مزایا و معایب مدیریت ذره بینی و راهکارهای جایگزین آن

برخی از مدیران با نیت خوب و بدون داشتن اهداف بد دوست دارند کار روزانه کارکنان خود را کنترل کنند؛ این در حالی است که گروهی دیگر از مدیران وجود دارند که با هدف تحقیر کارکنان و محدودکردن آنان، قوانین سختی را در شرکتشان اعمال می کنند و شیوه مدیریتی میکرو منیجمنت (Micromanagment) به معنای مدیریت ذره بینی یا «مدیریت موشکافانه» را در پیش می گیرند؛ به طوری که تمام اعضای تیم از آنان می ترسند.

مدیریت ذره بینی چیست؟

این نوع مدیریت که به آن میکرو منیجمنت (Micromanagement) هم می گویند زمانی رخ می دهد که مدیر یا سرپرست گروه می کوشد همه چیز را کنترل کند و بر همه امور نظارت داشته باشد. این شیوه مدیریتی در نگاه اول کاربردی به نظر می رسد و حتی شاید در پروژه های کوچک نتیجه بخش باشد، اما مدیر ذره بینی نمی تواند به چشم انداز بلندمدت گروهش توجه داشته باشد و زمانش فقط صرف توجه به جزئیات می شود. در این حالت، اعضای گروه هیچ آزادی عملی ندارند و از وجود ناظر همیشگی خسته می شوند. مدیران معمولی کارها را به کارمندان محول و منابع لازم را برایشان تأمین می کنند و زمان اتمام کار را به آنها می گویند. بعد از این، کارمند آزاد است که کار را انجام بدهد و نتیجه و گزارش را ارائه کند. مدیر ذره بینی همه مراحل اولیه را طی می کند، اما در تمام فرایند هم بر عملکرد کارمند خود نظارت دارد و حتی ممکن است برای هر گام پروژه از او گزارش بخواهد. اگر هم کارمند مرتکب خطایی شود یا کار را به شیوه ای انجام ندهد که مدیر تعیین کرده است، او را تنبیه می کند.

ویژگی های مدیران ذره بینی

وقتی درباره مدیریت ذره بینی صحبت می کنیم، اکثر افراد یاد مثال هایی واقعی از این نوع مدیران می افتند. تعداد این افراد ذره بینی در جامعه بسیار زیاد است و به همین دلیل بسیاری از افراد شاغل با این مشکل مواجه می شوند. نکته این است که برخی از مدیران ذره بینی نمی دانند این ویژگی را دارند و در نتیجه برای اصلاح آن تلاشی نمی کنند. مهم ترین ویژگی های مدیر ذره بینی عبارت اند از:

• به خاطر مدیریت ذره بینی و نیاز به نظارت دائمی، مخالف تفویض اختیار است.
• اگر پروژه ها به شیوه ای که او می خواهد انجام نشده باشند، آنها را برمی گرداند.
• متنفر است که تصمیمی بدون مشورت او گرفته شود.
• به جای توجه به نتایج بزرگ، به جزئیات توجه دارد.
• بیشتر زمان خود را صرف نظارت روی کارهای دیگران می کند.
• نظرات و تجربیات دیگران را نادیده می گیرد.
• مدام درخواست به روزرسانی پروژه و انجام مجدد آن را دارد.
• معمولا پروژه ها به نظرش رضایت بخش نیستند و باید بازبینی شوند.

فراموش نکنید که این ویژگی ها همیشه منفی نیستند و در موقعیت های خاص می توانند سازمان را به اهداف برسانند، اما کاربرد همیشگی ندارند.

مزایا و معایب میکرو منیجمنت

مدیریت ذره بینی ممکن است با هدف درستی انجام شود، اما اجرای آن اشتباه باشد. نظارت بر فرایندها و اجرای صحیح آنها در هر سازمانی لازم است، اما نه به شیوه ای وسواس گونه! حتی ممکن است در برخی موارد مدیران به فرایند میکرومنیجمنت نیاز داشته باشند، مثلا زمانی که کارمندی به تازگی وارد سازمان شده است باید به این شیوه مدیریت شود تا کار را یاد بگیرد. در ادامه مزایا و معایب میکرو مدیریت را بررسی می کنیم تا تشخیص بدهید این روش در چه شرایطی کاربردی است و در چه شرایطی به سازمان آسیب می رساند.

مزیت های مدیریت ذره بینی

میکرو منیجیمنت در شرایط زیر می تواند کاربردی باشد و گروه را سریع تر به هدف برساند:

• زمانی که کارمند جدید استخدام شده است.
• در پروژه های تخصصی که کارمندان به راهنمایی گام به گام از سوی فردی متخصص نیاز دارند.
• وقتی فرایندها پیچیده می شوند در طی آنها چرخه یادگیری وجود دارد و اعضای گروه باید در حین کار آموزش ببینند.
• زمانی که کسب وکار هنوز استارتاپی و کوچک است و مدیر ضمن نظارت بر کار کارمندان، می تواند به چشم اندازهای بلندمدت هم توجه داشته باشد.

مدیریت ذره بینی به خودی خود مفهوم منفی ندارد و فقط وقتی در آن افراط می شود به سازمان آسیب می رساند. مدیرانی که در مواقع صحیح ذره بین به دست می گیرند، می توانند بر فرایندها نظارت داشته باشند و خروجی ها را هم مدیریت کنند. همچنین از سلامت و امنیت کارکنان در حین انجام پروژه مطمئن خواهند شد.

معایب مدیریت ذره بینی

• نظارت دائمی برای کارمندان آزاردهنده است.
• احتمال ایجاد خطا هم از سوی مدیر و هم از سوی کارمندان وجود دارد.
• مدیران ذره بینی در سازمان های بزرگ توانایی نظارت کلی بر سازمان را از دست می دهند.
• اعتماد میان مدیر و کارمندان خدشه دار می شود.
• فرسودگی شغلی و خستگی مدیران و کارمندان بیشتر می شود.
• کارمندان به نظارت ها و دستورات مدیر وابسته می شوند.
• کارمندان استعفا می دهند و مدیر باید مدام دنبال نیروهای جدید باشد.
• خلاقیت و استقلال کارمندان از بین می رود.

آثار مخرب مدیریت ذره بینی که محیط کار را سمی می کند

تفاوت بسیاری بین مدیریت به شیوه مؤثر ومدیریت ذره بینی وجود دارد؛ اما متأسفانه بسیاری از مدیران این تفاوت ها را نادیده می گیرند. از جمله شرایطی که مدیریت ذره بینی برای کارکنان به وجود می آورد، می توان به این موارد اشاره کرد: این مدیران هر ثانیه از روز کاری، به صورت مداوم به سراغتان می آیند، میزان پیشرفتتان را رصد می کنند، درباره تمام جزئیات کوچک مربوط به کارتان وسواس به خرج می دهند و دستورالعمل های دقیق نحوه انجام کار خودشان را نیز به شما توضیح می دهند و انتظار دارند که ذره ای از این قوانین تخطی نکنید؛ شما نیز می دانید که اگر خلاف دستورالعمل های مدیرتان عمل کنید، در ازای آنها با عواقب شدید، حتی خطرناک و طولانی مدتی مواجه خواهید شد. در ادامه برخی از بارزترین اثرات مخرب میکرو منیجمنت را بررسی می کنیم:

۱. سلامتی کارکنان دچار مشکل می شود

مدیریت ذره بینی می تواند سلامتی کارکنان را به خطر بیندازد. جاناتان دی. کوئیک (Jonathan D. Quick)، استادیار دانشکده پزشکی هاروارد و یکی از نویسندگان کتاب «مدیریت استرس پیشگیرانه در سازمان ها» (Preventive Stress Management in Organizations)، از این موضوع حمایت می کند و معتقد است که «ویژگی های رهبری مدیران نالایق در طول زمان آسیب زیادی به سلامتی کارکنان وارد می کند.» همچنین او در این باره گفته است: تحقیقات مختلف وجود ارتباط قوی بین میکرو منیجمنت با مشکلات مختلف سلامتی را تأیید می کند که از آن جمله می توان به افزایش خطر حمله قلبی، فشارخون بالا، اختلالات خواب، استرس مزمن و غیره اشاره کرد. مدیریت ذره بینی یکی از سبک های مدیریتی است که ممکن است کارمندان را حتی به سمت سیگارکشیدن، مصرف نوشیدنی های الکلی و پرخوری سوق دهد.

۲. میزان ترک خدمت کارکنان افزایش می یابد

به بیان ساده، مدیریت ذره بینی روابط میان مدیر و کارکنان را نابود می کند؛ در واقع، نظارت بر تمام کارهای اعضای تیم، بررسی تمام اصول کاری و مجبور کردن آنان برای انجام دادن دوباره کارهایشان، فقط به این دلیل که به طور دقیق مشابه دستورالعمل های مدیر نیست، کارمندان را به تدریج خسته می کند و آنان را به خروج از سازمان سوق می دهد. علاوه بر این، با درنظرگرفتن زمان، تلاش و منابع موردنیاز برای استخدام و همچنین آموزش افراد جایگزین و سپس استخدام و آموزش جایگزینی برای این جایگزین ها، می توان گفت که سبک مدیریت ذره بینی به تدریج کسب وکار مربوطه را با شکست مواجه می کند.

۳. بهره وری تحت تأثیر قرار می گیرد

به واسطه مدیریت ذره بینی در محیط کار، افرادی که شغل خود را ترک نمی کنند و در عوض، ماندن در شرکت را انتخاب می کنند، به مرور تمرکزشان را از دست می دهند، کیفیت خروجی کارشان از حد متوسط نیز پایین تر می آید یا نمی توانند کارهای خود را در ضرب الاجل های تعیین شده ارائه دهند؛ به عبارت دیگر، زیرنظرگرفتن تک تک کارهای کارکنان و بررسی تمام حرکات آنها در طول روز، بهره وری محیط کار را کاهش می دهد. در مطالعات انجام شده در سال ۲۰۱۴، الكساندر میشل (Alexandra Michel)، استاد دانشگاه پنسیلوانیا (Pennsylvania)، به این نتیجه رسید كه كارکنان شرکت های مختلف هنگامی که نسبت به برنامه های کاری خود مختار باشند، بیشتر، سخت تر و بهتر كار می کنند. میشل به مدت ۱۲ سال روی مدیران جوان و ریسک پذیر ۲ بانک سرمایه گذاری متفاوت مطالعه کرد و دریافت که بانکداران هنگامی که اجازه دارند به طور مستقل فکر کنند و بدون نظارت مداوم کارشان را انجام دهند، انگیزه بیشتری برای انجام کارهایشان به دست می آورند.

۴. روابط شخصی آسیب می بینند

استرس ناشی از کارکردن برای مدیرانی که سبک مدیریت ذره بینی دارند، می تواند در زندگی شخصی کارکنان نیز تأثیرگذار باشد و در نتیجه روابط شخصی آنها را به آسیب های جدی دچار کند؛ در واقع، کارمندانی که در کارشان شرایط سختی را پشت سر می گذارند، در روابط خود با خانواده، دوستان و اطرافیانشان دچار مشکل می شوند و روابط خود را با آنان به طور جدی و ترمیم ناپذیری نابود می کنند.

۵. امنیت شغلی زیر سؤال می رود

امروزه، وجود امنیت شغلی در بین نیروهای کار، به موضوعی حائز اهمیت تبدیل شده است؛ در این شرایط، کارکنانی که زیر نظر مدیریت ذره بینی کار می کنند، هر روز خود را با ترس از تنزل مقام یا ازدست دادن شغلشان می گذرانند؛ به همین دلیل، برای تأمین امنیت شغلی خود اغلب مجبور می شوند که در مقابل رفتارهای مدیرشان سکوت کنند؛ این موضوع به نوبه خود می تواند به کار زیاد و در نهایت، فرسودگی شغلی کارکنان منجر شود.

۶. سرعت پیشرفت پروژه کاهش می یابد

اگر مدیران به طور مداوم کار اعضای تیم را زیر سؤال ببرند، شیوه کاری آنها را تحقیر کنند یا روی دستورالعمل های دقیق و ریز درمورد چگونگی انجام کارها اصرار داشته باشند، کارکنان به راحتی ابتکارعملشان را از دست می دهند؛ در این شرایط، سرعت پیشرفت پروژه به طرز چشم گیری کاهش می یابد؛ زیرا کارکنان مجبور می شوند کارهای خود را دوباره و دوباره انجام دهند تا بتوانند نیازهای ریزبینانه و موشکافانه مدیرشان را برآورده کنند. برای مقابله با این شرایط می توانید مدیر ریزبین خود را از کنترل تمام کارهایتان دور نگاه دارید و به او پیشنهاد دهید که زمانی که کارهایتان کامل شدند، ایشان را در جریان جزئیات کارهای انجام شده قرار می دهید.

۷. کار تیمی از بین می رود

کار تیمی در محیط کار هم افزایی ایجاد می کند، از روشی توانمندتر برای انجام کارها برخوردار است، همچنین موجب بهبود روابط میان اعضای تیم می شود و برای دستیابی سریع تر به اهداف کسب وکار کمک کننده است؛ با وجود این، هنگامی که کارکنان تحت تأثیر مدیریت ذره بینی و رفتارهای نامناسب مدیرانشان قرار می گیرند، برعکس این موضوع اتفاق می افتد؛ به عبارتی، خلاقیت اعضای تیم سرکوب و به استعداد آنان توهین می شود. در چنین شرایطی کارکنان ارتباط خود را با سایر اعضای تیم قطع می کنند، دیگر نمی توانند با آنها کار کنند و فقط با مدیر ریزبین خود شروع به کار می کنند تا انتظارات موشکافانه او را برآورده کنند؛ به بیان ساده تر، می توان گفت که محیط کار با سبک مدیریت ذره بینی هرگونه حس یا شکل کار تیمی را از بین می برد. بروز این شرایط برای کسب وکار موردنظر خوب نیست، زیرا کارمندان احساس می کنند که فرد کم ارزشی در سازمان هستند؛ علاوه بر این، خود سازمان نیز از مزایای کارهای تیمی، از جمله نوآوری، همکاری و ارائه راه حل های خلاقانه برای مسائل مختلف، محروم می ماند.

۸. روحیه کارکنان از بین می رود

همان طور که پیش از این توضیح دادیم، کارکنانی که احساس می کنند نمی توانند کاری را درست انجام دهند و کارشان به طور مداوم مورد انتقاد قرار می گیرد، به مرور هیچ تلاشی برای انجام کارهایشان نمی کنند و اعتمادبه نفسشان از بین می رود؛ زیرا همیشه مجبور می شوند که کارهایشان را دوباره انجام دهند و در نتیجه، رضایت شغلی آنها به ناچار و به دلیل نداشتن استقلال و اعتماد از بین می رود. در یک نظرسنجی، تحت عنوان راه حل های ترینیتی (Trinity Solutions) که در کتاب «راه من یا بزرگ راه: راهنمای بقای مدیریت میکرو» (My Way or the Highway: The Micromanagement Survival Guide) نوشته هری ای. چمبرز (Harry E. Chambers) منتشر شده است، حدود ۷۹٪ از پاسخ دهندگان معتقد بودند که پیش از این در محیط کاری با سبک میکرو منیجمنت فعالیت داشته اند یا در حال حاضر در چنین سازمانی مشغول به کار هستند؛ این در حالی است که ۶۹٪ از آنان برای رهایی از این شرایط تغییر شغل را مدنظر دارند. خبر بد این است که ۸۵٪ افراد در این نظرسنجی گفته اند که تحت تأثیر مدیریت ذره بینی، روحیه کاری خود را از دست داده اند.

با توجه به آنچه بیان شد، می توان گفت که برای بهبود شرایط محیط کار و افزایش بهره وری کارکنان باید به آنها فرصت کافی برای استقلال فکری، ارائه مطالبات واقع گرایانه و صحبت درمورد چگونگی انجام کارشان داده شود؛ همچنین باید امکان برقراری ارتباط با سایر همکاران و اعضای تیم فراهم شود، تصمیم گیری به صورت مستقل مجاز باشد و کارکنان در وهله اول روی کارهایی تمرکز کنند که برای انجام آنها استخدام شده اند؛ در واقع، فقط در صورت ایجاد چنین شرایطی می توان افزایش کارایی و دوری از مدیریت ذره بینی را انتظار داشت.

توصیه های طلایی به زنان برای راه اندازی کسب و کار خانگی