آشنایی با مذاکره موفق و اصول آن

بخش عمده ای از رابطه های ما در زندگی، چه زندگی شخصی و چه محیط کسب و کار، از جنس مذاکره هستند.

اصطلاح مذاکره، محدوده گسترده ای از فعالیت ها و رابطه ها، از تنظیم یک قرارداد تجاری بین المللی تا گفتگوی مجدد دو خویشاوند که با هم قهر کرده اند را در برمی گیرد.

تعریف مذاکره گفتگویی میان دو یا چند فرد یا گروه است که با هدف دستیابی به یک درک مشترک، رفع نقاط اختلاف، یا رسیدن به منفعتی در نتیجهٔ آن گفتگو، ایجاد توافق در خصوص دوره های اقدام، چانه زنی برای منفعت گروهی یا جمعی، یا حصول نتیجه ای رضایتبخش برای منفعت تمامی افراد یا گروه های درگیر در فرایند مذاکره، انجام می شود.

نکته بسیار مهمی که باید همیشه آن را بدانید این است که: در مذاکره، نمی توان قوانین مطلق تعریف کرد.

بسیاری از افراد به خاطر نداشتن مذاکره درست در بسیاری از جلسات کاری خود شکست می خورند.

در کل مذاکره فرایندی است که در آن هر طرف درگیر در مذاکرات می کوشد تا منفعتی برای خودش در پایان مذاکرات بدست آورد. مذاکره با هدف دستیابی به مصالحه انجام می شود.

مذاکره در تجارت، سازمان های غیرانتفاعی، ادارات دولتی، رویه های قضائی و میان ملت ها و در شرایطی از زندگی فردی مانند ازدواج، طلاق، بچه دار شدن یا زندگی روزمره اتفاق می افتد. مطالعه این موضوع “نظریه مذاکره” نامیده می شود.

چگونه مذاکره موفق داشته باشیم؟

ارتباط برقرار کنید

ارتباط افراد مهمترین بخش مذاکره است، نگرش و انرژیتان، لحن شما را مشخص میکند و برروی نتیجه کار اثر میگذارد. به عبارت دیگر اگر شما درگیری و دعوایی در مذاکرتان پیش بینی کنید، دقیقا همین را تجربه خواهید کرد. اما اگر شما انتظار معامله ای را داشته باشید که منابع هر دو طرف را تامین کند، شما به این نتیجه خواهید رسید.

این از یک ذهنیت شروع میشود. اما فراموش نکنید که غیر ممکن است با فردی در پشت تلفن یا اسکایپ و یا حتی ایمیل، به درستی ارتباط داشته باشید، بلکه دیدارهای چهره به چهره و رودررو بهترین راه برای ارتباط هستند. پس در نهایت توجه کنید که زبان، چه از لحاظ کلامی و چه غیر کلامی، اهمیت دارد و همچنین زبان بدن و تن صدای شما باید آرام و ریلکس باشد.

مهارت شنیداری خود را تقویت کنید

اگر شما می خواهید یک مذاکره کننده حرفه ای باشید با بدانید چه زمانی باید صحبت کنید و چه زمانی باید فقط گوش کنید. مهارت شنیداری خود را باید افزایش دهید.

بسیاری از افراد فقط می خواهند حرف بزنند و نمی گذارند طرف مقابل یک کلمه هم حرف بزند. شما برای داشتن یک مذاکره مصالحه آمیز باید خوب گوش دهید.

پس یک توصیه برای داشتن مذاکره حرفه ای و موفق گوش دادن است.

به این نکته باید توجه کنید که گاهی با سکوت راحت تر می توان امتیاز گرفت.

بهترین زمان و مکان را برای مذاکره تعیین کنید

شما وقت کافی برای بحث لازم دارید پس زمان مناسبی تعیین کنید و آنرا نگه دارید تا دوطرف آرام شوند و احساسی تصمیم نگیرند. زمان هایی مثل نزدیک به ظهر یا اوقات شرعی خیلی زمان های مناسبی برای مذاکره نیستند و ممکن است باعث ناتمام ماندن مذاکرات شوند.

تاریخ جلسه را روزی بگذارید که همه افراد در دسترس باشند.بهتر است در روز تعطیل یا آغاز و پایان هفته نباشد. جلسات صبح از جلسات عصر و بعد از ظهر پر بار ترند. همچنین مکان مذاکره باید دارای این ویژگی ها باشد:

• چه کسانی را دعوت کنیم
• فقط کسانی را دعوت کنید که حضورشان در جلسه مذاکره الزامی است.
• ترکیب مناسب از افراد و تیم چند وظیفه ای
• جلوگیری از شلوغی بیش از حد
• استفاده از تحلیل گر
• تهیه دستور جلسه
• دستور جلسه اصولا فهرستی از موارد و موضوعاتی است که قرار است در طول جلسه مطرح شوند و مورد بحث قرار گیرند.
• تنظیم و دسته بندی منطقی عناوین مورد بحث حاوی جزییات مربوط به تاریخ، زمان، مکان و هدف
• موضوعات مهم در ابتدای جلسه
• تهیه پیش نویس دستور جلسه و ارسال آن برای شرکت کنندگان جهت موافقت و تصویب
• میز گرد
• سمت های مشابه رو بروی همدیگر
• رنگ آبی یا سبز…
• عدم استفاده از گل طبیعی
• ایجاد یک فضای آرام
• وسایل و تجهیزات را آماده کنید.

سطح مذاکره کاری را حرفه ای و در عین حال مودبانه نگه دارید

مسلما هیج شخصی دوست ندارد تا با فردی پردردسر و بد دهن همکاری داشته باشد. با این وجود بدین فکر کنید که ممکن است بعد از منعقد شدن قراردادتان نیز باز هم بخواهید تا با طرف مقابلتان کار کنید و یا شاید هم معامله ای که در حال حاضر با او انجام داده اید نیاز به رفت و آمد و برخورد مداوم با وی داشته باشد.

ایجاد یک رابطه بلندمدت خوب باید یکی از اهداف مذاکره باشد. داشتن لحن صحبت همکارانه و در عین حال مثبت در حین زمان مذاکره، احتمال متمایل شدن نتیجه قرارداد به سمت منعقد شدن را بالاتر میبرد.

در مذاکره مانند آیینه باشید

وقتی افراد با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، از رفتارهای هم تاثیر می پذیرند، لهجه، الگوهای رفتاری، حالات چهره و زبان ِ بدن از جمله فاکتورهایی هستند که متاثر از رفتار دیگران است.

مطالعات نشان می دهد افرادی که تلاش می کنند الگوهای رفتاری طرف مقابل در مذاکرات را تقلید کنند، نه تنها بهتر مذاکره می کنند بلکه دامنه ی ارتباطی خود را نیز گسترش می دهند.

مذاکره کنندگانی که رفتار طرف مقابل را تقلید می کنند، نتایج بهتری به دست می آورند و در نتیجه عملکرد بهتری هم دارند.

بر روی یک رقم پافشاری نکنید

تحقیقات نشان داده اند که مردم به یک بازه قیمت، شامل رقم پیشنهادی شما و یک طیف بالاتر از آن، واکنش بهتری نشان می دهند. همیشه رقم پیشنهادی خود را کمی بالاتر از آنچه واقعا مدنظرتان است، قرار دهید. مثلا اگر دوست دارید پایه حقوقتان ۱۰۰ هزار دلار باشد، میانگین حقوق خود را در حدود ۱۰۰ تا ۱۲۰ هزار دلار اعلام کنید.

پیشنهاد یک میانگین حقوقی خیلی منطقی تر از این است که بر روی یک رقم مشخص پافشاری کنید. در این صورت، احتمال کمتری وجود دارد تا با یک کاهش قیمت شدید که شاید کمی هم گستاخانه باشد، مواجه شوید.

تنها تمرکزتان را روی معامله پیش رویتان نگذارید و گزینه های دیگر را نیز بررسی کنید

شاید در بسیاری از موارد بخواهید تا گزینه های رقابتی داشته باشید. این وضعیت می تواند شرایط مذاکره تان را بهبود بخشد و به شما اجازه می دهد تا به بهترین راه پرداخته و بهترین تصمیم را بگیرید. به عنوان مثال اگر در پروسه فروختن یک شرکت قرار دارید، بهترین کار این است که با چند تا از خریداران بالقوه به طور یکزمان ملاقات کنید. ممکن است تا بخواهد از قفل شدن در مذاکره تک به تک با هر خریدار اجتناب کنید و بخواهید قراری ترتیب دهید تا از ذهنیت های مختلف و مبالغ و شرایط متفاوت به صورت یک جا اطلاع پیدا کنید.

به طور مشابه اگر می خواهید کالایی را بخرید یا جایی را اجاره کنید یا اجاره دهید و یا وامی برای کسب و کارتان بگیرید، بهتر است تا پیشنهدات دیگرتان را نیز بررسی کنید. با این کار طرف دیگر مذاکره تان نیز متوجه این می شود که رقیبانی برای خود دارد. با مذاکره همزمان با دو 2 یا بیش از 2 نفر، میتوانید به مبلغی بهتر و شرایط بهتری از معامله برسید.

همه ی گزینه ها را روی میز نگه دارید

نیل راکهام (Neil Rackham)، در تحقیقات خود به این نتیجه رسید که مذاکره کنندگان حرفه ای موضوعات متعدد را به صورت تک به تک پیگیری نمی کنند و در واقع همه چیز را روی میز نگه می دارند. گرنت نیز بر این موضوع صِحّه می گذارد.

به جای اینکه بگویید بگذار اول مسئله ی حقوق را حل کنم و بعد سراغ موضوعات دیگر بروم، بهتر است همه ی شرایط و بخش های مختلف قرارداد را موازی هم پیش ببرید، از موقعیت مکانی و میزان تعطیلات سالانه گرفته تا میزان پاداش کاری.

گرنت معتقد است: «گذاشتن همه ی گزینه ها روی میز، انعطاف پذیری شما را در حفظ موقعیتِ کاری و افزایش حقوق و مزایا بیشتر می کند.»

چگونه فردی جذاب و کاریزماتیک باشیم؟