آشنایی با مهارت مذاکره و فنون آن

مهارت مذاکره یکی از برترین فنون ارتباطی است. تفاوت های فردی، فرهنگ های متفاوت، پیشینه های گوناگون، باورهای ذهنی و …. همگی روی طرز فکر و عملکرد اطرافیانمان تاثیر گذار است. همه آدم های دور و برمان یک جور فکر نمی کنند و افکار و عقاید زیادی در این دنیا وجود دارد.

با همه اینها افراد می توانند با هم مذاکره کنند و حتی بر سر موضوعاتی به توافق برسند. توافق های حاصله در یک مذاکره می تواند مسیر زندگی شخصی و حرفه ای افراد را تغییر دهد. هر گفتگوی ساده ای را نمی توان یک مذاکره نامید ولی بدون تردید می توان از ساده ترین راه ها، مذاکره ای موفق را رقم زد.

مذاکرات چگونه شکل می گیرند؟

مذاکرات متشکل از دو یا چند طرف مستقل است که برای رسیدن به یک هدف نهایی از طریق مصالحه یا ارائه قطعنامه ای که مورد قبول همگان است گرد هم جمع می شوند. طی آن یکی از طرفین مواضع خود را مطرح می کند و طرف دیگر ممکن است شرایط عنوان شده را بپذیرد یا آن را رد کند. این روند تا زمان شکل گیری یک توافق میان طرفین و ارائه یک قطعنامه مشترک ادامه خواهد داشت.

شرکت کنندگان باید قبل از مذاکره تا حد امکان درباره مواضع طرف مقابل خود اطلاعات کسب کنند. این اطلاعات شامل نقاط قوت و ضعف طرف مقابل می باشد. همچنین باید برای دفاع از مواضع خود و پاسخ های احتمالی طرف مقابل نیز آمادگی لازم را پیدا کنند.

مدت زمان مذاکرات نیز به موقعیت بستگی دارد. مذاکرات می توانند از چند دقیقه تا چندین روز برای موقعیت های پیچیده زمان ببرند. به عنوان مثال، یک خریدار و فروشنده ممکن است برای معامله کردن یک ماشین بین چند دقیقه تا چند ساعت با یکدیگر مذاکره کنند. اما مذاکره میان دولت های دو یا چند کشور ممکن است ماه ها یا سال ها زمان ببرد تا توافقی حاصل شود.

مهارت مذاکره چیست؟

هنر مذاکره کردن یک مهارت ذاتی نیست و با آموش می توان به آن دست یافت. به نظر می رسد بعضی ها ذاتا یک مذاکره کننده حرفه ای به دنیا آمده اند ولی تاکنون نقش وراثت یا ژن در این مورد به اثبات نرسیده است. مهارت مذاکره کردن به مفهوم فرایندی است که بر پایه گفتگو و به جهت رسیدن به توافق طرفین صورت می گیرد. در مذاکره هدف تامین نیازها و جلب رضایت دو طرف مذاکره کننده است.

مهارت مذاکره یک هنر ارزنده است که به مدد آن امکان فروش بیشتر محصول وجود دارد. همه بازیاب های موفق توانسته اند فنون مذاکره خوب را اجرایی کنند. اما کارایی گفتگوی مذاکره محور بسیار بالاتر از فروش محصول است. مدیران موفق برای داشتن یک سیستم منسجم سازمانی از اصول و فنون مذاکره استفاده می کنند. مهارت مذاکره در تعامل با کارکنان و بالا بردن بهره وری اعضا موثر است. از سویی رگ حیاتی فعالیت های خارجی سازمان وابسته به هنر مذاکره است. مدیرانی که به اصول و قوانین صحیح مذاکره در ارتباط با تامین کنندگان سرمایه و یا فعالان بازار، اشراف دارند یک گام بزرگ جلوتر از بقیه هستند.

مهارت های مذاکره، مهارت های نرمی هستند که باعث سازش طرفین می شوند و شامل توانایی هایی مانند برقراری ارتباط موثر، استراتژی سازی، ترغیب، برنامه ریزی و همکاری هستند. شناخت اینها اولین قدم برای تبدیل شدن به یک مذاکره کننده قدرتمند است.

مهارت های موردنیاز شما به محیط کار، نتیجه موردنظر و طرفین درگیر مذاکره بستگی دارند.

چند مهارت اصلی مذاکره

• برقراری ارتباط مؤثر

مهارت های ارتباطی لازم شامل شناسایی نشانه های غیرکلامی و بیان افکار خود به روشی جذب کننده هستند. درک جریان طبیعی گفت وگو و درخواست بازخورد مهم است. مهارت گوش دادن فعال نیز برای درک طرف مقابل، بسیار ضروری است. با برقراری ارتباط روشن و واضح، می توانید از بروز سوءتفاهم هایی که مانع سازش اند، جلوگیری کنید.

همچنین باید بتوانید روابط خود را به طور مؤثر مدیریت کنید. هنگامی که پیوسته در حال برقراری روابط کاری جدید هستید، پویایی روابط مهم تر می شود؛ یعنی باید بین روابط تجاری، سابقه کاری و روابطتان با دیگران، تعادل برقرار کنید.

• ترغیب

توانایی تأثیرگذاری بر دیگران، مهارت مهمی برای مذاکره است که می تواند به شما کمک کند تا دلیل خود را برای ارائه راه حل پیشنهادی بیان کنید، همچنین می تواند دیگران را به حمایت از دیدگاهتان ترغیب کند.

• برنامه ریزی

برای دستیابی به توافق نامه ای که به نفع طرفین باشد، بسیار مهم است در نظر داشته باشید که پیامدها در طولانی مدت چه تأثیری روی همه خواهند گذاشت. مهارت های برنامه ریزی، نه تنها برای بهبود روند مذاکره، بلکه برای تصمیم گیری درمورد نحوه انجام شرایط، ضروری هستند.

• استراتژی سازی

مذاکره کنندگان حرفه ای، حداقل با یک طرح برنامه جایگزین، وارد مذاکره می شوند و مهم تر از آن، تمام جوانب و احتمالات را در نظر می گیرند و در صورت وقوع هریک، سناریوی ازپیش تعیین شده ای دارند.

تمرینات تقویت قدرت مذاکره

مانند هر مورد دیگری تمرین، کلید موفقیت است. شما به کمک تمرین می توانید در تمام زمینه های زندگی مذاکره کننده بهتری باشید. در ادامه ما به ۵ تمرین عالی اشاره می کنیم که به کمک آنها می توانید به اهداف خود در یک مذاکره نزدیک شوید.

«نه» گفتن را تمرین کنید

در بعضی مواقع گفتن «نه» کار دشواری است. برای مثال وقتی مدیرتان از شما کاری را بخواهد که از انجام آن راحت نیستید یا دوست تان از شما برای اسباب کشی کمک بخواهد. ممکن است شما به دلیل حس مسئولیت یا ترس از اینکه با گفتن «نه» چگونه به نظر می آیید، این درخواست ها را اجابت کنید.

در این موقعیت ها در زندگی روز مره بسیار قرار گرفته ایم؛ مانند زمانی که کسی از ما تقاضا می کند نوبت خود را به او بدهیم. اگر می خواهید در مذاکره قدرت بیشتری داشته باشید، باید قدرت رد کردن پیشنهاد مطرح شده را داشته باشید، حتی اگر قرار باشد پاسخ منفی تان صرفا به صورت لفظی و نه به صورت عملی باشد؛ بنابراین باید «نه» گفتن را تمرین کنید تا با این جواب، احساس راحتی بیشتری داشته باشید. البته به هر چیزی هم نباید «نه» بگویید. بهتر است برای این کار از موقعیت هایی که حساسیت کمتری دارند، شروع کنید.

شنونده ی خوبی باشید

گوش کردن مهم ترین و بزرگ ترین بخش از ارتباط است. گوش کردن به طرف مقابل، به شما کمک می کند تا بفهمید در فکر او چه می گذرد. کمتر حرف زدن و بیشتر گوش کردن در مذاکره به شما کمک می کند تا جلوتر باشید. با این روش شما اطلاعات بیشتری دریافت می کنید و کمتر اطلاعات می دهید. معمولا افرادی که کمتر حرف می زنند، ارتباط بهتر و محترمانه تری ایجاد می کنند. اگر یک شنونده ی فعال باشید، می توانید مذاکره کننده ی بهتری باشید. اما مانند سایر مهارت ها این کار نیز به تمرین و ممارست نیاز دارد.

برای تمرین، با دوستان و خانواده ی خود آغاز کنید. سعی کنید با دقت و بیش از قبل به آنها گوش کنید و کمتر حرف بزنید تا جایی که این خصلت در شما نهادینه شود. سپس این مهارت را در مذاکرات مهم تر به کار ببندید.

زبان بدن را بیاموزید

میزان استفاده از مهارت های ارتباطی غیرکلامی بستگی به فردی دارد که با او ارتباط برقرار می کنید. شکی نیست که زبان بدن در ارتباطات بین فردی بسیار متغیر است. نشانه های ظریفی مانند پلک زدن زیاد یا تغییر وضعیت طرف مقابل تان بر روی صندلی می تواند به شما کمک کند تا بفهمید چه چیزی در سر او می گذرد. تلاش کنید خودتان را با زبان بدن او هماهنگ کنید. شما با مطالعه و تمرین می توانید این مهارت را بیاموزید. برای این کار به زبان بدن نزدیکان خود توجه کنید. در صورت امکان، زبان بدن افراد غریبه را زیر نظر بگیرید (درک زبان بدن در افراد غریبه دشوارتر است).

تحقیقات خود را کامل کنید

پیش از آنکه در مذاکره ای وارد شوید، بهتر است در مورد آن موضوع به خوبی تحقیق کنید. اما چگونه می توان فهمید که تحقیقات کافی است و به بهترین شکل برای مذاکره آماده هستید؟ اگر شما به ندرت در مورد مسائل مختلف تحقیق می کنید، بعید است بتوانید در این کار موفق شوید. شما باید مهارت تحقیق کردن را به کمک تمرین در خود بهبود بخشید. تلاش کنید تا منابع معتبر و مفید را شناسایی کنید. یاد بگیرید چگونه سئوالات مناسبی بپرسید. تحقیق کردن نیز یک مهارت است و می توانید با تمرین در آن پیشرفت کنید.

بر سر هر چیزی مذاکره کنید

در نهایت باید به واضح ترین مورد در این فهرست اشاره کنیم. اگر می خواهید مذاکره کننده ی بهتری باشید، باید بیشتر مذاکره کنید. هر چه بیشتر مذاکره کنید در طول زمان با روند مذاکرات مختلف احساس راحتی بیشتری دارید؛ اعتماد به نفس بیشتری کسب و در نهایت نتیجه بهتری دریافت می کنید. با انجام مذاکره با مرور زمان بهتر صحبت می کنید، شنونده بهتری می شوید و اصول مذاکره را بهتر می آموزید. نکته کلیدی این است که تلاش کنید با مذاکرات کم اهمیت شروع کنید تا بتوانید مهارت خود را افزایش دهید. برای تمرین مذاکره را با دوستان و خانواده خود آغاز کنید. در موقعیت های کم اهمیت اجتماعی با دیگران مذاکره کنید. پس از آنکه احساس کردید در مذاکره به پیشرفت خوبی رسیدید، می توانید در محیط کاری خود، در خصوص نیازها و مسئولیت های خود وارد مذاکره شوید.

اگر به طور منظم این تمرینات را انجام دهید و واقعا عزم راسخی جهت پیشرفت در مذاکره داشته باشید، پس از مدتی در تمامی زمینه های زندگی مذاکره کننده بهتری می شوید. وقتی مهارت های شما بهبود یافت، آنها را به کار ببندید تا به چیزی که استحقاق آن را دارید، برسید.

یک نکته کلیدی را هرگز فراموش نکنید؛ مذاکره یک جاده دو طرفه است.

آشنایی با متقاعدسازی و اصول آن