اغلب ما امید داشتیم که در این روزهای همه گیری ویروس کرونا که وقت آزاد بیشتری پیدا کرده ایم، کارهایی را انجام دهیم که همیشه آرزوی انجام دادنشان را داشتیم: پختن نان، مدیتیشن یا نوشتن شاهکاری ادبی؛ اما بررسی داده های گردآوری شده از ۱۲ هزار شهروند آمریکایی و اروپایی چیز دیگری می گوید. این وقت اضافه اغلب صرف انجام کارها و سرگرمی هایی می شود که نه بهره وری دارند و نه رضایت بخش هستند؛ درواقع وقتمان را صرف کارهایی که نباید انجام دهیم می کنیم. داشتن زمان بیشتر، لزوما به معنی استفاده کارآمد از آن نیست. در ادامه، به شما می گوییم چکار کنید که چنین نشود.
درس اول: کار و زندگی را یکی نکنید
بدون دفتر کار، تعریف مرز بین محل کار و خانه دشوار می شود. هرچند رفت وآمد بین محل کار و خانه برای بسیاری اضطراب آور و ناخوشایند است، حذف آن می تواند مشکل آفرین باشد. حرکت از خانه به محل کار و برعکس، به تغییر وضعیت ذهنی افراد کمک می کند. بدون آن، جداسازی کار از زندگی شخصی دشوار می شود. آدم ها به جای خاموش کردن رایانه و رفتن به سوی ایستگاه اتوبوس و مترو، بیشتر از حالت عادی کار می کنند. این اضافه کاری همیشه با بهر ه وری همراه نیست. مطابق پژوهش ها، افراد در دوره دورکاری، زمان زیادی را صرف جلسات مختلف برای سیاست گذاری می کنند، بدون اینکه همکاری اثربخش و کاری بهره ور داشته باشند. بنا بر قانون پارکینسون، افراد تا وقتی زمان دارند به کارکردن ادامه می دهند. درنتیجه وقت اضافه ناشی از حذف رفت وآمد، صرف کار بیشتر می شود؛ کاری که بهره وری کمتری دارد.
درس دوم: صرفه جویی در وقت به جای اتلاف آن
افراد معمولا به درستی از وقت اضافه شان بهره نمی برند. پژوهش ها نشان داده اند که در مدت همه گیری کرونا، فعالیت های غیرکنشگر مانند تماشای تلویزیون به شدت افزایش یافته اند، درحالی که فعالیت های کنشگر مانند کار داوطلبانه یا معاشرت با دیگران کاهش پیدا کرده اند. هرچند کمی فعالیت غیرکنشگر برای آرامش بخشی سودمند است، مطالعات نشان می دهند این نوع فعالیت ها کمتر باعث خوش حالی و خشنودی می شوند. البته همه گیری کرونا انجام بسیاری از فعالیت های کنشگر را دشوار کرده است؛ اما روش های خلاقانه زیادی برای انجام چنین فعالیت هایی با رعایت فاصله گذاری اجتماعی وجود دارد: از تفریح در خانه گرفته تا ورزش های گروهی با فاصله. در دوران بحران های همه گیر، طبیعی است که برای افزایش بهره وری تقلا کنیم. بنابراین توصیه می شود به آرامش بخشی و ریلکسیشن اهمیت دهید. چطور می توانیم وقت اضافه مان را به درستی صرف انجام کارهایی کنیم که باعث شادی و تقویت سلامتی مان می شوند؟ ۶ توصیه زیر را در پیش بگیرید.
۱. جایگزینی برای رفت وآمد پیدا کنید
برای بسیاری از ما رفت آمد روشی برای قرارگرفتن در وضعیت کاری است؛ اما این تغییر وضعیت لزوما نباید به شکل حرکت فیزیکی با ماشین و اتوبوس باشد. کافی است فعالیتی را پیدا کنید که عمل گذار به وضعیت کاری را برایتان ساده کند. بنا بر پژوهش ها، بیشتر افراد زمانی حدود ۱۶ دقیقه را برای رفت وآمد به محل کار ترجیح می دهند. به علاوه افرادی که از رفت وآمدشان خشنود هستند، اغلب این زمان را صرف برنامه ریزی برای روز پیش رو می کنند. بنابراین دورکاری را با برنامه ریزی ۱۵دقیقه ای شروع کنید. می توانید این کار را هنگام پیاده روی صبحگاهی انجام دهید. پیاده روی یکی از فعالیت های کنشگر است که به کاهش استرس کمک می کند.
۲. عادت معینی برای پایان کار داشته باشید
برای پایان کار، فعالیت خاصی را در نظر بگیرید. فرقی نمی کند که نوشیدن نوشیدنی ای خاص باشد یا دویدن یا تماس با دوستان. عملی را به عنوان نشانه پایان کار در نظر بگیرید. بهتر است فعالیتی که انتخاب می کنید انگیزه بخش شما برای ادامه روز باشد: می تواند تشویقی برای کارهایی باشد که تا پیش از این انجام داده اید یا هر کاری که باعث شادی و رضایت تان می شود.
۳. حجم کار روزانه را محدود کنید
فهرست کارهای ما معمولا تمامی ندارد. به جای اینکه در کار غرق شوید، در هر روز، روی یک مسئله مهم تمرکز کنید. این کار تحت هر شرایطی باید انجام شود. برای انجام آن کار به بهترین شکل تلاش کنید. عواملی مانند ایمیل ها و پیام های دریافتی مدام حواسمان را پرت می کنند؛ پس تمرکز بر روی اولویت ها دستاورد ارزشمندی است. بنابراین با انجام درست کاری که در اولویت بوده است، احساس خوبی پیدا می کنید. این چیزی است که پژوهش ها هم تأیید می کنند.
۴. زمانی را به تمرکز آگاهانه بر کارهای مهم اختصاص دهید
حواس تان باشد که کل روزتان در جلسه های آنلاین هدر نرود. برای این کار، زمانی را به کارهای بسیار مهم اختصاص دهید که فوری نیستند. بنا بر پژوهش ها، اختصاص زمانی برای تمرکز روی این کارها، درحالی که عوامل حواس پرتی را حذف کرده اید، باعث می شود احساس اثربخشی بیشتر و خستگی کمتری داشته باشید. این کار با جلوگیری از تمرکز بر محدودیت ها و کارهای کم ارزش، بهره وری را بیشتر و استرس را کمتر می کند.
۵. از معاشرت غافل نشوید
با ترفندهای بالا، می توانید جلوی ازدست رفتن بخشی از زمانتان را بگیرید؛ اما به دست آوردن زمان به تنهایی ارزشی ندارد. مهم این است که با زمانتان چه می کنید. آیا وقت تان را با دوستان و آشنایان می گذرانید؟ ورزش می کنید؟ به کار داوطلبانه روی می آورید؟ بهتر است بعد از کار، زمانی را به فعالیت های کنشگر اختصاص دهید. نیازی نیست کار پرزحمتی باشد. مطابق پژوهش ها، تعامل اجتماعی کوتاه (رودر رو یا مجازی) در تقویت سلامتی مؤثر است. فعالیت تفریحی گنشگر ۱۰ تا ۲۰دقیقه ای هم همین کار را می کند. قرار نیست ۲ ساعت در روز را صرف معاشرت با دیگران کنید. پیاده روی یا گپ وگفتی ۲۰ دقیقه ای با دوستان کافی است.
می توانید فعالیت تفریحی و معاشرت با دیگران را هم زمان انجام دهید؛ مثلا با دوست تان ورزش کنید یا به پیاده روی بروید. این کار یک تیر و دو نشان است. به علاوه، همراه کردن دیگران با خود، دستیابی به اهداف را ساده تر می کند. سعی کنید ایجاد فرصت های اجتماعی را به عادت روزانه تان تبدیل کنید. مطالعات نشان داده اند ایجاد ارتباط با دیگران، در مسیر رفت وآمد (حتی با غریبه ها)، باعث خشنودی بیشتر می شود. بنابراین بهتر است بخشی از برنامه پایانی روزتان را به گپ با دوستان و آشنایان اختصاص دهید.
۶. روش های جدید مدیریت زمان را امتحان کنید
این روزها همه ما به دنبال استفاده بهینه از زمان هستیم. خوب است که در شرایط عادی و پس از رفع محدودیت های جاری هم روش های جدید مدیریت زمان را امتحان کنیم. فارغ از محدودیت های ناشی از همه گیری کرونا، برنامه های مختلف روزانه و هفتگی را امتحان کنید و ببینید کدام روش برای شما مناسب تر است. خلاصه اینکه هرقدر هم وقت اضافه داشته باشیم، مهم چگونگی استفاده از آن است. این موضوع کاملا به خودمان بستگی دارد. شما چقدر به استفاده بهینه از زمان اهمیت می دهید؟ آیا روش خاصی برای دستیابی به این هدف دارید؟ اگر دورکاری می کنید، چه ترفندی برای حفظ مرز و تعادل بین کار و زندگی شخصی دارید؟ در عصر کرونا، خواندن تجربه شما می تواند برای خیلی ها جذاب و شاید هم راهگشا باشد.
به طور خلاصه، هرچه زمان بیشتری داشته باشیم، اهمیت استفاده از آن مهمتر است. کاملاً به خود ما بستگی دارد. چقدر به بیشترین استفاده از وقت خود اهمیت می دهید؟ آیا روش خاصی برای رسیدن به این هدف دارید؟ اگر از راه دور کار می کنید، چه ترفندی برای حفظ تعادل بین زندگی شغلی و شخصی دارید؟ در عصر تاج، خواندن تجربه شما می تواند برای بسیاری جذاب و شاید آموزنده باشد.
توصیه هایی برای حفظ بهره وری در محیط پر سر و صدا
