مقدمه:
از نگاه کلی می توان عملکرد مرکز جذب اعضای هیأت علمی را به سه بخش مجزا به قرار زیر تفکیک نمود:
- فرآیند جذب
- فرآیند تبدیل وضعیت
- فرآیند عمومی
هریک از فرآیندهای اشاره شده نیز به نوبه ی خود شامل زیر فرآیندهای مختلفی میباشد.
در این بخش ابتدا فرآیند تبدیل وضعیت به طور خلاصه توضیح داده می شود و سپس نحوه عملکرد سامانه در فرآیند ثبت اولیه اطلاعات، آموزش داده شده می شود.
.1 انواع تبدیل وضعیت
پیش از پرداختن به عملکرد فرآیند تبدیل وضعیت لازم است نخست وضعیتهای ممکن مورد بررسی قرار گیرد.
جدول 1 : وضعیتهای ممکن در تبدیل وضعیت
|
نام وضعیت |
ردیف |
|
پیمانی |
1 |
|
راتبه |
2 |
|
طرح سربازی |
3 |
|
کارشناس به هیات علمی |
4 |
|
رسمی آزمایشی |
5 |
|
رسمی قطعی |
6 |
از بین تمامی حالات ممکن (تبدیل از هر وضعیت به هر وضعیت) جهت تبدیل وضعیت بر اساس قوانین و آیین نامه های موجود، تنها بخشی از آنها قابل تعریف میباشد.
شکل 1 نمایش دهنده گراف تبدیل های مجاز در فرآیند تبدیل وضعیت می باشد. همچنین این امر در قالب جدول 2 به شکل خلاصه آمده است.
شکل 1: گراف تبدیل های مجاز در فرآیند تبدیل وضعیت
جدول 2: تبدیل های مجاز در فرآیند تبدیل وضعیت
|
ردیف |
از |
به |
|
1 |
پیمانی |
رسمی آزمایشی، رسمی قطعی |
|
2 |
راتبه |
پیمانی، طرح سربازی |
|
3 |
طرح سربازی |
پیمانی |
|
4 |
کارشناسی به هیات علمی |
رسمی آزمایشی، رسمی قطعی |
|
5 |
رسمی ازمایشی |
رسمی قطعی |
|
6 |
رسمی قطعی |
- |
شرح فرایند تبدیل وضعیت
جهت تکمیل روند تبدیل وضعیت، لازم است پرونده الکترونیکی متقاضیان، چهار مرحله نظیر آنچه در شکل 2 آمده است را سپری نمایند. مراحل مذکور عبارتند از:
شکل 2: فرایند تبدیل وضعیت
ثبت اولیه / فراخوان
جهت آغاز فرآیند تبدیل وضعیت لازم است دانشگاه برای اعضای هیأت علمی ثبت نام اولیه نماید. از این رو زیر فرآیند جاری به منظور پوشش این امر در نظر گرفته شده است. توضیحات تکمیلی در این خصوص، در سندی مجزا با نام "زیرفرآیند ثبت اولیه" آمده است.
از آنجایی که انجام فرآیند تبدیل وضعیت برای متقاضیان " کارشناس به هیأت علمی" منوط به شرکت در فراخوان میباشد. لذا آغاز فرآیند برای این دسته از متقاضیان، شرکت در فراخوان بوده و نیازمند تکمیل " زیر فرآیند ثبت اولیه" نمی باشند. به این منظور در فرآیند ارائه شده در شکل 2، بلوکی با عنوان " فراخوان" اضافه شده است.
- ثبت نوع تبدیل وضعیت: در این زیر فرآیند پس از بررسی صلاحیت متقاضیان جهت تبدیل وضعیت (بر اساس ضوابط و آییننامههای اجرایی) دانشگاه قادر است درخواست تبدیل وضعیت را به همراه نوع آن در سامانه ثبت نماید.
- تبدیل وضعیت: پس از ورود متقاضی به این زیر فرآیند، مراحل بررسی صلاحیت علمی، عمومی، استعلام و تحقیق آنان انجام میپذیرد.
- مرکز جذب: ارسال پرونده و نیز آمادهسازی آن جهت طرح در جلسه هیأت مرکزی موضوع مورد بحث در این زیر فرآیند است.
نحوه عملکرد سامانه ثبت نام
مرحله ثبت اولیه اطلاعات
- به منظور آغاز فرآیند ثبت یک پرونده تبدیل وضعیت در سامانه نور رضوی، لازم است کاربر دانشگاه از طریق نام کاربری و رمز عبور خود وارد گشته و نام و مشخصات اولیه ی عضو هیأت علمی خود را که حائز شرایط تبدیل وضعیت می باشد، در سامانه ثبت نماید. برای این کار نخست از منوی سمت راست وارد بخش تبدیل وضعیت شده سپس از بین زیر فرآیندهای آن قسمت ثبت اولیه اطلاعات انتخاب گردد.
- در مرحله بعد کاربر وارد صفحه ثبت اولیه اطلاعات می گردد. در صفحه باز شده با کلیک بر روی دکمه ثبت اطلاعات، وارد صفحه جدیدی جهت ورود اطلاعات اولیه عضو هیأت علمی شده و کاربر می تواند مشخصات خود را ثبت کند.
- پس از ورود مشخصات مذکور، کاربر قادر است با زدن دکمه افزودن، درخواست خود را ثبت نموده و در صورت نیاز با تکرار همین روند اقدام به ثبت درخواستهای اعضای دیگر هیأت علمی نماید. لازم به توضیح است درخواستهای ثبت شده در قالب جدولی، در پایین همان صفحه به نمایش در میآید.
- با اتمام فرآیند ثبت اولیه اطلاعات کاربر دانشگاه به صفحه انباشت ثبت اطلاعات هیأت علمی رفته و با کلیک بر روی آیکون Refresh ، مجموع درخواستهای ثبت شده خود را مشاهده نماید.
- پس از ثبت اولیه درخواست در دانشگاه برای یک متقاضی تبدیل وضعیت، در مرحله دوم لازم است کارشناسان مرکز درخواست وی را بعد از بررسی اولیه تأیید نمایند تا مقدمات شکل گیری کاربر جدید سامانه، تکمیل گردد.
مرحله تکمیل اطلاعات متقاضی
- پس از ثبت درخواست تبدیل وضعیت و نیز تأیید مرکز جذب، لازم است اطلاعات فرد متقاضی توسط خودش در سامانه تکمیل گردد.
- جهت تکمیل اطلاعات، متقاضی میتواند با مراجعه به پورتال رسمی مرکز به آدرس www.mjazb.ir وارد بخش اعضای هیأت علمی گردد.
- پس از کلیک بر روی بخش اعضای هیأت علمی ، متقاضی میتواند اقدام به ایجاد حساب کاربری نماید. به این منظور لازم است وی از طریق لینک ایجاد حساب کاربری، وارد صفحه اختصاصی ایجاد حساب شده، سپس با تکمیل اطلاعات خواسته شده در آن، بر روی دکمه افزودن کلیک نماید تا حساب مربوطه ایجاد گردد.
- پس از ساخت حساب کاربری متقاضی میتواند وارد صفحه پروفایل خود شود. در صفحه نخست سامانه لازم است متقاضی تبدیل وضعیت از طریق لینک مشاهده اطلاعات، وارد بخش تکمیل رزومه گردد. لازم به توضیح است از آنجاییکه روند تکمیل رزومه به طور کامل در راهنمای سامانه آمده، از تکرار مجدد آن در این نوشتار پرهیز شده است.
- پس از تکمیل رزومه متقاضی در سامانه، نیاز است این روند توسط وی تأیید گردد.
- سرانجام با زدن تیک تأیید و کلیک بر روی دکمه افزودن، روند تکمیل اطلاعات توسط متقاضی به پایان میرسد.
مرحله بررسی رزومه
- با تکمیل رزومه توسط متقاضی روند ثبت اولیه اطلاعات نیازمند بررسی و تأیید نهایی توسط کاربر دانشگاه میباشد. از این رو لازم است وی با ورود به کارتابل دانشگاه در سامانه رضوی از طریق منوی فرآیندها مجدداً مشابه آنچه پیشتر در بخش ثبت اولیه اطلاعات ، وارد زیرفرآیند ثبت اولیه اطلاعات گردد.
- در این زیرفرآیند کاربر دانشگاه میتواند با کلیک بر روی عبارت موجود در بلوک بررسی رزومه وارد صفحه اختصاصی انباشت بررسی رزومه گشته و سپس از طریق آیکون آبی رنگ، آخرین آیتم از کادر مشخص شده، پس از مشاهده فرم شماره 1 ، کلیه مدارک متقاضی را بررسی نماید.
- پس از بررسیهای یاد شده کاربر میتواند از طریق گزینه های پایین صفحه، رزومه ی متقاضی را تأیید نموده و زیر فرآیند ثبت اولیه اطلاعات را خاتمه دهد و یا با اعلام نقص، امکان ویرایش مجدد رزومه را به متقاضی اهدا نماید.
- بدیهی است پس از رفع نقص توسط متقضی روال توضیح داده شده تا اخذ تأیید نهایی از دانشگاه (کاربر دانشگاه) ادامه مییابد. در پایان لازم به توضیح است روند بررسی رزومه در این زیرفرآیند از فرآیند تبدیل وضعیت دقیقاً مشابه روند مذکور در زیرفرآیند جذب دانشگاه مرحله یک از فرآیند جذب میباشد.
