معمولا دانشگاه ها در یکسال، دو نوبت پذیرش دارند ؛ پاییز fall بهار spring که بسته به کشور و دانشگاهdeadline های مختلفی دارند. تفاوت اصلی این دو در مقدار احتمال بیشتر دریافت کمک هزینه (TA/RA) می باشد.
یک نکته مهم: اگر نیاز به ارائه آزمون GRE General باشد، از آنجای که نتایج این آزمون بلافاصله پس از برگزاری اعلام نمی شود و معمولا پس از چند هفته می توان به دانشگاه مورد نظر ارسال شود، لذا توصیه می شود که پیش از آبان ماه سال جاری میلادی گذرانده شود. اگرچه Deadline های دانشگاه ها متفاوت می باشد ولی اکثریت دانشگاه های کانادا و امریکا، ۶-۹ ماه قبل از شروع ترم، مدارک مورد نظر را درخواست دارند. به عنوان مثال ، دانشگاه های امریکا برای شروع تحصیل در پاییز سال آینده میلادی، مدارک را در دسامبر سال جاری یا ژانویه سال آینده درخواست می کنند.
توجه : اگر در زمان ارسال مدارک دانشجو هستید دانشگاه این امکان را می دهد که در زمان شروع تحصیل یا پس از شروع، مدرک گواهی پایان دوره تحصیلی از مقطع قبلی را به واحد ثبت نام دانشگاه ارائه دهید و در نتیجه در زمان ارسال مدارک نیاز به فارغ التحصیلی نیست.
