در استخدام نیرو باید به چه نکاتی توجه کنیم؟
یکی از کلیدی ترین کار ها در هر سازمانی استخدام و جذب نیروی کار مناسب با جایگاه شغلی آن سازمان است. جذب نیروی مناسب هر شغل را فقط متخصصان در زمینه منابع انسانی می توانند درک کنند. در صورتی که کارمندان و کارکنان مناسبی برای سازمان خود جذب کنید، دستاورد هایی مانند برند شدن سازمان شما، تعهد بیشتر کارمندان نسبت به سازمان و ارتباط موثر و عالی بین مشتریان و متصدیان به دست خواهید آورد. از این رو اینکه چگونه نیروی عالی استخدام کنیم یکی از اصلی ترین و پردغدغه ترین سوالات در حوزه منابع انسانی است.
1. پیش از شروع فرایند استخدام، شرح شغل را بنویسید
اولین قدم برای استخدام بهترین کارمندان تحلیل موقعیت شغلی است. تحلیل شغلی به شما امکان می دهد تا شرح وظایف کارمند، مهارت های لازم، نتایج مورد انتظار و ابزارهای مورد نیاز آن موقعیت شغلی را بشناسید. اطلاعات به دست آمده از تحلیل موقعیت شغلی برای نوشتن شرح شغل کاملاً حیاتی است. نوشتن شرح شغل به شما کمک می کند تا استراتژی خود را برای استخدام بهترین کارمند برنامه ریزی کنید.
2. از پرسش هایی که آمادگی برای شان آسان است، اجتناب کنید
اولین جواب در پاسخ به این سوال که چگونه کارمند خوب استخدام کنیم، این است که از طرح پرسش های ساده پرهیز کنید. اگر برای سازمان ها و شرکت های بزرگی مثل بانک ها کار می کنید، حتما بیشتر پرسش های مصاحبه ای که مدیران مسئول استخدام تان می پرسند، به همراه پاسخ های درست شان، پیش از این در جاهای مختلف منتشر شده و به رویت عموم رسیده است. پس کار را با مجموعه ی جدیدی از پرسش ها شروع کنید، یا حداقل پرسش هایی که بارها و بارها استفاده شده اند و یا آنهایی که آمادگی برای شان آسان است و پاسخ شان را می توان به راحتی حدس زد، حذف کنید؛ پرسش هایی مثل اینکه «بزرگترین نقاط قوت و ضعف تان چه هستند؟» یا «چرا خودتان را برای این سِمت مناسب می دانید؟» یا «شغل رویایی تان چیست؟» و یا «خودتان را طی پنج سال آینده در چه جایگاهی تصور می کنید؟»
3. مراقب پرسش های مربوط به گذشته باشید
پرسش هایی که مصاحبه شونده در پاسخش باید توضیح دهد که فلان کار را در گذشته چگونه انجام می داده، (مثلا «درباره ی آن زمانی برایم تعریف کنید که…») دردسرساز هستند. چرا که در دنیای پرسرعت امروز رویکردهای دیروز خیلی زود به دست فراموشی سپرده شده و رویکردهای جدیدی جای شان را می گیرند. این پرسش ها، با عنوان «پرسش های رفتاری در مصاحبه» هم شناخته می شوند. بر اساس پژوهش های پروفسور فرانک اشمیت (Frank Schmidt) و پروفسور جان هانتر (John Hunter)، چنین پرسش هایی فقط ۱۲ درصد بهتر از سکه انداختن عمل می کنند. چرا؟ چون روشی که مصاحبه شونده سال ها پیش و در شرکت دیگری عمل می کرده، شاید پاسخ اشتباهی به این شرکت حاضر با فرهنگ ویژه اش باشد. ضمن اینکه پرسش های مربوط به گذشته، به کسانی که قصه گوی خوبی هستند فرصت می دهد تا درباره ی حل و فصل فلان مسئله با آب و تاب توضیح دهند، در حالی که واقعیت این است که خودشان نقش کوچکی در آن قضیه ایفا کرده اند.
4. برای استخدام کارمندان از چک لیست استفاده کنید
داشتن چک لیست برای استخدام بهترین کارمندان به شما کمک خواهد کرد فرایند استخدامی خود را نظام مند کنید. فرقی نمی کند در حال استخدام اولین کارمند خود هستید یا می خواهید هزارمین کارمند را به استخدام خود درآورید، این چک لیست به شما کمک می کند تا فرایند استخدامی خود را با دقت تحت نظر بگیرید و در صورت نیاز، تغییراتی را در آن اعمال کنید.
5. رزومه و گواهینامه ها را به دقت مطالعه کنید
بررسی درخواست شغل، رزومه و نامه پوششی با یک توصیف شغلی دقیق و شیوا آغاز می شود. در این مرحله، شما باید فهرستی از ویژگی های کارمند مورد نیازتان را نشانه گذاری کنید. همچنین، باید مهارت ها و قابلیت های مورد نظرتان را با رزومه تک تک کاندیداها مقایسه کنید چرا که در زمان استخدام مجبورید زمان بیشتری را به صحبت و آشنایی با کارجویان واجد شرایط اختصاص دهید.
6. توانایی آنها را در حل مسئله ارزیابی کنید
اگر در حال استخدام سرآشپز هستید، می توانید از مصاحبه شونده ها بخواهید غذا بپزند. دنبال کردن رویکرد «محتوای شغلی» و درخواست از مصاحبه شونده برای انجام بخشی از کار واقعی، بهترین روش برای جداسازی کاندیداهای درجه یک برای این شغل از آنهایی است که عملکرد متوسطی دارند. انجام این کارها را از آنها بخواهید:
- مشکلات این شغل را شناسایی کنید. چیزی مثل این: «لطفا مراحل فرایندی که در طی نخستین هفته ها انجام خواهید داد تا مهم ترین مشکلات یا فرصت های موجود در این حوزه را شناسایی کنید، برایم توضیح دهید.»
- یکی از مشکلات فعلی را حل کنید. توانایی حل مشکلات فعلی، اغلب عامل پیشگویانه ی شماره یک برای عملکرد شغلی است. مشکلی واقعی که در نخستین روز کارشان با آن مواجه خواهند شد را برای شان شرح دهید. بعد هم بخواهید مراحل کلی ای که برای حل این مسئله دنبال می کنند را برای تان شرح دهند. پیش از مصاحبه استخدامی، فهرستی از گام های ضروری را آماده کنید. اگر مراحل مهمی مثل گردآوری اطلاعات و مشورت با گروه یا مشتری و شناسایی معیارهای موفقیت را حذف کردند، امتیاز کم کنید.
- مشکلات موجود در فرایند ما را شناسایی کنید. شرحی یک صفحه ای از فرایند فعلی ناقصی مرتبط با کارشان را به آنها بدهید. از آنها بخواهید فرایند را بررسی کرده و سه حوزه ی نخستی که پیش بینی می کنند مشکلاتی جدی را احتمالا به وجود خواهند آورد شناسایی کنند. خودتان، پیش از مصاحبه، فهرستی از آن نقاط ضعف و نقص ها را آماده کنید.
7. آینده نگری آنها را ارزیابی کنید
یکی از چیزهایی که در پاسخ به این سوال که چگونه کارمند خوب استخدام کنیم، باید در نظر بگیرید این است که آینده نگری نیروی کارتان بسنجید. در محیط هایی که رشد سریع دارند، کارمندان باید آینده را پیش بینی کنند. این پرسش ها را در نظر داشته باشید تا ارزیابی کنید که مصاحبه شونده چگونه می تواند چنین کاری کند:
- طرح تان برای این کار را مشخص کنید. بهترین کار این است که پیش از آغاز پروژه ی بزرگ یا کار جدیدی، طرحی را توسعه دهید. از آنها بخواهید عناصر طرح اقدامات شان را برای ۳ تا ۶ ماه نخست مشخص کرده و اجزای مهم را برجسته کنند؛ اجزای مهمی مانند اهداف، اینکه با چه کسی مشورت خواهند کرد، چه داده هایی را تحلیل خواهند کرد، چگونه با گروه شان ارتباط برقرار می کنند، معیارهای ارزیابی موفقیت طرح شان و غیره.
- فرایند تغییر و تکامل شغل یا صنعت را پیش بینی کنید. پیش بینی تغییرات عمده بسیار مهم است. از آنها بخواهید حداقل پنج روشی که شغل شان احتمالا طی سه سال آینده در نتیجه ی تغییرات در محیط کسب وکار تکامل خواهد یافت را پیش بینی کنند. استخدامی های جدید هم باید قادر به پیش بینی تغییرات در صنعت تان باشند. بنابراین از مصاحبه شونده ها بخواهید ۳ تا ۵ روند اصلی در صنعت را طرح ریزی کرده و بعد هم پیش بینی کنند که شرکت های بزرگ طی چند سال آینده چه تغییراتی می کنند تا به آن روندها برسند.
8. توانایی آنها در یادگیری و انطباق و نوآوری را ارزیابی کنید
اگر شغل مورد نظر نیاز به یادگیری، انطباق یا نوآوری دارد، این پرسش ها را هم در نظر داشته باشید:
- یادگیری: گام هایی که برای یادگیری مستمر و حفظ وضعیت تخصصی تان در زمینه ی فنی مهمی باید بردارید را طرح ریزی کنید.
- چابکی: گام هایی را که برای انطباق وقتی تغییر بسیار غیرمنتظره ای چه در زمینه ی فناوری و چه انتظارات مشتری رخ می دهد باید بردارید طرح ریزی کنید.
- نوآوری: گام هایی را که برای افزایش نوآوری در میان گروه تان به منظور واکنش به افزایش رقابت یا فناوری های جدید باید بردارید طرح ریزی کنید.
9. از تکرار خودداری کنید
موقع انتخاب پرسش ها، از پرسش درباره ی عواملی مثل تحصیلات و مسئولیت های شغلی که قبلا در رزومه ی مصاحبه شونده خوانده اید، اجتناب کنید. زمانی را به ایجاد علاقه اختصاص دهید. بیشتر زمان مصاحبه باید به ارزیابی مصاحبه شونده اختصاص داده شود، اما زمانی را هم برای تحریک و ایجاد علاقه در او نسبت به کار و شرکت تان کنار بگذارید. مشتاقانه بپرسید: «مهم ترین عواملی که برای ارزیابی پیشنهاد شغلی در نظر می گیرید، چه هستند؟» بعد هم اطلاعاتی تکمیلی ارائه دهید که هر «عامل پذیرفتن شغلی» را پوشش دهد. درست انجام دادن مصاحبه استخدامی، کار دشواری است. (برخی شرکت ها مثل شرکت تجارت الکترونیک فلیپ کارت که در هند مستقر است، کاندیداهای شغلی را بدون حتی یک مصاحبه و البته با موفقیت استخدام می کنند.) اما تحقیقات نشان داده اند که انتخاب دقیق پرسش ها و تعیین پاسخ های قابل قبول پیش از جلسه ی مصاحبه، شانس موفقیت شما را به میزان زیادی افزایش خواهد داد. مطالعات این را هم نشان داده اند که بیشتر تصمیمات مربوط به استخدام طی ۱۵ ثانیه گرفته می شوند، پس باید تا زمانی که حداقل ۵۰ درصد از مصاحبه کامل نشده است، از هر گونه قضاوتی خودداری کنید.
10. استخدام را تبدیل به یک تلاش مشترک کنید
هر نقصی در فرآیند ارزیابی کاندیداها تنها زمانی شکل می گیرد که مسئولیت استخدام بر دوش یک نفر باشد. حتی بهترین مدیران استخدام و مصاحبه کنندگان نیز با تمام اطلاعات کارمندان، نمی توانند همیشه به درستی تصمیم بگیرند. در واقع ممکن است گرایش به جذب بهترین افراد از روی رزومه کاری در نهایت منجر به خطا در استخدام شود. برای کاهش هر یک از دیدگاه های فردی، حتی کوچک ترین شرکت ها باید تلاش کنند تا افراد بیشتری را در ارزیابی استعدادها و تصمیم گیری های استخدام به کار گیرند. مطالعه بیش از 1100 شرکت مختلف نشان می دهد که سازمان های با کارآیی بالا پنج برابر احتمال مشارکت بیشتری نسبت به سایر شرکت ها دارند. این به این معنی است که هر کاندید باید حداقل با دونفر در هر مرحله (ترجیحاً سه نفر) از واحدهای مختلف مصاحبه کند. با این تفاسیر یک فرد به تنهایی در جذب کاندیداها اثرگذار نخواهد بود. بهترین روش این است که با یکدیگر مخالفت کنید: هر فردی که با ارزیابی کاندیداها مواجه است؛ باید توانایی تصمیم گیری داشته باشد. کارکنان شما آینده و چشم انداز کارتان را تشکیل می دهند بنابراین باید بتوانید از آن ها به خوبی مراقبت کرده و در جایگاه مناسب قرار دهید.
11. به دنبال شخصی باشید که متعهد به شغل خود باشد
فردی که به شغل خود تعهد دارد همان کسی است که مناسب شما خواهد بود. شما نمی خواهید یک کارمند استخدام کنید که هر روز به خاطر حقوق بیشتر شغل خود را تغییر می دهد. فردی به هیچ شرکتی وفادار نیست، به شما هم وفادار نخواهد بود و استخدام این فرد ممکن است مشکلاتی برای شما ایجاد کند. همیشه مدت زمان کار گذشته کاندیدهای شغلی را بررسی کنید و اگر دائماً شغل خود را تغییر داده ، قطعاً فرد مناسبی برای کار نیست.
12. میزان سازگاز بودن افراد را بررسی کنید
شما کارمندی می خواهید که با فرهنگ شرکت شما مطابقت داشته باشد. کدامیک از آنها مهارت های اجتماعی لازم برای ارتباط با دیگران را دارد؟
به یاد داشته باشید، میل درونی یکی از موارد اصلی است که هر فردی باید برای همکاری با شما داشته باشد. اگر فردی این میل درونی برای همراهی و همکاری با دیگران را نداشته باشد فرد مناسبی برای استخدام نیست. همان طور که شما باید به دنبال ارتباط موثر با کارمندان برای افزایش بهره وری در کسب و کار باشید، این خصلت و انعطاف پذیری باید در هر کدام از افراد گروه نیز باشد.
13. از آنها بپرسید که در چه بخشی خوب عمل نمی کنند
این سوال و پاسخ آن به شما کمک می کند که بدانید که متقاضی شغل چه انتظاراتی از خود در کار دارد و آیا با ارزیابی که شما از او داشته اید مطابقت دارد. این سوال باعث می شود بخش هایی که در آن مهارت بارزی ندارند را به شما نشان دهند و متوجه شوید که تلاشی برای بهبود آن می کنند.
14. نیروهایی ماهرتر از خود را استخدام کنید
این یکی از رموز موفقیت کسب و کار است. فردی را که می تواند نیروی خوبی برای رشد کسب و کار شما باشد به دلیل اینکه دانش بیشتری از شما دارد، رد نکنید.نیروهای باتجزبه و با انگیزه بالا هستند که می توانند باعث موفقیت شما شوند. کار شما در استخدام، جذب بهترین نیروها است نه ضعیف ترین نیروها. شما به نیروهایی با انگیزه و به دنبال رشد و یادگیری نیاز دارید.برخی مدیران متاسفانه نیروهای ضعیف را استخدام می کنند تا احساس ریاست در آنها حفظ شود. با نیروهای خوب هنوز هم شما مدیر کسب و کار خود هستید اما یک مدیر موفق و خوشفکر. اطرافتان را با نیروهای موفق و با اشتیاق پرکنید و در آینده شگفت زده می شوید که همین نیروها چگونه راه شما را به سمت موفقیت هموار کردند.
15. در ارائه پیشنهاد شغلی منعطف باشید
پیشنهاد شغلی برای شخصی ارسال می شود که شما برای موقعیت شغلی خالی در سازمان تان انتخاب کرده اید. در بیشتر مواقع، آنچه در پیشنهاد شغلی به کاربر ارائه می شود دقیقاً همان چیزی است که کارجو و مدیران شرکت، طی مصاحبه به صورت شفاهی بر روی آن توافق کرده اند.
با این اوصاف اگر موقعیت شغلی برای رده های بالایی سازمان باشد، احتمال طولانی تر شدن مذاکرات برای حقوق و مزایا بیشتر افزایش می یابد. در چنین موقعیتی برای آنکه بتوانید در فرایند استخدام موفق عمل کنید، باید کمی انعطاف پذیر باشید.
آشنایی با دلایل استعفای کارمندان خوب
