همانطور که می دانید تلفن ویپ در مقابل سیستم تلفن ثابت معمولی، بسیار متفاوت تر عمل می کند، سیستم تلفن سنتی از روش سوئیچینگ مدار جهت اتصال تماس ها استفاده می کند. این فناوری قابل اعتماد بوده و هنوز هم کار می کند اما کارآمدترین یا مقرون به صرفه ترین روش نیست. در مقابل ویپ از روش "سوئیچینگ بسته" استفاده می کند که باعث می شود داده ها صرفا در صورت نیاز ارسال می شوند. هر بار که صحبت می کنید یک اتصال کوتاه و فوری ایجاد می شود. نیازی نیست که اتصال همیشه از سمت هر دو طرف برقرار باشد. به طور معمول شما و شخصی مقابل، به صورت همزمان صحبت نمی کنید. علاوه بر این، بسته های داده به طور کامل ارسال می شوند و می توانند از مسیرهای مختلفی در اینترنت کمک بگیرند. بسته ها پس از رسیدن به مقصد، دوباره در کنار هم قرار می گیرند. همینطور بسته های داده می توانند جهت صرفه جویی در فضا، فشرده شوند که به آن ها امکان می دهد سریع تر با استفاده از اینترنت منتقل شوند. همه اینها خیلی سریع اتفاق می افتد. اگرچه ویپ امکان دارد کاملاً فنی و پیچیده به نظر برسد اما روش کارآمدتری جهت انتقال داده در طول تماس های تلفنی می باشد. احتمالاً قبلاً بدون اطلاع از تلفن ویپ یا ویپ، با استفاده از برنامه هایی مثل Skype یا Google Voice از آن استفاده کرده اید.
تماس های تلفنی استاندارد با کمک سیگنال آنالوگ صوتی انجام می شود. در ابتدا درباره نحوه کار تلفن های سنتی میگوییم که صدای شما به سیگنال آنالوگ ترجمه شده و با استفاده از خطوط تلفن ارسال می شود. از طرفی دیگر چون تماس بین دو طرف برقرار شده بنابراین توسط شخص دومی که تلفن را در اختیار دارد دریافت خواهد شد.
به طور کلی پروسه پیچیده ای ندارد؛ اما باید به این موضوع توجه داشته باشید که برای برقراری تماس با تلفن هایی که از سیگنال صوتی آنالوگ استفاده می کنند محدود است و امکانات اضافی ندارد.
روش کار تلفن ویپ تقریبا به همین صورت اما با اندکی تفاوت است؛ بنابراین سیگنال صوتی صدای شما را می کند و آن ها را برای بسته های دیجیتال ترجمه خواهد کرد. تلفن ویپ برای برقراری این ارتباط از اینترنت استفاده می کند اگر شما با تلفن های ویپ دیگری تماس بگیرید تلفن ویپ شما تماس اینترنت‌ی را به همان صورت دریافت می کند؛ بنابراین بسته های دیجیتالی را دریافت و صدای شخص مقابل را خواهید شنید.
اگر در حال تماس با یک تلفن استاندارد هستید؛ بسته های دیجیتال از طریق اینترنت مسافتی را طی می کنند بعد توسط چیزی به نام دروازه PTSN به سیگنال صوتی ترجمه می شوند. این مترجم بین سیستم ویپ شما و خطوط تلفن است.
تغییر از تلفن سنتی به سیستم تلفن ویپ مبتنی بر ابر، مزایای بسیاری دارد.
یکی از مهم ترین مزیت های ویپ این بوده که هزینه ماهانه کمتری جهت تماس های داخلی و بین المللی پرداخت خواهید کرد. بیشتر ارائه دهندگان تلفن ویپ، تماس های داخلی نامحدود را به صورت رایگان ارائه می دهند. تماس های بین المللی هم به طور معمول بسیار ارزان می باشند. در هزینه های خدمات تعمیر و نگهداری که در حال حاضر به ارائه دهنده تلفن ثابت خود پرداخت می کنید هم صرفه جویی خواهید کرد.
با ویپ، جهت برقراری تماس های تلفنی، نیازی نیست در دفتر، مکان ثابت یا کنار میز تلفن خود بنشینید. می توانید تماس های دریافتی را در هر جایی که هستید توسط برنامه موجود در موبایل، تبلت یا لپ تاپ خود، دریافت کنید. این یک مزیت بزرگ جهت تیم هایی بوده که از راه دور یا خارج از محدوده شرکت یا سازمان کار می کنند. همینطور اگر در سفر هستید استفاده از ویپ یک انتخاب عالی خواهد بود.
یکی دیگر از مزایای تلفن ویپ یا ویپ مقیاس پذیری بالاتر می باشد. چه در حال استخدام کارکنان بیشتری باشید یا یک شعبه جدید در شهری دیگر افتتاح می کنید، ویپ انجام این کار را آسان تر می کند. برخلاف یک سرویس تلفن سنتی که نیاز به صرف هزینه جهت خرید شماره های جدید و سخت افزارهای موردنیاز دارد، ویپ به شما امکان می دهد تا اعضای تیم را فقط با چند کلیک به داشبورد حساب خود اضافه کنید. از وقتی امکان استفاده از ویپ روی گوشی های هوشمند آماده شده است، می توانید با نصب برنامه روی گوشی شخصی خود، هزینه تجهیزات اضافی را کاهش داده و فضای میزکار خود را آزاد کنید.
راه حل های ویپ به طور معمول شامل بسیاری از ویژگی های اضافی تلفن تجاری می شوند. به عنوان مثال، می توانید به راحتی با ویپ تماس های کنفرانسی را تنظیم کنید. همچنین بیشتر ارائه دهندگان خدمات ویپ، سرویس های پذیرش مجازی، موسیقی انتظار تماس، شماره گیر خودکار، ارسال پست صوتی به ایمیل یا پیامک و موارد دیگر را ارائه می دهند. حتی می توانید از قابلیت های ارتباطی پیشرفته مثل کنفرانس ویدیویی برخوردار شوید.
تلفن های ویپ با قابلیت ها و اشکال و طرح های مختلفی تولید شده اند. هر تلفن تلفن می تواند با توجه به ویژگی هایی که دارد بر روی میز یکی از اعضای شرکت قرار بگیرد. تلفن ویپ رده مدیریتی امکانات ویژه به مدیر شرکت داده تا ارتباطات مدیریتی خود را به نحو احسن به انجام برساند. تلفن ویپ مدیریتی با توانایی در انتظار نگه داشتن تماس گیرنده، انتقال تماس، قرار دادن تلفن روی حالت مزاحم نشوید و دیگر امکانات ویژه مدیریتی می توانند ابزار مناسبی برای یک مدیر در برقراری ارتباط باشند. تلفن ویپ رده منشی با امکانات ویژه به منشی های شرکت ها این اجازه را می دهند تا تعداد زیادی تماس را به صورت همزمان مدیریت کنند، تماس ها را منتقل کنند، در صف نگه دارند و یا آن ها را بلاک کنند. باید ابتدا بدانید برای چه شخصی با چه سمتی گوشی تلفن ویپ تهیه می کنید، اگر این فرد مدیر است باید گوشی تلفن IP با امکانات مورد نیاز یک مدیر را بیابید. اگر برای منشی خرید می کنید می بایست تلفن IP رده منشی را در نظر داشته باشید.
طبیعتا استفاده از هر سیستمی در کنار مزایای بی شمار، دارای معایبی می باشد. حالا نگاهی به معایب ویپ می اندازیم.
از آنجایی که VoIP برای کار کردن به برق نیاز دارد، هرگونه قطع برق می تواند منجر به از دست دادن خدمات شود. این را می توان با استفاده از پشتیبان های باتری یا ژنراتورها کاهش داد، اما این راه حل ها می توانند گران بوده و نیاز به تعمیر و نگهداری داشته باشند.
تماس‌های VoIP می‌توانند در برابر فیشینگ، هک، استراق سمع و دیگر اشکال حملات سایبری آسیب‌پذیر باشند. این به این دلیل است که تماس‌های VoIP از طریق شبکه یا اینترنت، منتقل می‌شود. به عنوان کاربر ویپ، مهم است تا از نشانه های هک سیستم ویپ باخبر باشید. پس از آگاهی از این نشانه ها باید راهکارهای لازم جهت امنیت ویپ را نیز بدانید تا بتوانید تماسی امن برقرار کنید.
VoIP ممکن است با همه دستگاه ها یا سیستم ها سازگار نباشد. به عنوان مثال، برخی از تلفن های IP قدیمی ممکن است با پروتکل های VoIP جدیدتر سازگار نباشند، و برخی از سیستم های تلفن قدیمی ممکن است نتوانند با VoIP یکپارچه شوند.
با توجه به نکاتی که درباره مزایا و معایب VoIP گفته شد، اگرچه سیستم ویپ خالی از عیب نیست، اما مزایای آن که روز به روز در حال گسترش است، استفاده از این سیستم را توجیه می‌کند. به علاوه اینکه سیستم‌های تلفن سنتی در آینده نزدیک به طور کامل منسوخ می‌شوند. در پایان می‌خواهیم اشاره‌ای کوتاه به سامانه مرکز تماس الوویپ داشته باشیم. الوویپ ارائه دهنده نرم افزار مرکز تماس و راهکارVoIP، مطابق استاندارد‌های روز دنیا طراحی شده است. از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار VoIP الوویپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
آگاهی از سطح رضایت‌مندی مشتریان
کاهش تعداد تماس های ناموفق و از دست رفته
نظارت بر عملکرد پرسنل و تیم‌های مختلف
دریافت گزارش های کمی و کیفی
ایجاد ارتباط یکپارچه با نرم افزار CRM
کاهش هزینه‌های تماس
بهبود و تسهیل ارتباطات
بنابراین برندهای مختلفی هستند که می توانید تلفن ویپ خود را از آن ها انتخاب کنیدو از آن بهره گیرید. همچنین برای مشاهده ی مطالب مرتبط دیگر میتوانید به بخش آموزش ساعدنیوز مراجعه نمایید. از همراهی شما بسیار سپاسگزارم.
