امروزه سیستم های حضور و غیاب کاری بیش از مدیریت و ثبت تردد پرسنل انجام میدهند. به همین منظور انتخاب دستگاه متناسب با نیاز و محل مورد نظر از اهمیت بسزایی برخوردار است. در ادامه قصد داریم به به چرایی استفاده و چگونگی انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب بپردازیم. نرم افزار حضور و غیاب مورد استفاده بر روی اکثر سیستمهای کنترل تردد قابلیت یکپارچهسازی با نرم افزار حقوق و دستمزد را دارا هستند. تهیه لیست حقوق و دستمزد از طریق سیستم حضور و غیاب مانع از ورود چندباره اطلاعات تردد پرسنل به سیستم محاسبه حقوق و دستمزد شده که علاوه بر صرفهجویی در وقت و هزینه، منجر به افزایش کارایی و دقت میشود.
برای مقایسه و خرید انواع دستگاه حضور و غیاب کلیک کنید.
با بررسی بازار با تنوع بالای سیستمهای حضور و غیاب مواجه خواهید شد ( انواع سیستم بیومتریک، کارتی و...) که احتمالا این تنوع منجر به تردید شما در انتخاب بهترین گزینه خواهد شد. این مطلب به خریداران کمک میکند تا بفهمند چگونه بازار را بررسی کنند و بهترین سیستم را برای کسب و کار خود انتخاب کنند.
سیستم های کنترل تردد به روشهای مختلفی میتوانند به کسب و کار شما کمک کنند هرچند تصمیم گیری در مورد اینکه کدام یک با نیازهای شما مطابقت دارد، در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت که سیستم کنترل تردد چیست، چه چیزی ارائه میکند و معیارهای انتخاب بهترین آنها کدام است.
سیستمهای حضور و غیاب به کارمندان این امکان را میدهند تا از طریق دستگاه سلعت زنی، رایانههای متصل به اینترنت، دستگاههای تلفن همراه و تلفنهای الکترونیکی زمان ورود و خروج خود را ثبت کنند. در برخی از دستگاهها امکان ثبت تردد با استفاده از پیامک، اپلیکیشنهای رسانههای اجتماعی مانند توییتر و... وجود دارد. هنگام ورود یا خروج پرسنل، داده ها فوراً به نرم افزاری منتقل می شود که می تواند اطلاعات را به صورت یکپارچه به سیستم حقوق و دستمزد شما وارد کند.
این سیستمها چیزی بیش از ردیابی زمان آمدن و رفتن کارکنان را انجام میدهند. در صورت استفاده از سیستم حضور غیاب آنلاین امکان نظارت بر فعالیت کارکنان از طریق موقعیت جغرافیایی یا همان GPS وجود دارد. با استفاده از این سیستم نه تنها امکان ثبت زمان ورود و خروج کارکنان وجود دارد بلکه امکان مدیریت مرخصی (مرخصی با حقوق و بدون حقوق)، تعجیل و تاخیر در ورود و خروج، شیفت بندی زمان کاری، مدیریت ماموریت و دورکاری، تهیه گزارشهای جامع، و در صورت آنلاین بودن نرم افزار بررسی حضور و عدم حضور کارکنان بلادرنگ وجود دارد.
نکته: سیستم های حضور و غیاب چیزی بیش از مدیریت و ثبت زمان ورود و خروج هستند و امکان برنامهریزی شیفت کاری، مدیریت تعطیلات و اوقات فراغت، گزارش کار و... را در اختیار کارفرمایان قرار میدهد. سیستمهای حضور و غیاب، بستری ارائه کرده تا کارمندان بدون نیاز به مراجعه متعدد به واحد منابع انسانی بسیاری از موارد مانند بررسی ساعات کار، برنامههای فعلی و آینده، و ... را پیگیری کنند.
بسیاری از این سیستم ها راه حل های مبتنی بر کلود و داخلی ارائه می دهند. سیستمهای داخلی در سرورهای محل شرکت پیاده سازی شده در حالی که سیستمهای کلود (آنلاین) در فضای در نظر گرفته شده توسط ارائهدهنده سیستم ذخیره و به صورت آنلاین قابل دسترسی است.
با توجه به وسعت عملکرد این سیستمها، جای تعجب نیست که انواع مختلفی از آنها وجود دارد. هنگام مقایسه گزینه های خود، احتمالاً با انواع سیستم های زیر روبرو خواهید شد:
دستگاه ساعت زنی کارتی: هنگامی که یک سیستم کارت زمانی را نصب می کنید، به هر کارمند خود یک کارت با ظاهری شبیه کارت اعتباری اختصاص داده میشود. با کشیدن کارت در دستگاه، ساعت تردد پرسنل در دستگاه ثبت خواهد شد. اما یکی از مهمترین معایب آن امکان تقلب در ثبت تردد توسط پرسنل است. هرچند که مشکلاتی همچون گم کردن یا عدم همراه داشتن کارت نیز از دیگر مشکلات این روش شناسایی محسوب میشود.
کارتهای مجاورت: در این حالت نیاز به تماس کارت با دستگاه نیست و در واقع مبتنی بر خوانندههایی است که کارتهای شناسایی (کارت کنترل تردد RFID ) را در فاصلهای مشخص اسکن میکنند.
سیستم حضور غیاب بیومتریک: با سیستمهای بیومتریک ، دقیقاً میدانید چه کسی در محل مورد نظر تردد داشته است. این سیستمها با استفاد از شاخصههای بیومتریک منحصر به فرد از جمله تشخیص چهره، اثر انگشت، اسکن چشم و ... برای شناسایی هر فرد استفاده میکنند تا اطمینان حاصل کنند که افراد به درستی و بدون تقلب ورود و خروج خود را ثبت کنند. هرچند سیستمهای بیومتریک هزینه بالاتری نسبت به نمونههای کارتی دارند، اما درصد بالاتر اطمینان و ضریب کمتری از تقلب را خواهید داشت. در واقع استفاده از سیستم کنترل تردد بیومتریک، از جمله دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، میزان هک و دور زدن کارمندان برای تقلب در ثبت دادههای ورود و خروج را به صفر میرساند.
اگر شما علاوه بر کارمندانی که در محل سازمان شما مشغول به کار هستند، کارمندان دورکار دارید، بهترین گزینه برای شما استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین نانوتایم 360 درجه و سایر سیستمهای مشابه است. با پیاده سازی این سیستم کارمندان شما بدون محدودیت حضور در محل سازمان و با استفاده از لپ تاپ، رایانه های شخصی یا دستگاه های تلفن همراه خود به ثبت ساعت شروع و اتمام کار خود اقدام کنند.
برخی از مزایای سیستم های حضور و غیاب عبارتند از:
· استفاده از روشهای کنترل تردد دیجیتالی، نیاز به انجام کارهای دستی و تکراری برای ثبت تردد پرسنل و محاسبه حقوق و دستمزد را کاهش میدهد. همچنین میزان خطا و اشتباه در حین ورود و تجزیه و تحلیل اطلاعات برای محاسبه حقوق و دستمزد را به کمترین حالت ممکن میرساند.
· با توجه به این که سیستمهای نرمافزار حضور و غیاب خودکار هستند، احتمال خطاهای انسانی در محاسبات ساعات تردد و محاسبه حقوق و دستمزد کاهش پیدا میکند. کاهش هزینه ها به دلیل عدم نیاز به نیروی انسانی برای ثبت دادههای تردد و بکارگیری نیروی فوق در موقعیت شغلی دیگر به منظور افزایش عملکرد سازمان است.
· مدیریت کارآمدتر زمان از دیگر نقاط قوت استفاده از این سیستم محسوب میشود. این سیستم ها تمام نیازهای زمانی شما – ثبت حضور و غیاب کارکنان، محاسبه اضافه کار و کسر کار، شیفت بندی و .... را در یک برنامه مدیریت می کنند. که علاوه بر مقرونبصرفه بودن منجر به افزایش بهروری میشود.، زیرا کارمندان وقت خود را با جابجایی بین برنامه های مختلف برای درخواست مرخصی یا بررسی برنامه های خود تلف نمی کنند.
· پردازش حقوق و دستمزد دقیق تر با استفاده از نرمافزار حضور و غیاب از دیگر نقاط قوت این سیستم محسوب میشود. در این حالت مجبور به ورود دستی داده ها برای انجام محاسبات حقوق و دستمزد نیستید و در صورت قابلیت یکپارچه سازی با نرم افزار حقوق و دستمزد کلیه محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد به صورت خودکار و بدون هرگونه خطا و اشتباهی انجام خواهد شد.
· امکان ادغام اکثر نرمافزار حضور و غیاب با بسیاری از ابزارهای منابع انسانی نه تنها منجر به یکپارچه سازی دادهها شده بلکه با کاهش وظایف واحد منابع انسانی منجر به بهبود عملکرد این واحد خواهد شد.
عمده مشکلات سیستم های کنترل تردد عبارتند از:
· هزینه: بزرگترین اشکال سیستمهای کنترل تردد هزینههای راهاندازی اولیه و نگهداری آنها است. ساختار هزینه بستگی به انتخاب نوع تکنولوژی و همچنین نوع نرم افزار ( کلود- تحت ویندوز)مورد استفاده دارد. سیستمهای حضور و غیاب کلود هزینههای سالیانه برای تمدید سرویس دارند و این درحالی است که سیستمهای داخلی معمولاً هزینههای راه اندازی ابتدای کار یا ارتقاء (در صورت نیاز) دارند. هزینههای سرویس، نگهداری و پشتیبانی مهمترین هزینههای بعد از راه اندازی سیستم کنترل تردد است.
· برخی از ارائه دهندگان سیتمهای آنلاین (تحت کلود) تنها یک بار هزینه راه اندازی و پیاده سازی را دریافت می کنند. با این حال، برخلاف سیستمهای داخلی، ارتقاء و پشتیبانی نرمافزار در هزینههای ماهانه شما گنجانده شده است.
· خطاها: حتی بهترین برنامه های نرم افزاری نیز ممکن است دچار مشکل شوند. هنگام استفاده از هر نرم افزاری - شامل سیستم های حضور و غیاب - همیشه خطر خطاهای ردیابی یا محاسبات وجود دارد.
با وجود سیستم های بسیار زیاد در بازار، تشخیص اینکه کدام یک برای کسب و کار شما مناسب است دشوار است. هنگام خرید یک سیستم، باید به چه چیزهایی توجه کنید؟
انعطاف پذیری در نحوه ثبت تردد: بهتر است سیستمی را انتخاب کنید که از چندین روش احراز هویت به طور همزمان پشتیبانی کند. ( کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و...). هرچند انتخاب سیستمی با قابلیت پشتیبانی از روشهای مختلف ثبت تردد از جمله استفاده از دستگاه حضور و غیاب، استفاده از اپلیکیشن ( تفان همراه یا سیستم) میتواند نقطه قوت کار محسوب شود.
نرم افزار دقیق و قدرتمند: سیستمهای مجهز به نرم افزار کنترل تردد قوی، با قابلیت شیفت بندی متنوع و امکان تعیین حداقل و حداکثر میزان تعجیل و تاخیراین اطمینان را به شما می دهد که به ازای مدت زمان صحیح و واقعی به کارمندان خود حقوق داده اید. ( آنچه در نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم به طور کامل پیاده سازی شده است برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت www.nanotime.ir مراجعه کنید)
گارانتی و خدمات پس از فروش: یکی از مهمترین نکتهها در حین خرید هرگونه دستگاه الکترونیکی، گارانتی و خدمات پس از فروش است. خرید دستگاه حضور غیاب از شرکتهای معتبر که علاوه بر آموزش دارای خدمات پشتیبانی قدرتمندی هستند از مهمترین نکاتی است که در حین خرید باید به آن توجه کنید.
سازگاری با موبایل: از آنجایی که بسیاری از شرکتها دارای نیروی دورکار هستند یا مدیران همواره در محل شرکت حضور ندارند، استفاده از سیستم با قابلیت دسترسی آنلاین به دادههای تردد و امکان ثبت تردد آنلاین مهم است. این شامل راهحلهایی است که نه تنها به کارمندان از راه دور شما این امکان را میدهد که با ساعت وارد و خارج شوند، بلکه مکان آنها را نیز ردیابی میکنند تا بدانید در جایی که قرار است کار میکنند، کار میکنند. GPS میتواند برای محدود کردن مکانهایی که کارمندان میتوانند از آنجا وارد و خارج شوند یا برای ثبت مکانهای دقیقی که در آن شیفتهای کاری خود را شروع و پایان میدهند، بسیار ارزشمند باشد.
سهولت استفاده: کاربری آسان یکی از نقاط قوت یک سیستم کنترل تردد محسوب میشود. سیستمی که نحوه برقراری ارتباط و کار کردن با آن نیاز به آموزش پیچیده و زیاد نداشته باشد.
یکپارچهسازی: سیستمی را انتخاب کنید که با برنامهها و نرمافزارهایی که قبلاً استفاده میکنید، مانند برنامههای منابع انسانی و حقوق و دستمزد، یکپارچه شود.
اکسس کنترل: برخی از سیستم های حضور و غیاب با بهرهگیری از ماژول کنترل دسترسی امکان محدود کردن سطح دسترسی پرسنل به قسمتهای مختلف سازمان را دارند.
