منشور برقراری ارتباط یک اصل مهم در ارتباط با دیگران است. شما در هر بخشی از زندگی خود مانند تحصیلات، مدرسه یا دانشگاه، محیط کار، محیط دوستانه، خانواده و زندگی شخصی و غیره نیاز دارید که با دیگران ارتباط داشته باشید. ارتباط داشتن بخش مهمی از فرایند زندگی هر کس است. در طول روز همه ی افراد به روش های متخلف با یک دیگر ارتباط برقرار می کنند. از طریق واتساپ، اینستاگرام، فیسبوک، حضوری، تلفنی، پیامکی و غیره شما می توانید با دیگران در ارتباط باشید.
منشور برقراری ارتباط چیست؟
منشور برقراری ارتباط سندی رسمی است که روش هایی را که اعضای تیم تان برای برقراری ارتباط ترجیح می دهند مشخص می کند. این منشور باعث می شود پیام های غیرضروری کاهش پیدا کنند، در وقت افراد صرفه جویی شود و بهره وری تیم و افراد افزایش پیدا کند. منشور برقراری ارتباط می تواند شامل موارد زیر باشد:
- چه زمانی افراد باید به ایمیل ها پاسخ بدهند و چه زمانی نیازی به این کار نیست.
- چه زمانی افراد باید در ایمیل «پاسخ به همه» را انتخاب کنند و چه زمانی باید از این کار اجتناب کنند.
- چطور می تواند جلسات معمولی تیم را برگزار کرد، چه کسانی باید در جلسات شرکت کنند، آیا افراد می توانند از راه دور در جلسات شرکت کنند، چه چیزی را باید در صورت جلسه نوشت و اطلاعاتی از این دست.
- سازمان شما چطور با مردم و مشتریان ارتباط برقرار می کند.
- اعضای تیم چطور در رسانه های اجتماعی ارتباط برقرار می کنند.
- چه زمانی می توان تماس ویدئویی برقرار کرد.
- چطور افراد می توانند به صورت رو در رو با هم ارتباط برقرار کنند.
تهیه ی منشور برقراری ارتباط برای تیم های مجازی بسیار مفید است و به شما اجازه می دهد روش هایی که افراد برای برقراری ارتباط از راه دور ترجیح می دهند و نحوه ی بازخورد به آنها و مسئول ارائه ی به روز رسانی ها را شناسایی کنید.
منشور برقراری ارتباطات شامل چه چیزی است؟
منشور برقراری ارتباط می تواند تعداد و مدت جلسات را محدود کند، حجم ایمیل ها را کاهش دهد یا زمان را برای کارهای با ارزش آزاد می کند. منشور برقراری ارتباطات یک سند رسمی است که روش های ارتباطی ترجیحی تیم شما را مشخص می کند. به کاهش پیام های غیر ضروری کمک می کند، در وقت افراد صرفه جویی می کند و تمرکز و کارایی ارتباطات تیمی و فردی را بهبود می بخشد. منشور ارتباطات می تواند شامل موارد زیر باشد.
- چه زمانی افراد نیاز به پاسخ به ایمیل ها دارند و چه زمانی این کار را نمی کنند.
- چه زمانی افراد باید به ایمیل ها یا همه ی آن ها پاسخ دهند و چه زمانی باید از آن اجتناب کنند.
- نحوه ی سازماندهی جلسات منظم تیم، چه کسی باید در آن شرکت کند، آیا افراد می توانند از راه دور شرکت کنند، چه چیزی در صورت جلسه باید درج شود، چه کسی آن ها را پخش می کند و غیره.
- نحوه ارتباط سازمان شما با مشتریان یا عموم
- نحوه تعامل اعضای تیم در رسانه های اجتماعی یا پیام فوری
- چه زمانی برای برقراری تماس تصویری یا صوتی مناسب است
- نحوه تعامل افراد با دیگران به صورت رو در رو
توسعه منشور برقراری ارتباطات به ویژه برای تیم های مجازی مفید است. این به شما امکان می دهد روش های ترجیحی افراد برای ارتباط از راه دور را روشن کنید، چه کسی باید به روزرسانی های پیشرفت را ارائه دهد و چگونه به مردم بازخورد می دهد. استفاده از منشور ارتباطات در کنار منشور تیم یا منشور پروژه می تواند مفید باشد، به ویژه زمانی که یک تیم جدید ایجاد می کنید یا پروژه ای را شروع می کنید.
چرا از منشور برقراری ارتباط استفاده می شود؟
هدف از منشور برقراری ارتباط بهبود حرفه ای بودن ارتباطات، صرفه جویی در وقت اعضای تیم، کاهش تعداد پیام هایی که ارسال و دریافت می کنید و روش های ارتباطی ترجیحی شما را روشن می کند. شفاف سازی لحن، سبک و فراوانی پیام ها به ویژه برای مکالمه های عمومی یا مبتنی بر مشتری تضمین می کند که ارتباط شما منسجم و معتبر است. منشور برقراری ارتباط هم چنین می تواند برای تیم های جدید، از راه دور، با عملکرد چندگانه، از لحاظ جغرافیایی پراکنده یا برای فریلنسرهایی که به کار مستقل عادت دارند مفید باشد. قوانین اساسی برای ارتباط را تعیین می کند. برای مثال، چه زمانی انتظار به روز رسانی دارید، چه زمانی و چگونه اعضای تیم باید با یکدیگر تماس بگیرند. این به ویژه برای گروه هایی که در مناطق زمانی مختلف کار می کنند مفید است. منشور ارتباطات هم چنین می تواند به شما کمک کند تا از تفاوت های فرهنگی در ارتباطات اجتناب کنید. برای مثال، افراد در برخی از فرهنگ ها ممکن است تمایلی به گزارش مشکلات یا شکایت کردن به افراد ارشد نداشته باشند. این منشور می تواند شرایطی را که در آن افراد باید مسائل را برجسته یا تشدید کنند، روشن کند. هم چنین می تواند ابزار مفیدی برای بهبود ارتباطات در سازمانی باشد که از ارتباطات ضعیف یا غیرحرفه ای رنج می برد.
محدودیت های یک منشور برقراری ارتباط چیست؟
علیرغم مزایا، اجرای منشور برقراری ارتباطات دارای چندین اشکال بالقوه است. اول، شما با تعریف نحوه و زمان ارتباط افراد، تعاملات اجتماعی و مکالمات مختلف را خفه یا خراب می کنید. این می تواند باعث شود اعضای تیم مجازی احساس گوشه گیری و انزواطلبی کنند و ممکن است برای ایجاد روابط کاری غنی با مشکل مواجه شوند. منشور برقراری ارتباطات هم چنین می تواند خلاقیت یا حل مشکلات شما و تیمتان را کاهش دهد. به عنوان مثال، افراد ممکن است احساس کنند کمتر قادر به برداشتن ایده ها از یک دیگر یا ارائه پیشنهادات به رهبران هستند. در نهایت، تدوین منشور برقراری ارتباطات نیازمند زمان و تلاش است. وقتی یک تیم جدید راه اندازی می کنید کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، بنابراین ایجاد یک منشور ممکن است اولویت بالایی نباشد.
چطور منشور برقراری ارتباط تهیه کنیم؟
منشور برقراری ارتباطات هدف و روش های ترجیحی ارتباط را در تیم یا سازمان شما تعریف می کند. استفاده از یک منشور برقراری ارتباط می تواند در وقت افراد صرفه جویی کند و ارتباطات غیر ضروری را کاهش دهد. با این حال، مطمئن شوید که می توانید بعد ها در آن تغییر ایجاد کنید. با دنبال کردن این شش مرحله می توانید یک منشور ایجاد کنید. مراحل زیر را برای تدوین این منشور برای برقراری ارتباط موثر با دیگران دنبال کنید.
۱. هدف را مشخص کنید
ابتدا باید مشخص کنید چرا به منشور برقراری ارتباط نیاز دارید. به عنوان مثال، آیا تصویری کُلی نیاز دارید که مشخص می کند در درون سازمان یا تیم تان چطور ارتباط برقرار کنید یا نیاز به دستورالعمل هایی برای رابطه با مشتریان و عموم دارید؟ آیا قصد دارید بر تبادلات در رسانه های اجتماعی تمرکز کنید؟ آیا این منشور، تمامی انواع ارتباطات را در برمی گیرد یا فقط مخصوص پروژه های خاصی است؟
۲. چطور آن را تهیه می کنید؟
سپس، به این فکر کنید که چطور منشور خود را تهیه خواهید کرد. چه کسی طرح اولیه را پیشنهاد می دهد؟ آیا این فرد برای تهیه ی منشور باید با اعضای دیگر بخش های سازمان، مانند منابع انسانی یا بازاریابی همکاری کند؟ آیا برای جمع کردن ایده ها و بازخوردهای کارمندان باید از سنجش رضایت کارمندان استفاده کنید؟ بعد از اینکه منشور طراحی شد، چه کسی آن را در اختیار افراد قرار می دهد؟
۳. چه چیزهایی را پوشش می دهد؟
شاید سند شما هدف خاصی داشته باشد. هدف منشور می تواند کاهش استفاده از ایمیل، یا اطمینان از این باشد که رسانه های اجتماعی کاملا به صورت حرفه ای مورد استفاده قرار می گیرند. شاید هدف بالاتر از این باشد، به عنوان مثال، اطمینان از اینکه تمامی ارتباطات داخلی مناسب و مؤثر هستند. بنابراین، باید به صورت واضح مشخص کنید این سند چه مواردی را تحت پوشش قرار می دهد و شامل کدام کانال های ارتباطی می شود.
۴. دستورالعمل ها را مشخص کنید
سپس، به ساختار منشور برقراری ارتباط فکر کنید. بهتر است فهرستی از مهم ترین نکات را برای هر کدام از کانال هایی که اعضای تیم تان استفاده می کنند تهیه کنید. به عنوان مثال، «جلسات باید ۳۰ دقیقه طول بکشند»، «ارتباطات در توئیتر باید حرفه ای و مؤدبانه باشند» یا «از گزینه ی پاسخ به همه، در ایمیل استفاده نشود.» یا می توانید اصول را به صورت کلی بیان کنید. به عنوان مثال، «به موقع پاسخ بدهید» یا «پیام ها را کپی نکنید.»
۵. از بازخورد استفاده کنید
درخواست بازخورد از اعضای تیم، در طول طراحی مراحل و بعد از اجرای منشور اهمیت ویژه ای دارد. کارمندان ترجیح می دهند چطور با هم در ارتباط باشند؟ اغلب از کدام کانال ها استفاده می کنند و چرا؟ از چه مواردی در هنگام برقراری ارتباط خوش شان نمی آید و چطور می توان از آنها اجتناب کرد؟
۶. اجرای منشور
در آخر، به این فکر کنید که چطور می خواهید منشور را اجرا کنید و از چه طریقی به کارمندان اطلاع می دهید که از این به بعد باید در هنگام برقراری ارتباط از آن پیروی کنند؟ آیا آن را به همه ایمیل خواهید کرد یا آن را در جلسه رسما معرفی خواهید کرد؟ آیا منشور، سندی نوشتاری خواهد بود که افراد می توانند آن را چاپ کنند یا دستورالعمل هایی خواهد بود که بر روی شبکه ی داخلی شرکت قرار خواهد گرفت؟ آیا باید وجود منشور را با اعلامیه ای و توسط کمپین اطلاع بدهید؟ و چه زمانی و چگونه آن را به روز رسانی خواهید کرد؟ شاید تصمیم بگیرید بعد از تهیه و اجرای منشور، ارزیابی عملکرد از کارمندان به عمل بیاورید. بنابراین به این فکر کنید که چطور می توانید به اجرای آن نظارت کنید.
چه خوب و چه بد، انسان ها موجوداتی اجتماعی هستند و مهم نیست که شغلشان چیست. آن ها زمان قابل توجهی از تایم خود را صرف برقراری ارتباط با یک دیگر می کنند؛ چه برای حل یک مشکل، ایجاد رابطه یا صرفاً برای معاشرت. کاملاً طبیعی است که ارتباطات در کار نیز نقش مهمی ایفا می کند. زمان زیادی در محل کار صرف ساخت و پاسخگویی به تماس های تلفنی، نوشتن ایمیل و پیام های متنی، تهیه و مطالعه گزارش ها، شرکت در جلسات و غیره می شود.
ایجاد یک منشور ارتباطی برای تیم یا شرکتتان به شما این امکان را می دهد همه این روش های ارتباطی متنوع را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که از آن ها به طور مؤثر و مفید استفاده می شود، زمان تلف نمی شود و همه شرکت کنندگان می توانند پیام های خود را به طور واضح و پیوسته دریافت کنند. با این حال، قبل از این که بنشینید و چنین منشور برقراری ارتباطاتی را بنویسید، باید بفهمید که باید حاوی چه چیزی باشد و چگونه می توانید آن را انجام دهید تا مجبور نباشید بعداً مرتباً اصلاحاتی را انجام دهید.
روش های قدردانی از دیگران
