چه نکاتی را در برگزاری ویدیو کنفرانس باید رعایت کنیم؟

  یکشنبه، 19 شهریور 1402   زمان مطالعه 4 دقیقه
چه نکاتی را در برگزاری ویدیو کنفرانس باید رعایت کنیم؟
ویدئو کنفرانس به سرعت تبدیل به یک استاندارد تجاری در بسیاری از صنایع شده است. برای کسب و کارهای مختلف آموزش کارکنان در خصوص ویدئو کنفرانس بسیار مهم است، به دلیل اینکه استفاده از این تکنولوژی در سرتاسر دنیا روز به روز در حال افزایش میباشد. در اینجا به باید و نبایدی که در ویدئو کنفرانس برای یک تجربه بهتر باید رعایت کنید اشاره میکنیم.

نمی‌خواهیم پیشگویی کنیم اما شاید کرونا به این زودی‌ها شرش را از سرمان کم نکند. هر چقدر که بیشتر در این بحران فرو می‌رویم، کم کم یاد می‌گیریم که کارهایمان را به صورت دیجیتالی پیش ببریم. در این بین افراد شاغل که تا پیش از کرونا در محیط‌های جمعی کار می‌کردند، حالا برای ادامه ارتباط با همکاران خود مجبور به برگزاری کنفرانس‌ ویدیویی شده‌اند و کنفرانس‌ها را هم که می‌دانید، مثل تمام کارها آداب و رسوم خاص خودشان را دارند.

در این مقاله می‌خواهیم چند مورد از بایدها و نبایدهای برگزاری کنفرانس ویدیویی که هم باعث حفظ شأن و پرستیژ کاری و هم امنیت شما طی این مکالمات می‌شوند را با هم مرور کنیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.

فضا را آماده کنید

ترجیحا جای خلوتی را برای برقراری مکالمه انتخاب کنید. اگر این امکان برایتان فراهم نیست، از هدفون استفاده کنید که صدای پس‌زمینه به حداقل برسد. اگر با همسر، خانواده یا هم‌اتاقی‌تان در یک محل هستید پیش از انجام مکالمه به آن‌ها بگویید که با ایجاد سر و صدا مزاحم کارتان نشوند.

پس از این کار، دوربین را در جایی مستقر کنید که تصویر کاملا شفاف و واضحی از شما به طرف مقابل مخابره شود. فاصله‌تان از دوربین را طوری رعایت کنید که نزدیکی و دوری روی کیفیت صدای ارسالی‌تان تأثیر نگذارد. ضمنا بهتر است همیشه دوربین را (اگر به شکل دیوایس جانبی است) هم ارتفاع چشمان‌تان بگذارید تا حین مکالمه به نظر برسد که مستقیما در حال نگاه به دوربین هستید.

به نورپردازی هم توجه داشته باشید. نور طبیعی و مستقیم، بهترین شرایط را ایجاد می‌کند. اما در صورت نبود نور بهتر است از لامپ‌های سقفی استفاده کنید. هرگز جایی ننشینید که منبع نور پشت سرتان قرار داشته باشد چرا که در این حالت با ایجاد تصویر ضد نور مخاطبین‌تان را اذیت خواهید کرد.

ترجیحا پیش از انجام مکالمه هم دستی به سر و روی اتاقتان بکشید که چیز ناخوشایندی به چشم مخاطب شما نرسد. اگر دوست ندارید فضای پشت سرتان دیده شود هم همیشه می‌توانید از بک‌گراندهای مجازی استفاده کنید.

استفاده از بک گراند مجازی

دستی به سر و رویتان بکشید

یکی از بزرگترین مزایای در خانه کار کردن این است که می‌توانید بدون نگرانی شلوارک و لباس‌های راحتی‌تان را بپوشید. اما موقع برگزاری کنفرانس ویدیویی این کار خیلی ایده خوبی نیست. البته این مهم نیست که آرایش داشته باشید یا نه، و حتما لزومی به پوشیدن کت و شلوار ندارید، اما لباسی بپوشید که شخصیت کاری‌تان زیر سؤال نرود.

یک نکته دیگر: از پوشیدن لباس‌های طرح دار یا راه راه بپرهیزید چرا که حواس طرف مقابلتان را پرت می‌کند. ضمنا پوشیدن پیراهن‌های یکدست سفید و یکدست مشکی هم ممکن است باعث به اشتباه افتادن سیستم تنظیم روشنایی خودکار وبکم شما شده و در تصویر اختلال ایجاد کند.

نکات مهم برای شروع مکالمه ویدیویی

بد نیست پیش از شروع کنفرانس، نرم‌افزار مورد استفاده را تست کرده و حتما به یک اینترنت خوب متصل شوید. به شارژ بودن گوشی یا لپ‌تاپ هم توجه کامل داشته باشید. بهتر است چند دقیقه قبل از شروع کنفرانس، اگر امکانش هست، وارد کنفرانس شده و اگر با نرم‌افزار مورد استفاده آشنا نیستید تمام گزینه‌ها و تنظیمات موجود را بررسی کنید تا حین مکالمه مشکلی برایتان پیش نیاید.

پیش از شروع صحبت‌های اصلی هم بهتر است یک چک کلی با سایر اعضا انجام بدهید. بهترین راه این است که همگی با گفتن یک جمله مشخص آمادگی خود را برای شروع صحبت اعلام کنند.

از قطع صدا و تصویر استفاده کنید

تمام نرم‌افزارهای برگزاری کنفرانس ویدیویی، گزینه‌هایی برای قطع موقت صدا و تصویر دارند. این گزینه‌ها در شرایط خاصی می‌توانند کاربرد داشته باشند، مثلا زمانی که بخواهید چند دقیقه‌ای از پشت میز بلند شده و کاری را انجام بدهید. تحت این شرایط حتما صدا را میوت یا تصویر را Pause کنید که ناخواسته و در شرایطی که حواستان نیست، چیزی که دوست ندارید به سمع و بصر سایر شرکت‌کنندگان در کنفرانس نرسد.

موقع صحبت کردن علامت بدهید

در مکالمات رو در رو، فهمیدن این که چه زمان نوبت صحبت کردن شماست کار سختی نیست (هر چند بعضی‌ها همین را هم نمی‌فهمند!). حرکات چهره و دست طرف مقابل نشانه‌های خوبی هستند که بدانید کی نوبت حرف زدن شما می‌رسد. اما تشخیص این موضوع به خاطر تأخیری که معمولا در کنفرانس‌های ویدیویی وجود دارد، چندان راحت نیست.

اگر کنفرانس ویدیویی شما با محوریت صحبت در مورد مشکلات محل کار است، بهتر است از قبل و به تشخیص مدیر نشانه‌ای را برای شروع صحبت در نظر بگیرید. مثلا هر کس که بخواهد صحبت کند حتما باید کف دستش را بالا و به سمت دوربین بگیرد یا کارهای دیگر.

وقتی هم نوبت به حرف زدن شما رسید، واضح و شمرده و با سرعت عادی حرف بزنید. هیچ نیازی هم به داد زدن نیست! مطمئن باشید صدای شما به خوبی به مخاطب‌تان می‌رسد. در غیر این صورت شک نکنید که افراد حاضر به شما تذکر لازم را خواهند داد.

موقع صحبت کردن علامت بدهید

متمرکز باشید

بی‌توجهی یا وانمود کردن به گوش نکردن، در چشم طرف مقابل بی‌ادبی است و باید از این کار بپرهیزید. پس بهتر است هنگام برقراری کنفرانس ویدیویی و زمانی که صحبت می‌کنید، به دوربین نگاه کرده و خوردن و آشامیدن و چک کردن ایمیل و کارهای دیگر را کنار بگذارید.

اگر هم کار واجبی پیش آمد، حتما این موضوع را به مخاطبین‌تان بگویید که در صورت ترک موقت کنفرانس تصور نکنند ارتباط شما قطع شده است.

پیش از اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ را مرتب کنید

اگر حدس می‌زنید که ممکن است حین کنفرانس نیاز به اشتراک‌گذاری دسکتاپ پیدا کنید، پیش از شروع مکالمه دستی به سر و روی دسکتاپ بکشید و اگر اطلاعات حساسی در آن هست، آن را از چشم دیگران پنهان کنید که بعدا مشکلی برایتان پیش نیاید.


دیدگاه ها
  دیدگاه ها
پربحث های هفته   
ناگفته هایی از ساده زیستی سیدابراهیم رئیسی؛ رئیس‌‌جمهوری که سال‌ها اجاره‌نشین بود! (173 نظر) رونالدو کچل کرد ؛ چهره ابرستاره فوتبال جذاب‌تر شد (84 نظر) نگاهی به خانه ساده و بدون تجملات شهید آیت الله آل هاشم+عکس/ساده زیستی و مظلومیت پدر معنوی آذربایجان... (77 نظر) زیباترین اسم های فرزندان بازیگران ایرانی همراه با معنا/ از محسن تنابنده تا شهاب حسینی و ... (42 نظر) نگاهی به حیاط باصفا و دلباز ویلای زیبای بیرانوند و اکرم بانو با نگهبان مجهز +عکس/ دارندگی و برازندگی یعنی این! (38 نظر) دیدار خصوصی خانواده ابراهیم رئیسی، امیرعبداللهیان، آل هاشم و دیگر شهدای خدمت با رهبر انقلاب+عکس/ چهره غمگین پسران وزیر امورخارجه و امام جمعه شهید (11 نظر) دانلود آهنگ جدید "خداحافظ" عرفان طهماسبی/ در سکوت شب خانه زد فریاد اما تو نشنیدی...+فیلم (10 نظر) نگاهی به عروسک بامزه و گوگولی پسر مینا مختاری و بهرام رادان/ الهی چه لُپی داره آقا پسر+ عکس (8 نظر) خلاقیت باحال بهرنگ علوی برای تبریک گفتن تولد بهرام افشاری/ اگه فرانسه به ایفل می‌نازه و ...+عکس (9 نظر) واکنش بسیار جالب نوازنده خیابانی به حضور عادل فردوسی پور در میان مردم عادی/آهنگو کوبید از نو ساخت+ فیلم (7 نظر) صدای بهشتی پسر معلول با آهنگ کردی محلی +ویدئو/چه خوب میخونه... (7 نظر) یک روایت تاریخی : 70 سال پیش، ملاقات خصوصی آقا تختی و شاه مخلوع در رامسر (6 نظر) نگاهی به خونه زندگی علی پروین اسطوره فوتبال/ دو دوست در کنار هم برای یادآوری خاطرات (6 نظر) جسد سید محرومان غرق در طلا و مرمر! تحمیق کاربران فضای مجازی به شیوه اینترنشنال (5 نظر) چهره های غمگین دختر سیدابراهیم رئیسی و پسر حسین امیرعبداللهیان در مراسم بزرگداشت پدرشان در دانشگاه+عکس (5 نظر)
دیگران می‌خوانند   
لذت بخش ترین کار ستاره سادات قطبی در باغ پدری اش/همیشه به خوشی و خنده بانو +فیلم قدم زدن حسین امیر عبداللهیان در محوطه دانشگاه تهران بدون محافظ و تشریفات+عکس/ واکنش و تعجب دانشجویان دیدنیه رونمایی از باغ پدری دردندشت و دلباز ستاره سادات قطبی در اصفهان/ چه هوای سالم و آسمون صافی+عکس چهره شکسته رابعه اسکویی با لباس عروس سفیدش/ رابعه اسکویی طلاق گرفت؟+عکس تیکه سنگین احمدرضا عابدزاده به کریم باقری/ ناراحتی کریم باقری از عقاب+ فیلم گریه های فیلم بردار پرسپولیسی از پشت دوربین/ بغضی که بلاخره شکست+ فیلم با این روش نگهداری، بامیه تا 1 سال تازه می مونه گشت و گذاری کوتاه در طلافروشی لوکس شاهرخ استخری+ویدیو/ شغل دوم و پردرآمد آقای بازیگر! عکس جون جونیِ مازیار لرستانی با منوچهر هادی و خانم های بازیگر در پشت صحنه سریال جدیدش/ اختلاف یا اتحاد ؟ مسئله این است! پاسخ قابل تامل و از روی سعه صدر سیدابراهیم رئیسی به تهمت هایی که علیه ایشان زده شد+ ویدیو استوری غم انگیز بازیگران برای غرق شدن عوامل سریال رویای نیمه شب +عکس نگاهی به انگشتر خاص با طراحی باکلاس مینا مختاری همسر بهرام رادان/ واقعا بهشون میاد +عکس تکه‌تکه‌ات می‌کنم؛ ادعای عجیب شریعتی نماینده تهران علیه تاجگردون!+فیلم/ التهاب در جریان بررسی اعتبارنامه ها ماجرای دختری که عکسش در صفحه رشیدپور منتشر شد +عکس تغییر چهره الهه حصاری «یلدا» سریال هشت و نیم دقیقه بعد 8 سال+عکس/ بهش نمیاد 43 سالش باشه این زن آمریکایی توجه شریعتمداری را به خود جلب کرد استایل باشگاهی رضا گلزار سوپر استار ایرانی/ عضله نمایی آقای بازیگر+ فیلم عکس خانوادگی جذاب از علیرضا طلیسچی +عکس دکوراسیون مدیترانه ای خونه نقلی نسرین نکیسا، بازیگر نقش مادر جیران+فیلم صندلی مشکی پوش سیدابراهیم رئیسی در مراسم بزرگداشت رئیس جمهور شهید در محل قدیم مجلس+عکس رونمایی از قاب موبایل بامزه و گوگولی محسن کیایی،مجری خوش خنده صداتو/ چه طرح مردونه جالب و خاصی+عکس نگاهی به خونه زندگی ساده و بدون تجملات سید ابراهیم رئیسی با رونمایی از عکس بزرگ آن شهید روی دیوار+عکس/ ساده زیستی سید محرومان ... مخده های دهه شصتی شاه نشین مینا مختاری با یخدان چوبی ایوان خانه اش/ اینجا خود بهشته😍 4 قاب دلنشین و پرافتخار از مادرانی که نام فرزندانشان برای همیشه در تاریخ ماندگار شد +عکس/ از رهبر معظم انقلاب تا سیدابراهیم رئیسی ظاهر جذاب و زیبای کیسان دیباج، سهراب سریال از سرنوشت بدون گریم تلویزیونی/ مگه داریم این همه تغییر؟+عکس گشت و گذار جذاب همسر شاهرخ استخری با خواهرشوهرش در طبیعت زیبای بلژیک/ عروس نمونه ایرانی+عکس تعریف و تمجید شهید ابراهیم رئیسی از دخترانش و نظرش درباره فرزند پسر و دختر+ویدئو شوخی جالب محمدرضا گلزار با تاریخ ازدواجش در برنامه صدا و سیما+ویدیو (فیلم) گریه های مردانه یک بچه در مترو بعد از اینکه فهمید رئیس جمهور شهید شده/ خاله چرا سقوط کرد؟ از بهشتی تا رئیسی، شباهت‌ها و عبرت‌ها... دعوت از رهبر معظم انقلاب برای صرف لوبیا پلو وسط برنامه +ویدئو خاطره اخلاقی میثم مطیعی از شهید رئیسی + فیلم کنایه سنگین و نفس گیر اطلاعات به محمود احمدی نژاد /قرار نیست روز از نو، روزی از نو شود! نگاهی به چمدون و کیف مارکدار و باکلاس رضا گلزار و همسرش آیسان خانوم مخصوص سفرهای خارجی+عکس میز صبحانه رنگارنگ و متنوع سپیده بزمی پور برای خانواده همسرش+عکس /تزئین املت عالی شده... کنایه سنگین و تند و تیز عادل فردوسی‌پور به صدا و سیما+ویدیو فیلم نوازندگی مرد عاشق پیشه که تماشاگران را شگفت زده کرد لنگه کفش رونالدو از جنس طلا+عکس/ قبول دارین لیاقتشو داشت؟😎 معرفی بامزه‌ترین مهمان احسان علیخانی در جوکر 2 با کلاه جوجه‌ای و عربده های پر سرو صداش+ویدیو تشکر علی دایی به زبان انگلیسی از هدیه لاکچری باشگاه الهلال+ویدیو
تیتر امروز   
خطر از بیخ گوش حامیم گذشت/ پایان 3 عمل موفقیت آمیز +جزئیات عمل
با این روش نگهداری، بامیه تا 1 سال تازه می مونه
این زن آمریکایی توجه شریعتمداری را به خود جلب کرد
از بهشتی تا رئیسی، شباهت‌ها و عبرت‌ها...
کنایه سنگین و نفس گیر اطلاعات به محمود احمدی نژاد /قرار نیست روز از نو، روزی از نو شود!
اعترافات جدید کلثوم اکبری قاتل زنجیره ای مردان مازندرانی/ من پسرم را هم کشتم!
آیا واقعا انقلاب ایران کار خارجی‌ها بود؟!
بیوگرافی و زندگی خصوصی حامیم، خواننده جوان ایرانی و همسرش+ تصاویر جذاب و دیدنی
رونمایی از معشوقه زیبای ایرانی که رقیب عشقی فرهاد شد+عکس
شهید رئیسی به دنبال حقوق زنان در سینما
دانلود آهنگ جدید «منو تو شاید دنیامون یکی بود» حامیم +فیلم/ قصه عشق من و تو عشق تو یه نگاهه...
دو نفر از یک گروه سریال ساز غرق شدند!
همسر وفادار آیت الله رئیسی به درس و دانشگاه خودش برگشت+عکس
ماجرای فیلم عجیب پخش شده از داخل زندان قزل حصار/ زندانیانی که دو قورت و نیمشون هم باقیه
ماجرای اخراج 6 ایرانی از عربستان پس از بازداشت و بازجویی + فیلم
منتخب روز   
تیکه سنگین احمدرضا عابدزاده به کریم باقری/ ناراحتی کریم باقری از عقاب+ فیلم سلیقه تحسین برانگیز همسر و دختران سید ابراهیم رئیسی در چیدن میزعزای رئیس جمهور شهید در منزلشان با عکسی مشهور از ایشان در سازمان ملل + عکس مراعات همسر به سبک رئیس جمهور شهید؛ از عدم مخالفت با تغییر رشته جمیله علم الهدی از مامایی به علوم انسانی تا کنار آمدن با روزهایی که غذایی در خانه پخته نمیشد+ویدیو سینه زنی شهید آیت الله آل هاشم در مراسم شاخسی (عزاداری شاه حسین گویان)+ویدئو/ لحظات تکان‌دهنده وداع پدر شهید مالک رحمتی با پسرش ... +ویدئو شهید آل هاشم، امام‌ شنبه تا جمعه!+ویدئو/پدر معنوی آذربایجان... حیات وحش بدون سانسور/ ترس، دلهره + فیلم تصاویر باورنکردنی از دوقلوهایی با سه پا و چهار دست مداحی شهید مالک رحمتی در مراسم پیاده روی اربعین در کربلا+ویدیو نگاهی به خانه ساده و بدون تجملات شهید آیت الله آل هاشم+عکس/ساده زیستی و مظلومیت پدر معنوی آذربایجان... دروغ مصلحتی حاج آقا دانشمند به همسرش که 30 سال سر به مهر ماند و اکنون فاش شده است/ خانومم ناراحت شد و گریه کرد+ فیلم تولد 5 قلوهای یک مادر 30 ساله در تبریز+عکس