فناوری استفاده شده در نرم‌افزارهای مدیریتی به شما امکان می‌دهد تا وظایف داخلی را خودکار کرده و بر فعالیت‌های هر بخش نظارت داشته باشید. اتوماسیون فرآیندها به تمرکز بر فعالیت‌های ارزش‌آفرین‌تر کمک می‌کند و عملکرد و سود اقتصادی شرکت را به حداکثر می‌رساند.
با متمرکز بودن اطلاعات در یک مکان، تمامی دپارتمان‌ها می‌توانند از طریق نرم‌افزار به داده‌ها دسترسی داشته باشند. این یکپارچگی اطلاعاتی، همکاری در زمان واقعی را ممکن می‌سازد و تصمیم‌گیری را به طور قابل توجهی تسهیل می‌کند.
علاوه بر این، اشتراک‌گذاری اطلاعات در کل شرکت می‌تواند برای ارزیابی عملکرد در هر بخش بسیار مفید باشد. با کمک یک سیستم ERP، می‌توانید گزارش‌های فروش، سودآوری شرکت و میزان دستیابی به اهداف را به‌دست آورید.
به نقل از سایت ستکا درباره نرم افزار ERP چنین میگوید:
نرم‌افزار ERP ابزاری برای مدیریت یکپارچه کسبوکار است. شاید این تعریف را از ERP زیاد شنیده باشید اما دقیقا منظور از مدیریت یکپارچه چیست؟؛ ERP یک بسته نرم افزاری ماژولار است که کسبوکارها بسته به نیازهای خود و فرایندهای موجود در یک بیزینس می‌توانند از کل سیستم ERP یا بخشی از ماژول‌های آن استفاده کنند.
نرم‌افزار ERP فرایندهای مختلف را اتوماتیک کرده، داده‌ها را به صورت متمرکز ذخیره و پردازش می‌کند و به تصمیم‌گیری‌های بهتر و سریع‌تر در سازمان کمک می‌کند.
نرم‌افزار ERP به سه مدل ابری، مستقر در محل و ترکیبی پیاده‌سازی می‌شود که باتوجه‌به سایز کسبوکار شما انتخاب می‌شود.
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) می‌تواند به عنوان یک راه‌حل جامع و یکپارچه توصیف شود که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمامی فرآیندهای کاری خود را به صورت متمرکز مدیریت کنند. این نرم‌افزار به ترکیب اطلاعات و فرآیندهای مختلف در یک سیستم مشترک می‌پردازد، و از طریق اتوماسیون، کارایی و دقت را به حداکثر می‌رساند.
به طور خاص، نرم افزار ERP به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا مدیریت منابع انسانی، مالی، تولید، تدارکات، فروش و بازاریابی، موجودی و زنجیره تأمین را به صورت یکپارچه انجام دهند. این سیستم نه تنها به بهبود شفافیت و گزارش‌دهی کمک می‌کند، بلکه امکان بهینه‌سازی و برنامه‌ریزی دقیق‌تری را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک فراهم می‌آورد.
در یک جمله، ERP یک ستون فقرات دیجیتالی برای کسبوکارها است که به آنها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را یکپارچه، هماهنگ و کارآمدتر مدیریت کنند، و در نهایت به رشد و توسعه پایدار دست یابند.
به نقل از سایت داتین:
نقش ERP در افزایش بهره‌وری و هدفمندی سازمان از دو جهت می‌تواند مورد بررسی قرار گیرد؛ از یک سو، ERP می‌تواند موجب بهبود فرایندهای سازمانی شود و از سوی دیگر، با افزایش کارایی و کاهش هزینه‌های مرتبط با اجرای این فرایندها، هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهد.
1-افزایش همکاری و ارتباطات
یکی از مزایای کلیدی نرم‌افزار ERP در بهبود بهره‌وری کارکنان، توانایی آن در تقویت همکاری و ارتباطات درون سازمان است. با یکپارچه‌سازی دپارتمان‌ها و عملکردهای مختلف، این سیستم یک پلتفرم متمرکز ایجاد می‌کند که در آن کارکنان می‌توانند به راحتی بر روی پروژه‌ها همکاری کرده، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و به صورت مشترک به سوی اهداف مشترک حرکت کنند.
دیدگاه‌های لحظه‌ای که نرم‌افزار ERP فراهم می‌کند، این اطمینان را می‌دهد که کارکنان به داده‌ها و بینش‌های به روز دسترسی دارند که به تصمیم‌گیری بهتر و جریان‌های کاری روان‌تر کمک می‌کند. علاوه بر این، راهکار نرم‌افزاری ارتباطات بی‌وقفه‌ای را از طریق ویژگی‌هایی مانند پیام‌رسانی فوری، تخته‌های بحث و اشتراک‌گذاری اسناد فراهم می‌کند که باعث تقویت کار گروهی و اشتراک دانش در سراسر سازمان می‌شود.
2-روندهای کاری ساده‌شده
سیستم‌های ERP روندهای کاری را با اتوماسیون وظایف روزمره و حذف وارد کردن دستی داده‌ها ساده می‌کنند. این اتوماسیون نه تنها زمان را صرفه‌جویی می‌کند بلکه احتمال بروز خطاها و ناسازگاری‌ها را نیز کاهش می‌دهد. با استفاده از آن، کارکنان می‌توانند بر روی فعالیت‌های ارزش‌آفرین و ابتکارات استراتژیک تمرکز کنند و نه اینکه با وظایف اداری پر شوند.
برای مثال، نرم‌افزار مدیریت کارکنان که در ERP یکپارچه است، مدیریت مؤثر داده‌های کارکنان، حضور، مرخصی‌ها و ارزیابی‌های عملکرد را ممکن می‌سازد. با اتوماسیون این فرآیندها، سیستم عملیات منابع انسانی را ساده می‌کند و به متخصصان منابع انسانی این امکان را می‌دهد که روی توسعه استعدادها، مشارکت کارکنان و ایجاد یک محیط کار مثبت تمرکز کنند.
3-تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها
نرم‌افزار ERP مقادیر زیادی داده را جمع‌آوری و تحلیل می‌کند و بینش‌های ارزشمندی را ارائه می‌دهد که می‌تواند تصمیم‌گیری‌ها را هدایت کرده و بهره‌وری کارکنان را بهبود بخشد. از طریق ابزارهای تحلیلی و گزارش‌دهی داخلی، ERP به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را اندازه‌گیری کرده، حوزه‌های قابل بهبود را شناسایی کرده و تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند. به عنوان مثال، ERP می‌تواند بینش‌هایی در مورد عملکرد کارکنان، نیازهای آموزشی و شکاف‌های مهارتی ارائه دهد که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای خود را هماهنگ کنند تا توانمندی‌های نیروی کار را تقویت کنند. این رویکرد مبتنی بر داده به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که منابع خود را بهینه کرده، گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و مسائل تأثیرگذار بر بهره‌وری کارکنان را پیش‌بینی و برطرف کنند.
4-افزایش مشارکت کارکنان
مشارکت کارکنان نقش حیاتی در افزایش بهره‌وری و موفقیت کلی سازمان دارد. نرم‌افزار ERP می‌تواند به طور قابل توجهی در این زمینه کمک کند، زیرا دسترسی کارکنان به اطلاعات مرتبط را فراهم می‌آورد، به آنها این امکان را می‌دهد که مسئولیت کار خود را بر عهده بگیرند و فرهنگی از شفافیت و مسئولیت پذیری را ترویج می‌کند.
به عنوان مثال، راهکارهای ERP ابری امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات را فراهم می‌کنند، به طوری که کارکنان می‌توانند به صورت انعطاف‌پذیر و تعاونی از هر مکانی و در هر زمانی کار کنند. علاوه بر این، این سیستم‌ها می‌توانند شامل پورتال‌های خودخدمتی باشند که در آن کارکنان می‌توانند به داده‌های شخصی خود دسترسی داشته، اطلاعات را به‌روزرسانی کرده و در ارزیابی‌های عملکرد مشارکت کنند، که این امر حس توانمندسازی و مشارکت در توسعه حرفه‌ای آنها را تقویت می‌کند.
5-یکپارچگی و دسترسی آسان
نرم‌افزار ERP ابری، دسترسی به سیستم‌های ERP را انقلابی کرده است، زیرا به کارکنان این امکان را می‌دهد که از دستگاه‌ها و مکان‌های مختلف به اطلاعات حیاتی دسترسی داشته و وظایف خود را انجام دهند. این دسترسی اطمینان می‌دهد که کارکنان ابزارها و اطلاعات لازم را در اختیار دارند، به طوری که می‌توانند به طور کارآمد و مؤثر کار کنند. چه کارکنان در سالن تولید باشند، چه در میدان یا به صورت دورکاری، راهکارهای ERP ابری این امکان را می‌دهند که یکپارچگی بی‌وقفه، به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای و اتصال بدون وقفه برقرار شود. این دسترسی بهره‌وری کارکنان را با حذف موانع و تسهیل همکاری و جریان کاری مستمر افزایش می‌دهد.
در محیط پرشتاب و دائماً در حال تغییر امروزی، افزایش بهره‌وری و سازگاری دیگر اختیاری نیست بلکه ضروری است و این هدف با ابزارهای مناسب محقق می‌شود. در این محیط، برتری تکنولوژیکی در تغییر مدل‌های کسبوکار و بازنگری حوزه‌های سنتی کسبوکار نهفته است.
نتیجه‌گیری
منطقاً، هرگونه بهبودی باید در محیط رقابتی خود تجزیه و تحلیل شود که این امر نیازمند هماهنگی بین دپارتمان‌های مختلف شرکت و منابع آن‌هاست. در این زمینه، سیستم ERP ترکیب‌شده با سیستم تلفنی یک عنصر ضروری برای شرکت محسوب می‌شود و نقطه شروع خوبی برای بررسی بهبود فرآیندهای مدیریتی است.
در محیط پرشتاب و همیشه در حال تغییر امروزی، افزایش بهره‌وری و انعطاف‌پذیری دیگر یک گزینه نیست، بلکه یک الزام است که می‌توان آن را با ابزارهای مناسب محقق کرد. در چنین محیطی، مزیت فناوری در تغییر مدل‌های کسبوکار و بازاندیشی در حوزه‌های سنتی کسبوکار نهفته است.
منطقی است که هر بهبودی باید در محیط رقابتی خود تحلیل شود، که این امر نیازمند هماهنگی بین بخش‌های مختلف شرکت و منابع آنها است. در این زمینه، سیستم ERP در ترکیب با یک سیستم تلفنی، به عنوان یک عنصر ضروری برای شرکت محسوب می‌شود. این ترکیب نقطه شروع مناسبی برای در نظر گرفتن هرگونه بهبود در فرآیندهای مدیریتی است.
