چه نکاتی را در برگزاری ویدیو کنفرانس باید رعایت کنیم؟

  یکشنبه، 19 شهریور 1402   زمان مطالعه 4 دقیقه
چه نکاتی را در برگزاری ویدیو کنفرانس باید رعایت کنیم؟
ویدئو کنفرانس به سرعت تبدیل به یک استاندارد تجاری در بسیاری از صنایع شده است. برای کسب و کارهای مختلف آموزش کارکنان در خصوص ویدئو کنفرانس بسیار مهم است، به دلیل اینکه استفاده از این تکنولوژی در سرتاسر دنیا روز به روز در حال افزایش میباشد. در اینجا به باید و نبایدی که در ویدئو کنفرانس برای یک تجربه بهتر باید رعایت کنید اشاره میکنیم.

نمی‌خواهیم پیشگویی کنیم اما شاید کرونا به این زودی‌ها شرش را از سرمان کم نکند. هر چقدر که بیشتر در این بحران فرو می‌رویم، کم کم یاد می‌گیریم که کارهایمان را به صورت دیجیتالی پیش ببریم. در این بین افراد شاغل که تا پیش از کرونا در محیط‌های جمعی کار می‌کردند، حالا برای ادامه ارتباط با همکاران خود مجبور به برگزاری کنفرانس‌ ویدیویی شده‌اند و کنفرانس‌ها را هم که می‌دانید، مثل تمام کارها آداب و رسوم خاص خودشان را دارند.

در این مقاله می‌خواهیم چند مورد از بایدها و نبایدهای برگزاری کنفرانس ویدیویی که هم باعث حفظ شأن و پرستیژ کاری و هم امنیت شما طی این مکالمات می‌شوند را با هم مرور کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

فضا را آماده کنید

ترجیحا جای خلوتی را برای برقراری مکالمه انتخاب کنید. اگر این امکان برایتان فراهم نیست، از هدفون استفاده کنید که صدای پس‌زمینه به حداقل برسد. اگر با همسر، خانواده یا هم‌اتاقی‌تان در یک محل هستید پیش از انجام مکالمه به آن‌ها بگویید که با ایجاد سر و صدا مزاحم کارتان نشوند.

پس از این کار، دوربین را در جایی مستقر کنید که تصویر کاملا شفاف و واضحی از شما به طرف مقابل مخابره شود. فاصله‌تان از دوربین را طوری رعایت کنید که نزدیکی و دوری روی کیفیت صدای ارسالی‌تان تأثیر نگذارد. ضمنا بهتر است همیشه دوربین را (اگر به شکل دیوایس جانبی است) هم ارتفاع چشمان‌تان بگذارید تا حین مکالمه به نظر برسد که مستقیما در حال نگاه به دوربین هستید.

به نورپردازی هم توجه داشته باشید. نور طبیعی و مستقیم، بهترین شرایط را ایجاد می‌کند. اما در صورت نبود نور بهتر است از لامپ‌های سقفی استفاده کنید. هرگز جایی ننشینید که منبع نور پشت سرتان قرار داشته باشد چرا که در این حالت با ایجاد تصویر ضد نور مخاطبین‌تان را اذیت خواهید کرد.

ترجیحا پیش از انجام مکالمه هم دستی به سر و روی اتاقتان بکشید که چیز ناخوشایندی به چشم مخاطب شما نرسد. اگر دوست ندارید فضای پشت سرتان دیده شود هم همیشه می‌توانید از بک‌گراندهای مجازی استفاده کنید.

استفاده از بک گراند مجازی

دستی به سر و رویتان بکشید

یکی از بزرگترین مزایای در خانه کار کردن این است که می‌توانید بدون نگرانی شلوارک و لباس‌های راحتی‌تان را بپوشید. اما موقع برگزاری کنفرانس ویدیویی این کار خیلی ایده خوبی نیست. البته این مهم نیست که آرایش داشته باشید یا نه، و حتما لزومی به پوشیدن کت و شلوار ندارید، اما لباسی بپوشید که شخصیت کاری‌تان زیر سؤال نرود.

یک نکته دیگر: از پوشیدن لباس‌های طرح دار یا راه راه بپرهیزید چرا که حواس طرف مقابلتان را پرت می‌کند. ضمنا پوشیدن پیراهن‌های یکدست سفید و یکدست مشکی هم ممکن است باعث به اشتباه افتادن سیستم تنظیم روشنایی خودکار وبکم شما شده و در تصویر اختلال ایجاد کند.

نکات مهم برای شروع مکالمه ویدیویی

بد نیست پیش از شروع کنفرانس، نرم‌افزار مورد استفاده را تست کرده و حتما به یک اینترنت خوب متصل شوید. به شارژ بودن گوشی یا لپ‌تاپ هم توجه کامل داشته باشید. بهتر است چند دقیقه قبل از شروع کنفرانس، اگر امکانش هست، وارد کنفرانس شده و اگر با نرم‌افزار مورد استفاده آشنا نیستید تمام گزینه‌ها و تنظیمات موجود را بررسی کنید تا حین مکالمه مشکلی برایتان پیش نیاید.

پیش از شروع صحبت‌های اصلی هم بهتر است یک چک کلی با سایر اعضا انجام بدهید. بهترین راه این است که همگی با گفتن یک جمله مشخص آمادگی خود را برای شروع صحبت اعلام کنند.

از قطع صدا و تصویر استفاده کنید

تمام نرم‌افزارهای برگزاری کنفرانس ویدیویی، گزینه‌هایی برای قطع موقت صدا و تصویر دارند. این گزینه‌ها در شرایط خاصی می‌توانند کاربرد داشته باشند، مثلا زمانی که بخواهید چند دقیقه‌ای از پشت میز بلند شده و کاری را انجام بدهید. تحت این شرایط حتما صدا را میوت یا تصویر را Pause کنید که ناخواسته و در شرایطی که حواستان نیست، چیزی که دوست ندارید به سمع و بصر سایر شرکت‌کنندگان در کنفرانس نرسد.

موقع صحبت کردن علامت بدهید

در مکالمات رو در رو، فهمیدن این که چه زمان نوبت صحبت کردن شماست کار سختی نیست (هر چند بعضی‌ها همین را هم نمی‌فهمند!). حرکات چهره و دست طرف مقابل نشانه‌های خوبی هستند که بدانید کی نوبت حرف زدن شما می‌رسد. اما تشخیص این موضوع به خاطر تأخیری که معمولا در کنفرانس‌های ویدیویی وجود دارد، چندان راحت نیست.

اگر کنفرانس ویدیویی شما با محوریت صحبت در مورد مشکلات محل کار است، بهتر است از قبل و به تشخیص مدیر نشانه‌ای را برای شروع صحبت در نظر بگیرید. مثلا هر کس که بخواهد صحبت کند حتما باید کف دستش را بالا و به سمت دوربین بگیرد یا کارهای دیگر.

وقتی هم نوبت به حرف زدن شما رسید، واضح و شمرده و با سرعت عادی حرف بزنید. هیچ نیازی هم به داد زدن نیست! مطمئن باشید صدای شما به خوبی به مخاطب‌تان می‌رسد. در غیر این صورت شک نکنید که افراد حاضر به شما تذکر لازم را خواهند داد.

موقع صحبت کردن علامت بدهید

متمرکز باشید

بی‌توجهی یا وانمود کردن به گوش نکردن، در چشم طرف مقابل بی‌ادبی است و باید از این کار بپرهیزید. پس بهتر است هنگام برقراری کنفرانس ویدیویی و زمانی که صحبت می‌کنید، به دوربین نگاه کرده و خوردن و آشامیدن و چک کردن ایمیل و کارهای دیگر را کنار بگذارید.

اگر هم کار واجبی پیش آمد، حتما این موضوع را به مخاطبین‌تان بگویید که در صورت ترک موقت کنفرانس تصور نکنند ارتباط شما قطع شده است.

پیش از اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ را مرتب کنید

اگر حدس می‌زنید که ممکن است حین کنفرانس نیاز به اشتراک‌گذاری دسکتاپ پیدا کنید، پیش از شروع مکالمه دستی به سر و روی دسکتاپ بکشید و اگر اطلاعات حساسی در آن هست، آن را از چشم دیگران پنهان کنید که بعدا مشکلی برایتان پیش نیاید.


  دیدگاه ها
پربحث های هفته   
همسر رهبر معظم انقلاب بعد از خریدن مبل دست دوم توسط رهبری: تا الان زندگی ‌ما طلبگی بوده، الان هم مبل در خانه نیاورید! (200 نظر) مهران مدیری: 11 سال است که از یک مار نگهداری می کنم؛ الان 2 متر و 20 سانتی‌متر هست+عکس (145 نظر) روایتی از عصبانیت رهبر معظم انقلاب از عوض کردن فرش کهنه و نخ نمای خانه شان: اشتباه کردید که عوض نمودید بروید همان زیلوها را بیاورید (106 نظر) تزئین میز عزای سعید راد با شمع و گل و خرما و عکس های یادگاری در خانه مجللشان/ خدا رحمتشون کنه+عکس (105 نظر) عروسِ رهبر معظم انقلاب: بچه ام اسباب بازی ندارد، در اتاق آقا یک میز هست و 6 تا صندلی پلاستیکی و یک تلفن که به دیوار وصل است+عکس (95 نظر) تصویری از خانه ابدی سعید راد، میرزا رضا سریال گیلدخت /روحش شاد و یادش گرامی (68 نظر) خلاقیت خنده دار مغازه دار اردبیلی برای کشاندن مشتری به مغازه حماسه آفرید/ مغز نیس که معدن طلاست😂👌+عکس (57 نظر) ژست‌های سیدمحمد خاتمی با بازیگران در سینما؛ از تعظیم در برابر مهتاب کرامتی تا پُفیلا خوردن در حال تماشای فیلم+عکس/ همراهی همسر سیدحسن خمینی و سام درخشانی با رئیس‌جمهور سابق (31 نظر) رهبر معظم انقلاب: ما درخانه تنها یک فرش دستباف داریم که جهیزیه همسرم بوده بقیه خانه موکت است/ ساده زیستی ایشان مثال زدنی است (32 نظر) استوری تبریک خاص سرلشگر باقری به مناسبت روز چپ دست‌ها به رهبر معظم انقلاب+عکس (31 نظر) نگاهی به جشن تولد عاشقانه 45 سالگی الهام چرخنده بازیگر سریال آوای باران و باکس گل شیک روی میز/ مبارکا باشه+عکس (30 نظر) خلاقیت خنده دار هندوانه فروش سمنانی برای جذب مشتری حماسه آفرید/ مغز نیست که معدن طلای خالصه😂+عکس (27 نظر) مراسم تشییع مادر پژمان جمشیدی، با حضور چهره های سرشناس و بازیگران +عکس/ روحش شاد و یادش گرامی (19 نظر) خلاقیت خنده دار مغازه دار شیرازی برای کشاندن مشتری به مغازه حماسه آفرید/ مغز نیست که معدن طلاست😂👌+عکس (24 نظر) نگاهی به بازیگران و سلبریتی‌هایی که حیوان خانگی دارند+عکس/ از گربه محمدرضا گلزار و نفیسه روشن تا سگ پاکوتاه بهرام رادان و بهاره افشاری (23 نظر)
منتخب روز   
طرز تهیه غذای محبوب ناصرالدین شاه قاجار! /فسنجان ناصری با مواد اعلا ابتکار جالب یک مرد خلاق در دادن انواع لقب به مسعود پزشکیان حماسه آفرید+ویدئو/ هنر نزد ایرانیان است و بس... (فیلم) سکانس فوق عاشقانه شهاب حسینی و لیلا حاتمی در فیلم "پرسه در ماه" / ما کاملا شبیه همیم طرز نگاهامون دو دو زدن چشامون ...😍 استارت تمرینات سخت علیرضا بیرانوند در تراکتور +فیلم/ آقای دروازه بان آمادگی بدن بالایی دارد! سکانس عاشقانه دل باختن قباد به شهرزاد/ نشود فاش کسی آنچه میان من و توست (فیلم) سکانس فوق العاده احساسی و عاشقانه از شهاب حسینی و معشوقه‌اش در سریال "شهرزاد" / با چراغی همه جا گشتم و گشتم در شهر هیچکس به تو مانند نشد😍 (فیلم) خرید دکتر مسعود پزشکیان از یک سوپرمارکت در تهران به همراه نوه‌ها و عروسش با کارت بانکی شخصی / نوه‌ها پدربزرگ را به خرج انداخته‌اند اقدام منحصربفرد و زیبای طلافروش یزدی به احترام دختر سه ساله امام حسین(ع)+عکس/ این جور تصاویر مخصوص ایران ماست والسلام👌 (فیلم) رهبر معظم انقلاب: به من می‌گویند شما گفتید سوءاستفاده جویان را افشا نکنید / ما حق نداریم افراد را به صرف گمان متهم کنیم سکانس خوشحالی قُباد از بارداری شهرزاد/ قُباد: من تا الان نمیدونستم از این دنیا و از این زندگی چی میخوام اما الان....