در چنین تیم هایی، سررسیدها اغلب از دست می روند، اولویت ها نادیده گرفته می شوند و ارتباطات صحیح و به موقع اتفاق نمی افتند. به طور کلی کار تیمی ضعیف است، به اعتبار حرفه ای کسب و کار ضربه وارد می شود و مشتری ها شروع به ریزش می کنند. برای جلوگیری از این اتفاق، باید روند کاری تیم خود را بهبود بخشیده و مدیریت تیم صحیحی را در سازمان خود اعمال کنید.
تعریف کار گروهی و تیمی چیست؟
همه ی گروه ها، وارد بحث کار گروهی نمی شوند.گروه مشتریان یک شرکت، صرفاً دارای چند وجه تشابه هستند. بدون اینکه قرار باشد به صورت گروهی کاری انجام دهند. پس کار گروهی، فرایندی است که صرفاً در برخی از گروه ها به وجود می آید.
تعریف کار گروهی
دو یا چند نفر از انسان ها که با هم تعامل دارند و کار آنها به هم وابسته است و در کنار هم قرار می گیرند تا به یک هدف مشخص برسند. (منبع: فصل ۹ کتاب مدیریت رفتار سازمانی نوشته ی رابینز)
تعریف کار گروهی را به شکل های دیگری هم می توانید ببینید: وقتی از یک گروه کاری یا Work group حرف می زنیم منظورمان کسانی است که در به اشتراک گذاری اطلاعات و تصمیم گیری ها با هم تعامل دارند و هر یک می کوشند کمک کنند تا دیگری وظایف خود را بهتر انجام دهد. اما تمرکز این مقاله بر مهارت های خاص و مسئولیت های مدیران و ابزارهای در دسترس آنهاست. هرچه باشد، اگر قرار است افراد هنگام پیاده سازی به در بسته بخورند؛ نمی شود آنها را به سوی یک چشم انداز فوق العاده تشویق و تهییج کرد.
تفاوت کار تیمی و کار گروهی در چیست؟
وجه اصلی تمایز بین کار تیمی تیم و کار گروهی، بحث هم افزایی یا سینرژی است. با توجه به اینکه سینرژی، یک ویژگی سیاه و سفید یا صفر و یک نیست و می تواند کمتر یا بیشتر باشد، می توانیم بگوییم که مرز بین تیم و گروه، مرز مشخصی نیست و هر چه در یک گروه، هم افزایی بیشتری شکل بگیرد، آن گروه به سمت تیم حرکت می کند.
مدیریت تیم چیست؟
مدیریت تیم به فعالیت ها و ابزاری اشاره دارد که به تیم ها کمک می کنند تا بهتر کار کنند و همکاری و بهره وری خود را افزایش دهند. مدیریت تیم در واقع به معنای مدیریت وظایف، زمانبندی، حجم کار و موارد دیگری است که باعث می شوند مسائل را قبل از آن که به یک مشکل بزرگ تبدیل شوند و پروژه را از مسیر اصلی منحرف کنند، شناسایی و برطرف کنیم. بنابراین، مدیریت تیم هنگام اجرای یک پروژه یک فعالیت روزمره است که تقریباً در هر مرحله و روش مدیریت پروژه اعمال می شود. به عنوان مثال، هنگام تعیین زمان بندی یک پروژه و اولویت بندی کارها، مدیریت صحیح تیم ضروری است.
به طور کلی مدیریت تیم شامل فعالیت های زیر است:
- فعالیت هایی برای تسهیل کار گروهی
- تعیین اولویت های تیم
- اطمینان حاصل کردن از اینکه اولویت های تیم در حال اجرا هستند.
- تعیین اهداف
- ارتباطات کارآمد و موثر
- ارزیابی عملکرد
چرا مدیریت تیم مهم است؟
مدیریت تیم به 4 دلیل حیاتی برای یک سازمان مهم است:
- تیم سازی موثر را تسهیل می کند.
- باعث افزایش بهره وری می شود.
- یادگیری را تقویت و تشویق می کند.
- رضایت کارکنان را بهبود می بخشد.
1. تسهیل تیم سازی موثر
“استعدادها برنده مسابقه هستند اما کار تیمی و هوش بالاست که برنده را در مسابقات قهرمانی تعیین می کند.” – مایکل جردن
اهمیت کار تیمی مناسب در یک سازمان بر کسی پوشیده نیست و مدیریت تیم از طریق ایجاد یک تیم کارآمد، کار تیمی را تسهیل می کند. مدیریت تیم اطمینان حاصل می کند که فرد مناسب در حال انجام وظیفه مناسب است. یعنی تجربه، تحصیلات و مهارت های او با وظایفش مطابقت دارد.وقتی همه شغلی که برای آن آموزش دیده و استخدام شده اند، را انجام می دهند، شادتر هستند و به طور کلی تمایل بیشتری برای همکاری با یکدیگر دارند که نتیجه آن کار تیمی بهتر است.
2. افزایش بهره وری
“به تنهایی کارهای کوچکی می توانیم انجام دهیم، با یکدیگر اما از پس کارهای بزرگ بر خواهیم آمد.”
– هلن کلر
فکر دو نفر بهتر از یک نفر است، آن ها عملکرد سریع تری دارند و احتمالاً نتایج با کیفیت تری ارائه می دهند. مدیریت تیم با تخصیص مناسب وظایف اطمینان حاصل می کند که افراد مناسب برای ساخت ایده های جدید و یافتن راه حل های کارآمد برای مشکلات، در کنار هم قرار می گیرند. همه اینها باعث گردش کار سریعتر و انجام کارهای وقت گیر در زمان کمتر می شود.
3. تشویق یادگیری
” به من بگو و من فراموش می کنم. به من آموزش بده و من یادم می ماند. مرا درگیر کن و من یاد می گیرم.”
– بنجامین فرانکلین
تیمی که به طور مداوم در حال یادگیری است، دائماً در حال پیشرفت است. مدیریت تیم مشوق یادگیری، رشد و پیشرفت برای تیم و افراد آن است و به این ترتیب، دانش و تجربه تیم را بهبود می بخشد.
4. بهبود رضایت کارکنان
“افکار بزرگ داشته باشید اما از شادی های کوچک لذت ببرید.”
– جکسون براون
مدیریت صحیح تیم در جستجوی یافتن بهترین راه برای این است که گروهی از افراد به عنوان تیم با هم کار کنند. این موضوع شامل تیم سازی، ارزیابی عملکرد و همچنین ایجاد فرهنگ تیمی شفاف و حمایت گر است. وقتی افراد از کار مشترک در یک تیم احساس راحتی کنند، شادی و رضایت بیشتری دارند و عملکرد بهتری خواهند داشت.
چک لیستی از فاکتورهای هر تیم مدیریتی موفق:
- توانایی تعریف دقیق اهداف سازمان.
- شناسایی فعالیت های اولویت داری که سازمان برای دستیابی به اهداف مورد نظر خود باید بر آن ها تمرکز کند.
- داشتن دسترسی به اطلاعاتی که برای تصمیم گیری آگاهانه بسیار مهم است.
- همکاری کارآمد که روند دستیابی به اهداف تیم را تسهیل می کند.
- گردش کاری که اطمینان می یابد، تصمیمات گرفته شده تبدیل به اقدامات مشخصی می شوند.
آشنایی با مهارت های اصلی لازم برای مدیریت تیم
در اینجا قصد داریم به برخی از کارهای مهمی اشاره کنیم که مدیران باید برای پیشرفت و موفقیت یک تیم انجام دهند. این کارها طیفی از انتخاب افراد درست و تصمیم گیری درمورد اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد، تا برقراری ارتباط، و پرورش و انگیزه دادن به افراد را شامل می شود. به علاوه به برخی از رایج ترین دام هایی می پردازد که باید از آنها اجتناب کرد.
اهمیت تفویض اختیار
تفویض اختیار اولویت اصلی مدیران تیم هاست. هرچقدر هم مهارت داشته باشید به تنهایی نمی توانید کار زیادی انجام بدهید. با داشتن یک تیم قادر به کسب موفقیت های خیلی بیشتری خواهید بود. به همین دلیل تفویض اختیار اهمیت فراوانی دارد! تفویض موفق اختیار مستلزم انطباق دادن افراد با وظایف است. پس اول از همه، باید نقش ها و اهداف تیم تان را توضیح دهید. یک راه خوب برای انجام این کار تهیه ی منشور تیم است. این منشور، هدف تیم و چگونگی رسیدن به آن را تعیین می کند. این ابزار نه تنها به تیم شما کمک می کند که شروع خوبی داشته باشید بلکه می تواند در بازگرداندن تیم از مسیر انحرافی هم مفید باشد.تنها پس از تهیه ی این منشور، در موقعیت تفکر بر روی مهارت ها، تجربیات و شایستگی های اعضای تیم خود قرار خواهید گرفت و می توانید شروع به تطبیق دادن افراد با وظایف کنید. به یاد داشته باشید که یکی از مهم ترین وظایف شما این است که بدانید چطور باید با چالش های دنیای واقعی همچون شکاف میان مهارت های اعضای تیم برخورد کنید.
ایجاد انگیزه در اعضای تیم
وظیفه ی کلیدی دیگری که به عنوان مدیر برعهده ی شماست انگیزش اعضای تیم است. تئوریX و تئوریY دو رویکرد بسیار متفاوت نسبت به انگیزش را توضیح می دهند. این رویکردها به فرضیات اصلی شما درباره ی افرادی که با آنها کار می کنید متکی هستند. اگر اعتقاد داشته باشید که افراد شما به صورت غریزی تنبل هستند به تئوری X معتقد هستید و اگر باور داشته باشید که بیشتر آنها شاد و آماده به کار هستند به تئوری Y تمایل خواهید داشت. حتما سعی کنید این دو تئوری را به خوبی درک کنید چون تأثیر عمیقی روی موفقیت شما در انگیزش افراد دارند. هر رویکردی که اتخاذ کنید باید این نکته را هم در نظر داشته باشید که وقتی صحبت از انگیزش باشد؛ افراد نیازهای متفاوتی دارند. بعضی افراد خودانگیزشی بالایی دارند در حالی که دیگران بدون انگیزش مدیریتی کم کاری می کنند.
پرورش افراد تیم
تیم ها از افرادی تشکیل شده اند که چشم اندازها و توانایی های متفاوتی داشته و در مراحل متفاوتی از دوران حرفه ای خود قرار دارند. برای بعضی از آنها، وظایف محوله ممکن است چالش برانگیز بوده و نیاز به حمایت داشته باشند. عده ای دیگر ممکن است در کاری که می کنند استخوان ترکانده بوده و مایل باشند فرصتی در اختیارشان قرار بگیرد که مهارت هایشان را بیشتر کنند. در هر صورت، وظیفه ی شما این است که تمام افراد تیم تان را پرورش بدهید.مهارت های شما در این جنبه ی مدیریتی، موفقیت دراز مدت شما را تضمین می کند. اگر بتوانید به اعضای تیم خود کمک کنید که در کار خود رشد کنند؛ به مدیری تبدیل خواهید شد که همه مشتاق کارکردن با او هستند و به این ترتیب به سازمان خود هم کمک شایانی خواهید کرد. موثرترین روش برای پرورش افراد اطمینان از ارائه ی بازخورد منظم به اعضای تیم است. بسیاری از افراد هنگام بازخورد دادن عصبی می شوند، به خصوص اگر آن بازخورد منفی باشد. اما اگر به طور منظم بازخورد بدهید و دریافت کنید، عملکرد همه ی اعضاء تیم بهبود پیدا می کند.
ارتباط و کار با اعضای تیم و دیگران
مهارت های ارتباطی، تقریبا برای موفقیت در هر نقش و جایگاهی ضروری هستند. اما مهارت ها و تکنیک های خاصی وجود دارند که شما به عنوان مدیر بیش از زمانی که کارمندی عادی بودید از آنها استفاده خواهید کرد. این موضوع به دو بخش تقسیم می شود: ارتباط با اعضای تیم و ارتباط با سایر افراد خارج از تیم. در ادامه به هر یک ازاین دو بخش خواهیم پرداخت.
ارتباط با اعضای تیم
به عنوان مدیر ممکن است هم جلسات منظم داشته باشید و هم جلسات خاص. معمولا افراد، هر نوع جلسه ای، به خصوص جلسات منظم را باعث اتلاف وقت می دانند؛ بنابراین مهارت یافتن در اداره موثر جلسات بسیار ارزشمند است.
بسیاری از جلسات شامل طوفان فکری هستند. شما به عنوان مدیر باید در چنین جلساتی نقش تسهیل کننده را ایفا کنید؛ بنابراین باید با انجام این نقش راحت باشید. وقتی فقط یک شرکت کننده ی عادی نباشید، به جز ارائه ی ایده هایی خلاقانه کارهای دیگری هم خواهید داشت. برای اینکه بدانید چطور باید جلسات طوفان مغزی را اداری کنید مقاله طوفان فکری را بخوانید. مطمئن شوید که درک درستی از مشکلات احتمالیِ موجود در کار و چگونگی اجنتاب از این مشکلات، پیدا کرده اید.
گوش دادن فعالانه هم مهارت مهم دیگری است که مدیران و کارمندان دیگر باید در آن استاد شوند. وقتی اختیار کارها دست شماست، ممکن است به آسانی فکر کنید که می دانید دیگران چه می خواهند بگویند و یا اینکه گوش دادن چندان اهمیتی ندارد؛ چون در هرحال خودتان راه حلی پیدا کرده اید. در هر صورت نباید به دام چنین تفکری بیفتید. بیشتر مدیران خوب شنوندگان فعالی هستند. این کار به آنها کمک می کند که مشکلات را در همان ابتدای کار (وقتی حل کردن آنها هنوز خیلی ساده است) کشف کرده، از سوءتفاهم های پرهزینه اجتناب نموده و در میان اعضای تیم خود اعتمادسازی کنند.
ارتباط با افراد خارج از تیم
رئیس شما احتمالا مهم ترین فردی است که باید با او ارتباط داشته باشید. برای فهمیدن اینکه رئیس دقیقا از شما یا تیم تان چه می خواهد وقت بگذارید، اگر بدانید که او دقیقا چه خصوصیاتی دارد و ترجیح می دهد این کار چطور انجام شود؛ بهتر خواهید توانست تأیید او را به دست آورید.
از اینکه از رئیس تان بخواهید شما را هدایت کند؛ ترسی نداشته باشید. معمولا به این ترتیب چیزهای زیادی خواهید آموخت اما رئیس ممکن است در این کار پیشقدم نشود. اگر برای گرفتن توصیه و بازخورد نزد رئیس خود می روید حتما سعی کنید قبل از آن همه چیز را تا حد امکان بررسی کرده باشید. موضوع را با خلاصه ای از نتایج افکار و بررسی هایتان در اختیار او بگذارید و بگویید که در کدام قسمت به کمک او نیاز دارید.
به علاوه، بخشی از کار شما مراقبت از تیم و محافظت از آن در برابر فشار غیرمنطقی است. مهارت هایی مثل قاطعیت و مذاکرات برد برد را بیاموزید تا بتوانید حجم کار را کم کنید یا برای گرفتن منابع بیشتر مذاکره کنید.
بخش دیگری از وظایف شما مدیریت چگونگی تعامل گروه با سایر گروه هاست. برای شناسایی گروه هایی که باید با آنها کار کنید از تجزیه و تحلیل ذی نفعان بهره بگیرید. سپس با آن افراد صحبت کنید تا ببینید آنها از شما چه می خواهند و شما قادر به انجام چه کاری برای آنها هستید.
مدیریت و برقراری انضباط
هرچقدر هم آرزو کنید چنین اتفاقی رخ ندهد، در دوران کاری بیشتر مدیران زمانی پیش می آید که مجبور شوند کارمندی را تنبیه کنند. تنبیه تفاوت ظریفی با بازخورد عادی دارد؛ چرا که همیشه به طور خاص به کار کارمند مربوط نمی شود. به عنوان مثال می توانید درباره مهارت فرد در ارتباط تلفنی به او بازخورد بدهید اما مشکلاتی همچون زمانبندی یا آراستگی فردی به رویکرد متفاوتی نیاز خواهد داشت.
شناسایی و برخورد با تخلف از قانون یا سیاست شرکت کار ساده ای است. اما در مورد موقعیت های دیگر چه؟ از یک طرف نمی خواهید با مسائل کوچک سروکار داشته باشید و از طرف دیگر نمی توانید چیزی را که باید به آن رسیدگی کنید نادیده بگیرید.
از این قوانین کلی استفاده کنید تا بتوانید تصمیم بگیرید که آیا در یک موقعیت خاص نیازی به اقدام هست یا خیر. اگر پاسخ هر یک از سوالات زیر مثبت باشد، لازم است تا زمانی برای صحبت خصوصی با کارمندتان در نظر بگیرید:
-
آیا مسئله مورد نظر در کیفیت خروجی کارمند (داخلی یا خارجی) بر مشتری اثر دارد؟
به عنوان مثال، یک طراح داریم که معمولا دیر سرکار حاضر می شود. اگرچه بیشتر می ماند تا ساعات کاری را جبران کند اما مشتریان معمولا از اینکه نمی توانند در ابتدای روز با او تماس بگیرند ناراحت می شوند؛ به خصوص وقتی روی پروژه های فوری کار می کند.
-
آیا این مسئله بر انسجام تیم اثر دارد؟
به عنوان مثال، طراحان انفرادی معمولا روی پروژه های شخصی خود کار می کنند و جلسات اندکی با سایر اعضای تیم دارند بنابراین این مسئله بر انسجام تیمی اثری ندارد. اما سایرین متوجه این بی انضباطی شده و وقت شناسی دیگران هم کم کم تحت تأثیر قرار می گیرد.
-
آیا این مسئله لزوما منافع سایر افراد تیم را تضعیف می کند؟
به عنوان مثال طراحی که در کنار طراح وقت نشناس کار می کند از اینکه باید پاسخ تماس های مشتریان را پیش از رسیدن همکارش به دفتر بدهد و همواره با مشتریان عصبانی و ناراحت صحبت کند؛ رنجیده خاطر است. در این موقعیت، مدیر تیم طراحی تصمیم می گیرد با این فرد صحبت کند چرا که کار او روی همکاران اش اثر گذاشته است. آنها به این نتیجه می رسند که دیرآمدن طراح مشکلی ندارد (او باید از مسیری طولانی و پرترافیک به محل کار برسد) اما تعهد می کند که هر روز تا ساعت ۹:۳۰ در محل کار حاضر شود تا به این ترتیب هم تعداد تماس هایی که همکارش باید به جای او پاسخ دهد کم شود و هم همکارش ساعت دقیقی در پاسخ به مشتریان ارائه دهد. به علاوه قرار شد که طراح برای جبران دیرکرد صبح تا دیروقت بماند و به جبران کار اضافه ای که همکارش بابت پاسخ به تماس ها او انجام داده، یکی از وظایفی را که همکارش دوست ندارد برعهده بگیرد. وقتی با مسئله ی انضباطی بالقوه ای مواجه شده اید، وقت صرف کنید تا اطلاعات کاملی درباره موقعیت جمع آوری کنید، در مورد کاری که باید بکنید تصمیم بگیرید و دست به اقدام بزنید. مسائل انضباطی ندرتاً به خودی خود حل شده و معمولا با گذشت زمان بدتر می شوند به همین دلیل اغلب باعث احساس ناراحتی و رنجش قابل توجهی در میان اعضای تیم می شود.
دام هایی که باید از آنها اجتناب کنید.
چندین اشتباه معمول وجود دارد که مدیران تازه کار مرتکب آن می شوند. سعی کنید از آنها اجتناب کنید! این اشتباهات عبارتند از:
- اینکه می توانید برای رسیدن به موفقیت به عنوان یک مدیر، بر دانش و مهارت های فنی فعلی خود تکیه کنید. ولی بسیار اهمیت دارد که وقت صرف کنید تا علاوه بر مهارت های مدیریتی مهارت های ارتباط با مردم را هم فرا بگیرید (اینها ممکن است حتی از مهارت های فنی هم مهم تر باشند!).
- اجتناب از مشورت منظم با رئیس به جهت نشان دادن این مطلب که می توانید روی پای خودتان بایستید.
- رفتن به سراغ رئیس بدون بررسی کامل مسئله و بدون در نظر گرفتن راه حل های مسئله.
- شرمنده کردن رئیس یا قرار دادن او را در یک موقعیت غافلگیرانه و آزاردهنده. از قانون «بدون غافلگیری» پیروی کنید.
- انجام هرکاری که رئیس را مجبور کند از شما دربرابر دیگران دفاع کند. این مسئله باعث می شود رئیس شما آبروی خود را در برابر همتایان و بالادستی ها از دست بدهد و دیگران احساس کنند که او کنترل تیم اش را از دست داده است.
- صحبت نکردن با مشتریان (چه داخلی و چه خارجی) درباره اینکه از شما یا تیم شما چه می خواهند.
- استفاده نامناسب از قدرت، توجه داشته باشید که همه کارهایی که از افراد می خواهید باید در جهت منافع شرکت باشند.
آشنایی با مهارت های مالی برای مدیران
