کاورلتر چیست و چگونه نوشته میشود؟

cover letter چیست ؟

Cover letter کاور لتر نامه ای است که وقتی می خواهید درخواستی برای همکاری یا پذیرش در دوره های ارشد و دکترا ارسال کنید به درخواست شما پیوست می شود و در واقع مانند یک راهنما در مورد سند های ارسالی شما و هدف انگیزه شما به خواننده توضیح می دهد. هدف اصلی از نوشتن کاورلتر، ارایه توضیح مختصری وجامع در ارتباط با مقاله و مطالعه انجام شده است. در خیلی مواقع اگر به همراه مقاله یا رزومه، cover letter ارسال نشود، ممکن است دبیر یا سرپست ژورنال به سند ارسالی توجهی نکند. این امر در درخواست همکاری یا گرفتن پذیرش از دانشگاه های معتبر نیز صادق است.

در این بخش با نحوه نوشتن کاور لتر Cover letterبرای مقاله، کاور لتر Cover letter برای سابمیت و ارسال مقاله به ژورنال ها و مجله ها آشنا می شویم .

چه مواردی را نباید در کاور لتر بگنجانیم؟

• سعی کنید از عبارات مخفف یا اصطلاحاتی که مختص قشر خاصی هستند بپرهیزید.
• در تعریف از کارتان زیاده روی نکنید. اگرچه هدفتان این است که مقاله در مجله چاپ شود، اما جانب احتیاط را در استفاده از لغاتی نظیر «برای اولین بار» یا «جدید» در اشاره به مقاله حفظ نمایید.
• از آوردن نام افرادی که ممکن است مقاله شما را تایید کنند بپرهیزید. هم چنین بحث درباره اعتبار کار افراد دیگر، مواردی نیستند که برای سردبیر جذاب باشند.
• کاور لتر را خیلی طولانی ننویسید. شما باید مختصراً به سردبیر بگویید چرا مقاله تان برای چاپ در آن ژورنال مناسب است. سعی کنید کاور لتر در یک صفحه تمام شود.
• از شوخی کردن بپرهیزید. کاور لتر نوشته ای رسمی است و اگرچه لفاظی می تواند حال سردبیر را بهتر کند، اما نتیجه مثبتی برای شما نخواهد داشت.

ساختار کاور لتر چگونه است؟

در پایین، ساختاربندی مواردی را می بینیم که در بالا خواندیم.

۱٫ نام، نام خانوادگی و مدرک دانشگاهی سردبیر؛ جایگاه شغلی او در ژورنال؛ نام ژورنال؛ آدرس ژورنال؛ تاریخ ارسال کاور لتر: این اطلاعات در بالا، گوشه سمت چپ (اگر به انگلیسی نوشته شود) و گوشه سمت راست کاور لتر (اگر به فارسی نوشته شود) می آید.

۲٫ خطاب قرار دادن سردبیر: در کاور لترهای انگلیسی، بهتر است سردبیر را با عباراتی نظیر Dear، Dr. یا امثالهم مورد خطاب قرار دهید. در هر صورت سعی کنید از عباراتی مانند Mrs. که می تواند به وضعیت جنسیتی خاص اشاره داشته باشد بپرهیزید.

۳٫ پاراگراف مقدمه یا معرفی: کاور لتر بایستی به زبان رسمی نوشته شود. جملاتی مانند I am writing to submit our manuscript entitled… یا I, on behalf of all co-authors, am writing to submit our manuscript entitled… می تواند نمونه ای برای شروع معرفی باشد. پاراگراف اول را با اشاره به عنوان مقاله و عنوان ژورنال آغاز کنید. در ادامه، یک یا دو جمله خلاصه در توضیح طراحی، شرایط قابل استفاده، سوال، یافته ها و نتیجه های تحقیق ارائه کنید.

۴٫ هدف و نقش: در پاراگراف دوم، بستری که شما را مصمم به انجام تحقیق نمود، خوانندگان یا مخاطب هدف، و نام ژورنال را باید بنویسید. بررسی یافته های مطالعات پیشین و شکاف موجود، هم چنین تناسب اهداف و حوزه فعالیت مقاله و ژورنال نیز در این پاراگراف نوشته می شوند. شرایط استفاده بیشتر و گسترده تر از اثرتان در زمینه تحقیق را در انتهای این پاراگراف بیاورید.

۵٫ کارهای مشابه: در این قسمت، عنوان و ژورنال کارهای انگیزه بخش یا تاثیرگذار بر مقاله تان را می آورید. فراموش نشود که باید استاندارد قالب ژورنال (APA، Chicago یا غیره) را در این مورد رعایت کنید.

۶٫ داورهای پیشنهادی و اظهارات ضروری: می توانید چند داور پیشنهادی شامل نام، موسسه و تخصص ایشان برای حالتی که مقاله تان تحت داوری قرار می گیرد اعلام کنید. سه تا پنج پیشنهاد معمولاً کفایت می کند. احتمال بالایی دارد که حداقل یکی از پیشنهادهایتان مورد پذیرش واقع شود. به خاطر داشته باشید که باید دلایل مناسبی برای پیشنهادهایتان در این قسمت بیاورید؛ مثلاً فرد مورد نظر، از پیشینه لازم برای ارزیابی یافته ها برخوردار است. ذکر عدم وجود هیچ گونه تعارض منافع نیز ضروری است. به علاوه، باید اطلاعاتی مانند اینکه مقاله اصلی است و خودتان آن را نوشته اید و هیچ قسمتی از این مقاله حاضر پیش تر توسط هیچ مجله دیگری منتشر نشده را تحت قالب جملاتی مانند «We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal» و «All authors have approved the manuscript and agree with its submission to…» در این پاراگراف بیان کنید. مشخص است که این قسمت، مهم ترین بخش کاور لتر به حساب می آید.

۷٫ اطلاعات درخواستی احتمالی: می توانید برای نمایش حسن همکاری، در این بخش راه های ارتباطی ای به منظور ارسال یا درخواست اطلاعات اعلام کنید.

۸٫ پایان بندی: در انتها می توانید با استفاده از عبارات مودبانه ای مانند Sincerely به همراه نام کامل خودتان و مولفان دخیل دیگر در تحقیق، کاورلتر را به پایان ببرید؛ هرچند یک بخش مهم دیگر نیز باقی است.

۹٫ اطلاعات مولفین: پس از تکمیل کاورلتر، لازم است نام مولفین، موسسه یا افلیشین، آدرس موسسه، آدرس ایمیل و شماره تلفن خود را بیاورید.

نکات مهم در نوشتن Cover Letter

• ذکر نام صحیح مجله
• به اهداف و چشم انداز مجله توجه کنید، آیا تحقیق انجام شده با آنها مطابقت دارد؟
• نام ادیتور؛ برخی از مجلات در حوزه های مختلف فعالیت دارند و چند ادیتور دارند و مدیریت هر حوزه برعهده یک ادیتور می باشد. هنگام نوشتن کاور لتر باید ادیتور مناسب را انتخاب کنید. اگر ادیتور مشخصی وجود ندارد، کاور لتر به Editor-in-Chief نوشته می شود.
• عنوان صحیح دست نوشته، type of paper به چه صورت منتشر شود؟
• اطلاعات پیش زمینه در خصوص کار خود ارائه دهید. چه چیز سبب اهمیت موضوع گشته است؟
• ضرورت انجام این تحقیق چیست؟ چرا این
• د؟ روش های اصلی را بیان کنید.
• کلیه اطلاعات مربوط به کمک هزینه تحقیق را ارائه نمایید.
• اطلاعات تماس نویسنده مسئول مکاتبات را بنویسید.
• تحقیق را انجام دادید؟
• در این تحقیق از چه روش هایی استفاده کردی

چند نمونه کاور لیتر برای سردبیر مجلات

نگارش کاورلتر معمولا به صورت زیر است:

معرفی: یک پارگراف

• در این بخش از نامه خود را معرفی کنید و بگویید که برای چه موقعیتی درخواست می دهید؛ مثلا: ” من در ماه ژانویه فارغ التحصیل مهندسی شیمی از دانشگاه تورنتو هستم و در حال نوشتن نامه برای نشان دادن علاقه خود به شیمی و موضوع کاری شرکت شما می باشم “.
• مشخص کنید که چرا شما به آن موقعیت و سازمان خاص علاقه مند هستید.

بدنه نامه: دو تا سه پارگراف

یک نمونه از تجربیات خود را ارائه بدهید تا توانایی شما را برای موقعیت سازمان مورد نظر نشان دهند.

پایان نامه: آخرین بند

• تشکر از خواننده به خاطر گذاشتن زمان مورد نیاز برای مطالعه نامه شما
• در نظر داشته باشید که حتما به طور خلاصه بیان کنید که چرا شما یک نامزد مناسب برای این شغل هستید.
• تمائل خود را برای انجام مصاحبه با نوشتن اطلاعات تماس شامل تلفن و ایمیل نشان دهید. در واقع حتما از وارد کردن اطلاعات تماس خود در نامه و آدرس شخصی خود اطمینان حاصل کنید.

قالب بندی نامه

• از داشتن حاشیه قابل قبول برای طرح بندی صفحات نامه اطمینان حاصل کنید (به طور پیش فرض از MS WORD) استفاده کنید.
• از سبک نامه های اداری استفاده کنید.
• از سبک بلوک قابل قبول با متن و حاشیه در سمت چپ نوشته ها استفاده کنید.
• نامه باید یک تا دو صفحه و فونت قلم آن، بین 10 تا 12 باشد.

چند نکته کلیدی

نکته 1: از فونت های پایه مانند Times New Roman، Arial، Tahoma، Calibri استفاده کنید. سعی کنید از فونت های خاص استفاده نکنید. این کار باعث می شود کاورلتر شما غیرحرفه ای به نظر برسد. نامه ای غیرحرفه ای به منزله این است که شما موضوع تحصیل و دانشگاه را جدی نگرفته اید.

نکته2: در مورد اندازه فونت هم آن را متعادل نگه دارید. نه خیلی بزرگ و نه خیلی کوچک. نیازی نیست اطلاعات زیادی را در کاورلتر بگنجانید. بنابراین اندازه 11 یا 12 برای این کار مناسب است.

نکته3: نیازی نیست پاراگراف ها را مرتب سازی (justify) کنید. در واقع چون مرتب سازی فاصله های زیادی ایجاد می کند خواندن نامه سخت می شود.

نکته4: از بکاربردن اصطلاحات و عبارت های عامیانه خودداری کنید. هرگز از عباراتی مثل gonna و gotta استفاده نکنید. این عبارات برای مکالمه های خودمانی هستند. فراموش نکنید که کاورلتر یک نامه رسمی در محیط دانشگاهی است. بهتر است بیشتر به سمت رسمی تمایل داشته باشد تا عامیانه.

نکته5: مشتاق باشید. هیچ استادی یک دانشجوی غیرمشتاق را نمی پذیرد. بنابراین سعی کنید از کلمات مثبت و محکم برای انتقال حس درونی خود استفاده کنید. اشتیاق خود برای ثبت نام در دوره مورد نظر را نشان دهید. برای این کار سعی کنید از کلماتی مثل happy، pleased، excited، thankful، accomplished استفاده کنید.

نکته6: از خوانندگان تشکر کنید. در نامه خود از خوانندگان آن بابت وقت و توجه شان تشکر کنید. باید بفهمند که درک می کنید بررسی تعداد بالای تقاضا، کار سخت و طاقت فرسایی است. در این کار باید تعادل را رعایت کنید. تعداد کلمات را با تشکرهای بیش از حد هدر ندهید. چون در اینصورت حس درماندگی را منتقل خواهید کرد.

بدسکتو چیست و چگونه حل میشود؟