گزارش نویسی چیست و چه اهمیتی دارد؟ 

غالب تصمیم‌های مدیران و مسئولان سازمان‌ها و مؤسسات برمبنای گزارش‌هایی است که از قسمت‌های مختلف دریافت می‌دارند و نحوه‌ی تهیه و ارائه‌ی گزارش‌ها، در قضاوت‌ها، عملیات، سرمایه گذاری‌ها، هزینه‌ها، استخدام‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، تشویق‌ها، توبیخ‌ها و به طور کلی در سرنوشت حال و آینده‌ی آن سازمان‌ها و مؤسسات تأثیرگذار می‌باشد، از این رو در تهیه و تنظیم هر نوع گزارش از مرحله‌ی تصور و اندیشه، تا تدوین و بیان و انتقال مفاهیم به خواننده باید نهایت دقت و توجه را مبذول داشت.

تعریف گزارش

گزارش عبارت است از تهیه و ارائه اطلاعات سازمان یافته درباره‌ی اقدامات و رویدادهای انجام شده و یا درحال انجام، که بر مبنای آن، گیرنده‌ی گزارش می‌تواند تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کند.گزارش‌ها در ساده‌ترین شكل خود، نوشتاری هستند، هر چند گزارش‌های گفتاری یا صورت‌های مختلفی همچون فیلم، عكس، اسلاید، لوح فشرده و … نیز تهیه می‌شوند.

معنای لغوی گزارش چیست؟

گزارش در زبان فارسی از ترکیب واژه‌ی گزار و پسوند ش درست شده است (درست مانند آزمایش، پرورش، نکوهش و مانند این‌ها).

گزار و گزاردن هم معنای متنوعی دارند که دو مورد از آن‌ها به بحث ما نزدیک‌تر است:

تفسیر و تعبیر کردن و توضیح دادن (مثلِ خواب‌گزار)

تعریف کردن و مرور آن‌چه گذشته (مثل خبرگزار)

گزارش با این معانی، واژه‌ای کهن محسوب می‌شود و نمونه‌های آن را حتی می‌توان در شاهنامه‌ی فردوسی هم یافت.

در میان برخی فارسی‌زبانان واژه‌ی راپورت و راپور (تلفظ فرانسه‌ی آن) نیز به معنی گزارش، رایج است و حتی ترکیب‌های راپور نویسی و راپور دهی هم با آن ساخته شده و به‌کار می‌رود.

در دوره‌ای که استفاده از زبان عربی در میان فارسی‌زبانان بیش از امروز رایج بود، تقریر کردن هم در بسیاری از نوشته‌ها به‌کار می‌رفت. مثلاً می‌گفتند: چنین تقریر کرده‌اند که…

تقریر امروز هم در زبان تجاریِ عربی، تقریباً معادل Report است و در گفته‌ها و نوشته‌ها هنگام اشاره به گزارش دهی از آن استفاده می‌شود.

اهمیت گزارش نویسی

ما به علت‌های متعددی تصمیم گرفته‌ایم گزارش نویسی را به شکلی جدی در متمم مورد توجه قرار دهیم. از جمله‌ی این علت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

گزارش نویسی یکی از مهارت‌های مهم در تولید محتوا است و تسلط یا عدم تسلط بر آن، می‌تواند سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا (از جمله حضور در فضای دیجیتال و شبکه های اجتماعی) را تغییر دهد.

تهیه‌ی کوچک‌ترین سندهای سازمانی هم نمونه‌ای از تنظیم گزارش محسوب می‌شود و تقریباً هر نوع فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را می‌توان از جنس گزارش نویسی دانست.

کمتر فعالیتی وجود دارد که بتواند در حد گزارش نویسی به رشد و پیشرفت شغلی کمک کند.

مدیران ارشد با ارائه و تنظیم گزارش‌های قوی، هیات مدیره و سهامداران را راضی می‌کنند. مدیران میانی با تکیه بر مهارت گزارش نویسی می‌توانند فعالیت‌های خود را به شیوه‌ای بهتر و اثربخش‌تر ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند که تلاش‌هایشان در میان انبوه فعالیت‌های سازمان گم شود.

گزارش نویسی علاوه بر مدیران ارشد، نیازمند تازه‌واردان و افراد کم‌تجربه در سازمان‌ها نیز هست. 

معمولاً سرپرستان و مدیران، فرصت کافی برای تنظیم گزارش‌ها ندارند و از سوی دیگر ترجیح می‌دهند کارهای نسبتاً تخصصی را به سادگی به همکاران تازه‌وارد خود واگذار نکنند.

حاصل این وضعیت، آن است که یکی از نخستین فعالیت‌هایی که به تازه‌واردها تفویض می‌شود، گزارش نویسی است.

این در حالی است که متاسفانه بسیاری از افراد تازه‌وارد، این فعالیت‌ها را به چشم فرصتی ارزشمند نگاه نمی‌کنند و اغلب آن را نمونه‌ای از بیگاری کشیدن مدیران از زیردستان در نظر می‌گیرند (طبیعتاً با چنین دیدگاهی، تلاش چندانی صرف بهبود شیوه گزارش نویسی خود نخواهند کرد).

با این توضیحات می‌توانیم بگوییم بر خلاف تصور اولیه، رده‌های پایین کارشناسی در سازمان‌ها، معمولاً علاوه بر وظیفه‌ی تنظیم گزارش کار روزانه با کارهای پیچیده‌تر مثل تنظیم گزارشهای مدیریتی نیز درگیر می‌شوند.