چطور مقاله را سابمیت کنیم؟

سابمیت مقاله چیست؟

زمانی که مقاله ای را نگارش کردید و مراحل ویرایش و بررسی آن تمام شد باید هرچه سریعتر آنرا به مجله مدنظرتان سابمیت کنید. سابمیت یا ارسال مقاله به مجله شرایط و مراحل به خصوصی دارد که باید رعایت شود. سابمیت کار چندان پیچیده ای نیست فقط لازم است کمی آگاهی داشته باشید که بتوانید پاسخ سوالات احتمالی که ممکن است سردبیر بپرسد را بدهید و با وی رایزنی و گفتگو کنید که هر چه سریعتر مقاله شما را به بخش داوری ژورنال تحول دهد.

سابمیت به معنای ثبت مقاله یا نوشته شما در یک مجله بین المللی می باشد پس از سابمیت شما این اطمینان را پیدا می نمایید که مقاله شما به درستی و با فرمت مد نظر مجله ثبت شده و در اختیار مجله قرار گرفته است و حتما باید به این مورد توجه نمایید که سابیمت مقاله به معنای پذیرش مقاله شما نیست و صرفا به معنای ثبت مقاله شما در مجله مورد نظر می باشد پس از ثبت، مقاله برای ثبت نظرات داوران ارسال خواهد گردید.

نکات مهم سابمیت

• روش های سابمیت مقاله به مجله متفاوت میباشد و این تفاوت نشانه ضعف اعتبار یا معتبر بودن ژورنال نمیباشد و صرفا هر ژورنال روش سابمیت به خصوصی برای مقاله در نظر میگیرد.
• روش ارسال از طریق ایمیل معمولا محدودیت های کمتری برای اصلاحات مقاله، اصلاح اسامی، تغییر قسمتی از مقاله و … دارد این کار در سیستم سابمیت مقاله کمی دشوارتر و گاهی اوقات انجام نشدنی است.
• در هیچکدام از روش هایی که توضیح داده خواهند شد سابمیت مقاله به معنای اکسپت مقاله نیست و صرفا مقاله شما با موفقیت در مجله مورد نظر به ثبت خواهد رسید تا پس از طی مراحل داوری نتیجه به شما علام گردد.
• روش سابمیت از طریق آنلاین سابمیژن(Online Submision) و یا پنل کاربری روش به مراتب جدیدتری است که اکثر مجلات معتبر از آن استفاده می نمایند.
• قبل از هرگونه سابمیت بهتر است به قسمت راهنمایی نویسندگان که معمولا تحت منوی Insruction For Author می باشد مراجعه نمایید و تمامی نکات مربوط به فرمت بندی، تعداد لغات چکیده، توضیحات مربوط به جداول و شکل ها و … را رعایت نمایید این کار ضمن صرفه جویی در زمان شما به خاطر روند داوری سریعتر باعث افزایش شانس پذیرش مقاله شما در مقالات هم سطح خواهد شد.
• نکته دیگر اینکه قبل از پذیرش مقاله بهتر است نسبت به پارافریز مقاله و ادیت نیتیو مقاله خود حتما توجه لازم را داشته باشید این دو نکته تاثیر بسیار زیادی در افزایش شانس پذیرش مقاله شما خواهند داشت.
• سیستم سابمیت آنلاین هر مجله با مجله دیگر متفاوت است و ممکن مدت زمان سابمیت مقاله از این طریق برای یک مجله ده دقیقه و برای مجله دیگری حتی تا ساعت ها طول بکشد.

نحوه سابمیت مقاله به ژورنال

توصیه می شود پیش از اینکه نسخه نهایی پیش نویس مقاله برای مجله ارسال شود، موارد ذیل به صورت فایل های جداگانه تهیه شده تا در موقع لزوم و در هنگام ارسال مقاله آپلود نمود. مثال های نمونه در قسمت ضمیمه قرار داده شده است.

• Title Page: این قسمت شامل عنوان مقاله، نام نویسنده ها به همراه وابستگی به مرکز تحقیقاتی/ دانشگاهی (Affiliation) هر یک از آنها مشخص کردن نویسنده مسئول مکاتبات (Corresponding author) و ارایه آدرس پستی، ایمیل، شماره تلفن و شماره فکس نویسنده مسئول می باشد و ممکن است به صورت یک فایل جداگانه ارسال شود.

• Cover Letter: نامه ای است که از طرف نویسنده/ نویسندگان به مجله ارسال می شود.

در این نامه علاوه بر توضیح مختصری از محتوای مقاله و نتایج آن می بایست به موارد زیر نیز اشاره کرد:

• تایید می شود که پیش نویس این مقاله قبلاً در جایی چاپ نشده است و در حال حاضر نیز برای مجله دیگری ارسال نشده و یا تحت داوری نمی باشد.
• تایید می شود که تا زمان اعلام نتیجه داوری، این پیش نویس مقاله به مجله دیگری ارسال نخواهد شد.

• Suggest Reviewers: فهرست اسامی داورهای پیشنهادی از طرف نویسندگان برای داوری مقاله ارسال شده. نویسندگان می بایست حداقل فهرست اسامی سه داور را با ذکر نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل و نام دانشگاه/ موسسه تحقیقاتی را پیشنهاد کنند. برای برخی از مجلات باید فهرست داورهای پیشنهادی را در قالب یک فایل جداگانه آپلود کرد ولی برای بیشتر مجله ها، در هنگام ارسال، گزینه هایی برای وارد کردن مشخصات داوران پیشنهادی قبل از اقدام به ارسال آماده شده باشد. سردبیر مجله با بررسی داوران پیشنهادی، ممکن است فرد یا افرادی را به عنوان داور مقاله انتخاب کند. مزیت ارسال مشخصات داوران مرتبط و متخصص این است که سریع تر داوران انتخاب می شوند و لذا فرایند داوری مقاله به سرعت آغاز می شود.

• Oppose Reviewers: افرادی هستند که به دلایلی مایل نیستیم داور مقاله ارسالی باشند. این بخش اجباری نبوده و می توان کسی را انتخاب نکرد.

• Confliet of Interests: در این بخش بیان می گردد که نویسندگان در انجام پژوهش از هیچ لحاظی مشکلی نداشته و از ترتیب اسامی نوشته شده در مقاله نیز راضی هستند. برای بعضی از مجلات می بایست فایل جداگانه ای برای این قسمت ارسال نمود و برای برخی از مجلات محل و گزینه ای برای پاسخ به این پرسش وجود دارد. بهترین حالت ترتیب نوشته شدن نام نویسندگان در یک مقاله، ترتیب سهم مشارکت آنان در انجام پژوهش و تهیه مقاله می باشد. در برخی از مجلات همچون Plos Commputational Biology در ابتدا (یا انتهای) مقاله، مشارکت هر یک از نویسندگان در تهیه مقاله و انجام پژوهش به طور مشخص نوشته می شود.

• Research Highlights: نوشتن نوآوری و نتایج ارزنده بدست آمده از انجام پژوهش در قالب جملات/ عبارت های تک خطی و با تعداد محدود کلمات. از نوشتن عبارت های طولانی و کلی باید اجتناب کرد. تعداد کلمات بستگی به مجله دارد و معمولا بیش از ده کلمه مجاز نیست.

پس از نوشتن و تهیه موارد فوق، به عنوان نویسنده عهده دار مکاتبات می توان به ارسال manuscript اقدام نمود. برای ارسال manuscript به مجله، ابتدا می بایست در سایت مجله ثبت نام (Register) کنید و پس از پر کردن بخش های لازم همچون نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل و Affiliation، نام کاربری (Username) و رمز عبور (Password) را انتخاب کنید. سپس از گزینه ارسال مقاله (Submit an article) از سایت مجله استفاده نمایید.

با انتخاب گزینه Submit New Manuscript، منوی ارسال مقاله پدیدار می شود. اکنون گام های زیر را برای ارسال درست مقاله انجام دهید:

• انتخاب نوع مقاله (…، original paper, letter, review paper)
• وارد کردن عنوان مقاله (با کپی کردن عنوان مقاله از فایل manuscript تهیه شده)
• اضافه کردن نام نویسندگان همکار با ذکر وابستگی آن ها و رعایت ترتیب بین آن ها
• وارد کردن چکیده مقاله (با کپی کردن چکیده مقاله از فایل manuscript تهیه شده)
• وارد کردن کلمات کلیدی (مشخص کردن سه یا چهار کلمه کلیدی)
• وارد کردن اطلاعات تکمیلی مربوط به مقاله
• وارد کردن نکات ضروری. این نکات در متن فایل pdf تهیه شده توسط سایت مجله گنجانده نشده و تنها در اختیار سردبیر قرار می گیرند.

به عنوان مثال اگر این مقاله پیش از این به همین مجله ارسال شده، توصیه می شود در این قسمت با ذکر شماره پیگیری مقاله، این مطلب توضیح داده شود. برای برخی از مجلات پر کردن این بخش ضروری نیست.

• داوران پیشنهادی (Suggest Reviewers)
• داوران مخالف (Oppose Reviewers)
• انتخاب سردبیر (Request an Editor)
• Conflict of interest
• پیوست کردن فایل ها (؟)

در قسمت پیوست کردن فایل ها، می بایست فایل های آماده شده برای Manuscript, Cover Letter و در صورت لزوم Supplementary Materials را آپلود نمود. دقت شود که در فایل manuscript حتما پس از متن مقاله و مراجع، ابتدا جداول و سپس شکل ها را از manuscript خارج کرد و سپس هر یک از آن ها را در قالب فایل های جداگانه یک به یک آپلود نمود. توصیه می شود که نسخه اصلی فایل ورد (.doc یا docx.) برای manuscript آپلود گردد.

پس از ارسال درست و تکمیل مراحل فوق، با فشردن دکمه Next، که در آن خلاصه ای از فایل های ارسال شده، نمایش داده می شود. همچنین اگر در پر کردن بخش ها و یا ضمیمه کردن فایل ها خطایی رخ داده باشد، در این قسمت مشخص می گردد تا نویسنده، خطا را اصلاح نماید. در صورتی که همه بخش ها به درستی تکمیل شده باشد گزینه Build PDF for my Approval فعال می شود. در این حالت به ایمیل نویسنده مسئول نیز پیامی ارسال شده که فایل PDF مقاله ساخته شده است و فرایند ارسال مقاله به تایید نهایی ایشان نیاز دارد. دقت کنید که دکمه Back را فشار ندهید و در عوض گزینه Back to Main Menu را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه دوباره به منوی اصلی باز می گردید و گزینه Submissions Waiting for Author’s Approval فعال می گردد.

با انتخاب Submissions Waiting for Author’s Approval، و با کلیک کردن بر روی گزینه Action Links منوی کوچکی ظاهر می شود. با انتخاب گزینه View Submission می توان فایل PDF ساخته شده توسط سایت مجله را مشاهده و نیز ذخیره کرد. اگر این فایل از نظر شما مورد تایید بوده و مشکلی وجود نداشت با انتخاب گزینه Approve Submission، مقاله تایید نهایی شده و به مجله ارسال خواهد شد. در این حالت امکان هیچگونه تغییری در محتویات فایل ارسال شده وجود ندارد. همچنین پیامی به ایمیل نویسنده مسئول فرستاده می شود که تاییدیه دریافت مقاله توسط مجله می باشد.

چنانچه در فایل PDF ساخته شده مشکلی باشد که نیاز به اصلاح داشته باشد می توان گزینه Edit Submission را انتخاب کرد و دوباره تمامی موارد و مراحل پیش گفته را ویرایش نمود تا مجدداً فایل PDF توسط سایت مجله ساخته شود. در صورت انصراف از ارسال مقاله می توان گزینه Remove Submission را انتخاب نمود.

در صورت تایید نهایی، پس از چند روز شماره پیگیری (Manuscript Number) به مقاله ارسال شده اختصاص داده می شود و سردبیر در صورت رعایت موارد نگارشی از سوی نویسندگان و ارتباط موضوعی مقاله با مجله، داوران مقاله را مشخص می کند. اگر مقاله ای را برای مجله ای ارسال کرده اید و پس از گذشت مدت زمانی مایل به انصراف می باشید، می توانید با ارسال یک ایمیل به سردبیر و یا با پاسخ به ایمیلی که از طرف سایت مجله هنگام تایید دریافت مقاله به شما ارسال شده است، داوری مقاله ارسال شده را لغو کنید. برخی از سایت های مجلات برای لغو داوری مقاله، گزینه Withdraw دارند و لذا بدون ارسال ایمیل نیز می توان مقاله را بازپس گرفت.

اکسپت مقاله و فرق آن با سابمیت

اکسپت و سابمیت مقاله دو مقوله کاملا مجزا هستند و هیچ ارتباطی با یکدیگر ندارند. در واقع شما باید مقاله را سابمیت کنید تا تکلیف اکسپت شدن آن مشخص شود اکسپت مقاله بعد از مرحله داوری اتفاق خواهد افتاد. اکسپت مقاله بعد از بررسی مقاله اتفاق خواهد افتاد. بعد از سابمیت مقاله در رابطه با نتیجه پذیرش مقاله و اکسپت هیچ تصمیمی نمیتوانید بگیرید از این رو توصیه میکنیم نسبت به سابمیت مقاله عجله نداشته باشید که حتما مقاله اکسپت شود. (در کل فرایند داوری برای اکسپت در ژورنال های معتبر مانند ISI زمان بر است البته برخی از ژورنال ها در ازای دریافت مبلغی مراحل داوری و اکسپت را تسریع می کنند) و در صورت نداشتن ایرادات اساسی و پذیرفته شدن توسط داوران، ممکن است در چندین نوبت، برای اکسپت نهایی ایراداتی به آن تعلق گیرد که شما به عنوان یک محقق باید آن را اصلاح و مجدداً ارسال نمایید.

شرایط چاپ مقاله در مجلات خارجی