بسیاری از ما با شنیدن نام پروپوزال به یاد دانشگاه و پایان‌نامه می افتیم. در حالی که پروپوزال صرفا برای ارائه موضوع پایان نامه نبوده و کاربردهای فراوانی در زمینه های مختلف دارد. در واقع پروپوزال برای بررسی طرح یا پیشنهاد در زمینه اقتصاد، تجارت و امور اجرایی و تصمیم‌گیری پیرامون پذیرش و تائید آن می باشد. در مطلب پیشِ رو قصد داریم در خصوص نحوه نگارش یک پروپوزال کارآمد و اثرگذار صحبت کنیم.
پروپوزال چیست؟
پروپوزال، یک پیشنهاد یا طرح می باشد که با ارائه‌ی مدارک و مستندات نشان می‌دهد که آیا این ایده قابل انجام است یا نه.علاوه بر کاربرد گسترده‌ی پروپوزال در کسب و کار و مبادلات اقتصادی، دانشجویان نیز در زمینه‌های علمی در سطح شخصی و حرفه‌ای از آن استفاده می کنند.
اقداماتی که پیش از نوشتن پروپوزال باید انجام گیرد.
۱. مخاطب‌تان را بشناسید.
پروپوزال باید جوری نوشته شود که خواننده‌ی را قانع کند که یک ایده‌ی خاص ارزش دنبال کردن را دارد یا نه. برای این منظور، شما باید طرف مقابل خود را بشناسید. آیا آنها صاحبان کسب‌وکار هستند؟ آیا دانشگاهی هستند؟ از مسئولین دولتی هستند؟ اگر با صاحبان کسب‌وکار طرف هستید، احتمالا در پروپوزال خود بر منفعت‌های مالی ایده‌ی پیشنهادی تأکید می‌کنید. اگر با مسئولین دولتی سر و کار دارید، بهتر است بر پرطرفدار بودن ایده‌تان در میان عموم تأکید کنید. و در صورتی که دانشجو هستید، بایستی موضوع شما ناب بوده و نتایج حاصل از آن بتواند کاربردی باشد.
۲. خودتان ثابت کنید.
قانع کردن دیگران با استناد به مدارک و داده‌های دسته‌دوم، دشوارتر و زمان‌برتر است. بنابراین زمانی را به صحبت با کارشناسان و مطالعه‌ی تحقیقات آنها اختصاص دهید.
۳. پیش از نگارش پروپوزال خوب فکر کنید.
قبل از اینکه نوشتن را آغاز کنید و حتی قبل از انتخاب موضوع، مدتی را صرف جمع آوری ایده‌های جدید وگوناگون کنید. پس از اینکه به چندین ایده‌ی خوب رسیدید، مشخص کنید چگونه می‌خواهید آنها را سازماندهی کنید.
۴. بازبینی و بازبینی و بازبینی!
هرگز به نسخه‌ی اول نوشته های خود اکتفا نکنید. از دوست یا همکاری قابل اعتماد بخواهید پروپوزال شما را بخوانند و نظراتش را با شما مطرح کنند. نظرات دوستان را یادداشت کرده و نقاط خوب آنها را با جملات خود جاگذاری کنید و سپس نسخه‌ی دومی از پروپوزال را برای خود بنویسید.
قسمت‌های اصلی یک پروپوزال
قسمت‌های اصلی ممکن است بر مبنای پروپوزال شما حذف یا اضافه شوند. قسمت‌های اصلی، که بر اساس ویژگی‌های پروپوزال شما ممکن است تنظیم متفاوتی داشته باشند (البته به جز مقدمه و نتیجه‌گیری)، عبارتند از:
- مقدمه
- پیشنهاد
- برنامه‌ی اجرایی
- نتایج مورد انتظار
- منایع مورد نیاز
- نتیجه‌گیری
۱. مقدمه پروپوزال
در مقدمه، پیش‌زمینه‌ای از موضوع انتخاب شده ارائه می‌شود تا مخاطب یا خواننده، که ممکن است با موضوع شما آشنا نبوده و یا از آن بی‌اطلاع باشد، از کلیات موضوع مطلع شود.
از برخی جوانب، این بخش مهم‌ترین قسمت پروپوزال است. شما باید موضوع را برای مخاطبان خود توضیح دهید و همچنین روشن کنید چرا این موضوع مهم است و علت انتخاب شما چیست. در اغلب موارد، ارائه‌ی حقایق، آمار و داستان‌های جالب و جذاب، در جلب نظر مخاطبان مؤثر است. معمولا پروپوزال را برای حل یک مشکل می‌نویسند. در این صورت بهتر است بر مشکلی که راه حل آن را ارائه می‌دهید، تاکید کنید. مثلا اگر موضوع شما درباره بررسی تاثیر یک دارو بر روی سلولهای سرطان ریه می باشد، بهتر است ابتدا با تاکید بر افزایش آمار بروز این بیماری و نیاز به یافتن داروی مناسب برای درمان آن، مطلب خود را آغاز کنید. هر چه مقدمه شما مفید و مختصر و پربار باشد، باعث می شود نظر مخاطب خود را سریعتر جلب نمایید. از نوشتن توضیحات اضافی خودداری کنید و سعی کنید مقدمه شما در حد یک الی یک و نیم صفحه باشد.
۲. پیشنهاد یا فرضیه پروپوزال
در این بخش، هدفتان را مشخص می کنید. این قسمت باید مختصر باشد و تنها بر اینکه پیشنهاد شما حقیقتا چیست، تمرکز کند. اگر پروپوزال شما کوتاه است، چند خط هم برای این بخش کافی است. جزئیات چگونگی انجام کار و روش اجرایی را در این قسمت مطرح نکنید.
۳. برنامه‌ی اجرایی یا بخش روش کار پروپوزال
چگونه پیشنهادتان را به انجام می‌رسانید؟ چگونه به مخاطبان ثابت می‌کنید که آمادگی کافی دارید؟ اینجاست که باید جزئیات پیاده‌سازی پیشنهاد را بیان کنید. به این نکات توجه کنید:
الف. مخاطب را قانع کنید
شما نه تنها باید مخاطبان‌تان را قانع کنید طرح شما ایده‌ی خوبی است، بلکه باید کاری کنید که آنها بپذیرند شما مناسب‌ترین فرد برای اجرای آن هستید. تاکید بر قابلیت‌هایی که شما را واجد شرایط انجام این کار می‌کند، سودمند است.
ب. جزئیات کار
در این بخش باید به اندازه‌ای داده و اطلاعات در اختیار مخاطبان قرار دهید تا به روشنی نشان دهد شما کاملا از فرآیند اجرا آگاه و بر آن مسلط هستید؛ اما در عین حال نباید با جزئیات بیش از حد فنی و کسل‌‌کننده، حوصله‌ی آنها را سر ببرید.
پ. پیش‌بینی
پیش‌بینی موانع و مشکلات احتمالی اثر مثبتی دارد و به مخاطبان‌تان نشان می‌دهد شما جوانب مختلف پیشنهادتان را با دقت بررسی کرده‌اید و از موانع بالقوه غافل نشده‌اید.
۴. عملی بودن موضوع پیشنهادی پروپوزال
باید نشان دهید پیشنهاد شما عملی و امکان‌پذیر است. می‌توانید از تجربیات پیشین استفاده و تأکید کنید این پروژه هم درست مانند موارد پیشین قابل اجرا است. اگر در گذشته تجربه‌ای در این زمینه نداشته‌اید، روی نکاتی که مخاطب‌تان مایل به شنیدن آن است، تمرکز کنید. مثلا اگر مدیر شما به انجام به موقع کارها اهمیت می‌دهد، می‌توانید بر تأثیر پیشنهادتان بر افزایش سرعت بهره‌وری تأکید کنید.
۵. نتایج مورد انتظار پروپوزال
در این بخش اهداف پیشنهادتان را بیان کنید. ممکن است این بخش تکراری و مشابه بیان مزیت‌های پیشنهاد به نظر برسد. اما در این بخش باید دقیقا اصل قضیه را مطرح کنید.
۶. منابع مورد نیاز برای انجام طرح پروپوزال
تهیه‌ی این قسمت هم ساده است. برای به انجام رساندن پیشنهادتان به چه منابعی نیاز دارید؟ چه از لحاظ بودجه و وسایل مورد نیاز (کاغذ، کامپیوتر، پول و…) و چه از لحاظ زمانی.
۷. آماده‌سازی‌های صورت گرفته برای انجام طرح پروپوزال
به مخاطب‌تان نشان بدهید که می‌دانید چه می‌کنید. هرچه آماده‌تر به نظر بیایید، شانس قبولی پیشنهادتان بیشتر است (یا گرفتن نمره‌ی بالاتر، اگر کارتان مربوط به کلاس است).
۸. تاریخچه یا سوابق مرتبط با موضوع پروپوزال
تاریخچه‌ی پروپوزال را که در مقدمه بیان کردید، دوباره اینجا تکرار نکنید. اما اگر در مقدمه از تاریخچه سخنی نگفتید، خلاصه‌ای از پیش‌زمینه‌ی پروپوزال مطرح کنید. در این قسمت می‌توانید به طور مختصر همه‌ی قسمت‌های پیشین، یعنی پیشنهاد، برنامه‌ی اجرایی، کلیه‌ی دلایل و…، را دوباره توضیح دهید.
۹. منابع و مآخذ
مانند هر پژوهش و مقاله‌ای، منابع و مآخذی که از آنها برای نوشتن مطالب بخش مقدمه و تاریخچه استفاده کرده اید را در بخش منابع بنویسید.
