چه نکاتی را در برگزاری ویدیو کنفرانس باید رعایت کنیم؟

  یکشنبه، 19 شهریور 1402   زمان مطالعه 4 دقیقه
چه نکاتی را در برگزاری ویدیو کنفرانس باید رعایت کنیم؟
ویدئو کنفرانس به سرعت تبدیل به یک استاندارد تجاری در بسیاری از صنایع شده است. برای کسب و کارهای مختلف آموزش کارکنان در خصوص ویدئو کنفرانس بسیار مهم است، به دلیل اینکه استفاده از این تکنولوژی در سرتاسر دنیا روز به روز در حال افزایش میباشد. در اینجا به باید و نبایدی که در ویدئو کنفرانس برای یک تجربه بهتر باید رعایت کنید اشاره میکنیم.

نمی‌خواهیم پیشگویی کنیم اما شاید کرونا به این زودی‌ها شرش را از سرمان کم نکند. هر چقدر که بیشتر در این بحران فرو می‌رویم، کم کم یاد می‌گیریم که کارهایمان را به صورت دیجیتالی پیش ببریم. در این بین افراد شاغل که تا پیش از کرونا در محیط‌های جمعی کار می‌کردند، حالا برای ادامه ارتباط با همکاران خود مجبور به برگزاری کنفرانس‌ ویدیویی شده‌اند و کنفرانس‌ها را هم که می‌دانید، مثل تمام کارها آداب و رسوم خاص خودشان را دارند.

در این مقاله می‌خواهیم چند مورد از بایدها و نبایدهای برگزاری کنفرانس ویدیویی که هم باعث حفظ شأن و پرستیژ کاری و هم امنیت شما طی این مکالمات می‌شوند را با هم مرور کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

فضا را آماده کنید

ترجیحا جای خلوتی را برای برقراری مکالمه انتخاب کنید. اگر این امکان برایتان فراهم نیست، از هدفون استفاده کنید که صدای پس‌زمینه به حداقل برسد. اگر با همسر، خانواده یا هم‌اتاقی‌تان در یک محل هستید پیش از انجام مکالمه به آن‌ها بگویید که با ایجاد سر و صدا مزاحم کارتان نشوند.

پس از این کار، دوربین را در جایی مستقر کنید که تصویر کاملا شفاف و واضحی از شما به طرف مقابل مخابره شود. فاصله‌تان از دوربین را طوری رعایت کنید که نزدیکی و دوری روی کیفیت صدای ارسالی‌تان تأثیر نگذارد. ضمنا بهتر است همیشه دوربین را (اگر به شکل دیوایس جانبی است) هم ارتفاع چشمان‌تان بگذارید تا حین مکالمه به نظر برسد که مستقیما در حال نگاه به دوربین هستید.

به نورپردازی هم توجه داشته باشید. نور طبیعی و مستقیم، بهترین شرایط را ایجاد می‌کند. اما در صورت نبود نور بهتر است از لامپ‌های سقفی استفاده کنید. هرگز جایی ننشینید که منبع نور پشت سرتان قرار داشته باشد چرا که در این حالت با ایجاد تصویر ضد نور مخاطبین‌تان را اذیت خواهید کرد.

ترجیحا پیش از انجام مکالمه هم دستی به سر و روی اتاقتان بکشید که چیز ناخوشایندی به چشم مخاطب شما نرسد. اگر دوست ندارید فضای پشت سرتان دیده شود هم همیشه می‌توانید از بک‌گراندهای مجازی استفاده کنید.

استفاده از بک گراند مجازی

دستی به سر و رویتان بکشید

یکی از بزرگترین مزایای در خانه کار کردن این است که می‌توانید بدون نگرانی شلوارک و لباس‌های راحتی‌تان را بپوشید. اما موقع برگزاری کنفرانس ویدیویی این کار خیلی ایده خوبی نیست. البته این مهم نیست که آرایش داشته باشید یا نه، و حتما لزومی به پوشیدن کت و شلوار ندارید، اما لباسی بپوشید که شخصیت کاری‌تان زیر سؤال نرود.

یک نکته دیگر: از پوشیدن لباس‌های طرح دار یا راه راه بپرهیزید چرا که حواس طرف مقابلتان را پرت می‌کند. ضمنا پوشیدن پیراهن‌های یکدست سفید و یکدست مشکی هم ممکن است باعث به اشتباه افتادن سیستم تنظیم روشنایی خودکار وبکم شما شده و در تصویر اختلال ایجاد کند.

نکات مهم برای شروع مکالمه ویدیویی

بد نیست پیش از شروع کنفرانس، نرم‌افزار مورد استفاده را تست کرده و حتما به یک اینترنت خوب متصل شوید. به شارژ بودن گوشی یا لپ‌تاپ هم توجه کامل داشته باشید. بهتر است چند دقیقه قبل از شروع کنفرانس، اگر امکانش هست، وارد کنفرانس شده و اگر با نرم‌افزار مورد استفاده آشنا نیستید تمام گزینه‌ها و تنظیمات موجود را بررسی کنید تا حین مکالمه مشکلی برایتان پیش نیاید.

پیش از شروع صحبت‌های اصلی هم بهتر است یک چک کلی با سایر اعضا انجام بدهید. بهترین راه این است که همگی با گفتن یک جمله مشخص آمادگی خود را برای شروع صحبت اعلام کنند.

از قطع صدا و تصویر استفاده کنید

تمام نرم‌افزارهای برگزاری کنفرانس ویدیویی، گزینه‌هایی برای قطع موقت صدا و تصویر دارند. این گزینه‌ها در شرایط خاصی می‌توانند کاربرد داشته باشند، مثلا زمانی که بخواهید چند دقیقه‌ای از پشت میز بلند شده و کاری را انجام بدهید. تحت این شرایط حتما صدا را میوت یا تصویر را Pause کنید که ناخواسته و در شرایطی که حواستان نیست، چیزی که دوست ندارید به سمع و بصر سایر شرکت‌کنندگان در کنفرانس نرسد.

موقع صحبت کردن علامت بدهید

در مکالمات رو در رو، فهمیدن این که چه زمان نوبت صحبت کردن شماست کار سختی نیست (هر چند بعضی‌ها همین را هم نمی‌فهمند!). حرکات چهره و دست طرف مقابل نشانه‌های خوبی هستند که بدانید کی نوبت حرف زدن شما می‌رسد. اما تشخیص این موضوع به خاطر تأخیری که معمولا در کنفرانس‌های ویدیویی وجود دارد، چندان راحت نیست.

اگر کنفرانس ویدیویی شما با محوریت صحبت در مورد مشکلات محل کار است، بهتر است از قبل و به تشخیص مدیر نشانه‌ای را برای شروع صحبت در نظر بگیرید. مثلا هر کس که بخواهد صحبت کند حتما باید کف دستش را بالا و به سمت دوربین بگیرد یا کارهای دیگر.

وقتی هم نوبت به حرف زدن شما رسید، واضح و شمرده و با سرعت عادی حرف بزنید. هیچ نیازی هم به داد زدن نیست! مطمئن باشید صدای شما به خوبی به مخاطب‌تان می‌رسد. در غیر این صورت شک نکنید که افراد حاضر به شما تذکر لازم را خواهند داد.

موقع صحبت کردن علامت بدهید

متمرکز باشید

بی‌توجهی یا وانمود کردن به گوش نکردن، در چشم طرف مقابل بی‌ادبی است و باید از این کار بپرهیزید. پس بهتر است هنگام برقراری کنفرانس ویدیویی و زمانی که صحبت می‌کنید، به دوربین نگاه کرده و خوردن و آشامیدن و چک کردن ایمیل و کارهای دیگر را کنار بگذارید.

اگر هم کار واجبی پیش آمد، حتما این موضوع را به مخاطبین‌تان بگویید که در صورت ترک موقت کنفرانس تصور نکنند ارتباط شما قطع شده است.

پیش از اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ را مرتب کنید

اگر حدس می‌زنید که ممکن است حین کنفرانس نیاز به اشتراک‌گذاری دسکتاپ پیدا کنید، پیش از شروع مکالمه دستی به سر و روی دسکتاپ بکشید و اگر اطلاعات حساسی در آن هست، آن را از چشم دیگران پنهان کنید که بعدا مشکلی برایتان پیش نیاید.


دیدگاه ها
  دیدگاه ها
پربحث های هفته   
همسر رهبر معظم انقلاب: آقای ما اجازه نمی‌دهد که در خانه، غیر از برنج کوپنی استفاده کنیم و آن هم کفاف خوراک ما را بیش از یک بار در هفته نمی‌دهد (650 نظر) نگاهی به سفره مفصل و تمام و کمال حضرت ابوالفضل در منزل شاه نشین علی دایی+عکس/ از گل آرایی و شمع‌دان‌هایی طلایی تا پَک هایی لاکچری و جذاب (112 نظر) نگاهی به ماشین مازراتی هوش پران علی دایی که همه آرزوشو دارن/ شهریار فوتبال ایران سوار بر دلبر مشکی😍 (86 نظر) رهبر معظم انقلاب: بعد از فوت پدرم همه‌ی موجودی خانه‌اش 45 هزار تومان شد که نمی‌شد با آن گاز یا یخچال خرید (64 نظر) میز غذای ساده رهبر معظم انقلاب و خوردن غذا در بشقاب استیل/ ساده زیستی ایشان همیشه مثال زدنی است+عکس (50 نظر) مات و مبهوت موندن مهران مدیری از دیدن همزاد خودش تو دورهمی/ چقدرم که شبیه همدیگه هستن!+عکس (37 نظر) مراسم تشییع پدر حامد بهداد، با حضور چهره های سرشناس و بازیگران +عکس/ روحش شاد و یادش گرامی (36 نظر) رهبر معظم انقلاب: من در کلاس اول ابتدایی چشمانم ضعیف بود و تخته سیاه و چهره معلم رو نمی‌دیدم +ویدیو/ از 13 سالگی عینکی شدم (29 نظر) خلاقیت خنده دار هندونه فروش شیرازی، برای فرار از گرما حماسه آفرید/ هنر نزد ایرانیان است و بس... (22 نظر) درخت خرمای بزرگ حیاط باصفای خونه ویلایی زهرا گونش/ نخل های هم قد والیبالیست مشهور ترکیه ای (21 نظر) خلاقیت منحصر به فرد آرایشگر خوش ذوق در تغییر چهره داماد حماسه ساز شد+ویدئو/سلطان بی چون و چرای گریم در سطح خاورمیانه😂 (20 نظر) حضور ساده و بدون تشریفات همسر رهبر معظم انقلاب در یک درمانگاه/ ایشان گفتند من نمی‌خواهم پارتی بازی بکنم+ویدیو (16 نظر) هنرمندان و ورزشکارانی که در مراسم نذری پوریا پورسرخ بازیگر سریال کیمیا حضور داشتند/ علی پروین هم بود+عکس (15 نظر) بازیگرانی که در جوانی فوت شده اند + ویدئو با صدای معتمدی سریال گرگ و میش / روحشان شاد چقدر حیف شدن😥 عسل بدیعی، پوپک گلدره و .. (13 نظر) خلاقیت خنده‌دار اوستا بنّا در ساختن توالت کنار روشویی برای راحتیِ صاحبخانه حماسه آفرید+ عکس/ مغز نیست که فسفر خالصه😂 (10 نظر)
منتخب روز   
(فیلم) سکانس فوق العاده احساسی و عاشقانه از شهاب حسینی و معشوقه‌اش در سریال "شهرزاد" / با چراغی همه جا گشتم و گشتم در شهر هیچکس به تو مانند نشد😍 (فیلم) خرید دکتر مسعود پزشکیان از یک سوپرمارکت در تهران به همراه نوه‌ها و عروسش با کارت بانکی شخصی / نوه‌ها پدربزرگ را به خرج انداخته‌اند اقدام منحصربفرد و زیبای طلافروش یزدی به احترام دختر سه ساله امام حسین(ع)+عکس/ این جور تصاویر مخصوص ایران ماست والسلام👌 (فیلم) رهبر معظم انقلاب: به من می‌گویند شما گفتید سوءاستفاده جویان را افشا نکنید / ما حق نداریم افراد را به صرف گمان متهم کنیم سکانس خوشحالی قُباد از بارداری شهرزاد/ قُباد: من تا الان نمیدونستم از این دنیا و از این زندگی چی میخوام اما الان.... (عکس) هدایای ارزشمندی که پزشکیان در پشت صحنه یک هیئت دریافت کرد / خوشا راهی که آغازش با حسین است ... (ویدئو) شعر سوزناک شهریار برای مادر بزرگش که با شنیدنش اشک از چشمانتان سرازیر خواهد شد به یادماندنی ترین سکانس عاشقانه سریال شهرزاد / از بله گفتن شهرزاد تا مرگ مرگ بزرگ آقا نقش دختر رهبر انقلاب در ترمیم دست مجروح ایشان/ فرزند دختری که به پدر اُنس داشت (عکس) شوخی ظریف با آقای ظریف؛ از مقایسه ظریف با مِسی تا انداختن ماسک به شکل آقای رئیس جمهور!! واکنش عضو دفتر رهبر انقلاب به پست اینستاگرامی پسرش با هشتگ برای ایران، پزشکیان