اگر انتقاد به شیوه نادرست بیان شود، موجب واکنش تهاجمی طرف مقابل می شود و اوضاع را وخیم تر می کند اما اگر هنر و فنون انتقادی سازنده را داشته باشید می توانید به راحتی طرف مقابل خود را تحت تاثیر قرار بدهید و روابط موفقی با دیگران برقرار کنید. در صورتی که شما در بیان انتقادات خود با مشکلاتی مواجه هستید و نمی توانید انتقادی سازنده داشته باشید با ما تا انتهای مطلب همراه باشید.
انتقاد سازنده چیست؟
انتقاد به معنای نقد کردن می باشد و در انتقاد سازنده علاوه بر بیان نواقص و کاستی ها، راهکار هایی برای بهبود شرایط داده می شود زیرا با این کار فرد علاوه بر آگاه شدن از نقاط ضعف خود می تواند از راهکارهای ارائه شده استفاده و در کار خود پیشرفت کند. اما لازم است قبل از انتقاد، شرایط را بررسی کنید که بتوانید انتقادی سازنده داشته باشید زیرا لازم است اصولی را رعایت کنید.
چگونه انتقاد سازنده داشته باشیم؟
ارائه ی انتقاد سازنده و به کارگیری روش صحیح انتقاد از دیگران می تواند نقطه ی شروع مؤثری برای اجرای برنامه های بهبود مانند برنامه بهبود مستمر، تعیین اهداف برای توسعه ی مهارت انتقاد سازنده و افزایش رشد کلی در محل کار باشد. راه کارهای زیر را برای ارائه نقد سازنده به صورت مستقیم و عملی در نظر بگیرید:
۱. استفاده از روش ساندویچ را مدنظرتان داشته باشید
برای توسعه مهارت انتقاد سازنده خود، بهتر است تکنیک ساندویچ را در نظر بگیرید. روش ساندویچ، انتقاد سازنده را بین تحسین و ستایش از افراد ارائه می دهد. با استفاده از این راهبرد، ارزیابی یا بازبینی کارکنان با ستایش از اقدامات آن ها، قبل از بحث درمورد جنبه هایی از عملکردشان که به بهبود نیاز دارند، آغاز می شود؛ سپس نقد با ستایش خاص دیگری به پایان می رسد. استفاده از استراتژی ساندویچ در ارائه ی انتقاد سازنده، می تواند روشی مؤثر برای ارائه ی بازخورد عملی به کارکنان باشد. با شروع گفت وگوی خود با ستایش درباره ی موفقیت، اخلاق کاری بالا یا هدف تحقق یافته، در نظر داشته باشید که هنگام انتقاد از کارمند خود، از استراتژی ساندویچ استفاده کنید. بر ارائه ی مشاوره و برنامه های مفید برای بهبود تمرکز کنید و قبل از پایان دادن به مکالمه، کمک خود را ارائه دهید.
نکته: پیش از ارائه ی انتقاد سازنده، برای یادداشت کردن بازخوردهایتان ابتدا بنویسید چه چیزی را تحسین می کنید، زمینه ی قابل بهبودی که روی آن تمرکز خواهید کرد کدام است و در آخر یک ستایش خاص دیگر برای کاری که به خوبی انجام شده یا فراتر از حد انتظار است، بنویسید.
مثال: «در ابتدای ارائه، یک نمای کلی از آن شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) که شما برای پوشش این سه ماهه برنامه ریزی کردید، ارائه شد؛ با این حال، به نظر می رسد که طرح کلی پشتیبانی از چگونگی ردیابی KPI ها برخی از اطلاعات اصلی را، مانند اهداف و استراتژی های هدفی که اعمال می شوند، از دست می دهد. در صورتی که رئوس مطالب خود را به گونه ای بازنگری کنید که شامل ۱ تا ۲ هدف خاص باشد که تیم آن ها را تعیین خواهد کرد و همچنین راهکارهایی را در بر بگیرد که شرکت برای نظارت بر پیشرفت از آن ها استفاده می کند، این بازنگری به شما کمک می کند تا برنامه ی پروژه ی خود را عملی کنید. ساختار کلی استدلال شما قوی است، گرچه با درج اطلاعاتی که درمورد آن ها بحث کردیم، احساس می کنم ارائه ی قدرت مندتری خواهد بود.»
۲. از سیاست کلامی «من» استفاده کنید
با استفاده از عباراتی مانند «من فکر می کنم»، «من احساس می کنم» و «من پیشنهاد می کنم» مطمئن شوید که شخصی که انتقاد سازنده یا بازخورد را دریافت می کند، متوجه می شود که انتقاد به وضعیت یا رفتار مربوط است، نه به خودِ آن شخص. این امر دیدگاه شما را نیز تقویت می کند و به شخص مقابل می فهماند که شما چگونه شرایط را می بینید. این کار باعث می شود که شخص مقابل بتواند خود را از انتقادات شما جدا کند. وقتی از عبارت «من» برای انتقاد سازنده استفاده می کنید، می توانید مطمئن شوید که احتمال سوء تفاهم از بین می رود. تمرکز بر چگونگی تأثیر اقدامات، نتایج یا خروجی های محصول بر نقش شما و چگونگی تأثیر آن ها در شرکت می تواند بر کارکنانتان تأثیر بگذارد، زیرا وقتی از عبارت «من» استفاده می کنید، باعث می شوید مکالمه مؤثرتر از زمانی باشد که از خودتان را از موضوع بحث خارج می کنید.
نکته: هنگام استفاده از سیاست کلامی «من» برای ارائه ی انتقاد سازنده، بر این نکته تمرکز کنید که عملکرد کارکنان شما، چه مثبت و چه منفی، بر مسئولیت های شغلی شما تأثیر گذاشته است. مطمئن شوید که در مورد فرصت های پیشرفت صحبت کرده اید و راهنمایی خود را ارائه دهید.
مثال: «من ایده ی شما را برای اجرای یک محصول جدید دوست داشتم؛ با این حال، احساس می کنم که اگر درمورد راهبردهایی که برای تولید استفاده می کنیم، نمونه های مشخصی وجود داشته باشد، طرح کلی روشن تر خواهد شد.»
۳. هنگام ارائه ی انتقاد سازنده روی عمل یا رفتار تمرکز کنید
هنگام انتقاد سازنده، تمرکز بر عمل، نتیجه یا رفتاری خاص که می خواهید بهبود پیدا کند مهم است؛ به عنوان مثال، اگر یکی از کارکنان شما اهداف تعیین شده ی روزانه یا هفتگی را برآورده نمی کند، شما باید روی این که چه برنامه ای می تواند به افزایش بهره وری کارکنانتان کمک کند، تمرکز کنید. به همین ترتیب، هنگام تمرکز بر عملکرد و پیشرفتی که می خواهید مشاهده شود، آن ها را به اشخاص نسبت ندهید. مثلا از عبارات «اعداد»، «عملکرد» یا «پروژه»، به جای «اعداد تو» و «عملکرد تو» استفاده کنید. اگرچه مهم است که کارکنان بپذیرند باید پاسخگو باشند، اما ارائه ی مداوم انتقاداتی که روی «شما» تأکید دارند و نه روی موقعیت، برخی اوقات به بهره وری کم تر منتهی می شود.
نکته: قبل از انتقاد سازنده، نوشتن موارد خاص یا اقداماتی را در نظر بگیرید که می خواهید به آن ها پرداخته شود و بهبودشان را مشاهده کنید.
مثال: «ارائه به خوبی انجام شد؛ با این حال، در مورد اعداد می توانست شواهد بیش تری داشته باشد.»
۴. ستایش مثبت ویژه ای را در نظر داشته باشید
بهره وری، عملکرد، توانایی های بیش از حد انتظار یا موفقیت دیگری را به شکل خاصی ستایش کنید. این به کارکنان شما اجازه می دهد تا روی وظایف و مسئولیت هایی که به طور رضایت بخش یا بالاتر از استاندارد آن ها را انجام می دهند، تمرکز کنند؛ سپس می توانند این نقاط قوت را در برنامه های بهبود که ممکن است شما برای مهارت ها یا عملکرد ضعیف تر اجرا کنید، به کار گیرند.
نکته: در هنگام به کارگیری مهارت انتقاد سازنده، در نظر داشته باشید که برای هر انتقادی که می کنید، بر ۲ عملکرد فوق العاده تمرکز کنید.
مثال: «سخنرانی فوق العاده قوی و خوب نوشته شده بود؛ با این حال، احساس می کردم که اگر احساسات بیش تری در آن وجود داشته باشد، می توانست مؤثرتر باشد. شما بسیار خوب و با ثبات صحبت کردید، به خصوص در بخش معرفی و اختتامیه، گرچه حضار با احساسات و لحن، بیش تر درگیر می شدند.»
۵. هنگام ارائه ی انتقاد سازنده، بازخورد عملی بدهید
ارائه ی بازخورد در انتقاد سازنده مهم است؛ چراکه کارکنان شما می توانند برای رسیدن به هدف های جدید و بهبود عملکرد، بهره وری، مهارت ها یا سایر زمینه های خود، بلافاصله آن را عملیاتی کنند. درباره ی راهبردهایی که شما و کارمندتان می توانید برای پیشرفت در آن استفاده کنید، بحث کنید؛ به عنوان مثال، اگر بهره وری کارکنان پایین است، می توانید یک چک لیست یا صفحه ی گسترده ی روزانه تهیه کنید تا کارهای فوری، کارهای مهم و کارهایی که اگر انجام شوند بهتر است را ترسیم کند؛ سپس کارکنان می توانند در لیست وظایف خود جابه جا شوند، اطمینان حاصل کنند که اهداف تعیین شده را انجام می دهند و مدیران روی پیشرفت آن ها نظارت دارند. به همین ترتیب، ممکن است بخواهید انگیزه هایی برای کارکنان به وجود بیاورید تا فراتر از استاندارد عمل کنند.
نکته: هنگام ارائه ی بازخورد، هم زمان روی یک قسمت پیشرفت متمرکز شوید و برای عملی کردن برنامه های توسعه با کارکنان کار کنید. با انجام این کار، انتقاد سازنده باعث بهبود عملکرد خواهد شد.
مثال: «اگرچه وظایف در حال اتمام هستند، اما کیفیت به دلیل عجله در کار دچار مشکل می شود. بیایید دریابیم که چگونه می توانیم کیفیت را بهبود بخشیم، در حالی که هنوز انتظارات شرکت را برآورده می کنیم. چه احساسی خواهید داشت اگر ما برنامه ی بهبود را با در نظر گرفتن جزئیات کارهای اجباری و اضافی شما بنویسیم؟ به این ترتیب، می توانیم نحوه ی عملکرد شما در کارهای روزمره را کنترل کنیم. اگر مسئله مدیریت زمان باشد، این برنامه می تواند به ما اجازه دهد که آن را شناسایی و برایش برنامه ی جداگانه ای را تنظیم کنیم.»
چگونه انتقاد سازنده را بپذیریم؟
پذیرش انتقاد سازنده می تواند حتی سخت تر از ارائه دادن آن باشد؛ بنابراین، نکاتی را برای شیوه ی بروز واکنش مثبت در ادامه ی مطلب آورده ایم:
۱. مانع بروز واکنش اولیه ی خود شوید
اگر در حال شنیدن انتقاد سازنده هستید و احساس می کنید ممکن است واکنش منفی ای بروز دهید، درنگ کنید و خود را آرام کنید. تمام تلاشتان را بکنید تا به طور کلی واکنش نشان ندهید. تعدیل واکنشتان از بروز حالات چهره ای تحقیرآمیز و طعنه های واکنشی جلوگیری می کند. این موارد می توانند بر پیشبرد مکالمه تأثیر بدی بگذارند.
۲. فواید انتقاد سازنده را به یاد بیاورید
به یاد داشته باشید که هدف از انتقاد سازنده کمک به شما برای بهبود مهارت ها، بهره وری و روابطتان است. فراموش نکنید که یک بازخورد دقیق و سازنده می تواند بینشی به شما بدهد که هرگز به روش دیگری نمی توانستید به آن برسید.
۳. گوش دهید و متوجه شوید
حین دریافت انتقاد سازنده، به دقت به آن گوش دهید و در برابر تمایل به «دفاع از خود» مقاومت کنید؛ در عوض، به فرد اجازه دهید که افکار خود را کامل و بدون وقفه با شما در میان بگذارد. وقتی حرفشان تمام شد، با تکرار آن چه شنیده اید نشان دهید که متوجه منظورشان شده اید.
مثال: «در واقع، شما به من می گویید که باید با خو ش رویی بیش تری با مشتریان رفتار کنم؛ درست است؟»
۴. بابت انتقاد سازنده تشکر کنید
تشکر کردن بخش مهمی از رعایت ادب هنگام دریافت انتقاد سازنده است. صرف نظر از احساستان به فردی که به شما بازخورد می دهد، باید به چشم های او نگاه کنید و برای به اشتراک گذاشتن نقد سازنده اش، از او تشکر کنید. هم چنین، کلماتتان را بچگانه انتخاب نکنید. سنجیده عمل کنید و بگویید «من واقعا از این که وقت گذاشتید و در این باره با من صحبت کردید، از شما تشکر می کنم». این راهی برای تأیید تلاشی است که همکارتان برای ارزیابی شما و به اشتراک گذاشتن افکارش انجام داده است.
۵. با طرح سؤال، انتقاد سازنده را تجزیه وتحلیل کنید
برای دریافت وضوح بیش تر و درک دیدگاه دیگران، باید سؤالاتی تکمیلی طرح کنید. هنگام شنیدن انتقاد سازنده، از درگیر شدن در بحث خودداری کنید؛ در عوض، مواردی را بپرسید که جزئیات بیش تری را درمورد چگونگی پیشرفت شما ارائه می دهند. برای مثال، می توانید نمونه های خاصی را جست وجو کنید تا به شما در درک موضوع کمک کند؛ هم چنین، سعی کنید دریابید که مسئله ی شما غیرعادی است یا به دنبال راه حل های عینی تر برای رسیدگی به آن بازخورد باشید.
۶. به شکلی حرفه ای گفت وگو را خاتمه دهید یا برای پیگیری ادامه ی آن، درخواست زمان کنید
بعد از طرح سؤالاتی که می خواستید و در صورتی که احساس می کنید مکالمه در حال اتمام است، باید برای ادامه ی آن برنامه بریزید. برنامه را واضح بیان کنید و دوباره از فرد مقابل برای انتقاد سازنده اش تشکر کنید؛ سپس باید مکالمه را پایان دهید و کارتان را پیش ببرید. بدین صورت، اگر رئیستان مسئله را مطرح کرده یا رسیدگی به مشکل زمان بر باشد، شاید بهتر باشد که درخواست ملاقات دیگری کنید. این دیدار بعدی می تواند زمانی را در اختیارتان قرار دهد که انتقاد سازنده ی دریافتی را پردازش کنید، از دیگران توصیه هایی را دریافت کنید و به راه حل هایی بیندیشید؛ هم چنین، در آینده فرصتی را برایتان فراهم می کند که سؤالات بیش تری را مطرح کنید و گام های بعدی تان را واضح و شفاف بردارید.
۷. از رشد کردن نترسید
یادگیری حرفه ای ترین راه ها برای ارائه و پذیرش انتقاد سازنده مهم است، چون معمولا تنها راهی است که ما را متوجه ضعف هایمان می کند. اگر حالت دفاعی بگیریم یا وارد بازی سرزنش کردن شویم، ریسک از دست دادن بصیرتی باارزش را به جان می خریم. به یاد داشته باشید که بازخورد دادن آسان نیست و قطعا پذیرفتن آن نیز سادت نیست، ولی به رشد همه ی ما کمک می کند.
با توجه به مطالب بالا، انتقاد سازنده اصولی دارد که با رعایت آن ها می توانید انتقاد مناسبی داشته باشید. اگر با وجود رعایت نکات بالا انتقاد سازنده ای نداشتید می توانید با مشاور صحبت کنید و او با بررسی مسائل عمیق تر می تواند مسئله را ریشه یابی کند و راهکارهای مناسبی برای داشتن انتقادی سازنده به شما بدهد.
ضرورت درمان کم حرفی و راهکارهای حل آن
