ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی بیان می دارد ، دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود و هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارد می باشد و دفتریار اول نامیده می شود و می تواند یک دفتریاردوم نیز داشته باشد و در بند ۳ ماده ۶ بیان شده که سایر لیسانس ها به شرط داشتن ۳ سال سابقه دفتریاری در دفترخانه به عنوان معاون سر دفتر مشغول به کار می شود ؛ با توجه به اینکه طبق قانون دفتریار اول به عنوان نماینده سازمان ثبت اعلام گردید عملا هیچ گونه روابط اداری با سازمان ثبت نخواهد داشت و به عنوان مسئول امور مالی دفترخانه انجام وظیفه می نماید و البته از معضلات عمده که در جامعه سردفتران و دفتریاران وجود دارد نگاه کارکنان سازمان ثبت به ایشان دید مغرضانه ای است و متاسفانه تعامل چندانی با دفترخانه ندارند البته در حد رابطه رئیس و رئوس می باشد .
دفتریار کیست؟
دفتریار به نوعی معاون هر دفترخانه می باشد که بعد از سردفتر نفر دوم به حساب می آید. دفتریار (یا دفتریار اول) با پیشنهاد شخص سردفتر و بموجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات منصوب می شود.بنابراین شرط لازم برای دفتریاری معرفی وی توسط سردفتر می باشد که البته چون دفتریار از امتیاز سردفتر استفاده می کند، این روند طبیعی است. شخص دفتریار می تواند یک دفتریار دوم هم داشته باشد.
شرحی بر وظایف دفتریار
در مادتین ۳۰ و ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ سردفتر و دفتریار موظفند نسبت به تنظیم . ثبت اسناد مراجعین مطابق قانون اقدام نمایند که این موضوع دلالت بر معاونت دفتریار دارد . بر خلاف ماده قانون ۱۳۱۶ که علاوه بر وظیفه نگهداری دفاتر وی موظف بود , امور مرجوعه از سوی سردفتر را هم انجام داده و در غیاب سردفتر کلیه وظایف و اختیارات سردفتر را در حدود قانون تنظیم و ثبت اسناد انجام دهد , در قانون ۱۳۵۴ در غیاب یا مرخصی سرذفتر برای اینکه دفتریاری بتواند کفیل دفترخانه شود باید از طرف سازمان به او حکم کفالت ابلاغ شود . در مورد کفالت دفترخانه توسط دفتریار , دفتریارانی که واجد شرایط سردفتری هستند ( موضوع ماده ۶ قانون دفاتر اسناد رسمی ) می توانند عهده دار امر کفالت دفترخانه شوند .
وضع ماده الحاقی ۱۵۱ به قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۸/۱۰/۵۱ و قانون ۱۳۵۴ نگهداری دفتر گردش تمبر نگهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد رسمی ملغی شده است و وظایفی دیگر در این باره بعهده دفتریار نمی باشد .
دفتریاران علاوه بر رعایت تکالیف قانونی باید از نظاماتی که برای انها مقرر می گردد متابعت نمایند لازم به ذکر است مواد ۴۹ الی ۶۹ قانون ثبت اسناد و املاک درباره انها نیز تسری دارد .
با توجه به قانون ۱۳۵۴ می توان نتیجه گرفت که نگهداری دفاتر به استثنای دفتر جاری و شاید تا حدودی دفتر گواهی امضا نظارت بر حسن جریان سایر دفاتر موجود در دفترخانه قانونا بعهده دفتریار دفترخانه خواهد بود . جملات مندرج در صدر ماده ۲۳ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ مبنی بر مسئولیت سردفتر بر کلیه امور نمی تواند باعث زوال تعهد قانونی دفتریار و نظارت دفاتر یاد شده گردد لکن با توجه به بهره مندی دفتریار از ۱۵ درصد حق التحریر اسناد و گواهی امضا نگهداری دفاتر مزبور در مقابل دریافت سهم مذکور تا حدی توجیه پذیر باشد و در غیر این صورت بهره مندی از سهم مذکور توجیه و مبنای حقوقی نخواهد داشت .
برخی معتقند نگهداری نسخه دوم اسناد بعنوان بایگانی اسناد دفترخانه چون جایگزین دفتر نماینده شده است و مسئولیت نگهداری دفتر مذکور بعهده نماینده ثبت بود پس اکنون نگهداری نسخه دوم اسناد بایگانی بعهده دفتریار باشد.(ماهنامه کانون سردفتران و دفتریاران شماره ۵۴ صفحه ۲۲۴ )
اخذ وجوه تودیعی در دفترخانه بموجب ماده ۱۱ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ که قبلا در اختیار نماینده ثبت بوده و این وظایف کماکان بعهده دفتریار می باشد .همچنین نگهداری قبوض سپرده وجوه تودیعی که سابقا بر عهده نماینده اداره ثبت بوده , این وظیفه نیز اکنون به لحاظ ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ به دفتریار محول شده است .
بموجب ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی دفتریار اول دفترخانه مسئول اموری هست که بموجب مقررات به عهده او محول شده است و یا از ظرف سردفتر در خدود مقررات انجام ان امور به او ارجاع می شود که در مورد اخیر سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت.
در تمام اوقات کاری دفترخانه سردفتر و دفتریار باید در محل دفترخانه حاضر بوده و هر یک وظایف خاص خود را در حین تنظیم و ثبت سند انجام دهد و هریک جای خود امضا نماید تا سند تکمیل شود . این امر نیز با شروع سامانه الکترونیک ثبت اسناد سردفتران اسناد رسمی با استفاده از امضا دیجیتال خود نسبت به تایید و امضا اسناد در فضای وب اقدام می نمایند و همچنین امضا دیجیتال دفتریاران اسناد رسمی با ابلاغ ایین نامه کاداستر محقق گردیده است .
لزوم امضا اسناد و دفاتر توسط دفتريار
همان گونه که می دانیم طبق ماده پنج آیین نامه دفاتر اسناد رسمی دفتریاران موظفند اسناد و دفاتر رو مطابق نمونه ای که داده اند امضا نمایند و همچنین ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مقرر کرده است ثبت دفتر باید به امضا متعاملين و سردفتر و دفتريار برسد .
با ابلاغ آیین نامه ماده ۱۹ جامع حدنگار (کاداستر) با آغاز حذف کلیه دفاتر فیزیکی و ماده ۱۱ همین آیین نامه سردفتران و دفتریاران باید با استفاده از امضا دیجیتال خود دفتر ثبت الکترونیک را امضا نمایند .
طبق شیوه نامه دفتر ثبت الکترونیک پس از امضا اسناد توسط متعاملين و اخذ اثر انگشت آنها کلیه اسناد به امضا الکترونیک و تایید نهایی دفتريار و سردفتر خواهد رسید . سپس سند در دفتر الکترونیک ثبت شده و شماره به آن تخصیص داده خواهد شد که نسخه ای حاوی اثر انگشت متعاملين سند چاپ فیزیکی داده شده و به امضا فیزیکی سردفتر و دفتریار خواهد رسیده و تحویل متعاملين خواهد شد .
