نوشتن نامه اداری شبیه به نامه های معمولی و دوستانه نیست ، اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم ، این کار نوعی توهین محسوب می شود . به همین علت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما ، سوء برداشت نگردد . نامه اداری باید دارای تاریخ، شمارهی نامه، وضعیت پیوست، ادب و احترام، مقدمه نامه، پیام اصلی، نتیجهگیری، سپاسگذاری، نام فرستنده، سمت سازمانی فرستنده و امضا باشد.
نامه اداری
نامهی ادارای نامهای با ساختار و ویژگیهای خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمانها نوشته میشود. نوشتن نامه اداری دارای نگارش و قواعد خاص خود است که رعایت آنها میتواند در جلب نظر و موافقت مخاطب موثر باشد. در نامه نگاری اداری ، باید نهایت ادب و احترام لحاظ شود و فقط به اصل موضوع پرداخته شود و از فرعیات پرهیز گردد.
تعریف نامه اداری
به هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد “نامه اداری” گفته می شود .
نکته : نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه “عمومی” و پس از تشریفات ثبت ”اداری” تلقی می شود.
نکته : گاهی نامه های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود میگیرد. مثلا نوشته هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام ” نامه های مالی ” خوانده می شود. پس اگر با عناوینی مانند : نامه های مالی، نامه های بازرگانی، نامه ی فنی، نامه های حقوقی، نامه های آموزشی و… برخورد کردید منظور نوشته ای است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است.
نکته : نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام به “عادی“، “فوری“، “خیلی فوری” و “آنی” طبقه بندی میشوند.
نکته : نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت به “عادی“، “محرمانه“، “خیلی محرمانه“، “سری” و “به کلی سری” طبقه بندی میشوند.
ویژگی های ظاهری نامه اداری
- نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید. ( کاغذ ۸۰ گرمی انتخاب خوبی است )
- سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است. بسته به حجم نامه کاغذ مناسب را انتخاب کنید.
- حدالامکان نامه را تایپ کنید و اگر امکان تایپ نبود، حداقل با خط خوانا بنویسید.
- نوع قلم (فونت) و سایز قلم را درست انتخاب کنید. تایپ تمام نامه با فونت بزرگ اصلا ایده ی خوبی نیست.
- اگر از طرف شرکت یا سازمان نامه میزنید، نامه را حتما درون سربرگ قرار دهید. سربرگ باید حاوی آرم سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماسی سازمان یا شرکت شما باشد.
- اگر نامه را از طریق اینترنت (ایمیل، تلگرام و ..) مکاتبه میکنید، نامه را درون سربرگ رنگی خود قرار دهید. میتوانید از رنگ های ملایم مثل آبی هم در متن اصلی استفاده کنید.
اصول کلی برای نوشتن یک نامهی اداری چیست؟
به طور معمول محتوای اصلی یک نامهی اداری از ۵ قسمت شامل موارد زیر تشکل شده است:
- ادب و احترام
- مقدمهی نامه
- پیام اصلی
- نتیجهگیری
- سپاسگذاری
که در این بین مقدمه، پیام اصلی و نتیجهگیری از اهمیت ویژهای برخوردارند و اساس نامهی شما را تشکیل میدهند، در نوشتن یک نامهی اداری رعایت و ذکر سلسله مراتب سازمانی از اهمیت ویژهای برخوردار است، بنابراین شما باید به درستی بدانید در حال مکاتبه با چه کسی و با چه مرتبهی سازمانی هستید.
ادب و احترام
هرچند این بخش جزو اهداف ارسال نامه نیست، اما برای نمایش احترام و رعایت ادب مخاطب خود را با عباراتی چون “جناب آقای/سرکار خانم” خطاب کنید.
مقدمهی نامهی اداری
مقدمه یا سرآغاز نامهی شما باید به گونهای ذهن مخاطب را آماده پذیرش پیام اصلی بکند، شما نمیتوانید به یکباره وارد بخش اصلی درخواست خود شوید، زیرا با این کار ذهن خواننده را آشفته خواهید ساخت و در نتیجه هدف اصلی شما به درستی به مخاطب منتقل نمیشود.
سعی کنید در مقدمهی نامهی خود دلیل درخواست خود را برای مخاطب توضیح داده و او را مجاب کنید ادامهی نامهی شما (که شامل پیام اصلی و نتیجه است) را با اشتیاق بخواند.
پیام اصلی در نامه
این قسمت مهمترین بخش نامهی شماست، شما در این بخش درخواست اصلی و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب ارائه میدهید، سعی کنید تا حد امکان این بخش را ساده و کوتاه نوشته و از اضافهگوییهای بیهوده پرهیز کنید.
خواهشند است دستور فرمایید، تیم فنی سازمان نسبت به خرید و تقویت سرورها اقدام فرمایند…
نتیجهگیری انتهایی
این قسمت در حقیقت تکمیل کنندهی نامه و ترغیب کنندهی مخاطب برای انجام درخواست شماست و به اختیار شما در نامه گنجانده میشود، میتوانید در این بخش ناگفتهها، تاکید درخواست و یا دلیل انجام هدفتان را درج کنید، مجددا به یاد داشته باشید که نباید اجازه دهید طول این قسمت نیز بیشتر از حد معمول شود، نتیجهگیری نهایی میتواند به صلاحدید شما در نامه درج نشود.
سپاسگذاری
این بخش نیز همانند، قسمت ادب و احترام جزو اهداف ارسال نامه نیست اما درج آن خالی از لطف نیست و باید آنرا در نامهتان درج کنید
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
- با نهایت دقت و صراحت نامه را بنویسید و مطمئن شوید که غلط املائی ندارید .
- از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید .
- از به کار بردن واژه های هم معنی خودداری کنید .
- از نشانههای قراردادی (ویرگول، نقطه و …) درست و به جا استفاده کنید .
- اگر متن نامه طولانی است ، حدالامکان در نامه خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را نوشته و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید .
- در نگارش نامه از فونتهای رایج و اندازه قلم مناسب استفاده کنید.
- اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر است ، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است .
- اگر مخاطب نامه را نمی شناسید نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسید .
ساختار کلی نامه اداری
- نامه را با نام خدا ، تاریخ ، شماره و همچنین ذکر این مورد که دارای پیوست می باشد یا خیر ، آغاز کنید .
- نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی بنویسید .
- نامه را از سمت راست شروع به نوشتن کنید و قسمتی را در سمت چپ ، جهت حاشیه نویسی خالی بگذارید .
- متن نامه را صریح و رسا نگارش کنید .
- از به کار بردن کلمات دستوری خودداری کنید ، نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
- پس از اتمام نوشتن نامه اداری ، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید .
نحوهی خطاب قرار دادن ردههای سازمانی در نامه
- اگر به سازمان یا فرد بالا دست نامه می نویسید از کلماتی همچون به استحضار می رساند استفاده کنید .
- اگر به اداره یا فرد هم رده نامه می نویسید از عبارت به آگاهی می رساند استفاده کنید .
- اگر به اداره یا فرد زیردست نامه می نویسید از عبارت به اطلاع می رساند استفاده کنید .
