آشنایی با اهمیت فن بیان و ارتباطات در محل کار

ضرورت یادگیری فن بیان در محیط کار

از آن جایی که تمام تعاملات ما از طریق زبانمان صورت می گیرد، لازم است روی مهارت فن بیان خود کار کنیم. بسیار دیده ام در شرایط بحرانی داشتن مهارت فن بیان و هوش کلامی به افراد در مهار مشکلات و تعارضات کمک کرده است.

اگر شما کارمند هستید، اگر مدیر میانی و یا مدیر ارشد یک سازمان هستید، همه و همه نیاز به یادگیری این مهارت دارید.

در سطوح سازمان، منافع ایجاد و شکل گیری تیم ها و گروه های کاری بر کسی پوشیده نیست.

شکل گیری تیم های اجرایی و مدیرتی برای پیشبرد اهداف و استراتژی های شرکت الزامی است. حال فرض کنید در این شرایط افراد داخل تیم نتوانند با هم تعاملات سازنده ای داشته باشند. اتفاقی که در این شرایط رخ می دهد، نه به نفع افراد داخل تیم و نه سازمان می باشد.

عدم ایجاد تعاملات سازنده باعث می شود افراد وارد حاشیه هایی شوند که از اصل ماجرا (یعنی کار و پیشبرد اهداف سازمان) منحرف شوند. یادگیری فن بیان و اصول ارتباطی به تمامی کارکنان به نفع تمام افراد سازمان می باشد.

راههای خوب صحبت کردن در محیط کار

۱-اول از خوتان بپرسید که اصلاً چه نیازی هست که من در این زمینه رشد کنم؟

• آیا خوب صحبت کردن باعث معتبر و مهم بودن من در محیط کار می شود؟
• آیا خوب صحبت کردن در محل کار من ارزش محسوب می شود؟
• آیا من دراین زمینه راه حلی دارم؟

۲-منتظر زمان و مکان صحیح برای گفتگو وصحبت کردن باشید

شخص مناسب در زمان مناسب در نظر بگیرید. ببینید که آنها چطور گفتگو را آغاز می کنند و صحبت می کنند.

۳- درباره ایده ها و نظراتشان سؤال بپرسید

مهارت خوب گوش دادن را یاد بگیرید ابتدا خوب به ایده ها و نظرات اطرافیان گوش کنید. با تایید به آن اعتبار بدهید . ایده ونظر خود را در آن مورد به آنها بگویید. این نشان می دهد که شما نظرات دیگران را به خوبی می پذیرید و به آن احترام می گذارید.

۴- برای اشتراک ایده و افکارتان اجازه بگیرید

اجازه گرفتن برای بیان ایده و اظهار نظر در واقع نوعی احترام به طرف مقابل است. و به محترمانه ترین شکل ممکن صحبت کنید.
۵- نشان دهید که بسیار خواهان رشد و یادگیری هستید

اگر آنها با نظر ودیدگاه شما موافق نبودند، به گام سوم بروید و آن را اجرا کنید. آنقدر این گامها را تکرار کنید که به دیدگاه مشترک برسید. و درنهایت اینکه وقتی با نظر مخالف روبرو شدید کنترل خود را از دست ندهید و با احترام با نظرات مخالف روبرو شوید.

۶- تنفس عمیق را تمرین کنید

اگر در هنگام حرف زدن، تنفس شما از ناحیه ی قفسه ی سینه باشد(دیافراگمی نباشد) ، صدای شما، عصبی و غیرعادی به گوش شنونده، خواهد رسید و اثر مثبتی نخواهد گذاشت.

خانم” کیت دووره” موسس شرکت بیان، در شیکاگو :

اینکه هنگام سخنرانی در حالت عصبی، بتوانید درست تنفس کنید، کار بسیار دشواری است، پس فقط یه نفس عمیق آرامبخش، به شما کمک خواهد کرد که عمق صدای خود را بهبود دهید و اعتماد به نفس بیشتری از خود، در لحن صدایتان نشان دهید.

انواع صحبت (ارائه) در جلسات کاری

الف) خواندن متن سخنرانی از روی نوشته

گاهی اوقات بنا به دلائلی ما مجبور به خواندن سخنرانی از روی نوشته هستیم. این روش سخنرانی در موارد خاصی استفاده شده و خیلی توصیه نمی شود. سخنرانی های بسیار رسمی و مدون که تک تک کلمات آن بار حقوقی دارد، سخنرانی در اجلاسهای بین المللی، خواندن بیانیه های سیاسی یک گروه خاص، نوشته شدن محتوای سخنرانی توسط دیگران، بی تجربه بودن سخنران و نداشتن اعتماد به نفس کافی و از همه مهمتر عدم تسلط به متن و نداشتن تمرین و آمادگی کافی باعث می شوند تا ما یک سخنرانی را از روی متن اجرا کنیم.

مزایای خواندن سخنرانی از روی متن:

• اشتباه نمی کنید.
• متن را فراموش نمی کنید.
• نگران مدیریت زمان نیستید.

معایب خواندن سخنرانی از روی متن:

• چشمان شما اغلب روی متن کاغذ است. بنابراین مجالی برای ارتباط چشمی با مخاطبان نمی ماند و امکان دیدن بازخوردها و حالات مخاطبان نسبت به سخنرانی خود را ندارید.
• معمولا وقتی سخنرانی از روی متن انجام می شود صدا ضعیف و یکنواخت بوده و لحن و قدرت ثابتی دارد. همین امر باعث می شود که مخاطب احساس خستگی کند.
• در سخنرانی از روی متن، شما محدود به دامنه مشخصی از کلمات هستید و نمی توانید در صورت نیاز از کلمات و عبارات دیگر برای افزایش تاثیرگذاری بر مخاطب استفاده کنید.

ب) استفاده از یادداشت و اسلاید –سخنرانی محاوره ای تر میشود

هر سخنران بنا به کمیت و کیفیت سخنرانی، میزان اعتماد به نفس، تسلط خود به موضوع و سطح جلسه می تواند از روش ارائه سخنرانی با استفاده از یادداشت و اسلاید استفاده کند. برای این کار باید متن سخنرانی به صورت کامل (خط به خط) تهیه و تنظیم شده و سپس بر اساس آن اقدام به نت برداری جهت تهیه یادداشت و اسلاید کرد.

• استفاده از یادداشت یا دست نوشته

دستنوشته ها انواع مختلفی دارند که عبارتند از نقشه ذهنی، نمودار درختی و نوشتن رئوس مطالب بصورت نکته که در مقالات آینده بطور کامل در مورد آنها صحبت می کنیم.

• استفاده از اسلاید و نرم افزارهای ارائه

هنگامی که میخواهید حجم زیادی از اطلاعات را به مخاطبین ارائه داده و ارائه خود را از حالت کسالت آور و خسته کننده بودن دربیاورید، می توانید از اسلایدهای کامپیوتری ( پاورپوینت ) استفاده کنید. در این روش شما از تصویر، صدا، ویدیو و المانهای متحرک استفاده می کنید. در نتیجه سخنرانی بسیار جذاب تر شده و مخاطب را بیشتر به خود جذب می کند. ارائه با پاورپوینت هم باید حتماً در دل خود داستانی منطقی داشته باشد. نرم افزار پاورپوینت معروفترین نرم افزار ارائه و پرزنتیشن حال حاضر دنیاست. نرم افزارهای دیگری مانند پرزی و فوکاسکی نیز برای اسلاید سازی استفاده می شوند.

یک ارائه خوب همچون یک متن ادبی باید دارای مقدمه، میانه و نتیجه گیری باشد. در بخش مقدمه معمولا به مخاطب خود می گویید که قرار است در چه مورد با او صحبت کنید، در بخش میانه، صحبت های اصلی که حدود 80 درصد از وقت را به خود اختصاص می دهد بیان می شود و سپس در بخش پایانی، گفته های خود را جمع بندی و نتیجه گیری می کنید.

آشنایی با هوش هیجانی و کاربرد آن