راهنمای نوشتن نامه پوششی یا Cover Letter

هنگام فرستادن رزومه حتماً با اصطلاحی به نام نامه پوششی یا Cover Letter یا کاور لتر (یا حتی معرفی نامه!) در وب سایت های مختلف روبه رو شده اید. Cover Letter یا معرفی نامه (یا همان نامه پوششی)، نوشته ای است که همراه رزومه آن را می فرستید. این نوشته کوتاه و چندخطی به شما این امکان را می دهد که درخواست شغلی تان را بهتر ارائه دهید؛ به طوری که رزومه شما در ذهن کارفرما بماند. حال بیایید ببینیم که نامه پوششی یا کاور لتر چگونه نوشته می شود.

نامه پوششی یا کاور لتر چیست؟

کاور لتر یا نامه پوششی برگه ای است که همراه رزومه خود برای کارفرما یا دانشگاه می فرستید. هدف از ارسال چنین نامه ای اعلام علاقه تان به شغل یا رشته مدنظر است. در کاور لتر خود را معرفی می کنید و مختصر درباره سوابق حرفه ای یا تحصیلی خود می گویید. همچنین مهارت های اساسی تان را معرفی می کنید که شما را گزینه مناسب آن شغل یا رشته می کنند. رزومه روی جزئیات دستاوردها و موفقیت های شما تمرکز می کند، در حالی که کاور لتر چکیده ای از بهترین بخش های رزومه تان و بیانگر علاقه شما به شغل یا رشته مدنظر است.

چطور کاور لتر شغلی مناسب بنویسیم؟

شما باید برای هر فرصت شغلی یک نامه پوششی مخصوص به آن را بنویسید. در حقیقت کاورلتر یا نامه پوششی باید متناسب با شغل و همچنین شرکتی باشد که مایل به همکاری با آن هستید. هیچ قالب مشخصی برای نوشتن نامه پوششی وجود ندارد، اما جمله بندی ها باید در آن مشخص باشد و از یک نقطه شروع و به نقطه دیگر ختم شود. موفق ترین نمونه های کاور لتر شامل توضیح مختصری درباره مهمترین کارهای انجام شده، مشکلات حل شده و نتیجه گیری مختصر است. اما شما باید به همه این موارد به گونه ای بپردازید که خواننده خود را در حال خواندن یک داستان تصور کند.

دو سوال اصلی که باید از ورای داستان شما به آنها پاسخ داده شود شامل:

1. چگونه تجربه کاری شما نیازهای شغل مورد نظر را برآورده می کند؟
2. چرا مایل به کار در شرکت یا سازمان مورد نظر هستید؟

به توانایی حل مسئله اشاره کنید

یکی از مسائل مهم برای کارفرمایان، برخورداری از توانایی حل مسئله است. به همین دلیل نیز بخش عمده نامه پوششی یا معرفی نامه می تواند به توانایی حل مسئله شما اشاره داشته باشد.

لحن مناسب داشته باشید

شما باید مانند خودتان بنویسید، اما لحن شما بسته به جایی که می خواهید برای آن درخواست بفرستید متفاوت است. به عنوان مثال لحن شما برای یک شرکت مشاوره حقوقی متفاوت از لحنی است که برای یک شرکت فناوری به کار می گیرید؛ اما در هرحالت باید رسمی ولی دوستانه بنویسید.

داستان خود را بگویید

گفتن داستان های قانع کننده باعث می شود رزومه شما برای همه قانع کننده باشد. منظور از گفتن داستان نیز هدف دار بودن و داشتن نقطه شروع و پایان مناسب است. نامه پوششی را می توانید با جملاتی که حاکی از علاقه شما است به پایان برسانید. بگذارید برایتان یک مثال بزنیم. شما متقاضی سمت مدیر بازاریابی هستید و در توضیحات شغلی داشتن چندین سال تجربه بازاریابی، دانش عمیق نسبت به بازاریابی و مهارت های ارتباطی قوی نیاز است. در نامه پوششی یا Cover letter به این بپردازید که چگونه در شغل قبلی تان به عنوان مدیر بازاریابی ظاهر شدید و چگونه از انتظارات فراتر رفتید. از توانایی آموزش و شیوه مدیریت افراد بگویید.

اشاره به موفقیت ها و برجسته کردن یکی از آنها می تواند شما را فرد مناسبی برای فرصت شغلی مورد نظر نشان دهد. فقط باید صداقت، تنها سیاست شما باشد. بسیاری از شرکت ها درباره سوابق شغلی شما از محل کار قبلی تان یا از دیگران می پرسند.

از نوشتن عبارات اضافی در نامه پوششی خودداری کنید

از عباراتی مانند «از شما متشکرم که وقت گذاشتید» یا «باتوجه به مهارت هایم برای شغل مورد نظر مناسب هستم» به شانس شما برای به دست آوردن شغل مورد نظر لطمه می زند. نامه پوششی باید خلاصه، مختصر و مفید باشد. استخدام کنندگان رزومه ها و معرفی نامه های زیادی را بررسی می کنند و وجود جملات و کلمات همیشگی آنها را خسته خواهد کرد.

در کاور لتر اطلاعات بی ربط درج نکنید

از نوشتن اطلاعات نامربوط در متن نامه پوششی خودداری کنید. اطلاعات بی ربط می تواند خواننده را گیج و خسته کند و معرفی نامه شما مهم به نظر نرسد.

بازبینی کاور لتر

پیش از ارسال نامه پوششی خود، باید آن را بازبینی کنید. چگونه؟ به نکات زیر توجه کنید.

۱. ساختار کاور لتر خود را مرور کنید

• نامه پوششی حرفه ای ۲۰۰ تا ۳۵۰ کلمه دارد.
• روی برگه A4 یا A5 تایپ شده است.
• فونت و اندازه اش مناسب هستند.
• قواعد نامه نگاری اداری مانند قرارگیری درست بخش های مختلف رعایت شده اند.

۲. لحن نامه را بازبینی و در صورت نیاز اصلاح کنید

یکی از اشتباهات متداول در نامه های پوششی، نوشتن جملات بلند و پرتکلف است. اگر کاور لتر شما برای تصدی مشاغلی در حوزه وکالت و سیاست نیست، نباید آن را بیش از حد رسمی بنویسید. چون ممکن است شخصیت شما را اشتباه بازتاب دهد. استفاده از کلمات پرتلکف و پرطمطراق برای نامه پوششی مناسب نیست. بهترین حالت، رعایت تعادل در لحن نامه است، به گونه ای که خواندنش آسان و فهمش راحت باشد.

۳. مراقب غلط های املایی و نگارشی باشید

در هر نامه پوششی باید به این نکته توجه کنید. اگر کاور لتر شما غلط های املایی و نگارشی داشته باشد، روی خواننده تأثیر منفی می گذارد. برای پرهیز از این غلط ها و کاهش احتمال خطا، کارهای زیر را انجام دهید:

• کاور لتر را با صدای بلند برای خودتان بخوانید. این کار شما را مجبور می کند به هر کلمه و جمله دقیق توجه کنید. همچنین هنگام خواندن با صدای بلند، شاید متوجه جملات پرتکلف و سخت هم بشوید.
• هنگام بازبینی نامه پوششی، فونت را تغییر دهید. تغییر فونت توجه شما به جملات و تمرکزتان برای بازبینی را بیشتر می کند.
• کاور لتر را به کس دیگری بدهید و از او بخواهید آن را بخواند. دیگران با خواندن کاور لتر شما نقش ویراستار را بازی خواهند کرد. آنها بازخوردهای مناسبی به شما می دهند و چه بسا متوجه غلط ها املایی و نگارشی احتمالی نیز بشوند.

نوشتن کاور لتر به زبان انگلیسی

اگر متقاضی کاری خارج از کشور یا ورود به دانشگاهی بین المللی هستید، اغلب مجبورید کاور لتر را به زبان انگلیسی بنویسید. بدیهی است که در این حالت باید علاوه بر تسلط کافی به نوشتار، به قواعد نامه نگاری به زبان انگلیسی نیز مسلط باشید. اگر در این زمینه نیاز به کمک دارید، می توانید از مترجم یا مؤسسه های ترجمه کمک بگیرید.

یک نمونه نامه پوششی (Cover Letter)

برای مثال اگر برای فرصت شغلی کارشناس تولید محتوا قصد ارسال رزومه را دارید، متن نامه پوششی شما می تواند مانند نمونه زیر باشد:

"در چند سال گذشته، به عنوان کارشناس تولید محتوا در شرکت های مختلف مشغول به کار بوده ام. در آخرین تجربه کاری ام نیز به عنوان مدیر بلاگ و شبکه های اجتماعی فعالیت کرده ام و باعث پیشرفت های چشم گیر این دو کانال از نظر تعداد بازدیدکنندگان و رشد طبیعی کاربران شده ام. همچنین ارتباط با افراد مختلف به من توانایی مدیریت افراد مختلف را داده است. با توجه به تجربیات چند ساله ای که در زمینه تولید محتوا دارم و همچنین علاقه ام به پیشرفت و یادگیری فکر می کنم که بتوانم با تیم شما رابطه ای مثمر ثمر و مفید داشته باشم."

ارسال نامه پوششی یا کاور لتر همراه با رزومه در کشور ما چندان مرسوم نیست، با این حال طی چند سال گذشته فیلد مرتبط با این گزینه در فرم های مرتبط دیده می شود و تعداد کمی از شرکت ها در هنگام استخدام درخواست نامه پوششی را دارند. باید توجه داشته باشید که ارسال نامه پوششی همراه با رزومه در شرکت های مرتبط جهان امری کاملاً مرسوم و بعضاً اجباری است و اگر شما قصد مهاجرت یا اشتغال در شرکتی بین المللی را دارید حتماً باید همراه با رزومه خود یک کاور لتر ارسال کنید.

راهکارهای اثربخش برای دوستیابی در محل کار