ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور اصطلاحی است که به ارزیابی پروژه به وسیله بررسی نتایج به دست آمده اشاره دارد. ارزیابی مبتنی بر نتایج در مقابل ارزیابی فرایند محور قرار میگیرد که به دنبال بررسی انجام فرایند و مراحل کار است. در واقع اغلب اوقات به صورت ناخودآگاه از این روش ارزیابی استفاده می شود. ارزیابی پیشرفت دانش آموزان به وسیله نمرات پایان ترم یکی از ساده ترین و بارزترین نمونه ها برای ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور است. در این مقاله به معرفی این روش و مزایای آن خواهیم پرداخت.
مزایای ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور
یکی از چیزهایی که این شیوه ارزشیابی و مدیریت را محبوب می کند، تمایل طبیعی افراد به قضاوت نتایج است. مثلا بسیاری از ما در جایگاه مصرف کننده محصولات یا خدمات مختلف، تمایل و فرصت چندانی برای بررسی فرایند خلق محصول یا خدمت نداریم. ما به کیفیت نهایی محصول یا خدمت مدنظر توجه می کنیم. نمونه بارز این مسئله، رقابت های ورزشی است. در بیشتر این رقابت ها هواداران به نتایج می نگرند و پیروزی برایشان از هر چیز دیگری مهم تر است. نیاز به کسب بهترین نتیجه، زمینه ساز توجه سازمان ها و کسب وکارها به ارزشیابی نتیجه محور و تمرکز روی ارائه بهترین کیفیت نهایی است. این مسئله می تواند یک مزیت رقابتی مهم باشد چراکه مشتریان بیشتری را جذب می کند. در ادامه درباره مزایای این شیوه ارزشیابی و مدیریت بیشتر توضیح می دهیم.
۱. ارتقای عملکرد
ارزشیابی نتیجه محور و نظام مدیریتی برآمده از آن، به کیفیت نهایی می اندیشد، اما معنی اش نادیده گرفتن فرایندی نیست که قرار است کیفیت مطلوب را تحویل بدهد. مگر نه اینکه دستیابی به کیفیت مطلوب جز از طریق فرایندی پربازده ممکن نیست؟ بنابراین یکی از چیزهایی که مدیریت نتیجه محور همیشه دنبالش است، افزایش کیفیت عملکرد افراد و فرایندها برای تضمین بهترین نتیجه است. در محیطی کاری که بر مبنای ارائه بهترین نتیجه هدف گذاری شده، هر کسی آماده است عملکرد خود و گروهش را ارتقا بدهد. در این فرهنگ کاری، همه چیز در خدمتِ ارائه بهترین نتیجه است. شفافیت در ارائه نتایج عملکرد و بازخورد از مهم ترین ملاک های این مدیران و رهبران است. رهبران و مدیرانی که نظام مدیریت نتیجه محور را ملاک سازمانشان قرار می دهند همواره پرسش هایی دارند مانند:
- چه کنیم که با بهینه ترین هزینه، بیشترین نتیجه حاصل شود؟
- آیا توانایی ها و استعدادها را به بهترین شکل به کار می گیریم تا به بهترین نتیجه برسیم؟
۲. افزایش رضایت کارکنان
در نظام مدیریت نتیجه محور نتیجه کار مهم است، پس کارکنان آزادی عملی بیشتری برای پیشبرد کارهایشان دارند. در چنین نظامی، مدیران کمتر خود را درگیر جزئیات و چگونگی انجام کارها می کنند و این به کارکنان آزادی عمل بیشتری می دهد تا به شیوه خودشان وظایف شغلی خود را انجام دهند. البته این به معنی نبود هیچ قانون و قاعده ای که بر فرایند انجام کارها نظارت کند نیست، بلکه توجه به نتیجه به این معناست که کسی قرار نیست مدام در همه جزئیات کار دخالت کند و حس آزادی عمل را از کارمندان بگیرد. این مسئله در افزایش رضایت شغلی کارکنان مؤثر است.
۳. گسترش همکاری، هماهنگی و ارتباط
هیچ موفقیتی در سازمان رخ نمی دهد مگر آنکه ارتباط و همکاری مؤثری بین اجزای مختلف آن سازمان ایجاد شود. نظام مدیریت نتیجه محور به اهداف نهایی می اندیشد، پس همه بخش ها را به گونه ای هماهنگ می کند که در خدمتِ دستیابی به اهداف با یکدیگر همکاری کنند. هدف استراتژی نتیجه محور، ارتقای همکاری بین کارکنان و مدیران و بخش های مختلف است تا این گروه ها نه تنها توانایی کارکردن در گروه خود را داشته باشند، بلکه بتوانند با سایر بخش ها نیز ارتباط مؤثر ایجاد کنند. این ارتباط منجر به ایجاد همکاری و هماهنگی بیشتر در راستای رسیدن به اهداف می شود. به همین دلیل برای سازمان های نتیجه گرا بسیار مهم است افرادی با استعداد را استخدام کنند که می توانند دانش و تجربه و مهارت های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند.
۴. سازگاری بیشتر
سازمان نتیجه گرا برای حفظ برتری و حیات خود باید توانایی سازگارشدن با تحولات را داشته باشد. همه چیز باید در راستای کسب بهترین نتیجه باشد، پس هرگونه تغییر و تحول باید در همین راستا قرار بگیرد. هر چیزی که حصول بهترین نتیجه را به خطر بیندازد باید سریع تغییر کند یا متحول شود. مدیران چنین سازمانی باید آمادگی لازم برای تصمیم گیری سریع و منطقی هنگام رویارویی با شرایط متغیر را داشته باشند. کارکنان نیز باید از توانایی لازم برای دریافت و اعمال مؤثر این تصمیمات برخوردار باشند.
۵. استفاده بهینه از منابع و امکانات
بهره وری مهم ترین مسئله است، پس استفاده بهینه از منابع برای کسب بهترین نتیجه (بهترین بهره وری) یکی از عناصر ضروری مدیریت نتیجه محور است. در نظام مدیریتی نتیجه محور، همه می دانند که اهداف چیست و چه چیزهایی برای رسیدن به آن لازم است. از طرفی چون در این نظام نتایج ارزیابی می شوند، برای همه اعضا مهم است که کار خود را به بهترین شکل (بهره ورترین حالت) انجام بدهند.
۶. کاهش احتمال فساد و هدررفت منابع
تمرکز روی نتایج و اینکه با صرف چه منابعی این نتایج حاصل شده است، امکان بروز فساد و هدررفت منابع را کاهش می دهد. در نظام مدیریت نتیجه محور، برنامه ریزی صرفا برای انجام یک کار صورت نمی گیرد، بلکه برای کسب نتیجه انجام می شود. از این رو اگر برنامه ای نتیجه ای در بر نداشته باشد، کنار گذاشته خواهد شد.
مراحل مدیریت مبتنی بر نتایج چیست؟
همه در مورد مدیریت نتیجه گرا صحبت می کنند با این حال تعداد بسیار کمی به ما توضیح می دهند که در مورد چیست ... آیا آنها. ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور معمولاً شامل مراحل زیر است به عنوان مثال: یک مرحله تعیین هدف و انگیزه که معمولاً باید در ابتدا یا حتی قبل از انجام هر گونه ستاره اکشن انجام شود. مرحله تشویق، زمانی که کار در حال انجام است اعمال می شود و مرحله پاداش و پیامدها معمولاً پس از تکمیل کار اعمال می شود. طرح های مبتنی بر عملکرد زمانی که به درستی اجرا شوند افراد را برای دستیابی به دستاوردهای بزرگتر هم در جبهه شخصی و هم در زمینه تجاری به طور یکسان فعال می کند، در حالی که به طور همزمان مهارت های آنها را توسعه می دهد و میل به موفقیت را افزایش می دهد.
برخی آژانس ها هنوز این فرآیند را مدیریت مبتنی بر نتایج برخی «مدیریت نتایج توسعه» و رویکردهایی مانند نقشه برداری نتیجه می نامند و می توانند در فرآیند گنجانده شوند یا به عنوان جایگزین استفاده شوند. اما هر چه که نامش را بگذارند، اکثر دولت های ملی در آسیا، آفریقا، آمریکای لاتین و کارائیب علاقه خود را به استفاده از نوعی ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور بر نتایج ابراز می کنند. این دولت ها سیستم های نظارت و ارزیابی مبتنی بر نتایج را ایجاد می کنند زیرا می خواهند کنترل برنامه هایی را که اجرا می کنند به دست آورند و در بسیاری از موارد به فشار آژانس های بین المللی پاسخ می دهند.
1-انگیزه و هدف گذاری اومین مرحله از ارزیابی مبتنی بر نتیجه
اولین مرحله برای دستیابی موفق به مدیریت نتیجه گرا شامل کمک به افراد برای تعیین اهداف بلندپروازانه و در عین حال واقع بینانه و در نتیجه ایجاد انگیزه در آنها برای دستیابی به اهداف تعیین شده و بودجه است. سطح الهام گرفته شده توسط هر رهبر خوب اغلب نقش مهمی در سوق دادن افراد به سمت دستیابی به حداکثر عملکرد دارد. معمولاً می توان الهام بخش را از حوض منحصربه فرد افراد استخراج کرد. لطفاً توجه داشته باشید الهام نه تنها زمانی لازم است که موانعی در پیش رو داشته باشند و نه زمانی که مردم احساس ناتوانی و یا بی انگیزگی می کنند بهترین رهبران بر این اساس به هدف نهایی متعهد می مانند، حتی زمانی که آنها یا پیروانشان در طول گام های رسیدن به هدف مرتکب اشتباهاتی شده باشند.
2-تشویق دومین مرحله از ارزیابی مبتنی بر نتیجه
مرحله دوم حیاتی برای رسیدن به موفقیت تشویق است. بسیاری از پروژه ها با اشتیاق بیشتری راه اندازی شده اند اما به دلیل فقدان تشویق های مداوم، از بین می روند. علم انگیزه همانطور که قبلاً مورد بحث قرار گرفت همیشه هنگام مواجهه با این مرحله خاص مفید است. برای انگیزه دادن به کارکنان راه های متفاوتی است که باید یاد بگیرید.
3-عواقب سومین مرحله از ارزیابی مبتنی بر نتیجه
مرحله سوم برای مدیریت نتیجه گرا بهینه سازی پس از تکمیل هر کار، پروژه یا بودجه انجام می شود. اگرچه ارزیابی های رسمی عملکرد معمولاً در پایان دوره های از پیش تعیین شده اتفاق می افتد، رهبران موفق دائماً بازخورد غیررسمی مداوم را در قالب پیامدهای مثبت ویا منفی ارائه می کنند. بازخورد عملکرد باید به موقع مرتبط با شغل، مرتبط با هدف قابل اندازه گیری و قابل حسابرسی باشد. همچنین باید به گونه ای ارتباط برقرار شود که گیرنده احساس کند هدایت و انگیزه برای پیشرفت دارد و نه اینکه او را به خاطر عدم موفقیت تنبیه کند.
4-جوایز در ارزیابی مبتنی بر نتایج
بنابراین اغلب عواقب بیشتر در یک زمینه منفی تصور می شود. یکی از مهمترین وظایف رهبر که متأسفانه اغلب نادیده گرفته می شود، اعمال پیامدهای مثبت بر کار به خوبی انجام شده است. متأسفانه وقتی هیچ مشکلی پیش نمی آید، برخی از رهبران به سادگی نفس راحتی می کشند و بلافاصله بدون اذعان به تلاش های عظیم انجام شده توسط پروژه ای که به تازگی با موفقیت انجام شده است، به کار بعدی می روند. مدیران ارشد شرکت های مدرن ملزم نیستند که دختران خود را به عنوان مشوق عملکرد بدهند، و همچنین نمی توانند کارمندان خود را از پرداخت مالیات معاف کنند اما می توانند و باید از پاداش های پولی استفاده کنند که رضایت شغلی را برای کارکنان به دنبال دارد.
عبارت "دست محکم اما دوستانه" یکی از پیچیده ترین مسائل در دنیای تجارت امروز را شامل می شود بدون اینکه به آموزش و یا صنعت ورزش اشاره کنیم. همه یک رئیس، معلم یا مربی می خواهند که دستورالعمل های دقیق عملکرد رفتاری را با مهربانی و بی طرفی ترکیب کند. صرف نظر از اینکه تحقق این تعادل چقدر دشوار است، آن رهبرانی که قادر به دستیابی به آن هستند مطمئناً حداکثر بهره وری و همچنین سطوح بالایی از وفاداری را از اعضای تیم خود دریافت خواهند کرد.
گزارش عملکرد با ارزیابی مبتنی بر نتایج
افرادی که در پروژه های توسعه بین المللی کار می کنند می دانند که چه کاری انجام می دهند و می خواهند چه اتفاقی بیفتد. آنها راهی آسان می خواهند تا نتایج خود را به وضوح برای افراد دیگر توضیح دهند: به همکاران خود به رهبران سیاسی، به مقامات دولتی، کمک کنندگان به متخصصان در زمینه های دیگر و به افرادی که در روستاها یا شهرهای سراسر جهان به آنها کمک می کنند. یک چارچوب مدیریت مبتنی بر نتایج اگر به درستی انجام شود، می تواند راهی برای برنامه ریزی و گزارش نتایج ما ارائه دهد. مدیریت مبتنی بر نتایج تنها ابزار برنامه ریزی، نظارت یا ارزیابی موجود نیست اما اگر کار کند، ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور باید زندگی متخصصان توسعه را آسان تر کند نه دشوارتر. با این حال، واقعیت این است که بسیاری از مردم ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور را یک کابوس بوروکراتیک می دانند. برای مفید بودن آن، به یک چارچوب ارزشیابی و مدیریت نتیجه محور ساده تر و اصطلاحات مدیریت مبتنی بر نتایج مبتنی بر واقعیت نیاز داریم.
نکات به دست آمده از ارزیابی مبتنی بر نتایج
- ارتباط مستمر با انتظارات عملکرد مانند: قبل، حین و بعد از پروژه.
- اهداف بلندپروازانه اما واقع بینانه تعیین کنید. ضروری است که اینها به وضوح به اهداف قابل اندازه گیری و قابل حسابرسی تبدیل شوند.
- با وعده پاداش های معنادار دستیابی به هدف را تشویق کنید.
- نسبت به اشتباهات ببخشید به خصوص پس از انجام ریسک های در نظر گرفته شده برای دستیابی به برتری نتیجه.
- تلاش ها و دستاوردهای تیم خود را هم در حین حرکت و هم وقتی که به پایان می رسانید جشن بگیرید.
- ارزیابی پیامدهای مثبت و منفی، منصفانه و به موقع، بر اساس عملکرد و نه از روی جانبداری.
- کاری کنید اعضای تیم احساس کنند که مالک و شریک کار در دست هستند.
- به کارمندان کمک کنید تا ارتباط واقعی بین اقدامات خود و نتیجه نهایی کسب و کار برقرار کنند.
داشتن شخصیت با وقار و سنگین با رعایت این نکات
