ده ها سال است که از شروع فعالیت مایکروسافت اکسل گذشته و میلیون ها نفر از سراسر دنیا آن را مورد استفاده قرار می دهند. اما هنوز افرادی هستند که به تازگی استفاده از این نرم افزار پرکاربرد را آغاز کرده اند. چه برای کار، چه برای مدرسه و چه برای مصارف شخصی، شروع استفاده از این نرم افزار کمی ترسناک است. اکسل یک برنامه صفحه گسترده الکترونیکی است. این نرم افزار قدرتمند برای محاسبه، ذخیره، تجزیه و تحلیل علمی و آماری و مدیریت و تحلیل داده ها بکار می رود. یکی از مزایای این نرم افزار استفاده از آن به عنوان یک نرم افزار پایگاه مدیریت داده ها است. اکسل با توجه به گستردگی ابزارهای گنجانده شده در آن، در تمام حوزه های کاری که به نوعی با دسته بندی و تحلیل داده ها، بانک های اطلاعاتی یا گزارش گیری سر و کار دارند، کاربرد دارد.
آشنایی با اصطلاحات اکسل
در حین این آموزش ممکن است با گزاره هایی رو به رو شوید که چندین بار مورد استفاده قرار می گیرند. آشنا شدن با این گزاره ها و اصطلاحات به شما کمک می کند که در حین آموزش مطالب را بهتر متوجه شوید.
- کتاب کار و صفحه ی گسترده: کتاب کار چیزی است که وقتی اکسل را باز می کنید آن را مورد استفاده قرار می دهید. کتاب کار حاوی صفحات گسترده است. یک کتاب کار می تواند چندین صفحه گسترده داشته باشد و شما می توانید با استفاده از تب هایی [که عموما در پایین صفحه قابل مشاهده هستند] از صفحه گسترده های مختلفی که باز هستند استفاده کنید. [برای راحتی کار از این به بعد به جای صفحه گسترده که معادل آن در زبان انگلیسی SpreadSheet است، از گزاره ی صفحه استفاده می کنیم.]
- سلول: صفحه ها از بلوک های کوچکی به نام سلول تشکیل شده اند. هر سلول حاوی داده ای است که در آن وارد می کنید؛ از اعداد تا حروف و عکس و حتی فرمول . سلول ها وظیفه دارند این اطلاعات را در خود ذخیره کنند. شما می توانید یا به صورت مستقیم اطلاعات را وارد سلول ها کنید یا اینکه از نوار فرمول بالای صفحه استفاده نمایید.
- در سمت چپ نوار فرمول، جعبه ای برای وارد کردن نام مشاهده می کنید. به طور پیش فرض، این جعبه نمایش دهنده سطر و ستون هر کدام از سلول هاست. برای مثال، اولین سلول در گوشه ی بالای سمت چپ یک صفحه A1 است. که A نشانگر ستون و 1 نشانگر سطر است.
- فرمول ها و توابع: شما می توانید به فرمول ها به چشم یک معادله نگاه کنید. با استفاده از اکسل این فرمول ها به صورت درونی مورد استفاده قرار می گیرند و می توانند به صورت خودکار برای شما اعمال جمع و ضرب را انجام بدهند.
علاوه بر محاسبات، شما می توانید از توابع برای شمارش تعداد آیتم ها در یک ستون یا نشان دادن اعداد کمینه و بیشینه در میان گروهی از سلول ها هم استفاده کنید.
تب ها و نوار ابزار در اکسل
آشنایی و تسلط کامل بر نوار ابزار اکسل کمی زمان می خواهد. مثل تمام نرم افزار های مایکروسافت آفیس، نوار بالایی شامل مجموعه ای از دکمه هاست که در تب های مختلف از آن ها استفاده خواهید کرد. این نوار ابزار کاملا قابل شخصی سازی است، اما احتمالا به صورت پیشفرض با نواری که در ادامه تصویرش را می بینید مواجه خواهید شد:
در زیر به اختصار راجع به هر کدام توضیح می دهیم:
- File: کتاب کار جدید ایجاد می کند / یکی از کتاب کار های پیشتر تولید شده را باز می کند / ذخیره سازی، چاپ و به اشتراک گذاشتن کتاب ها و صفحه ها را انجام می دهد.
- Home: به کنترل کلیپ بورد، فونت، چیدمان، اعداد، استایل ها، سلول ها و ویرایش این موارد می پردازد.
- Insert: برای درج جداول، رسم نمودارها، تصاویر، فیلتر ها و لینک ها به کار می رود.
- Page Layout: محیط ظاهری صفحه را تنظیم می کند و به طور کلی به اعمال مربوط به صفحه می پردازد.
- Formulas: می توانید از این طریق یک فرمول یا تابع انتخاب کرده و یا به آن ها رسیدگی کنید.
- Data: دریافت و انتقال داده ها، تماشای جستار ها، مرتب سازی، فیلتر کردن و استفاده از ابزار داده ها از اعمالی است که از طریق این تب قابل انجام است.
- Review: این تب شامل ابزاریست که برای اصلاح، تنظیمات دسترسی، تنظیمات زبان و تفسیر داده ها کاربرد دارند.
- View: شامل گزینه هایی تغییر نمایش کتاب کار، ابزار هایی که نمایش داده می شود، بزرگنمایی و کوچک نمایی و کار با پنجره اکسل.
همچنین جعبه Tell me what you want to do را فراموش نکنید. در این بخش اگر نیاز به کمک یا اطلاعات بیشتر در زمینه ی یکی از ویژگی ها داشته باشید، می توانید کلمات کلیدی مورد نظرتان را در آن وارد کنید و نتایج را مشاهده کنید.
مزایای اکسل
- نرم افزاری سریع و ارزان قیمت
- عملیات های تکراری را به صورت خودکار انجام می دهد.
- استخراج گزارش های سریع تر و ساده تر از داده های پیچیده برای مدیران سازمان
- ابزارهای کوچک کاربردی برای انجام کارهای روزمره
- محاسبات مهندسی، آماری، حسابداری و مالی، فرمول نویسی، کنترل پروژه و ترسیم نمودارهای متنوع
ترفندهای جالب در نرم افزار اکسل
