توسعه اینترنت، گسترش فناوری های ابری و استفاده از تلفن های هوشمند، تغییرات زیادی در دنیای تجارت ایجاد کرده و باعث شده تا کسب وکارها و مشتریان به شیوه های کاملاً جدیدی با هم تعامل کنند. در چنین بستری، داده های ایجاد شده از تعامل با کاربران نقش مهمی در بهبود تصمیم گیری مدیران دارد.
بنابراین هوشمندسازی سیستم برای استفاده از این داده ها مهم و حیاتی است. برای بهره برداری از این داده ها از ابزارهای هوشمندسازی کسب و کارها یا همان ابزارهای هوش تجاری استفاده می شود که تصمیم گیری مبتنی بر داده را ملموس و سریع می کنند.
تعریف هوشمندسازی کسب و کارها
برای هوشمندسازی کسب و کارها، ابتدا باید با تعریف آن آشنا شوید. به طورکلی هوش تجاری یک رویکرد جدید است که به تحلیل سریع اطلاعات جهت اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند کسب و کار در حداقل زمان ممکن کمک می کند.
ابزارهایی مانند داده کاوی، مصورسازی داده ها، ابزارها و زیرساخت های داده که توسط راهکارهای هوش تجاری مورد استفاده قرار می گیرند، ابزارهای هوشمندسازی کسب و کار نامیده می شوند و برای تبدیل داده به اطلاعات و سپس تبدیل اطلاعات به دانش به کار می روند. این دانش، مدیران را قادر به تصمیم گیری بهتر می کند و در نتیجه عملکرد سازمان را بهبود می بخشد.
هوشمندسازی کسب و کارها یا هوش تجاری (BI)، از روش هایی مانند تجزیه و تحلیل کسب و کار و رویه های تجاری نیز استفاده می کند تا به سازمان ها کمک کند تصمیماتی بگیرند که بیشتر داده محور است. زمانی که دید جامعی از داده های سازمان خود داشته باشید و از آن داده ها برای ایجاد تغییر، حذف ناکارآمدی ها و انطباق سریع با تغییرات در بازار یا زنجیره تامین استفاده کنید، می توان گفت که سازمان شما از هوش تجاری مدرن استفاده می کند. بنابراین همانطور که می بینید، مهم ترین عنصر هوش تجاری دسترسی به داده های کلان است.
نرم افزارهای هوش تجاری با استفاده از داده های انبوهی که طی سالها استخراج می شوند می توانند گزارش هایی به شما بدهند که به هوشمندسازی کسب و کار شما کمک کند. بنابراین هوشمندسازی، مستلزم جمع آوری داده هاست.
شما می توانید با سیستم اتوماسیون اداری این داده ها را جمع آوری کنید. چنین داده هایی ثروت عظیمی برای سازمان شما خواهند بود و می توان بهترین گزارش ها را با استفاده از ابزارهای هوش تجاری از آنها گرفت. اما لازم است بدانید که در هوشمندسازی کسب و کار و هوش تجاری، داده های انبوه بیشترین اهمیت را دارند.
همانطور که گفته شد، راهکارهای هوش تجاری شامل مجموعه ای از ابزارها و روش هاست که فرآیند تصمیم گیری مبتنی بر داده را تسهیل می کند. برخی از مهم ترین انواع ابزارهای هوشمندسازی کسب و کارها و ماژول های مورد استفاده در نرم افزارهای هوش تجاری عبارتند از:
- صفحات گسترده مانند اکسل
- نرم افزار گزارش دهی و پرس و جو (Query)
- پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP)
- داشبوردهای دیجیتال
- داده کاوی
- نظارت بر فعالیت های کسب و کار
- پایگاه داده تحلیلی
- سیستم های اطلاعات محلی
- پاکسازی داده
در میان این ابزارها، عمده نرم افزاری که برای هوش تجاری استفاده می شود، داشبورد مدیریتی است. داشبورد مدیریتی، مجموعه ای از عناصر گرافیکی است که اطلاعاتی را که از منابع مختلف استخراج می شود، به نمایش می گذارند. این منابع متنوع در واقع بانک های اطلاعاتی موجود در سازمان است و نتایج استخراج شده از آنها، به صورت یکپارچه در یک پنجره واحد نمایش داده می شوند. داشبورد مدیریتی را می توان نوعی گزارش ساز دانست.
برای هوشمندسازی، نیاز به تهیه گزارش های مبتنی بر داده های انبوه با توجه به KPI ها و شاخص های سازمانی است و تهیه این گزارش ها کار پیچیده و سختی نیست. مشکل اصلی در مسیر هوشمندسازی این است که سازمان ها معمولا به این داده های کلان دسترسی ندارند.
تهیه ابزار BI و هوش تجاری بدون اطلاعات یکپارچه و منظم فایده ای نخواهد داشت. اینجاست که نقش سیستم های اتوماسیون در هوشمندسازی کسب و کار برجسته می شود. با اتوماسیون کسب و کار شما نیازی نخواهید داشت تا برای جمع آوری داده ها سراغ منابع مختلف و پراکنده بروید. در اتوماسیون، همه اطلاعات و همه سیستم ها به هم متصل هستند. لذا تمامی اطلاعات به صورت یکپارچه در دیتابیس اتوماسیون در دسترس است.
اتوماسیون چگونه به هوشمندسازی کمک می کند؟
با استفاده از داده های انبوه اتوماسیون، شما می دانید که مسیر گردش اطلاعات در سازمان تان چگونه است. به عنوان مثال یک درخواست وام و اخذ تسهیلات را در یک سازمان بانکی که مجموعه ای بزرگ است، درنظر بگیرید. درخواست وام در بانک به صورت نامه ارائه می شود و مشخص می شود کدام نامه ها مربوط به تسهیلات است. شما با ترکیب اتوماسیون و سیستم های هوش تجاری این موارد را می فهمید :
- مسیر این درخواست ها کجاست
- گلوگاه ها کجاست
- کار معمولا کدام قسمت ها متوقف می شود.
- فرآیند اخذ یک تسهیلات معمولا به طور میانگین چقدر طول میکشد
- چقدر از زمان ایجاد کار تا بایگانی آن زمان می برد
- چه کسانی چه مقدار از این کار را انجام می دهند
- وزن کاری هر واحد سازمانی چقدر است
- کار در هر واحد سازمان چقدر طول می کشد
بنابراین، داده های بدست آمده از اتوماسیون اداری، رفتار سازمانی مجموعه را به شما نشان می دهد و می توانید گلوگاه ها را کشف و اصلاح کنید.
فواید استفاده از هوش تجاری در سازمان
هدف از هوش تجاری یا BI، هوشمندسازی کسب و کار است. هوش تجاری با نشان دادن داده های حال و گذشته مربوط به کسب و کار به شرکت ها کمک می کند تا تصمیمات بهتری بگیرند. به عنوان مثال، تحلیلگران می توانند از BI برای ارائه معیارهای عملکرد و تحلیل رقبا استفاده کرده و به بهبود عملیات ها و کارآمدی سازمان کمک کنند. همچنین مدیران می توانند به راحتی روندهای بازار را تشخیص داده و از آنها برای افزایش فروش یا درآمد سازمان استفاده کنند.
برخی دیگر از فواید گزارش های هوش تجاری مربوط به داده ها در اتوماسیون اداری است. یکی از شرکت های مطرح ایرانی فعال در این زمینه، شرکت فراگستر است. با بررسی استفاده از هوش تجاری در اتوماسیون اداری فراگستر می توان فهمید :
- هر سازمانی پس از 3 الی 5 سال استفاده از سیستم اتوماسیون فراگستر می تواند از داده های آن برای انجام رفتارشناسی سازمانی استفاده کند.
- سازمان می تواند اصلاحات را انجام داده و گلوگاه ها را برطرف کند. زیرا تمامی کارها از درون یک سیستم متمرکز شروع شده و به گردش درآمده است.
- داده های جدید به طور مداوم ایجاد می شود و امکان گزارش گیری لحظه ای از آنها فراهم است.
- امکان رصد درخواست ها در سطح یک سازمان یا چند سازمانی را ممکن می کند.
- امکان رصد و پیگیری کارها، حتی بین سازمان های دارای سیستم های اتوماسیون متفاوت را ممکن می کند.
بنابراین با استفاده از ترکیب سیستم های اتوماسیون و هوش تجاری، شما می توانید از گزارش های متنوع و دقیقی درباره کسب و کار خود بهره ببرید که در حالت عادی در اختیار شما نخواهد بود. البته این موضوع، مستلزم آن است که سامانه اتوماسیون برای مدتی فعالیت و داده ها را در سازمان شما جمع آوری کند. هر چقدر این فعالیت متنوع تر و طولانی تر باشد، چگالی داده های آن و فایده های آن نیز بیشتر خواهد بود.
