ویژگی‌های سند رسمی را بهتر بشناسیم

انواع سند

اسناد مطابق با قانون مدنی بر دو قسم هستند. اسناد عادی و رسمی. اسناد در هر دو نوع خود برای اثبات دعوا یا دفاع در مقام پاسخ به آن مورداستناد قرار می گیرند. غالب اسنادی که میان دو نفر تنظیم می شوند اسناد عادی هستند چرا که در تعریف و قالب اسناد رسمی نمی گنجند. مثلا ممکن است شما برای خرید کالایی به یک فروشگاه بروید و مبلغی را به عنوان بیعانه پرداخت کنید و درمقابل رسیدی بگیرید که این رسید یک سند عادی است. چک و سفته نیز اسناد عادی هستند که البته به اقتضای ویژگی هایشان قابلیت های خاصی دارند. درمقابل استنادِ شما به اسناد عادی در دادگاه، طرف دعوا به راحتی می تواند منکر آن سند بشود. در این حالت شما ملزم خواهید بود تا صحت و اصالت سند را اثبات کنید. اما اسناد رسمی خصوصیاتی دارند که شما را از بار اثبات صحت و اصالت شان بی نیاز می کنند.

سند رسمی چیست

بر اساس ماده 1287 قانون مدنی در تعریف سند رسمی : اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند ، رسمی است. در بخش اول این ماده ، مصادیق عرفی سند رسمی یعنی اسناد مربوط به مالکیت و اسناد مربوط به قراردادها و داد و ستدها بیان شده است. اما اسناد رسمی محدود به این مصادیق نمی شود. بلکه در ادامه این ماده معیار تشخیص سند رسمی و ارکان سند رسمی بیان شده است. بنابراین ، در هر موردی که مامور رسمی در حدود صلاحیت خود به تنظیم اسنادی بپردازد و قواعد و تشریفات آن را نیز رعایت کرده باشد ، محصول کار او ، یک سند رسمی است که می توان در دادگاه به آن استناد کرد.

ارکان و ویژگیهای سند رسمی

همانگونه که از تعریف سند رسمی مقرر در ماده 1287 قانون مدنی بر می آید، سند رسمی سه ویژگی اصلی دارد. لذا در این قسمت قصد داریم ارکان و ویژگی های سند رسمی با توجه به ماده 1287 قانون مدنی را بررسی نماییم:

• دخالت مأمور رسمی

یکی از مهمترین ارکان سند رسمی، تنظیم سند توسط مامور رسمی است. در واقع سند رسمی همه اعتبار و ارزش خود را از مامور رسمی می گیرد. مامور رسمی شاهد و ناظر ممتازی است که قانون وی را برای ثبت وقایع تعیین کرده و امضای وی هرگونه تردید نسبت به مفاد سند را از بین می برد، لذا ماموران دولتی تا زمانیکه از صلاحیت خود خارج نشوند، ماموران رسمی هستند. البته گفتنی است که ماموران رسمی لزوما ماموران دولتی نیستند؛ بلکه ممکن است که این اشخاص مامور به خدمت عمومی شده باشند؛ بدون اینکه در استخدام دولت باشند، مانند سردفتر اسناد رسمی.

• صلاحیت مامور رسمی

ماموران رسمی صرفا در حدود صلاحیتی که به موجب قانون به آنها داده شده است مجاز به اقدام هستند. پس اگر از مرزهای این اختیار و صلاحیت قانونی تجاوز کنند، اعتبار اقداماتشان نیز از بین می رود، مانند اقدام مامور انتظامی یا شهرداری به تنظیم سند رسمی معامله که خارج از صلاحیت آنهاست، یا تنظیم سند رسمی خارج از حوزه صلاحیت سردفتر اسناد رسمی.

• رعایت مقررات قانونی

سند تنظیم شده در صورتی عنوان رسمی به خود می گیرد که مامور رسمی مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی را رعایت کرده باشد، بعنوان مثال، امضای مامور رسمی به معنای آن است که مفاد سند منطبق بر واقعیت و صحیح هستند.

مزایای طلایی اسناد رسمی

اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم، مي توانيم آنها را اين گونه دسته بندي كنيم:

1. اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است.
2. تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد. پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند، تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی تواند فقط به استناد سند عادی، اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند.
3. در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و فقط می توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است. برای مثال اگر «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند، آقای «ب» نمی تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست، بلکه فقط می تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را پرداخته است.

اقدامات و تشریفات قانونی برای تنظیم اسناد

در تنظیم سند رسمی بایستی اقدامات ذکر شده در قانون عمل شوند ولی در سند های عادی این اقدامات لازم نیست. تنظیم سندهای رسمی توسط مامورین رسمی دولت می باشد ولی سند عادی را اشخاص به هر صورتی که مایل باشند تنظیم می کنند.

قدرت اجرایی اسناد

سندهای رسمی دارای قدرت اجرایی می باشند. به عبارت دیگر مفاد یا محتوای سند رسمی بدون نیاز به رسیدگی در دادگاه و صدور حکم ، از نظر قانون گذار قابل اجرا می باشند. این در حالی است که در سند های عادی نداشتن قدرت اجرایی یک اصل می باشد.

میزان اعتبار تاریخ اسناد

تاریخ سند رسمی هم برای طرفین معامله و هم برای شخص ثالث معتبر می باشد. ولی تاریخ سند عادی فقط برای طرفین معامله و ورثه آنها یا کسی که به نفع او وصیت صورت گرفته باشد، اعتبار دارد. به عنوان مثال چنانچه شخصی اتومبیلی را به دو شخص مختلف بفروشد و برای یکی از اشخاص سند رسمی تنظیم کند و برای دیگری سند عادی به تاریخ بعد و یا قبل از آن تنظیم کند، تاریخ سند رسمی نسبت به شخصی که سند عادی دارد ( در اینجا شخص ثالث محسوب می شود)معتبر می باشد. یعنی فقط با استفاده از سند عادی نمی توان اتومبیل را از مالکیت شخصی که سند رسمی دارد بیرون آورد.

رونوشت سند رسمی

گاهی ممکن است به یک سند رسمی که در دفتر اسناد رسمی تنظیم شده است دسترسی نباشد یا آن که آن سند مفقود شده باشد در این صورت شخص می تواند به دفتر خانه محل تنظیم سند مزبور مراجعه کند و از آن سند رونوشت تهیه کند. دفتر خانه مزبور مفاد آن سند رسمی را در یک یا چند برگ درج می کند و مطابقت آن را با ثبت دفتر گواهی می کند. به موجب ماده ۷۴ قانون ثبت چنین رونوشتی به منزله اصل سند است مگر آن که عدم مطابقت آن با ثبت دفتر اثبات شود بنابراین در صورت ارائه رونوشت سند رسمی، نیاز به ارائه اصل سند نیست. در سایر موارد رونوشت یک سند، ارزش اصل سند را ندارد و در صورت انکار، تردید یا ادعای جعل باید اصل سند ارائه شود حتی اگر دفاتر دادگاه ها یا دفاتر اسناد رسمی مطابقت آن رونوشت را با اصل گواهی کرده باشند.

تفاوت سند رسمی با عادی

از جهات مختلف سند رسمی با سند عادی تفاوت دارد. سند رسمی ، قدرت اجرایی دارد در حالی که اصل در اسناد عادی ، اصل بر عدم قدرت اجرایی است؛ تاریخ سند رسمی، هم از لحاظ اصحاب دعوی و هم از نظر اشخاص ثالث، معتبر است در حالی که تاریخ سند عادی ، برای اشخاص ثالث مؤثر نیست. همچنین در مورد سند رسمی، فقط ادعای جعل قابل طرح است ، در حالی که سند عادی هم در معرض ادعای جعل بوده و هم قابل تکذیب ( تردید و انکار ) است؛ سند رسمی، تابع تشریفاتی است که از قبل قانون معین کرده، در حالی که اصل در سند عادی عدم تشریفات است. در سند رسمی، مأمور رسمی دولت در تنظیم آن دخالت دارد، در حالی که سند عادی را افراد به هر نحو بخواهند تنظیم می کنند. به علاوه اینکه سند رسمی، در صورت مفقود شدن، تهیه رونوشت از آن به سادگی ممکن است ولی با گم شدن سند عادی نمی شود از رونوشت آن استفاده کامل کرد. در حوزه اموال غیرمنقول (مانند ملک و زمین) قرار بود سند عادی توسط حاکمیت معتبر شناخته نشود (ماده 48 قانون ثبت) و دولت فقط کسی را مالک بشناسد که سند رسمی دارد(ماده 22 قانون ثبت). ولی مصوبات بعدی مجلس و ابطالیه های شورای نگهبان سبب شد نه تنها سند عادی در دادگاه پذیرش شود بلکه به استناد آن سند رسمی نیز باطل گردد. تا جایی که اختلافات فراوان بین متعاملین سبب شده است هر یک با داشتن سندی عادی، خود را صاحب حق بدانند و توقع داشته باشند این حق را دستگاه قضایی برای آنها ثابت کند.