اشتباهات رایج در برقراری ارتباطات

مرتکبِ اشتباه شدن در برقراری ارتباط خجالت آور است. به عنوان مثال، اگر ایمیلی را بدون چک کردن بفرستید و بعد متوجه شوید که در آن اشتباهی وجود داشته، ممکن است فردی غیر حرفه ای و بی دقت به نظر برسید. اما دیگر خطاهای ارتباطی ممکن است عواقب جدی تری در بر داشته باشند. خودشناسی، مخاطب شناسی و چگونگی استفاده از انواع مهارت ها و تکنیک های ارتباطی نقش مهمی در ارتباطات، مذاکرات و داد و ستد ها دارد. ندانستن این اصول منجر به برخی اشتباهات در برقراری ارتباط می شود که فرصت های بسیاری را از افراد می گیرد. در این مقاله به برخی از اشتباهات رایج در برقراری ارتباط پرداخته شده است.

ارتباطات موثر چیست؟

ارتباط به معنای انتقال پیام و اطلاعات به دیگران از طریق نوشتن یا دیگر ابزارهای رسانه ای دیگر است. برقراری ارتباط یکی از مهم ترین اصول زندگی اجتماعی محسوب می شود. مهارت ارتباط موثر با دیگران فقط به انتقال اطلاعات خلاصه نمی شود بلکه نیازمند این است که فرد پیامش را شفاف به دیگری منتقل کند طوری که معنایش را برساند و شخص مقابل بتواند آن را درک کند. گاهی ما حرفی می زنیم و طرف مقابل برداشت دیگری از سخنان ما دارد. در این مواقع سوء تفاهم، ناامیدی و درگیری ممکن است ایجاد شود. اصول برقراری ارتباط نیاز به آموزش دارد چرا که خیلی از افراد راه های برقراری ارتباط موثر را نمی دانند.

دلایل اهمیت ارتباطات اجتماعی

برقراری ارتباط موفق یکی از مهمترین موضوعات زندگی ماست. افراد برای گسترش دانش و پیشرفت خود در جوامع نیاز به برقراری ارتباط دارند. علاوه بر این مناسبات سیاسی، اجتماعی، فرهنگی و حتی اقتصادی هم در ارتباطات خلاصه می شود. بنابراین ردپای ارتباطات بین فردی را در هر بعدی از زندگی شخصی یا کاری می توان مشاهده کرد. یکی از دلایل اهمیت ارتباط بین فرد این است که موجب یکپارچگی و وحدت میان افراد می شود. اگر افراد فقط به خواسته های خودشان توجه کنند دیگر قادر نیستند از پس نیازها به تنهایی برآیند. لحظه ای به این فکر کنید که اگر همسایه، دوست، آشنا، پدر، مادر یا همسر نبودند چه اتفاقی می افتد. داشتن ارتباط باعث تسهیل کارها و اهداف می شود. فردی که روابط اجتماعی قوی دارد و فنون ارتباط موثر با دیگران را می داند به راحتی می تواند با دیگران همکاری کند و تفکر و ایده های آنان کمک بگیرد تا زودتر به اهدافش برسد. مدیران کارآمد از ارتباط موثر برای ارتقای سازمان یا شرکت خود استفاده می کنند. آن ها با هم فکری دیگران زمینه را برای رشد و درآمد بیش تر فراهم می کنند.

اهداف برقراری ارتباط

مهمترین اهداف برقراری ارتباط را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:

• ارتباط باعث خلاقیت و انگیزه و احساس تعلق افراد می شود.
• رد و بدل کردن ایده ها و افکار را میسر می کند.
• ارتباط موثر زمینه تغییر در شیوه کار یا سیاست کلی آن را فراهم می کند.
• ارتباطات منجر به یادگیری مهارت های مختلف از جمله مهارت های ارتباطی از دیگران می شود.
• ارتباطات باعث افزایش اطلاع رسانی و آگاهی می شود.

رایج ترین اشتباهات در برقراری ارتباط

رایج ترین اشتباهات در ارتباطات شامل موارد زیر می شود:

اشتباه ۱: ویرایش نکردن کار

اشتباهِ املایی و دستور زبانی باعث می شود بی دقت به نظر برسید. به همین دلیل چک کردن تمامیِ ارتباطاتِ کتبی قبل از اینکه آنها را بفرستید حیاتی است. برای چک کردن اشتباهات دستور زبان و املا، خیلی به کامپیوتر اعتماد نکنید. به جای این کار، اگر به املایِ درست کلمه ای اطمینان ندارید، بهتر است از فرهنگ لغت استفاده کنید. کلماتی که احتمال اشتباه نوشته شدن شان زیاد است، روی برگه ای بنویسید و همیشه در کنار تان نگه دارید. پیدا کردن اشتباه در مطلبی که خودتان نوشته اید دشوار است، بنابراین بهتر است از یکی از همکاران تان بخواهید تا نگاهی به نوشته تان بیندازد. روش دیگر این است که نوشته را با صدای بلند بخوانید. این کار به شما کمک می کند تا اشتباه های مرتبط با دستور زبان یا انتخاب کلمات را بهتر متوجه شوید و در صورت لزوم تغییراتی در آن ایجاد کنید.

اشتباه ۲: رساندن خبرهای بد از طریق ایمیل

آیا خبر تعدیل نیروی افراد تیم تان را با ایمیل می دهید؟ اگر این کار را انجام بدهید مسلما افراد زیادی را می رنجانید. کانال های ارتباطی کتبی به شما این اجازه را نمی دهند تا در رساندن پیام های دشوار، از ملایم کردن لحن و نشانه های غیرگفتاری (مثل زبان بدن) استفاده کنید و در نتیجه نمی توانید با احساساتِ شدید، برخورد منطقی داشته باشید. رساندن اخبار بد را شخصا انجام بدهید و به این فکر کنید که چطور می توانید این کار را با ابراز احساسات مناسب به شکلی انجام بدهید که طرف مقابل آزرده خاطر نشود. وقتی خبر دشواری را شخصا منتقل می کنید، در صورتی که افراد قسمتی از پیام شما را به خوبی متوجه نشوند، می توانید فورا آن را شفاف سازی کنید یا به آنها در مواجه شدن با خبرِ بد کمک کنید.

اشتباه ۳: اجتناب از مکالمات دشوار

در بعضی مواقع، مجبورید بازخورد منفی بدهید. شاید وسوسه شوید از این گونه مکالمات طفره بروید، اما این کار دامنه ی مشکلات را وسیع تر می کند و ممکن است مشکلات کوچک را به مشکلات بزرگ تر تبدیل کند. برای مقابله با مکالمات دشوار، آمادگی داشتن، بهترین راه حل هست. ارائه ی بازخوردهای شفاف و کاربردی را یاد بگیرید و افراد را تشویق به تأمل بر رفتارشان کنید. همچنین می توانید از تکنیک نقش بازی کردن هم استفاده کنید تا بر کلمات و زبان بدن تان تسلط داشته باشید.

اشتباه ۴: قاطع نبودن

قاطعیت یعنی چیزی را که به آن نیاز دارید بیان کنید و در عین حال نیازها و خواسته های دیگران را نیز در نظر بگیرید. شاید قاطعیت همیشه هم شما را به چیزی که می خواهید نرساند، اما شانس بیشتری برای رسیدن به آن برای شما فراهم می کند یا حداقل کمک می کند تا با طرف مقابل به توافق برسید. قاطعیت داشتن به شما کمک خواهد کرد تا نیازهای خود را شناسایی کنید و بتوانید ارتباط موثر برقرار کنید. قاطعیت همچین به این معناست که هر جا لازم باشد «نه» بگویید. مقاله ی ما تحت عنوان چطور بدون اینکه طرف مقابل را ناراحت کنیم به او نه بگوییم؟ به شما نشان می دهد چطور مؤدبانه ولی با قاطعیت به تقاضاها دستِ رد بزنید و در عین حال روابطِ خوبِ کاری تان را هم حفظ کنید.

قاطعیت با برخورد تهاجمی داشتن متفاوت است. وقتی تهاجمی برخورد می کنید، بدون اینکه به حقوق دیگران فکر کنید، رسیدن به خواسته ها و نیازهای خود را در اولویت قرار می دهید.

اشتباه ۵: واکنش نشان دادن به جای پاسخ دادن

آیا تا به حال پیش آمده است که از روی ناامیدی و ناکامی سرِ یکی از همکاران تان فریاد بزنید یا بدون فکر کردن پاسخ کوتاهی به یک ایمیل بدهید؟ اگر این طور است، یعنی به جای اینکه در آرامش پاسخ بدهید فقط واکنش احساسی نشان داده اید. این نوع واکنش های احساسی می توانند به اعتبار شما لطمه وارد کنند. ممکن است با احساسات منفی خود، دیگران را برنجانید و این حس را به آنها منتقل کنید که نمی توانید خودتان را کنترل کنید و هوش هیجانی ندارید.

اشتباه ۶: کاملا آماده نبودن

ارائه ها، گزارش ها یا ایمیل هایی که خوب آماده نشده باشند، مخاطب را عصبی می کند و در بلند مدت به اعتبار شما لطمه می زند. به همین دلیل، آماده کردن و برنامه ریزی برای برقراری ارتباط از اهمیت ویژه ای برخوردار است. ابتدا، زمانی را به برنامه ریزی دقیق ارتباط خود اختصاص بدهید. از ابزارهایی مانند مثلث سخنوری و سلسله مراتب انگیزشیِ مونرو (Monroe) برای ایجاد پیامی هوشمندانه و قانع کننده که احساسات و منطق مخاطب تان را هم زمان هدف قرار می دهد استفاده کنید. سپس نوشته ای را که آماده کرده اید چند بار بخوانید تا اشتباهات را اصلاح کنید و ببینید آیا با سطح دانش و اطلاعاتِ مخاطب تان هماهنگی دارد یا نه. اگر قرار است مطلبی را به صورت شفاهی ارائه دهید یا در سخنرانی شرکت کنید، حتما چندین بار تمرین کنید تا بتوانید به صورت سلیس و تأثیرگذار حرف هایتان را بیان کنید.

اشتباه ۷: استفاده از رویکرد «پیچیدن یک نسخه برای همه» در برقراری ارتباط

اگر شما از رویکرد «پیچیدن یک نسخه برای همه» استفاده کنید، این احتمال وجود دارد که تفاوت های فردیِ افراد، نیازها و انتظارات شان را نادیده بگیرید. در حقیقت، شما باید تا آنجا که ممکن است در برقراری ارتباط این تفاوت ها را در نظر بگیرید. اگر قرار است ارائه ای را آماده کنید، حتما سعی کنید تفاوت در روش های یادگیری افراد را در نظر بگیرید. این یعنی، همه ی افراد، چه آنهایی که با گوش دادن یاد می گیرند و چه افرادی که برای یادگیریِ بهتر نیاز به خواندن یک مطلب دارند، به یک اندازه از ارائه ی شما سود ببرند.

اشتباه ۸: نداشتن ذهن باز، در برخورد با افراد جدید

محیط های کارِ امروزی از افرادی با فرهنگ ها، مذاهب، توانایی ها و دیدگاه های متفاوت تشکیل شده اند. این تفاوت ها باعث می شوند که تنوع عظیمی از تجارب و عقاید به وجود بیاید که به نوبه ی خود می تواند زندگی ما را غنی تر کند. با این حال، نمی توانیم با در دست داشتن اطلاعات کم، همکاران یا مشتریان مان را قضاوت کنیم، خصوصا اگر تازه با آنها آشنا شده باشیم و زمان کافی برای شناختِ درست آنها نداشته باشیم. قضاوت کردن افراد و فرضیه بافی درمورد آنها در مسیرِ برقراری ارتباط مانع ایجاد می کند، چون شما شخصیت، تجارب و مشخصه های فرهنگی را که برای هر فرد منحصر هستند، در نظر نمی گیرید و این موضوع در بلند مدت رابطه ی شما با آنها را به خطر می اندازد.

بنابراین، وقتی با فرد جدیدی آشنا می شوید به دقت به او گوش دهید. به او این فرصت را بدهید که درباره ی دیدگاه خود صحبت کند و سعی کنید حرف های آنها را خوب بشنوید و درک کنید. سپس یاد بگیرید که چطور با تفاوت های فرهنگی کنار بیایید تا بتوانید نیازها و خواسته های تک تک افراد را در نظر بگیرید. اگر به واسطه ی شغل تان معاشرت زیادی با افراد خارجی دارید، هنگامی که با افرادی از فرهنگ های متفاوت برخورد می کنید، باید بتوانید رفتارتان را به خوبی با فرهنگ او سازگار کنید.

اشتباه ۹: فرضِ بر اینکه پیام شما به خوبی دریافت شده است

همیشه زمانی را به کنترل درک افراد از پیام تان اختصاص بدهید. به عنوان مثال، وقتی ایمیلی می فرستید، می توانید افراد را تشویق کنید که سؤالات و ابهامات خود را بیان کنند و اگر مشخص شد که قسمتی از پیام تان را به خوبی متوجه نشده اند، آن را تکرار کنید. یا اگر قرار است مطلبی را ارائه دهید، حتما زمانی را در پایانِ جلسه برای پاسخ دهی به سؤالات اختصاص بدهید.

برای اینکه متوجه شوید افراد پیام شما را به خوبی دریافت کرده اند، از سؤالاتی که با «چطور»، «چرا» یا «چه چیزی» شروع می شوند استفاده کنید. این سؤالات افراد را به تفکر تشویق می کنند و این فرصت را به مخاطب شما می دهند تا نکاتی را که به شخصه از پیام شما دریافت کرده اند توضیح دهند.

اشتباه ۱۰: تصادفا به حریم شخصی افراد تجاوز کردن

آیا تا به حال پیش آمده که ایمیلی خیلی حساس را اشتباه بفرستید یا پوشه ای را به اشتباه ضمیمه ی ایمیل کنید؟ این نوع اشتباهات مشکلات تجاریِ جدی به بار می آورند و حریم خصوصی افراد را زیر پا می گذارند و باعث خجالت و شرمندگی می شوند. برای اجتناب از این مشکلات، قبل از اینکه آدرس ایمیل گیرنده را در ایمیل خود مشخص کنید، ایمیل را بنویسید و سپس آدرس را چند بار چک کنید تا مطمئن شوید اشتباهی پیش نخواهد آمد. اگر ایمیل شما طوری برنامه ریزی شده است که به صورت خودکار فیلدِ آدرسِ گیرنده را پُر می کند، بهتر است این قابلیت را غیرفعال کنید تا خودتان با دقت بتوانید آدرس ایمیل گیرنده را بنویسید. بهتر است ابتدا متنِ ایمیل را در فایل وُرد بنویسید و بعد آن را در ایمیل تان کپی کنید. این باعث می شود اطلاعاتی را به صورت تصادفی به ایمیل اضافه نکنید و اگر قرار است فایلی محرمانه و حساس را ضمیمه کنید، خوب دقت کنید که تغییراتی در آن اعمال نکرده باشید و فایل درست را انتخاب کنید.

ارتباطات میان فردی بخشی از واقعیت زندگی ماست. دانستن مهارت های برقراری ارتباط موثر و همچنین اشتباهاتی که برخی افراد غیر عامدانه انجام می دهند، باعث رشد و پیشرفت در همه زمینه ها و بهبود سلامت روان می شود. بنابراین یادگیری آن در اولویت قرار دارد. اگر شما هم اشتباهاتی در ارتباط میان فردی دارید، بهتر است آن را با روانشناس و مشاوردر میان بگذارید. مشاوران و روانشناسان در مرکز حامی هنر زندگی می توانند به شما در این زمینه کمک کنند.

اصول اساسی در ارتباطات مجازی