به گزارش سایت خبری ساعد نیوز، تا به حال فکر کرده اید که چرا به نظر می رسد یک عده به قدر کافی برای همه کاری وقت دارند و عده ی دیگر انگار همیشه در حال دویدن از این طرف به آن طرف هستند و هیچ وقت هم به هیچ کاری نمی رسند؟ به نظرتان دسته ی اول کمتر کار دارند؟ نه، احتمالا آنها از زمانشان به شکل بهتری استفاده می کنند و مدیریت زمان خوبی دارند. در این مقاله می توانید با چند نکته برای مدیریت زمان بهتر آشنا شوید.
درک مفهوم «مدیریت زمان» سخت نیست، اما جالب است که انجام آن برای خیلی از افراد دشوار است. مدیریت زمان مستلزم صرف اندکی زمان بیشتر برای اولویت بندی و سازماندهی فردی است. اما اگر یک بار این کار را انجام دهید، خواهید دید که با چند تغییر اندک، واقعا تمام کارهای روز، هفته و ماه شما سر جای خودشان قرار می گیرند و برای همه کاری وقت خواهید داشت.
دنیای امروز سرعت بیشتری پیدا کرده است و مسئولیت های زیادی بر دوش یک نفر قرار دارد. مدیریت زمان یکی از مهارت هایی است که داشتن آن به موفقیت هر چه بیشتر ما کمک می کند. رساندن به موقع و کامل پروژه ها، خوش قولی و پایبند بودن به تعهد کلید رشد و پیشرفت در اقتصاد پر پیچ و خم امروزی است. با استفاده از تکنیک های زیر می توانید زمان را شکست دهد:
تکنیک های مدیریت زمان:
چه زمانی وقت تلف می کنید:
بسیاری از ما وقت خود را تلف می کنیم و در روزهای آخر کار به خود فشار می آوریم تا به برنامه برسیم. این باعث خستگی ما و افت کیفیت کار می شود. زمان شما بیشتر صرف چه کاری می شود؟ آیا بیش از حد در اینترنت چرخ می زنید؟ خود را به خواندن پست های فضای مجازی مشغول می کنید؟ با دوستانتان چت می کنید؟ بیش از حد تماس تلفنی برقرار می کنید؟
با دقت به روال روزمره خود می توانید تصویر دقیقی از فعالیت های خود به دست آورید. کدام یک به شما در تکمیل اهداف و کارها کمک می کنند؟ کدام یک مانعی بر سر راه انجام وظایف و اهدافتان هستند؟ آنها را شناسایی کنید و به تدریج از زندگی خود حذف کنید.
برای خود اهداف مدیریت زمان تعیین کنید:
بهترین نقطه برای شروع مدیریت زمان، شناسایی کارهایی است که باعث اتلاف وقت شما می شود. حالا که آنها را شناسایی کرده اید، وقت آن است که آنها را از زندگی خود حذف کنید. به خود قول دهید که تا زمانی که کار می کنید به تلفن های غیر کاری و پیام های خصوصی پاسخ نمی دهید. می توانید این کار را به تدریج به عادت نهادینه شده تبدیل کنید. برای مثال، در ابتدا به خود بگویید تا زمانی که حجم مشخصی از کار را انجام نداده ام، به هیچ تماس یا پیامی پاسخ نمی دهم. و هر بار این میزان را افزایش دهید.
هشدار رسانه های اجتماعی را خاموش کنید:
هشدار پیام در شبکه های اجتماعی هیچ کمکی به مدیریت زمان شما نمی کند. بلکه به شما آسیب می زنند. لازم نیست هر بار که چیز جدیدی برای دوستانتان رخ می دهد باخبر شوید. بسیاری از این پیام ها به نحوی است که می توانید ساعت ها و حتی روزهای بعد نیز به آنها پاسخ دهید. در حال حاضر، لازم است آرامش ذهن خود را حفظ کنید و به وظایف خود برسید.
ریتم خود را پیدا کنید:
کارهای مهم را در چه زمانی بهتر انجام می دهید؟ شب یا روز؟ ریتم بدن خود را پیدا کنید و بر این اساس برنامه ریزی کنید.
کارها را اولویت بندی کنید:
هر روز باید کار خود را با اموری شروع کنید که از همه مهم تر هستند. بنابراین، پیش از شروع کار تمام وظایف را اولویت بندی کنید. برای مثال، اگر ۲۰ کار وظیفه شماست، تکمیل کدامیک از همه مهم تر است؟
در برنامه ریزی مهارت پیدا کنید:
کلیت زمان بندی پروژه را مشخص کنید. آن را به بخش های مختلف تقسیم کنید و در تقویم خود فاز بندی کنید. سپس، روزها را به انجام بخش های مختلف کار اختصاص دهید. برخی از روزها را خالی بگذارید تا اگر از برنامه عقب افتادید بتوانید جبران کنید. اگر برای خود مرزهای مشخصی از زمان را تعیین کنید، بهتر می توانید به انتظارات دیگران پاسخ دهید.
برون سپاری را فرابگیرید:
برون سپاری یکی از استراتژی های شرکت های بزرگ است. اما مهم نیست چقدر کسب و کار شما کوچک باشد، نیازی نیست همه بار را خود به دوش بکشید. می توانید از کسانی برای تکمیل امور کمک بگیرید. افرادی را برای انجام وظایف انتخاب کنید که کار را به بهترین نحو و مشابه سبک کاری مورد نظر شما انجام می دهند. پس از تحویل گرفتن کار، حتما نگاهی به آن بیاندازید تا از صحت انجام کار اطمینان حاصل کنید.
به تعیین مهلت های زمانی برای انجام وظایف عادت کنید:
برای مثال، اگر اجازه دهید، خواندن و پاسخ دادن به پیام های مشتریان تمام روز طول می کشد. در عوض، یک ساعت در روز را به این کار اختصاص دهید و فراتر از آن عمل نکنید. بهترین راه برای این کار آن است که زمان پاسخ دهی را برای مشتریان خود مشخص کنید و به آن پایبند باشید.
استراحت کنید:
بر اساس تحقیقات توصیه می شود به ازای هر یک ساعت ۱۵ دقیقه استراحت کنید. شاید فکر کنید با این کار وقتتان تلف می شود. اما باید وقفه های مناسبی بین ساعت های کار خود داشته باشید. برای داشتن سلامت روان، عاطفی و وضعیت جسمی خوب به طور منظم دقایقی را به استراحت کردن اختصاص دهید.
هر روز صبح ورزش کنید:
شاید فکر می کنید این تکنیک کمکی به مدیریت زمان شما نمی کند. اما ورزش و مدیتیشن هر روز صبح باعث تعادل روح و روان شما می شود. ورزش کردن باعث می شود سموم زندگی از فکر شما بیرون برود و در طول کار انرژی جسمی و فکری بهترین داشته باشید.
انگیزه بیابید:
هر بار که احساس بی انگیزگی می کنید، به چیزی فکر کنید که رسیدن به هدف را برای شما ساده تر کند. به دنبال ویدئوهای انگیزشی، اهداف مهم تر یا هر چیزی باشید که پایان دادن به کار را برای شما ساده تر می کند.
نه گفتن را یاد بگیرید:
تقبل مسئولیت های زیاد باعث می شود که مدیریت زمان برای شما دشوار شود. گاهی باید یاد بگیرید که فرصت های کاری جدید را رد کنید تا کارهای قبلی خود را تکمیل کنید. به هیچ وجه تا زمانی که وظایف خود را کامل نکرده اید، وظایف همکار یا دوستتان را تقبل نکنید. شاید فکر می کنید می توانید همزمان کارهای خود را انجام دهید و چند ساعت از زمان استراحتتان را به کمک به دوستان یا همکاران اختصاص دهید. اما این کار باعث می شود که فردا انرژی کمتری برای وظایف خود داشته باشید و در طولانی مدت از وظایف خود عقب می مانید.
حداقل ۷-۸ ساعت بخوابید:
برخی از افراد فکر می کنند فدا کردن خواب و چند ساعت بیشتر کار کردن باعث بهره وری بیشتر می شود. اما این طور نیست. بدن و ذهن شما به روزی ۷-۸ ساعت خواب نیاز دارد. به بدن خود گوش دهید و ارزش خواب را در مدیریت زمان نادیده نگیرید.
