منظور از مدیریت زمان چیست؟
مدیریت و مراقبت دارایی های ارزشمند از قدیم مورد توجه انسان ها بوده است. برخی انسان ها وقتی کسب و کارشان یا سر سوزنی از ثروت شان آسیب ببیند، غمگین می شوند و حتی به سر و سینه خودشان می زنند ولی وقتی زمان شان هدر می رود، اصلاً توجهی ندارند و ککشان هم نمی گزد. آن ها با این عمر و زمانی که در اختیارشان قرار گرفته، همچون یک کالای بی ارزش رفتار می کنند. این در حالی است که عمر و زمانی که در اختیار ما قرار دارد، ارزشمندترین و مهم ترین دارایی ما به حساب می آید. استفاده درست از همین عمر است که موجب رستگاری و خوشبختی ما می شود. وقتی انسان به ارزش زمان پی ببرد و به مفهوم آن فکر کند، خیلی خوب می تواند درک می کند که زمان ثروتی است که بخواهیم یا نخواهیم از دست ما می رود پس چاره ای جز استفاده درست از آن نداریم. دانش مدیریت زمان به وجود آمد تا به ما راه و روش استفاده درست از وقت و عمر گران مایه را یاد بدهد.
مدیریت زمان دانشی است که به ما آموزش می دهد چگونه زمان خود را تقسیم بندی کنیم، کارها را اولویت بندی کرده و زمان مشخصی را به مهم ترین کارهای خودمان اختصاص دهیم. با این کار دیگر عمر و وقت ارزشمند و گران بهای ما صرف کارهای پوچ و بی ارزش نمی شود. با کمک گرفتن از این دانش می توانیم گذر زمان خود را آگاهانه کنترل و مدیریت کنیم و آن را به کارهایی اختصاص دهیم که بهره وری و اثربخشی زندگی ما را چندین برابر می کند. در واقع بحث مدیریت زمان به انسان کمک می کند که از زمان خودش، بهترین استفاده ممکن را بکند.
امروزه بحث مدیریت زمان به قدری ارزشمند و حیاتی شده که دانشمندان زیادی برای رسیدن به بهترین روش ها و تکنیک های مدیریت زمان، مطالعه و تلاش می کنند. همچنین شرکت های فناوری و صنعتی هم در پی طراحی ماشین هایی هستند که بتوان به کمک آن ها کارها را خیلی بهتر و سریع تر انجام داد. عدم مدیریت درست زمان ممکن است مشکلات زیادی به وجود بیاورد که از جمله این مشکلات می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ارائه کار بی کیفیت
- عقب افتادن کارها
- جا ماندن از مهلت ها و ضرب الاجل ها
- افزایش سطح استرس
- خراب شدن تعادل کار و زندگی
- آسیب رساندن به اعتبار شغلی
چرا مدیریت زمان برای مدیران مهم است؟
از موضوعات مهم در زندگی، مدیریت زمان است. می توان گفت درک هر فرد از زمانی که در اختیار دارد تا حد زیادی به درک او از زندگی بر می گردد. اگر فردی بتواند ویژگی ها و شرایط کاری خود را به طور کامل بشناسد و در زندگی چشم انداز روشنی را دنبال کند، زمان را منبعی محسوب می نماید که در اختیار او قرار داده شده و می تواند برای نیل به اهداف و مقاصد خود از آن بهره گیرد. زمان جزئی از هستی ماست، چیزی که ما به طور روزمره با آن زندگی می کنیم و همه تاریخ؛ خاطرات و اهداف و نیت های ما را در بر می گیرد و محدود به چیزی نیست که عقربه های ساعت به ما نشان می دهند. موضوع مدیریت زمان برای مدیران، یکی از مهم ترین مسائل و حتی مهم ترین دغدغه ها بشمار می رود، چرا که مدیران همواره باید زمان قابل توجهی را برای سازمانشان صرف کنند.
کلید «مدیریت زمان» برای مدیران موفق
زمان از جمله ارزشمند ترین دارایی های انسان در طول زندگی اش است و نحوه استفاده از آن تعیین کننده برد و یا باخت شما در این زندگی خواهد بود. استفاده درست و مفید از زمان خود نیازمند آگاهی از اصول آن و پیروی از مراحلی است که پس از سال ها تحقیق و تلاش محققان به دست آمده اند. به عنوان مدیر یک کسب و کار باید قادر به اداره و مدیریت "زمان" خود باشید. هر چه بهتر بتوانید از آن بهره ببرید به تبع وضعیت کاری موفق تری را نیز تجربه خواهید کرد.
تکنیک اول: تهیه لیست
هیچ سیستم مدیریتی و کسب و کار منظمی را نخواهید یافت که بدون تهیه و استفاده از لیست های مفید مرتبط با فعالیت های کاری، اداره شوند و موفق هم باشند. برای آن که از سردرگمی نجات پیدا کرده و بتوانید همواره بهترین تصمیمات ممکن را بگیرید، لازم است از اصول زیر پیروی کنید.
- برنامه بندی سالیانه
- لیست کار های معمول به ترتیب اولویت
- لیست اسامی و شماره افراد به ترتیب حروف الفبا
- پوشه بندی فعالیت ها و قرارداد های صورت گرفته با هر کدام از افراد به صورت جداگانه
ممکن است در دفعات نخست این کار برایتان کمی دشوار باشد اما با گذشت مدتی کوتاه برنامه ریزی و تهیه لیست های مفید، جزئی از خود شما خواهند شد و به راحتی آن ها را انجام خواهید داد. حتی از تهیه این لیست ها لذت می برید چرا که دیگر لازم نیست بخش زیادی از زمان خود را صرف جست و جو میان حجم وسیعی از داده ها و اطلاعات کنید.
تکنیک دوم: غلغلک دادن ذهن!
شاید به عنوان مدیر یک کسب و کار این عمل کمی به نظرتان عجیب بیاید اما بسیار مفید خواهد بود. اگر می خواهید به سرعت بیشتری در انجام امور دست پیدا کرده و از این طریق زمان بیشتری نیز پس انداز کنید، بازی با کارت های حافظه بهترین پیشنهاد است. ذهن قابلیت بسیار زیادی برای تغییر و یادگیری دارد. می توانید هوشمندانه از این قابلیت در راستای تحقق اهداف خود سود ببرید. هر روز ساعتی را اختصاص به این ورزش ذهنی دهید. پس از گذشت مدتی کوتاه مغزتان با سرعت بیشتری کار ها را راه می اندازد.
تکنیک سوم: تحول در ملاقات ها
هر مدیری در هر کسب و کاری، باید به برگزاری و شرکت در جلسات و قرار ملاقات های مختلف اقدام کند. اما بسیاری از این گونه جلسات بدون نتیجه به اتمام می رسند و زمان زیادی را از شما می گیرند. به عنوان مدیری که از مهارت کنترل زمان برخوردار است باید بتوانید جلسه را به سمتی سوق دهید که دو فاکتور کمیت و کیفیت را در ایده آل ترین حالت ممکن شامل شود.
تکنیک چهارم: بهره وری از زمان پس انداز شده
با پیروی از تکنیک هایی که گفته شد، می توانید زمان زیادی برای خودتان پس انداز کنید. نه تنها زمان ذخیره می شود بلکه به تدریج راه و روش بهینه این کار را نیز می آموزید و همان طور که اشاره شد این آموختن جزئی از شما می شود. اما اکنون با این زمان هایی که ذخیره شده و صرف فعالیت های بدون بازده نشده اند، چه باید کرد؟ کتاب بخوانید! بله درست است. اگر می خواهید به تمام مهارت های مورد نیاز برای مدیریتی اصولی و موفق دست پیدا کنید، باید همیشه یک کتاب همراه خود داشته باشید. زمان های پس انداز شده را صرف مطالعه کنید. این مطالعه می تواند در هر زمینه ای باشد که به آن نیاز دارید. نظم و برنامه ریزی و استفاده از آن در جهت حفظ زمان و مدیریتش ، همان چیز هایی هستند که شما را به قله ی پیروزی هدایت می کنند. آن کس می تواند به این قله برسد که از دانش و آگاهی کافی برخوردار باشد و این دانش جز با مطالعه به دست نخواهد آمد.
مهارت های لازم برای پیاده سازی صحیح مدیریت زمان در سازمان
مدیریت زمان، بر خلاف چیزی که از دور به نظر می رسد، چندان هم سخت و پیچیده نیست. در این مقاله، به صورت گام به گام، به شما آموزش می دهیم که چگونه می توانید به یک متخصص در مدیریت زمان خود و سازمان تان تبدیل شوید.
۱) برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی و مدیریت زمان، همانند دو برادر هستند که دست در دست و کنار هم حرکت می کنند. شما زمانی می توانید از یک روز کاری در سازمان بیشترین بهره را ببرید که برای تمام ساعات کاری آن روز برنامه ریزی کرده باشید. وقتی از برنامه ریزی صحبت می کنیم، منظورمان این نیست که از یک برنامه روتین سفت و سخت پیروی کرده و به شکل فشرده به فعالیت بپردازید، بلکه منظور این است که هوشمندانه عمل کنید و آگاهی داشته باشید که چه زمانی باید چه کاری را انجام دهید. شما می توانید از برنامه های مدیریت پروژه نیز برای ثبت برنامه های سازمان و صرفه جویی هوشمندانه در زمان بهره بگیرید.
برایان تریسی می گوید: هر یک دقیقه ای که در مسیر برنامه ریزی سپری می کنید، باعث می شود ده دقیقه در مرحله اجرا جلو بیفتید. این آمار، یعنی ۱۰۰۰ درصد بازگشت انرژی. همچنین برنامه ریزی روش مناسبی است برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها.
۲) کارها را اولویت بندی کنید
شما نمی توانید همه کارها را در یک زمان انجام دهید. کارها را اولویت بندی کنید و به منظور اولویت بندی، فاکتورهایی از قبیل زمان تحویل پروژه، مدت زمانی که طول می کشد تا کار را به انجام برسانید، میزان اهمیت هر فعالیت در سازمان و پیامدهایی که در صورت عدم تکمیل پروژه دامن سازمان را خواهد گرفت را مد نظر انجام دهید.
۳) مالتی تسک نباشید
یکی از پدیده هایی که قاتل مدیریت زمان در سازمان به شمار می رود، مالتی تسکینگ یا همان انجام چند کار در یک زمان است. اگر سعی کنید چندین فعالیت را به صورت همزمان جلو ببرید، در نهایت به خودتان خواهید آمد و خواهید دید که هیچ کاری از پیش نبرده اید. بهترین کار برای استفاده بهینه از زمان سازمان این است که از کارمندان بخواهید در هر زمان، تنها یک کار را انجام دهند و قبل از به اتمام رسیدن کار اول، سراغ کار دوم نروند. به آن ها پیشنهاد کنید فهرستی از کارهایی که باید انجام بدهند، تهیه کنند، آن ها را به ترتیب اولویت رتبه بندی نمایند و به ترتیب به انجام امور بپردازند. بدین ترتیب، بهتر تمرکز خواهند کرد و عوامل محیطی حواسشان را پرت نخواهد کرد. هر چه توجه نیروهای انسانی به حواس پرتی های محیطی کمتر باشد، به همان اندازه احتمال خطا و اشتباه آن ها رو به کاهش خواهد گذاشت.
۴) خودتان را از حواس پرتی ها دور نگه دارید
حواس پرتی هر یک از نیروهای فعال، به قیمت هدر رفتن ساعت های باارزش سازمانتان تمام خواهد شد. گوشی های تلفن همراه، همکارانی که زیاد با یکدیگر صحبت می کنند، شبکه های اجتماعی و مواردی از این دست، عوامل حواس پرت کننده معمولی هستند که می توانند تا بیش از سه ساعت از کل ساعات کاری مفید کارکنان را به هدر بدهند. اجازه ندهید چنین حواس پرتی هایی زمان سازمان تان را ببلعند؛ برنامه ریزی کنید و تلاش خود را به کار ببندید تا افراد را از این عوامل دور نگه دارید. چند دقیقه وقت بگذارید و فاکتورهای حواس پرتی درونی و محیطی را شناسایی کنید. البته که منظور ما این نیست که کارمندانتان را در زندانی قرار بدهید که حتی اجازه حرف زدن و چک کردن گوشی تلفن همراه را نداشته باشند.کارها را بر اساس KPIها پیش ببرید و اگر دیدید کارمندی به دلیل حواس پرتی های محیطی، نتوانسته تیک فعالیت های روزانه اش را بزند، از او بخواهید زمان مشخصی از طول روز را به عنوان Break، برای چک کردن گوشی تلفن همراه و گفتگوهای متفرقه با همکاران اختصاص دهد.
۵) از نرم افزارهای ردیابی زمان استفاده کنید
هیچ فردی به اندازه مدیر پروژه، به اهمیت مدیریت زمان در سازمان آگاهی ندارد. مدیر پروژه سازمان، با استفاده از نرم افزارهای مدیریت زمان، می تواند بر امور همه افراد تسلط پیدا کند. این قبیل از ابزارها در مدیریت و پیگری زمان سپری شده روی هر تسک سودمند هستند.
۶) برای تایم های استراحت زمان بندی انجام دهید
تعیین تایم استراحت در بین ساعات کاری، روشی موثری برای افزایش بهره وری به شمار می رود، ولی باید حواستان باشد که اگر تایم یا دفعات این استراحت بیش از حد زیاد شود، آسیب زا خواهد بود. واضح است که کارمند نمی تواند پشت میز بنشیند، تمامی کارهای یک پروژه بزرگ را به شکل تمام کمال انجام دهد و سپس از جایش بلند شود. بنابراین بهتر است از کارمندان بخواهید در فواصل زمانی مشخص، از صندلی شان بلند شوند، قدم بزنند، حرکات کششی انجام بدهند، به یک یا دو آهنگ مورد علاقه شان گوش بدهند و کارهایی را انجام بدهند که باعث آرامش آن ها می شود. در نتیجه، انرژی لازم برای ادامه کار به آن ها تزریق خواهد شد. آن چه اهمیت دارد، این است که زمان متوسط هر استراحت از ۱۰ دقیقه بیشتر شود.
۷) تفویض اختیار انجام دهید
بر اساس فعالیتی که به شما محول شده، ممکن است این امکان وجود داشته باشد که بتوانید تعدادی از مسئولیت هایتان را به افراد دیگر محول کنید. شما باید بدانید چه کاری را در چه زمانی باید به فرد دیگری محول کنید و کدام فعالیت ها را خودتان انجام دهید. برخی مدیران از تفویض اختیار فراری هستند و ترجیح می دهند کنترل امور به شکل کامل در دست خودشان باشد و در هزینه های استخدام نیروی جدید صرفه جویی شود. ولی بهتر است بدانید مقاومت در برابر تفویض اختیار، در طولانی مدت به بهره وری سازمان آسیب می زند و به افزایش هزینه ها می انجامد.
آشنایی با مهارت های مالی برای مدیران
