را از تاریخ ... اعلام می کنم. خواهشمند است دستور فرمایید تا اقدامات لازم را در این زمینه مبذول دارند. این جانب طبق تعهد خود، مسئولیت آموزش فرد جدید را برای این شغل برعهده می گیرم. پیشاپیش از حسن نظر جناب عالی کمال تشکر را دارم و از خداوند برای شما و همکاران مجموعه آرزوی کامیابی دارم.
با تشکر و سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ
امضا
نمونه متن استعفا نامه اداری ۳
جناب آقای .../سرکار خانم ...
ضمن تشکر و قدردانی از فرصت هایی که برای رشد و آموزش من در این شرکت فراهم شد، متأسفانه اعلام می کنم به دلیل مسائلی که درباره آنها گفت و گو شد، از تاریخ ... قادر به ادامه همکاری نیستم، برای شما و شرکت آرزوی بهترین ها را دارم.
با احترام
نام و نام خانوادگی
امضا
تاریخ
همان طور که متوجه شدید متن نامه استعفا اداری اول مختصر و مفید و در یک قالب استاندارد، متن دوم بسیار رسمی و با لحن اداری مخصوص ادارات و سازمان های بزرگ دولتی یا نیمه دولتی و نامه سوم کمی صمیمانه تر و برای شرکت های کوچک و جمع وجورتر مناسب بودند. با این حال می توانید با رعایت فرم کلی ذکرشده، بنا به نوع سازمان، نامه استعفا خود را تنظیم و ارسال کنید.
درس های بازاریابی برگرفته شده از رفتار کودکان
