به طور کلی در سامانه نیما 4 گروه مختلف به شرح زیر فعالیت می کنند:
- متقاضیان ارز شامل واردکنندگان کالا و خدمات از خارج کشور
- عرضه کنندگان ارز شامل صادرکنندگان کالا یا خدمات به خارج از کشور
- عناصر واسطه گر شامل صرافی ها و بانک ها
- سیاست گذار که به پیش بینی منابع تامین و مصرف ذخایر ارزی، کنترل نرخ، اولویت ها و سقف مصارف ارزی می پردازد.
بازرگانان و تجار از طریق سامانه جامع تجارت، صرافی ها با استفاده از سامانه نظارت ارز و بانک ها از طریق درگاه ارزی وارد سامانه نیما می شوند. درخواست های ثبت شده بازرگانان در سامانه جامع تجارت به صورت خودکار به سامانه نیما منتقل می شوند و در ادامه این درخواست ها برای صرافی ها نیز قابل مشاهده خواهند بود. ورود شخص واردکننده به سامانه به منزله ثبت سفارش و تائید آن از سوی وزارت صمت است و این موضوع به نوبه خود نقش موثری در کنترل قاچاق ایفا می کند. سامانه نیما در بستر وب سایت جامع تجارت ایران با آدرس اینترنتی www.ntsw.ir فعالیت می کند.
به عقیده کارشناسان بانکداری الکترونیکی، این سامانه اطلاعات پراکنده را سازماندهی نموده و امکان شناسایی دقیق مجاری ورودی و خروجی ارز را فراهم می کند؛ اما قادر به ایفای نقش مسئولین جهت تعدیل نرخ ارز نخواهد بود. در این سامانه تامین کنندگان قادر به ارائه پیشنهادات قیمتی برای ارز موردنظر خود خواهند بود. بازرگانان نیز برای تامین ارز موردنیاز واردات کالا می توانند مقرون به صرفه ترین پیشنهاد را انتخاب نمایند. سپس بازرگان از طریق سامانه نیما یا مراجعه به شعب بانک ها، مابه تفاوت ریالی ارز را به حساب صرافی منتخب واریز نموده و پس از اطمینان صراف از پرداخت معادل ریالی مبلغ موردنظر، درخواست تامین ارز در سامانه تائید شده و فرآیند پرداخت ارز موردنیاز به شخص متقاضی آغاز می شود. به منظور انتقال وجه و تسویه حساب میان صرافان و بازرگانان، این سامانه به درگاه پرداخت الکترونیکی مجهز شده است. در حال حاضر با توجه به حجم و مبالغ چشمگیر تراکنش ها از ساتنا پشتیبانی می شود.
در واقع سامانه نیما به منزله پل ارتباطی میان سامانه جامع تجارت (محل ثبت سفارشات بازرگانان) و سامانه سنا (محل مشاهده درخواست های خرید و فروش ارز توسط صرافان) عمل می کند. صرافی ها با استفاده از خدمات رایگان نیما می توانند مستقیما با متقاضیان ارتباط برقرار نموده و به ارائه پیشنهاد و جذب تقاضا بپردازند.
سامانه نیما مشخصا با هدف شفاف سازی فرآیند واردات و صادرات راه اندازی شده است؛ اما نرخ گذاری ارز در این سامانه موضوعی است که بایستی بیش تر مورد توجه مسئولین قرار گیرد. بازرگانان و صرافان طبیعتا به دنبال منافع مالی هستند و به نرخ ارزی یکسان برای واردات و صادرات تن نمی دهند. بنابراین در صورت عدم سیاست گذاری مناسب در این حوزه، احتمالا صادرات خارجی نیز همانند تولید داخلی تضعیف خواهد شد.