با همه گیری کرونا، بسیاری از کسب وکارها فعالیت هایشان را به فضای مجازی و دورکاری منتقل کردند. تعداد جلسات مجازی تصویری در دوران قرنطینه بسیار افزایش یافت. هرچند دورکاری و جلسات مجازی فواید خودش را دارد اما به تدریج پیامدهای این شیوه از کار نیز خود را نمایان ساخت. در این مقاله به علت و روش مقابله با خستگی زوم خواهیم پرداخت.
خستگی زوم یعنی چه؟
شاید این خستگی را پس از شرکت در یک کنفرانس مجازی تجربه کرده باشید. خستگی زوم یا خستگی مجازی، حاصل شرکت در نشست های مجازی است. با همه گیری کرونا، کسب وکارها بسیاری از فعالیت های خود را به شکل دورکاری دنبال کردند. بخشی از این فعالیت ها برگزاری نشست های مجازی بود: جلساتی که گاهی تا چند ساعت نیز طول می کشید. بعد از خاموش کردن رایانه خود، شاید احساس خستگی زیادی کنید از اینکه چند ساعت مجبور بودید حواس جمع به تصویر خود و دیگران نگاه کنید. این همان خستگی زوم است. زوم هم نام یکی از برنامه های برگزاری جلسات است که به علت شهرتش، این خستگی به این نام معروف شده است.
خستگی زوم چه نشانه هایی دارد؟
علاوه بر احساس خستگی معمول، نشانه های دیگری وجود دارند که بیانگر خستگی زوم هستند، نشانه هایی مانند:
- فراموشی و عدم تمرکز؛
- کاهش توانایی برای تعامل با دیگران؛
- درماندگی و تحریک پذیری هنگام کار؛
- نشانه های جسمانی مانند گرفتگی عضلات، درد، بی خوابی و سوزش چشم.
البته همه این نشانه ها، شامل خستگی معمول هم می شوند. تنها تفاوت این است که این نشانه ها اگر پس از جلسات مجازی بروز کند، خستگی زوم نامیده می شود.
چرا شرکت در جلسات مجازی باعث خستگی ما می شود؟
شاید این پرسش برایتان پیش آید که اصلا چرا باید یک جلسه مجازی که در آن افراد سر جای خود نشسته اند و کار بدنی انجام نمی دهند خسته کننده باشد؟ تازه در شرایطی که هرکس در خانه خود نیز حضور دارد! محققان دانشگاه استنفورد پاسخ این پرسش ها را پیدا کرده اند. آنها ۴ دلیل برای خستگی زوم مطرح می کنند.
۱. تماس چشمی نزدیک
در یک نشست مجازی، میزان تماس چشمی و حتی ابعاد سر و صورت در تصاویر، بیش از اندازه و غیرطبیعی است. در یک جلسه عادی، افراد در تمام مدت مجبور نیستند به یکدیگر نگاه کنند. می توانند یادداشت برداری کنند و به نقاط دیگری هم نگاه کنند اما در یک جلسه مجازی، تمام افراد در تمام مدت جلسه، به یکدیگر نگاه می کنند. این میزان تماس چشمی چیزی نیست که بسیاری از ما به آن عادت داشته باشیم. از سوی دیگر بسته به نوع تجهیزاتی که در جلسات مجازی استفاده می شود، ابعاد سر شرکت کنندگان بیش از اندازه واقعی اش نمایش داده می شود. ما معمولا زمانی به کسی چنین نزدیک می شویم که یا بخواهیم روبوسی یا معاشقه کنیم و یا درگیر شویم! در مجموع در هر دوحالت بالا مغز ما به طور خودکار شرایط را پراسترس ارزیابی می کند. این استرس نیز مغز ما را طی جلسه خسته می کند.
۲. نگاه کردن مداوم به خود
علاوه بر نگاه کردن مداوم به دیگران، ما اغلب در جلسات مجازی، خودمان را نیز نگاه می کنیم. مثل این می ماند که کسی در دنیای واقعی، آینه به دست، مرتب شما را تعقیب کند. بدیهی است که کسی هرگز دوست ندارد در تمام ساعات و هنگام انجام کارهای مختلف، خودش را در آینه ببیند. حال که ما در جلسات مجازی مرتب خودمان را می بینیم، در کنار توجه به دیگران، باید حواسمان به خودمان هم بیشتر جمع باشد. همین به تنهایی کافی است تا میزان تنش و استرس ما بیشتر شود.
۳. کاهش شدید تحرک بدنی
در نشست های صوتی افراد می توانند حرکت کنند اما در جلسات مجازی تصویری، امکان جابه جایی وجود ندارد. شما باید تمام مدت یک جا نشسته و تازه مراقب باشید که سر یا نیم تنه شما از چهارچوب خارج نشود. این یعنی تحرک شما به شدت کاهش می یابد. از طرفی تحقیقات مختلف نشان داده که افراد هنگام راه رفتن بهتر می اندیشند و عملکرد شناختی بهتری دارند. این تحقیقات را کنار بی تحرکی جلسات مجازی بگذارید تا بفهمید چرا بعد از این برنامه ها احساس خستگی می کنید.
۴. افزایش حجم کار بخش شناختی مغز
در تعامل های چهره به چهره، بخشی از ارتباط با کمک زبان بدن منتقل می شود. مغز ما به شکل ناخودآگاه نشانه های غیرکلامی را درمی یابد اما در جلسات تصویری، مغز ما باید بیشتر کار کند تا پیام ها را منتقل یا دریافت کند. برای مثال، هنگام تعامل تصویری، چون تنها نیم تنه شما پیداست، برای انتقال پیام تأیید یا باید سر خود را به شکل اغراق آمیزی تکان دهید یا از دستان خود بهره بگیرید. همه اینها به معنای افزایش کاری است که بخش شناختی مغزمان برای تشخیص پیام ها یا انتقال آنها در یک تماس تصویری باید انجام دهد.
راه های مقابله با خستگی زوم
چه بخواهیم و چه نخواهیم، جلسات مجازی به بخشی از زندگی شغلی بسیاری از ما تبدیل می شوند. همه گیری کرونا این روند را شدت بخشید. بعید است بسیاری از کسب و کارها به عادت های پیشین بازگردند. پس ما همچنان با تماس های تصویری و نشست های تصویری مجازی سروکار خواهیم داشت. حال چه کارهایی می توانیم انجام دهیم تا اثرات خستگی ناشی از این ارتباطات کمتر به سراغمان آید؟ راه حل های زیر حتما مفید خواهد بود.
۱. دکمه قطع تصویر را فشار دهید
در شغلتان، حتما جلساتی هست که نمی توانید از شرکت کردن در آنها انصراف دهید. در عین حال جلساتی هم هست که می توانید بعدا فیلم ضبط شده اش را تماشا کنید و حضورتان الزامی نیست. زمانی که مجبورید در یک نشست تصویری مجازی شرکت کنید، اشکالی ندارد اگر بخواهید که تصویر را خاموش کنید و فقط به صدا گوش دهید. اگر حس می کنید که تمرکز کردن برایتان سخت است و نمی توانید به تصاویر دقت کنید، حتما این درخواست را مطرح کنید.
۲. تعداد جلسات را کنترل کنید
یکی از جنبه های دشوار مدیریت جلسات مجازی، کنترل تعداد آنهاست. لزومی ندارد که برای هر چیزی جلسه تشکیل شود. اگر مدیر هستید، این مسئله را باید درک کنید. اگر کارمندید، می توانید با دیگران درباره این مسئله همفکری کنید. شرکت کردن در جلسات متعدد و پشت سرهم الزاما نشانه فعال بودن نیست.
۳. به دنبال مناسب ترین رویکرد به جلسات تصویری باشید
اگر مدیریت جلسات به عهده شماست، بهترین کار تعیین یک رویکرد مناسب برای برگزاری آنهاست. برای مثال شاید بهتر باشد آنها را در اول هفته که نشاط بیشتری دارید، اجرا کنید. شاید بهتر باشد آنها را در طول هفته پراکنده کنید تا انرژی تان تخلیه نشود. به هر صورت با مدیریت صحیح تناوب جلسات، می توانید از خستگی زوم بکاهید.
۴. از تکنیک های مدیتیشن استفاده کنید
برای رفع خستگی یا حتی پیش از شرکت در جلسات، دقایقی را به مدیتیشن و تمرینات ذهن آگاهی اختصاص دهید. ماساژ شقیقه ها، مرطوب کردن دست ها و تنفس عمیق از جمله کارهایی است که پیش یا پس از شرکت در جلسات می توانید انجام دهید. این کارها آرامش و تمرکز شما را بالاتر می برد، حواستان را جمع می کند و استرس را کاهش می دهد.
۵. استراحت های کوتاه در جلسات طولانی را فراموش نکنید
گاهی اوقات شرکت کنندگان در جلسه مجازی فراموش می کنند که در یک جلسه واقعی هستند. برای همین یادشان می رود که باید بین جلسه، تنفس اعلام کنند. حتما بین جلسات طولانی زمانی را برای قطع ارتباط و استراحت در نظر بگیرید. از دیگران بخواهید تا از پشت میز بلند شوند و کش وقوسی به خودشان بدهند، آب بنوشند و پس از چند دقیقه دوباره بازگردند.
۶. از قابلیت های اپلیکیشن ها برای بهبود کیفیت جلسه مجازی استفاده کنید
می توانید با استفاده از قابلیت های برنامه زوم یا هر برنامه دیگری، کمی جذابیت و غیریکنواختی به جلسات بدهید، برای مثال:
- به جای آنکه تصاویر همه افراد هم زمان روی تصویر باشد، از قابلیت Speaker view استفاده کنید. در این حالت تنها تصویر فردی که صحبت می کند، دیده خواهد شد. دیگر نیازی نیست به خود و تمام افراد هم زمان نگاه کنید.
- از تصاویر پس زمینه مجازی استفاده کنید. برنامه هایی مانند زوم این امکان را به شما می دهند تا از تصاویر مجازی جالب و جذاب برای پس زمینه استفاده کنید. این کار باعث می شود تصاویر پس زمینه یکنواخت (که اغلب دیوار اتاق است) با تصاویر بهتری جایگزین شوند.
خستگی زوم یک موضوع واقعی است که باید جدی گرفته شود چراکه بر کیفیت ارتباطات درون تیمی و ارتباط با مشتری تأثیر می گذارد. اگر مدیریت جلسات مجازی با شماست، برای پرهیز از خستگی زوم برنامه ریزی کنید، جلسات را کاهش دهید یا بین آنها استراحت در نظر بگیرید. برخی برنامه های کاربردی مانند اسلک به شما امکان پیگیری خودکار فعالیت های انجام شده را می دهند؛ در نتیجه، نیاز شما به برگزاری جلسات کاری کاهش می یابد. از این برنامه ها نیز غافل نشوید.
علل منفعت دورکاری برای کسب وکارها
