نکات مهم حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک

شرکت ها و کسب و کارهای کوچک، بخشی از اقتصاد هستند که باعث پیشبرد کارآفرینی می شوند.نکته ای که در این خصوص وجود دارد، این است که بسیار دیده ایم که این شرکت ها با ورشکستگی مواجه شده و منحل شده اند. درواقع به صرف داشتن ایده خوب، موفقیت تضمین نمی شود. اگر فردی هستید که رویای راه اندازی یک کسب و کار کوچک را دارید، باید بدانید که توانایی حفظ سرمایه به اندازه راه اندازی و ایده مهم است. در این مقاله به نکاتی در خصوص حسابداری اشاره خواهیم کرد، که شرکت کوچک شما را از خطر نجات داده و راندمان کار را بالا می­برد.

نکات حسابداری شرکت­ های کوچک

عنوان این مقاله به شرکت های کوچک برمی­گردد. ممکن است این سؤال در ذهن شما پیش آید، که چرا چنین تفکیکی قائل شده ایم؟ در پاسخ باید گفت، شرکت های کوچک و نوپا بودجه کافی برای استخدام تمام عنوان های شغلی لازم یک مجموعه ندارند. از آن­جایی که این شرکت ها به دلیل ایده خوبی که مؤسسان آن داشته اند شکل گرفته اند، بنابراین این بودجه اندک صرف فعالیت اصلی و استخدام افراد مرتبط با آن می شود. به این دلایل ممکن است، استخدام حسابدار اتفاق نیافتد. اما شرکت های کوچک بدون مدیریت امور مالی نیز نمی­توانند دوام داشته باشند. دلیل دیگر این است که این شرکت ها هنوز به تثبیت نرسیده اند و باید بیش از مجموعه های با سابقه در فکر آینده باشند. به همین دلایل این مقاله را با هدف معرفی نکات حسابداری شرکت های کوچک تنظیم کرده ایم تا راه­کارهایی برای حسابداری در اختیار صاحبان این مجموعه ها قرار دهیم.

1. جدا کردن امور بانکی شخصی و کاری

اگر می خواهید کسب وکار کوچکی برای خود راه بیندازید، باید حساب بانکی مجزایی برای آن باز کنید. نباید اجازه بدهید که امور مالی شخصی تان با حسابداری شغلی و حرفه ای تان ترکیب شود. اگر تراکنش های مالی امور شخصی تان با کار درهم شود، بخش بزرگی از زمان را برای سردرآوردن از امور از دست می دهید. شما که چنین چیزی نمی خواهید، می خواهید؟ این ماجرا زمانی بدتر هم می شود که بخواهید رسیدگی به امور مالی درهم آمیختهٔ شخصی و کاری تان را به عهده شخصی دیگر بگذارید. در این صورت، حسابدار بینوا باید مشغول بررسی تراکنش های شخصی و کاری تان شود و این موارد را از هم جدا کند. سروسامان دادن به امور مالی، واردکردن داده ها به سیستم رایانه و کشیدن نمودارهای مرتبط با هریک اصلا کار ساده ای نیست. اگر می خواهید از درآمد کسب وکارتان برای امور شخصی استفاده کنید، باید مبلغ موردنظرتان را به طور هفتگی یا ماهانه از حساب کاری به شخصی انتقال بدهید. با این کار، دیگر حسابدار سردرگم نمی شود و لازم نیست در طول ماه، زمان زیادی را صرف جداسازی برداشت های شخصی تان از حساب کاری کند.

حساب پس انداز

بازکردن حساب پس انداز هم یک نکته حسابداری برای کسب وکارهای کوچک است که باید حتما در نظر داشته باشید. با باز کردن حساب پس انداز، بخشی از درآمدتان را ذخیره می کنید. این حساب می تواند در پرداخت مالیات و مواردی از این دست به شما کمک کند. پس هر ماه، قبل از هر کاری، ۲۵ تا ۳۰ درصد از درآمدتان را جدا و به حساب پس انداز منتقل کنید. بهتر است، این کار را سریع و بعد از دریافت پول از مشتریان و پُرشدن حساب تان انجام بدهید تا خرج نشود و به طور مستقیم وارد حساب پس اندازتان شود.

استفاده از خدمات آنلاین

دسترسی به حساب های بانکی خود از طریق اینترنت هم از واجبات است. پس این نکته حسابداری برای کسب وکارهای کوچک را جدی بگیرید و سعی کنید از روش های آنلاین به اطلاعات حساب خود دسترسی داشته باشید و مدیریت امور را پیگیری کنید. انجام دادن کارهای مختلف بانکی از طریق امکانات و خدمات آنلاین به شما کمک می کند که سریع تر و پویاتر، تراکنش های مختلف را پیگیری کنید.

۲. جدا کردن هزینه شخصی و کاری

بعضی از خرده فروشان و کسانی که برای خودشان کار می کنند یا صاحب خانه ها، از حساب کاری شان پول برداشت می کنند؛ مثلا شاید ماهانه از حساب کاری شان به خود حقوقی می دهند و مبلغی را برداشت می کنند. بهتر است این افراد به جای خرج کردن از حساب کاری شان، با برنامه ای مشخص (مثلا به طور هفتگی)، مبلغی پول را از حساب کاری شان به حساب شخصی خود منتقل کنند و بعد از انتقال مبلغ از حساب کاری به شخصی، خریدهای غیرکاری و روزانه یا ماهانه شان را انجام بدهند. منظورمان این است که برای مدیریت بهتر امور مالی در هنگام راه اندازی کسب وکارهای کوچک، باید تکلیف هزینه های کاری و شخصی از هم جدا باشد. در این صورت، حساب کاری کاملا واضح و شفاف باقی می ماند و فقط برای تراکنش های مرتبط با کار به سراغش می روید. ضمن اینکه وسوسه خرج کردن پول از این حساب برای مصارف غیرکاری هم کم می شود.

هزینه کسب وکار در مقابل هزینه های شخصی

کسی که کسب وکار کوچکی را اداره می کند با آگاهی از انواع هزینه ها می تواند مبلغ مالیات پرداختی اش را هم کنترل کند، مثلا:

• هزینه ها یا مخارج عملیاتی هر کسب وکار یعنی هزینه های جاری شرکت برای راه اندازی تولید محصول و کسب وکار که منجر به درآمدزایی می شوند، مالیات پرداختی شرکت را هم افزایش می دهند.
• به مخارجی که برای تفریح شخصی صاحب کسب وکار صرف می شود، مالیات تعلق نمی گیرد.
• به ترکیب مخارج شخصی و هزینه های کسب وکار با یکدیگر هم همیشه مالیات تعلق نمی گیرد؛ مثلا اگر برای ارباب رجوعان خود هدیه بخرید یا آنها را به صرف شام دعوت کنید، به این هزینه ها، هزینه های ترکیبی گفته می شود.

اعلام و معرفی منابع مالی

گاهی اوقات، بعضی از کسب وکارها برای تأمین مالی از منابع شخصی و سرمایه های خود استفاده می کنند. در این صورت باید تمام هزینه هایی که با سرمایه شخصی پرداخت می شود در حساب های روزانه کسب وکار قید شوند. با مطرح شدن این هزینه ها و منابع مالی تأمین کننده شان، در پایان سال، کاهش مالیات را شاهد خواهید بود. حسابدارتان باید از این هزینه ها باخبر باشد و رسیدها و فاکتورهای مرتبط با آنها را نگه دارد.

۳. انتخاب نرم افزارهای حسابداری مناسب

انتخاب نرم افزارهای حسابداری مناسب، وابسته به نیازهایتان در کسب وکار است. برنامه هایی متنوع برای کسب وکارهای مختلف وجود دارد؛ مثلا نرم افزارهای مختلف می توانند خدمات متنوعی از جمله موارد زیر را ارائه کنند:

• ارائه دفتر صندوق؛
• ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی ها؛
• ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی ها و تراکنش های ارزی؛
• ارائه و رسیدگی به دفتر کل، دفتر صندوق، فهرست موجودی ها، تراکنش های ارزی و اطلاعات مرتبط با پایانه فروش .

سطح خدمات حسابداری که هر کسب وکار نیاز دارد باتوجه به نوع فعالیتش متفاوت است؛ اما تقریبا همه کسب وکارها نیاز به داشتن دفاتر صندوق برای رسیدگی به حساب های خود دارند.

نیازهای حسابداری ضروری هر کسب وکار کوچک

به طورکلی، هر کسب وکار کوچکی نیاز به تنظیم صورت های مغایرت بانکی، حساب های دریافتنی و پرداختنی، بررسی دفتر صندوق و تنظیم دفتر کل خود دارد. نرم افزارهای مختلفی برای رسیدن به حساب های کسب وکارتان وجود دارند. با بررسی هریک و امکاناتی که ارائه می دهند، باید از میان شان دست به انتخاب بزنید. نرم افزارهایی ارزان یا رایگان هم برای رسیدگی به حساب های ساده کسب وکارها وجود دارند. فقط باید چند نکته حسابداری برای کسب وکارهای کوچک را بدانید تا بتوانید به سادگی از آنها استفاده کنید؛ مثلا بعضی از برنامه ها فقط به تولید فاکتور و پیگیری هزینه ها برای صاحب کسب وکار کمک می کنند و دسترسی امور پیچیده تر و تخصصی تر را در اختیار حسابدار مجموعه کاری قرار می دهند. یادتان باشد که نرم افزارهای صفحه گسترده مانند اکسل می توانند گزینه های مناسبی برای سروسامان دادن به حساب های کسب وکار کوچک باشند. برنامه ها و نرم افزارهای مختلف حسابداری اطلاعات مختلف حسابداری را پردازش و آنها را به برنامه هایی مانند اکسل منتقل می کنند. شما برای انجام امور زیر به راحتی می توانید داده هایی را که در نرم افزارهای حسابداری تولید کرده اید، به برنامه اکسل وارد کنید:

• دست کاری و شخصی سازی داده ها و اطلاعات در اکسل؛
• تولید چارت ها و نمودارها برای مراجعه فوری به آنها و بررسی اوضاع حساب ها؛
• ترکیب ابعاد مختلف گزارش های حسابداری و تولید این گزارش ها برای دوره های زمانی مختلف.

۴. مستند کردن امور مالی

وقتی درمورد مستند سازی صحبت می­کنیم، منظور نگه­داری از اطلاعات به گونه ای است که در صورت لزوم بتوانید از آن­ها برای بررسی فعالیت های گذشته، یا اثبات حقیقتی به افراد دیگر مانند مأموران مالیاتی استفاده کنید. برای مثال فراموش نکنید که همیشه رسیدی از مشتریان خود در خصوص تحویل کالا، خدمات و فاکتورها دریافت کنید. همچنین تمام هزینه ها را با شفافیت تمام مستند کنید تا در زمان تخصیص مالیات با مشکل مواجه نشوید. گاهی نیز ممکن است برای بررسی مشکلی نیاز به بررسی سوابق داشته باشید. به هر حال تهیه سند از فعالیت های مالی راه را بر مشکلات آینده خواهد بست. همچنین باید مستندات خود را به روز نگه­دارید. بدون به روز نگه داشتن اسناد، صاحبان و کارمندان تصویر روشنی از وضعیت مالی شرکت ندارند. دریافت و ضبط خودکار اطلاعات یکی از روش های به روز نگه­داشتن اسناد است.

5. پیگیری پرداخت های نقدی

هر مبلغی که به صورت پول نقد دریافت می کنید باید به تنخواه گردان یا حساب کاری تان منتقل شود. یادتان باشد که اگر مبالغ دریافتی را زود و سریع به حساب تان منتقل نکنید، امکان دارد که وسوسه شوید و آن را برای مصارف مختلف خرج کنید و در این صورت، بررسی حساب ها و پرداخت ها در آینده مشکل می شود. با ثبت درست پرداخت ها و دریافت هاست که می توانید امور حسابداری مرتبط با کسب وکارتان را سروسامان بدهید. مثلا خطاهای زیر را در نظر بگیرید:

• اگر پرداختی یک مشتری را ثبت نکنید، امکان دارد که بعدا در حسابرسی دچار مشکل شوید و با او تماس بگیرید و این موضوع را مطرح کنید. در این مواقع، چیزی جز شرمندگی در مقابل مشتری برایتان باقی نمی ماند. علاوه بر این، ثبت نشدن پرداختی مشتریان می تواند از مصادیق فرار مالیاتی هم باشد.
• ثبت نکردن خریدهایی که برای کسب وکارتان انجام می دهید هم بسیار واجب و ضروی است و می تواند منجر به کاهش مالیات پرداختی تان شود.

۶. بررسی گزارش های ماهانه حسابداری

بسیاری از صاحبان کسب وکارها دقیقا از وضعیت حسابداری خود سر در نمی آورند. اگر شما هم در دسته کسانی هستید که از حسابداری مالیاتی یا عادی زیاد باخبر نیستند، باید سریع تر برای خود فکری کنید. چون این روند باعث می شود که فرصت ها را از دست بدهید، پول هایتان از دست برود و مقروض شوید. اگر حساب هایتان را دقیق بررسی کنید و آنها را به روز نگه دارید و گزارش های مربوط به حسابداری را ماهانه تنظیم کنید، مشکل خاصی برایتان به وجود نخواهد آمد. باید یاد بگیرید که این گزارش ها درباره چیست و چطور تحلیل می شوند. به روزرسانی گزارش های مالی به طور ماهانه هم ضروری است و از گیجی و ایجاد خلل در روند بررسی حساب هایتان می کاهد.

۷. نظم دهی به فاکتورهای فروش

حواس تان به فاکتورها هم باشد. به محض اینکه کاری به پایان رسید یا حداقل در پایان هر ماه، فاکتورهای مشتریان را آماده کنید و برای آنها بفرستید. با این کار، روند درآمدزایی روی غلتک می افتد، حساب بانکی تان تراز و متعادل می شود و امکان تسویه با کسانی که با شما در ارائه خدمات همکاری می کنند هم مقدور خواهد بود. رسیدگی به فاکتورها بسیار ضروری است، چون برای کسب وکارتان تولید پول می کند؛ در نتیجه، لازم است که نظم را در سازمان دهی فاکتورها در نظر داشته باشید. البته اگر حساب هایتان با مشتریان و افراد دیگری که در مسیر ارائه محصولات و خدمات با شما همکاری می کنند به صورت نقدی باشد، دیگر نیازی به رسیدگی به فاکتورها وجود نخواهد داشت.

۸.کمک گرفتن از حسابدار

حسابداری به هیچ عنوان کار ساده ای نیست. اگر ارتباطات مالی زیادی دارید، بهترین گزینه برون سپاری حسابداری است. با این کار خیال خود را از جنبه مالی راحت می­کنید و می توانید تمام تمرکز خود را روی کار اصلی بگذارید. حسابداران خبره از تمام جنبه های امور مالی آگاه هستند و می توانید هزینه های شما را مدیریت کرده و مسائل مالیاتی را نیز حل و فصل کنند.

۹. اطلاع از روند کار حسابدار

اگر کارتان را به حسابدار سپرده اید، باز هم لازم است خودتان از اوضاع باخبر باشید. برای موفقیت در کسب وکارتان باید در بخش مدیریت امور حسابداری آن هم حضوری فعال داشته باشید. پس عقب نشینی نکنید و همهٔ کارها را به عهده حسابدار نگذارید. باید حسابی حواس تان را جمع کنید. اگر نظارت کافی روی امور حسابداری نداشته باشید، ممکن است که حسابدار کفایت لازم برای مدیریت امور مالی تان را نداشته باشد یا کلک هایی بزند و مشکلاتی برایتان ایجاد کند. با توسعه کسب وکارتان باید سعی کنید که امور مالی و حسابداری را میان چند نفر تقسیم کنید تا فشارها روی دوش یک نفر نباشد؛ مثلا یک نفر مسئول رسیدگی به قبوض و ترازنامه ها شود و اطلاعات مربوط به آنها را وارد سیستم کند و دیگری مسئولیت بررسی مجدد اطلاعات را بر عهده بگیرد و با بانک در ارتباط باشد و خود صاحب کسب وکار هم به تمام امور نظارت داشته باشد و آنها را تأیید کند. تقسیم مسئولیت امور حسابداری می تواند به شکل های مختلفی باشد.

۱۰. پرداخت به موقع دستمزد کارکنان

باید دستمزد کارکنان تان را به موقع پرداخت کنید. لازم است حساب پرداخت دستمزدها را داشته باشید و بودجه ای برای پرداخت به موقع برای کارکنان در نظر بگیرید. اگر نتوانید امور مرتبط با پرداخت دستمزد و حقوق را به خوبی مدیریت کنید، کارکنان از شما دلسرد می شوند و اعتبار مجموعه تان هم مخدوش می شود. نرم افزارها و افراد متخصص می توانند در مسیر مدیریت دستمزدها به کمک تان بیایند. این نکته حسابداری برای کسب وکارهای کوچک بسیار مهم و حیاتی است و به شکل گیری اعتبارتان در دنیای کاری کمک شایانی می کند.

۱۱. عدم تحمیل سیستم های تازه به کارکنان

نرم افزارها و پلت فرم های متعددی برای کسب وکارهای کوچک وجود دارند، اما یادتان باشد که نباید با تحمیل این سیستم های متنوع به کارکنان تان، آنها را خسته و درمانده کنید. اگر برنامه های نرم افزاری مختلفی را وارد کار کنید و از نیروهای کاری تان بخواهید که از آنها استفاده کنند، به دردسر خواهید افتاد؛ چون کارکنان بینوا مجبور می شوند وظایف و مسئولیت های زیادی را عهده دار شوند که آنها را خسته می کند و از کیفیت کارشان می کاهد. پرت شدن حواس کارکنان به جزئیات این سیستم ها، درآمدزایی و کار مفید را مخدوش خواهد کرد. برخی از مدیران، با بی حوصلگی و سخت گیری از کارکنان خود می خواهند از این سیستم ها بهره ببرند؛ بدیهی است که نتیجه، چیزی جز افت شدید بهره وری و کاهش درآمد مجموعه کاری نخواهد بود. اگر می خواهید از برنامه ها و نرم افزارهای تازه در کسب وکارتان استفاده کنید، باید ابتدا موردی مناسب را انتخاب و آن را به کارکنان تان معرفی کنید تا با سیستم تازه آشنا شوند و به آن عادت کنند. بعد می توانید برنامه های تازه تری را هم به کسب وکارتان اضافه کنید. آموزش کارکنان و درنظرگرفتن بودجه ای برای این کار هم ضروری است.

فعالیت های تجاری بدون مدیریت هزینه سر پا نمی مانند. به عنوان یک کارآفرین که شرکت کوچکی را اداره می­کند، خوب است بدانید که اندازه سازمانی، هیچ تأثیری بر این حقیقت ندارد. بنابراین مهم­ترین اقدامی که پس از تأسیس شرکت باید انجام دهید، انتخاب یک طرح مالی درست برای شرکت است. این طرح باید شامل اجزای مختلفی که به ان اشاره کردیم باشد. در هر حوزه ای از تجاری که فعالیت می­کنید، مسئل مالی را در اولویت قرار دهید و اجازه ندهید کم کاری در این زمینه موجب انحلال کسب و کارتان شود. فراموش نکنید که ایده ای که برای آن شرکت را تأسیس کرده اید، ارزش نگه­داری دارد. چرا که متعلق به شما است و زحمت بسیاری برای ثبت ان کشیده اید. بنابراین با ساده انگاشتن امور حسابداری، آن را از دست ندهید. آمار و ارقام نشان می­دهند هرچه کسب و کارهای کوچک بیشتر روی مسائل مالی و بازبینی آن­ها تمرکز کنند، سلامت مالی بیشتری خواهند داشت و در نتیجه با موفقیت و رشد بیشتری روبه رو خواهند شد.

معرفی شغل Data Scientist (متخصصان علم داده)