نحوه گزارش نویسی اداری و نمونه آن

گزارش اداری چیست؟

گزارش اداری عبارت است ازمکاتبه ای که ازسوی واحدهای سازمانی یا مجموعه ای از کارمندان و یا فردی خاص تهیه وطی آن خواسته ها ، پیشنهادات ، نظرات و یا نتیجه اقدامات انجام شده در راستای اجرای دستورات صادرشده ، جهت آگاهی از امور و یا تصمیماتی که باید اتخاذ گردد ، به مقام بالاتر ارائه میگردد . گزارشات اداری در سازمان ها ونهادهای دولتی و خصوصی به کار میرود و اهدف آگاهی از تصمیمات و یا آگاهی از امور اجراشده نوشته میگردند .

گزارش های اداری انواع مختلفی دارند که مهمترین نوع آنها ، گزارش خبری ، گزارش توصیفی و گزارش کارمی باشد . در گزارش خبری ، هدف رساندن بار خبری اتفاق و یا نتیجه دستور می باشد که در نحوه نوشتن آن باید به سندیت داشتن خبر ومیزان روشن بودن آن توجه شود . درگزارش خبری ، باید تمام مسائل مربوط به نگارش خبر رعایت گردد . گزارش توصیفی معمولا پس از انجام بازدیدهای علمی و بازرسی ازمکانها وافراد صورت گرفته و در آن به تشریح شرایط موجود پرداخته می شود . درگزارش توصیفی لازم است تمامی جزئیات مورد بررسی به دقت درشرح گزارش آورده شود و از کلی گویید رآن باید پر ه یزگرد د . گزارش کار نیز نوعی از گزارشات اداری محسوب میگردد که در نحوه نوشتن گزارش اداری به صورت گزارش کار نیزباید به نکاتی توجه داشت . از جمله این نکات این است که در گزارش کارباید تمامی اصول وقواعد گزارش نویسی رعایت گرددکه در ادامه در رابطه با این اصول مطالبی عنوان شده است .

اصول نوشتن گزارش اداری

نوشتن گزارش اداری نیز همانند سایر مکتوبات اداری ، مانند نوشتن صورتجلسه ها و یا دستورات اداری ، دارایی کسری قواعد خاص می باشد که در صورت عدم رعایت آنها ، ممکن است گزارش مربوطه فاقد اثرگذاری لازم باشدو منجربه تصمیم گیری های اشتباه گردد . این اصول در نوشتن گزارش اداری عبارتنداز :

• گزارش باید صرفا حقیقت را منعکس کند وهیچ گونه بزرگنمایی و یا دخالت نظر شخصی نباید درآن وجود داشته باشد .
• گزارش باید فاقد غلط های املایی ونگارشی باشد و باید تمام جزئیات را شامل گردد .
• در نوشتن گزارش اداری نباید به تشریح موارد بی اهمیت پرداخت وفقط باید موارد مهم با ذکر جزئیات ذکر گردد .
• در نوشتن گزارش اداری ، باید به این نکته توجه داشت که گزارش نه باید خیلی طولانی و مفصل باشد و نه باید خیلی کوتاه و مختصر باشد .
• گزارش باید به دور از حدس و احتمال نویسنده و یا سایر افراد نوشته شود .
• گزارش نباید حاوی اظهار نظر قطعی در رابطه با مسائل احتمالی باشد .
• در نوشتن گزارش اداری ، باید نقل قول ها بدون کم و کاست و با ذکر منبع آورده شود .
• گزارش خوب گزارشی است که تمامی قواعد گزارش نویسی در آن رعایت شده باشد .

نمونه گزارش اداری

شکایت از نمایندگی مجاز شرکت ها

بسمه تعالی
جناب آقای مهندس ...
مدیریت عامل محترم شرکت ...
با سلام 
احتراماً , همانطور که مستحضر هستید یکی از راههای جلب مشتری و بقای شرکت های خودروسازی ارائه خدمات مناسب و در راستای آن برخورد مناسب با مشتریان پس از فروش محصولات شرکت است و خدمات پس از فروش به عنوان یک رکن در اطمینان بخشیدن به مشتری از کیفیت محصول و جذب مشتری مورد توجه قرار دارد. اما متاسفانه این امر مهم در برخی نمایندگی ها نادیده گرفته شده است و با وجود برخی افراد که آستانه صبر و تحمل پایینی دارند و به نوعی با مشتریان خوشرفتاری ننموده و موجب سرگردانی مشتری برای گرفتن خدمات پس از فروش که باعث مطالبه گری مشتری نه یک حق بلکه یک گرفتاری محسوب می شود.و چنین برخوردی در یکی از نمایندگی های مجاز .. ( نمایندگی.. نمایندگی .... شرکت ..... در استان تهران شهرستان اسلامشهر) به مدیریت آقای ........ به وضوح مشاهده می گردد. بدینوسیله اینجانب اسماعیل عبادی ضمن تشکر از مدیریت مدبرانه و سازنده حضرتعالی که همیشه با موفقیت همگام بوده و دیگر کارکنان آن مجموعه؛ دیدگاه خود را از نحوه برخورد نامناسب آقای قهرمانی یکی از پرسنل آن نمایندگی با بیشتر مشتریان بحضورتان اعلام می نمایم با توجه به اینکه چنین رفتاری و لو بدلایل ناراحتی از مشکلات شخصی و خانوادگی که هر کسی ممکن است در زندگی با آن مواجه باشد دلیل قابل قبولی نمی باشد و شایسته و درخور همکاران محترم آن شرکت عظیم نمی باشد لذا از حضرتعالی تقاضا دارم دستور رسیدگی فرمایید تا زحمات ارزنده چندین ساله حضرتعالی و سایر دست اندر کاران زحمتکش در پست مدیریتی ایران خودرو زیر سوال نرود. توفیق روز افزون جنابعالی و دیگر خدمتگزاران محترم کشور عزیزمان را از خداوند منان خواهانم. 
با تشکر و امتنان
اسماعیل عبادی

رونوشت: مدیریت محترم نمایندگی .....