تعریف نامه درخواست کار
در بيشتر اطلاعيه هاي استخدامي كارفرمايان به دنبال آن هستند كه با دريافت مشخصات و سوابق افراد گزينه مناسبي را براي يك فرصت شغلي پيدا كنند. متقاضيان كارنيز خود را ملزم مي بينند تا درپاسخ به آگهي ها و اطلاعيه هاي استخدامي ، مشخصات و سوابق (رزومه ) خود را همراه بانامه اي كه درخواست شغل درآن نوشته شده ارسال دارند . اين نامه را نامه درخواست شغل ، نامه پوششي يا نامه ضميمه گويند .
اصول نوشتن درخواست استخدام
یکی از اصلی ترین مواردی که در یک نامه درخواست کار به آن توجه می شود مشخصات کامل فردی و رزومه آن شخص می باشد. معمولا رزومه را به عنوان پیوست در نامه لحاظ می کنند و در متن خود درخواست نباید درج شود . نامه درخواست کار معمولا با همان چهارچوب نگارش نامه اداری نوشته می شود و از قوانین آن خارج نمی باشد. منتها تفاوتی که در اینگونه در خواست ها با دیگر نامه های اداری وجود دارد، این است که این نامه به نوعی معرف شما به کارفرما محسوب می شود و باید تمام اطلاعات فردی لازم را دارا باشد.
برای تهیه یک درخواست مناسب شغل بهتر است به موارد زیر توجه کرد:
- جالب بودن ظاهر نامه انتخاب کاغذ سفید و استاندارد در قطع مناسب با مقدار مطلب
- تایپ شدن نامه یک امتیاز به شمار می آید
- تمیز و مرتب بودن که خود گویای دقت و علاقه نویسنده نامه و اهمیت داشتن شغل برای وی می باشد.
- پرهیز از نوشتن موارد غیر لازم اگر درخواست کننده تجربه یا تخصصی در رشته ای ندارد نباید مطلبی درباره آن بنویسد . همچنین اگر در آگهی از حقوق بحثی نشده است نباید در نامه درباره آن سخنی به میان آورد. مانند “حاضرم با حداقل حقوق کار کنم”
براي تهيه يك نامه درخواست شغل تأثيرگذار از يك سو چارچوب و قالب اصولي نامه‌هاي اداري معمولي بايد رعايت شده و از سوي ديگر بايد نامه دربردارنده سه مطلب و مفهوم اصلي به شرح ذيل باشد:
- پاراگراف اول: علت نوشتن نامه؛
- پاراگراف ميانی: چيزهايی كه متقاضی كارازخود ارائه می دهدی
- پاراگراف نهايی: چگونگی پيگيری های بعدی .
علت نوشتن نامه درخواست شغل
نامه درخواست شغل بايد با دقت بسيار براي هر موقعيت و هدف ذكر شده در بالا طراحي شود، اين طور نباشد كه يك نامه درخواست شغل تهيه كرده و براي تمام موارد ارسال گردد. يك متقاضي كاربه علل مختلف ممكن است بايك كارفرما مكاتبه كرده و درخواست شغل نمايد . براي هركدام ازاين موارد بايد نامه درخواست شغل به صورت خاصي نوشته شود.
در برخي موارد متقاضي كار از جانب يك دوست يا آشنا به يك كارفرما معرفي مي‌شود. در چنين مواردي بايده حتماً نام شخصي كه اين ارتباط را برقرار كرده است ذكرشود، در واقع با اين كار به نوعي كارفرما ترغيب به خواندن نامه مي شود.
سوابق تحصیلی و کاری
در این قسمت از نامه از تحصیل کار آموزی و میزان تجربه ای که در زمینه شغل در خواستی مورد نیاز است سخن گفت. باید بر اساس خواسته های کارفرما این قسمت را تکمیل کرد.بهتر است داوطلب هر نوع کار – حتی جزئی – مربوط به شغل درخواستی خود را شرح دهد. به طور مثال اگر در تابستان ها برای کسب مخارج تحصیل خود کار می کرده ذکر کند زیرا ممکن است در جای خود یک امتیاز باشد.
معرف
متقاضی کار از افراد مورد اعتماد و معتبر باید به عنوان معرف در درخواست خود نام ببرد زیرا چنین افرادی مانند ضامنی هستند که می توانند اعتماد کارفرما را جلب نمایند.
مصاحبه
در این قسمت تقاضای تعیین وقت برای مصاحبه می کنند. و شماره تلفن تماس خود و اقوام و آشنایان را در نامه قید می کنند تا تماس تلفنی دچار مشکل نشود.
جملات این قسمت باید لطیف و غیر آمرانه باشد . مانند این جمله : ممکن است افتخار مصاحبه را به من بدهید ؟ در صورت نیاز لطفا با شماره تلفن … تماس حاصل فرمایید.
نکاتی که باید رعایت شود تا يك نامه استخدامي موفق داشته باشيد:
- نامه خود را قبل از فرستادن غلطگيري و اصلاح نماييد .
- نامه خود را به نام فردي كه شما را استخدام ميكند و يا مديريت استخدام و يا قسمت استخدام ارسال كنيد . اين كار يك آغاز و ابتكاري است كه تاثير مثبتي را بر روي خواننده نامه استخدامي شما ميگذارد.
- نامه خود را به نام شخصی بفرستيد، نه به نام شركت .
- با كلمات دلخواه خود بنويسيد. نامه استخدامی شما به مانند روزمه شما بايد كاملاً نشان دهنده و بازتاب انديشه و تفكر شما نسبت به چنگ آوردن شغل جديد باشد. كارفرمايان دنبال اطلاعات علمی و همچنين شوق و ذوق كاری شما هستند.
- كتابهای مرجع را برای برطرف كردن و احياناً كمك در نكات دستور و املائي بكارگيرد .
- در نامه خود نشان دهيد كه اطلاعاتي از سازمان يا شركت فوق داريد . اين دقيقاً محلي است كه شما ميتوانيد نشان دهيد كه درباره ايشان تحقيق كرده ايد، شما ميدانيد كه شركت مزبور چه كساني هستند، چه ميكنند و به همين دلايل انتخابشان ميكنيد.
- از عبارت و جملات استفاده كنيد كه براي كارفرما قابل شناخت و معني دار باشد .
- مطئمن شويد كه آدرس خود به همراه شماره تلفن را در نامه خود قيد كرده ايد .
- حالت رسمي و يا حرفه ای به نام خود بدهيد تا خود را به صورت حرفه ای جلوه دهيد .
- “من“ را كم ارزش جلوه دهيد و به “شما“ اهمیت بدهيد . يعني کاری كنيد كه كلماتي مانند “من انتظار دارم“ را به “شما مي خواهيد“ تبديل كنيد، شما چه كاري ميتوانيد براي شركت كارفرما انجام دهيد و در واقع هر چه بيشتر به خواسته هاي كارفرما بها دهيد، ميل انجام مصاحبه با شما افزايش مييابد.
- مطئمن مطالب را بيان كنيد اما خود نمايي نكنيد .
- مطمئن شويد كه كارفرما نامه شما را با بينش منحصر به فرد مربوط به شما ميخواند . موضوع اصلي تمامي موارد قابل ذكر در نامه را تجربه، توانايي، قدرت, هنر و نيروي كاري خود قرار دهيد و نيز شرح دهيد كه چگونگي اين موارد در خدمت شركت قرار مي گيرد و در اين هنگام سعي كنيد از كلمات و جملاتي استفاده كنيد كه به گرمي حالات شما را بيان كند.
- نامه خود را به گونه اي طرح كنيد كه نشان دهد شما شايسته همكاري با ايشان هستيد. . توضيح دهيد كه شما كه هستيد و چه كاري را مي خواهيد براي كارفرما انجام دهيد.
- ساختمان بندي نامه خود را به گونه اي تنظيم كنيد كه بيان كننده هدف ويژه و مخصوص خود شما باشد.
- نسبت به درجات علمي و مدارج تحصيلي خود در نامه اهميت بدهيد . ميتوانيد به نحوي آنها را جلوه دار نمايش دهيد، يا نوع قلم آنها را عوض كنيد و يا زير آنها خطي بكشيد
- كوتاه و مختصر و خلاصه آن را ارئه كنيد .
- كپي از رزومه خود را نيز به نامه استخدامي پيوست بزنيد . حتماً به خاطر داشته باشيد كه هدف شما از نامه استخدامي اين است كه روزمه خود را به دست كارفرما برسانيد و شرايط را براي مصاحبه فراهم نماييد.
