اهمیت و چگونگی خود ارزیابی کارکنان در سازمان

خودارزیابی زیرمجموعه مهمی از ارزیابی عملکرد کارمندان است. در فرایند خودارزیابی، کارمندان فرصت دارند عملکردشان را با نگاهی موشکافانه و دقیق تحلیل کنند و نقاط ضعف و قوت خود را بررسی کنند. با این روش، کارمندان فهرست دقیقی از دستاوردهایشان را خواهند داشت و همچنین با بررسی اشتباه هایشان متوجه خواهند شد در چه زمینه هایی باید مهارتشان را بهبود ببخشند. خودارزیابی از آن دست کارهایی است که در بسیاری از سازمان ها نادیده گرفته می شود. نوشتن گزارشی از دستاوردها و موفقیت شغلی به گونه ای که گزارش شما تعریف از خود و لاف زدن نباشد دشوار است. در بسیاری از موارد، فرم های ارزیابی عملکرد بایگانی می شوند و تأثیری در رشد و بهبود عملکرد ندارند؛ اما نکاتی وجود دارد که رعایتشان به نوشتن یک گزارش خودارزیابی اثرگذار کمک می کند. چنین گزارشی عملکرد شغلی شما را بهبود می بخشد و بازخوردهای مفیدی را در اختیار سازمان قرار می دهد.

دلایل اهمیت خود ارزیابی

خودارزیابی در نظرِ بسیاری از کارمندان فرایندی وقت گیر و خسته کننده است؛ اما این فرایند یکی از مهم ترین فرایندهایی است که اجرای صحیح و دقیق آن فواید زیادی برای سازمان ها به ارمغان می آورد. دلایل اهمیت خودارزیابی در ساختار سازمان های امروزی عبارت اند از:

۱. ایجاد انگیزه با خود ارزیابی

زمانی که فرصت خودارزیابی به کارمندان داده می شود، آنها احساس قدرت می کنند. کارمندان متوجه می شوند نظراتشان اهمیت دارد و در جلسات ارزیابی عملکرد، از نظرات آنها استفاده می شود و این از راه های مؤثر برای انگیزه دادن به کارکنان است. هر کارمند در فرایند ارزیابیِ عملکرد مشارکت و حضوری فعال دارد. اهدافی که کارمندان در فرایند خودارزیابی برای خود تعیین می کنند و نحوه ارزیابی آنها به مدیران کمک می کند تا کارمندان باانگیزه را تشخیص دهند. نیروی کار باانگیزه عملکرد بهتری خواهد داشت و به پیشرفت و رشد سازمان کمک خواهد کرد.

۲. ایجاد احساس تعلق خاطر به کار با خود ارزیابی

خودارزیابی احساس تعلق خاطر به کار و مسئولیت پذیری را به ویژه در کارمندان تازه کار افزایش می دهد. با این رویکرد، کارمندان احساس مسئولیت بیشتری نسبت به اقدامات خود خواهند داشت. انجام خودارزیابی باعث می شود کارمند از یک تماشاگر غیرفعال به عنصری فعال و اثرگذار در پروسه ارزیابی تبدیل شود. مدیران با به کارگیری این رویکرد به کارمندانشان ثابت می کنند نظرات آنها جدی گرفته می شود.

۳. رابطه مدیر ـ کارمندیِ سالم با خود ارزیابی

خودارزیابی روابط بین مدیر و کارمند در محل کار را بهبود می بخشد و ارتباطی مداوم بین آن دو ایجاد می کند. به این ترتیب، احتمال کشمکش و تضاد بین مدیر و کارمندان به حداقل می رسد.

۴. ارتباط دوطرفه از دلایل خود ارزیابی

زمانی که ارتباط بین مدیر و کارمند ارتباطی دوطرفه باشد، فرایند مدیریت عملکرد بهترین نتیجه را در پی خواهد داشت. اهمیت ارتباط دوطرفه معمولا در تعاملات روزانۀ مدیران و کارمندان نادیده گرفته می شود. خودارزیابی شکلی رسمی به این تعاملات می دهد و راه را برای ارتباط دوطرفه مدیر و کارمند هموار می کند. این ارتباط دوطرفه عملکرد کلی کارمندان را روشن می کند و همچنین تصویری واضح و بینشی عمیق از دستاوردها و کاستی های آنها را در اختیار مدیران قرار می دهد. خودارزیابی بهانه خوبی برای برقراری ارتباط موثر با مدیرتان است. شما می توانید درباره برنامه شغلی و عملکرد خود با مدیرتان صحبت کنید.

۵. کاهش اختلافات با خود ارزیابی

دیدگاه مدیران و کارمندان باهم تفاوت دارد. حتی مدیرانی که ارتباط نزدیکی با تیم خود دارند نیز نمی توانند همیشه داستان را از دیدگاه کارمندان ببینند. بسیاری از مدیران، در جلسات ارزیابی عملکرد، متوجه اختلاف نظر خود با کارمندان می شوند. از آنجا که خودارزیابی موجب ایجاد تصویری کامل از نقاط ضعف و قوت کارمندان می شود، اختلاف نظرها را برطرف می کند. مدیر و کارمند گزارش خود را باهم تطبیق می دهند تا مطمئن شوند در گزارش عملکرد نهایی، تمام دستاوردها و اشتباه ها را در نظر گرفته اند. با این روش، احتمال اختلاف کم می شود.

۶. پیشرفت شغلی با خود ارزیابی

خودارزیابیِ کارمندان کمکشان می کند نقاط ضعف و قوت خود را بشناسند. کارمندان هنگام تهیه این گزارش متوجه می شوند در چه زمینه ای عملکرد ضعیفی دارند و در چه زمینه ای باید مهارت هایشان را تقویت کنند. بعد از خودارزیابی، نیازهای آموزشی کارمندان مشخص می شود. همچنین هنگام تهیه گزارش خودارزیابی، پروژه ها و فعالیت های موردعلاقه کارمندان و علاقه مندی های آنها برای کارهای آینده مشخص می شود. این اطلاعات چشم انداز شغلی خوبی در اختیار مدیران قرار می دهد. کارمندان، در گزارش خودارزیابی، علاوه بر دستاوردها و موفقیت ها، مشکلات و خواسته هایشان برای بهبود عملکرد را نیز به اطلاع مدیران می رسانند.

منافع خود ارزیابی برای کارمندان

همراه با ارزیابی عملکرد، غالباً خود ارزیابی نیز به دست می آید. خود ارزیابی که به کارکنان فرصتی جهت تأمل و در نظر گرفتن نقاط قوت و ضعفشان می دهد نه تنها برای رشد به عنوان یک کارمند بلکه به عنوان یک فرد مهم است. کارکنان با انتقاد از کار و رفتار خود، می توانند بینشی کسب کنند که به پیشرفت آن ها کمک می کند.

منافع خود ارزیابی برای مدیران

خود ارزیابی کارکنان مزایای زیادی برای مدیران فراهم می کند. آن ها روشن می کنند که چگونه کارمندان خود را در تیم و سازمان به طور کلی می بینند. آن ها هرگونه اختلاف نظر یا سوءتفاهم بین مدیر و کارمند را برجسته می کنند. خود ارزیابی همچنین فرصتی برای بازخورد به مدیران در مورد انگیزه و تشویق یک کارمند جهت ارائه بهترین تلاش خود ارائه می دهد.

دیوید هاسل، بنیان گذار و مدیرعامل ۱۵Five می گوید: “کارمندان مدرن ذاتاً انگیزه کار مستقل و فرصت های یادگیری و رشد را دارند. بنابراین، از منظر مدیریت، خود ارزیابی که به استقلال و توسعه کمک می کند، فوق العاده ارزشمند است. محصول کار کارکنانی که انگیزه درونی دارند بیشتر از کار ناشی از محرک های خارجی، مانند پاداش ها یا تاکتیک های ترس، تأثیرگذار و پایدارتر است.” علی رغم اهمیت خود ارزیابی، نوشتن آن کار ساده ای نیست. تجزیه و تحلیل خود می تواند بسیار دشوار باشد، به ویژه هنگامی که آن تحلیل برای بررسی به یک سرپرست ارائه شود. اگر در شروع کار مشکلی دارید، این پنج نکته به شما کمک می کند یاد بگیرید چگونه یک خود ارزیابی بنویسید.

چگونگی نوشتن گزارش خودارزیابی خوب

قبل از اینکه نوشتن گزارش را شروع کنید، گزارش خودارزیابی سال گذشته تان و نظر مدیر درباره آن را بررسی کنید. اگر مدیرتان از گزارش قبلی رضایت چندانی نداشته است، بهتر است در نوشتن گزارش امسال بیشتر دقت کنید و اشتباه های قبل را تکرار نکنید. روی نقاط قوت خود تمرکز کنید و از راهنمای شرکت برای نوشتن گزارش خودارزیابی کمک بگیرید. به جای مانور روی اشتباه ها، به زمینه هایی اشاره کنید که در آنها نیاز به بهبود دانش و مهارت دارید. اگر اولین بار است که می خواهید یک گزارش خودارزیابی بنویسید، باز هم نکات زیر به شما کمک می کنند بهترین نتیجه را بگیرید. برای نوشتن یک گزارش عملکرد خوب، نکات زیر را رعایت کنید:

1. به خود ببالید

یکی از اهداف اصلی خود ارزیابی برجسته کردن دستاوردهای شما و یادآوری نقاط عطف در پیشرفت حرفه ایتان است. یک خود ارزیابی خوب باید به کارهای خاص و پروژه هایی اشاره کند که بهترین کار شما را برجسته می کنند. هنگام توصیف این دستاوردها، کارمندان باید تأکید کنند که آن ها بر کل کسب و کار تاثیر داشته اند تا ارزش آن ها را برای شرکت نشان دهند. جولی ریکن، مدیرعامل شرکت Applied Training Systems می گوید شما باید تلاش کنید اقدامات خود را با اهداف مدیر مرتبط کنید. این هم سویی برای هر مدیر دلگرم کننده است و نشان می دهد که شما در زمینه بزرگ تر شرکت نقش خود را درک می کنید. ریکن می گوید: “اگر مدیر شما نیاز دارد اهداف خاصی را برآورده کند، در مورد نقشی که در رسیدن به این اهداف داشتید صحبت کنید. دستاوردهایی که لیست می کنید باید با اهداف کسب و کار مرتبط باشند.”

2. صادق و منتقد باشید

خود ارزیابی فقط برجسته سازی پیروزی ها نیست. همچنین باید زمان هایی را که مرتکب اشتباه شده اید به طور انتقادی ارزیابی کنید. صادق بودن به معنای اشاره به نقاط ضعفی است که می تواند در نتیجه شکست یا مشکلات قبلی بهبود یابد که درسی ارزشمند به شما داد. شناخت نقص های خود برای نشان دادن توانایی یادگیری و رشد مهم است. همچنین مهم است که در خود ارزیابی، کم بینی نکنید. تیموتی باتلر، همکار ارشد و مدیر برنامه های توسعه شغلی در دانشکده بازرگانی هاروارد، به کارمندان توصیه کرده است هنگام انتقاد از زمینه هایی که باید بهبود یابند، از زبان رشد استفاده کنند. باتلر به هاروارد بیزینس ریویو می گوید: “شما نباید بگویید «اینجا جایی است که من واقعاً زمین خورده ام.» در عوض، بگویید «این منطقه ای است که می خواهم روی آن کار کنم.» این چیزی است که من آموخته ام. این همان کاری است که باید انجام دهیم.”

3. تلاش مداوم برای رشد

هنگام نوشتن خود ارزیابی مهم است که هرگز راکد نمانید. انسان ها دائما در حال انطباق، یادگیری و تغییر هستند. چه یک سال عالی داشته باشید و چه انتظارات خود را برآورده نکنید، مهم است که متعهد به پیشرفت و آموزش خود باشید. اختصاص دادن لحظه ای به لیست اهداف خود برای سال آینده در طی خود ارزیابی نشان می دهد که شما به کم راضی نیستید. هاسل می گوید: “اولین قدم اتخاذ طرز فکر رشد و درک این موضوع است که توانایی بالقوه انسان بالغ، ثابت نیست. ما همیشه در حال تغییر هستیم و پتانسیل ما بر اساس بسیاری از عوامل، از جمله محیط زندگی و کارمان افزایش یا کاهش می یابد. تصویب این چارچوب باعث می شود افراد بیش از حد بر شکست های خود تمرکز نکنند و به پیروزی های خود نیز وابسته نشوند.”

مدیران همچنین تمایل به بهبود و به عهده گرفتن موارد جدید را به عنوان نوعی قابلیت همکاری خواهند دید. اگر کارمندی در حال تقلا است، ایجاد فضای رشد می تواند عملکرد او را بهبود بخشد. از طرف دیگر، کارمندی که در موقعیت خود رشد می کند نیاز به فرصت های رشد دارد تا از کسالت یا رکود جلوگیری کند.

۴- انعکاس موفقیت های خود

وقتی زمان آن می رسد که خود را ارزیابی کنید، ارائه داده های مشخص برای نشان دادن آنچه در طول سال انجام داده اید بسیار سودمند است. کارمندان و مدیران به طور کلی از عملکرد شما آگاهی دارند، اما داشتن اعداد مشخص برای پشتیبانی از هر گونه ادعا، اعتبار خود ارزیابی را تقویت می کند.

ارزیابی عملکرد به همه کمک می کند تا بدانند در ارتباط با اهداف سازمان در کجا قرار دارند و چگونه عمل می کنند. غالباً محل های کار سالانه مورد ارزیابی عملکرد قرار می گیرند، اما این ارزیابی ها باید به فرآیندی مستمر برای ارزیابی عادلانه و دقیق کارمندان و ایجاد فرهنگ ارتباط و بازخورد مداوم تبدیل شوند.

راهکارهایی برای تقویت اخلاق حرفه ای در سازمان