نحوه نوشتن صورت جلسه اداری
صورت جلسه اداری چیست؟
نوشتن صورتجلسات ودستور جلسه های مختلف همواره یکی ازمهمترین وظایف مدیران برای برگزاری جلسات مختلف می باشد . اما نوشتن صورتجلسه اداری دارای قواعد واصول خاصی است که عدم رعایت آن موجب ناکارآمد بودن یک صورتجلسه وعدم اثرگذاری آن خواهدشد .
دانستن چگونگی صورت جلسه نویسی صحیح و نوشتن سریع آنها و تدوین و تنظیم یک صورت جلسه بی نقص یک مهارت در ارتباطات تجاری است که بسیار ارزشمند است . عدم وجود صورت جلسه باعث می شود ساعات زیادی در سعی برای بخاطر آوردن اینکه چه کسانی برای انجام چه کارهایی موافقت کرده اند٬ تلف شود .
اصول و قالب صورت جلسات رسمی یا غیر رسمی؟
معمولا متن صورتجلسات باید طوری تنظیم شوند که علاوه بر عدم ابهام ، از چهارچوب اداری خاصی برخوردار باشند چرا که اغلب شرکت کنندگان در جلسات ، از مقام بالای سازمانی برخوردار هستند.
توجه داشته باشید که برای استفاده ی واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی نوشتن صورتجلسه می تواند نقشی کلیدی داشته باشد.چرا که صورتجلسه نوشتن ضمن مکتوب و قابل استناد کردن مطالب کمک می کند تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند .
سلاح خود را عاقلانه انتخاب کنید !
ابزار بسیاری وجود دارند که در یادداشت برداری بهتر به شما کمک می کنند ٬ مثلا می توانید بی درنگ برروی یک لپ تاپ تایپ کنید ٬ از یک ضبط صوت استفاده کنید یا حتی از وایت بردی استفاده کنید که آنچه روی آن نوشته می شود را چاپ می کند . اما آگاه باشید ٬ حتی بهترین و سریعترین لپ تاپ ها هم هنگامی که عمر باطریشان از جلسه کوتاه تر باشد ٬ بی ارزش هستند .
استفاده از تبلت یا تلفن های هوشمند و برنامه های مناسب هم می توانید گزینه های مدرن خوبی باشند به شرط آنکه شما و سازمانتان آمادگی کافی برای استفاده ی کاربردی از آنها داشته باشید .
نکته مهم – همواره یک قلم و کاغذ جایگزین به همراه داشته باشید !
سازمان جلسه چیست؟
بطور کلی در هر جلسه یک نفر به عنوان رئیس، چند نفر به عنوان اعضاء و یک نفر به عنوان دبیر شرکت دارند که اداره جلسات با رئیس جلسه که رئیس جلسه ممکن است در همان جلسه توسط اعضاء تعیین و یا اینکه به موجب مقررات از قبل تعیین گردیده باشد.
رئیس جلسه :
به مانند سایر اعضاء دارای یک رأی خواهد بود با این تفاوت که درصورت مساوی بودن تعداد آراء می تواند نظر نهائی را درخصوص تصویب یا عدم تصویب یک مصوبه ارایه نماید.
دبیر جلسه :
که به عنوان منشی وظایف را انجام می دهد، یا از بین اعضاء انتخاب می شود و یا اینکه از قبل طبق مقررات انتخاب می گردد.
وظایف دبیر جلسه عبارت اند از :
- تهیه دعوتنامه و ارسال آن برای اعضاء و همچنین اطمینان از دریافت توسط اعضاء
- نظارت برآماده بودن محل جلسه و همچنین اطمینان از وسایل مورد نیاز در جلسه
- تنظیم صورتجلسه و به امضاء رساندن آن
- ارسال نسخه ای از صورتجلسه برای اعضاء
- بایگانی سوابق جلسه در دبیرخانه
لازم به ذکر اینکه : حضور تمامی اعضاء در جلسه الزامی و در صورت غیبت باید در صورتجلسه اسامی قید گردد.
صورت جلسه :
صورت جلسه نوشته ای است که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء جلسه ذکر می گردد. به عبارت دیگر نوشته ای است که در برگیرنده مطالب مطرح شده، هم چنین در مورد گفتگو ها و تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری.
چهارچوب صورتجلسه
هر صورت جلسه ای دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شود . حال اینکه برخی از این ارکان بسیار مهم بوده و بدون آنها صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند. اما برخی از ارکان در درجه دوم اهمیت قرار دارند که با نبود آنها صورت جلسه دچار مشکل نخواهد شد.
صورت جلسه و نحوه تنظیم آن
- عنوان جلسه به همراه تاریخ و شماره مربوطه باید در ابتدای صورتجلسه و دربالای صفحه قید شوند .
- موضوع جلسه
- زمان آغاز وپایان جلسه ومکان برگزاری جلسه
- مشخصات کلیه اعضای شرکت کننده درجلسه به همراه تعیین سمت اعضای جلسه
- کلیه مواردیکه در رابطه باآنها بحث و تبادل نظر شده است بصورت خلاصه و تیتر وار
- تصمیمات و دستوراتی که در طول جلسه گرفته شده است .
- مشخص نمودن تاریخ و زمان جلسه بعدی
- امضا شرکت کنندگان درجلسه