اصول اساسی در ارتباطات مجازی

تا به حال به این نکته فکر کرده اید که اصول ارتباطات آنلاین برای بهره وری بیشتر از آن چیست؟ اصلا از چه زمانی انقدر تکنولوژی پیشرفت پیدا کرد که امروزه افراد به دنبال حل مشکلات ارتباط آنلاین خود هستند؟ حدود بیست سال قبل در کشومان خبری از این حجم عظیم شبکه های مجازی و ارتباطات آنلاین نبود. اما در حال حاضر به حدی بسترهای ارتباطی مرتبط با کار به طریق اینترنتی افزایش یافته است که افراد را دچار سردرگمی، افزونگی و البته اتلاف وقت زیاد است. این مقاله در مورد اصول ارتباطات آنلاین برای بهره وری بیشتر از آن است.

ظهور ایمیل اولین ابزار ارتباط مجازی

ایمیل در دهه 1990 به طور انبوه وارد محل کار شد و راهی کارآمد برای برقراری ارتباط با افراد دور و نزدیک بود. مزایای زیادی نیز به همراه داشت. با گسترش و پایداری اینترنت، استفاده از این ابزار ارتباطی یعنی ایمیل روبه فزونی گذاشت و قدرت آن به یک نقطه ضعف تبدیل شد! سیل پیام های بیش از حد قابل رسیدگی به کار عادی بود زیرا افراد در محیط کار، خیلی بیشتر و سریع تر انتظار پاسخ از شما را داشتند.
شاید برای ارضای تمایل مردم برای پاسخگویی بیشتر پیام رسانی فوری در اوایل دهه 2000 به عنوان روش دوم ارتباط آنلاین کارکنان ظاهر شد. پیام رسانی فوری مکالمه بی رنگ بیشتری را شبیه سازی می کند و بسیاری از دردسرهای مدیریت صندوق ورودی را از بین می برد. براساس مطالعه ای که توسط تحلیل گران صنعت کامپیوتر در گروه رادیکاتی انجام شد، متوجه شدند که سال گذشته به طور متوسط 13.9 میلیارد پیام فوری اعم از پیام های شخصی یا کاری در هر روز ارسال شده است. بیشترین حجم از ارتباطات غیرحضوری مربوط به:

• پست الکترونیک
• برنامه پیام رسانی فوری، مسنجر فیس بوک، واتس اپ، توییتر و ...
• برنامه های پیام رسانی مبتنی بر تیم (مانند Slack، Teams، Workplace))
• پیام متنی
• تماس تلفنی

در کشورهای دیگر می باشد. اغلب برنامه های ارتباطی که در بالا گفته شد بیشتر در کشورهای دیگر مرسوم هستند. در کشور ایران برنامه ی واتساپ، وی چت، تلگرام، اینستاگرام، توییتر، و ... چه به لحاظ ارتباط اجتماعی چه به لحاظ ارتباط کاری فراگیر شده است. پیام متنی و تماس تلفنی هم که یک امر بدیهی و قدیمی در زمینه ارتباطات بوده است.

ضرورت ارتباطات آنلاین

از آن جائی که ویروس COVID19 بسیاری از کارکنان اداری را به سمت کار از راه دور سوق داده است بسیاری از آن ها کمبود تعامل فیزیکی را با گرایش کامل به تمام اشکال ارتباط آنلاین جبران می کنند. این موضوع اگرچه مزایایی داشته و شما را در تسهیل انتقال کمک می کند اما در نهایت چالش های بیش از حد ارتباطی را نیز تشدید می کند که در حال حاضر بیشتر محیط های کاری را آزار می دهد. برای فهم این موضوع که چگونه کانال های ارتباطی رو به افزایش را مدیریت کنید بهتر است کار را با درک این نکته که چگونه امروز به این جا رسیده اید شروع کنید.

اصول ارتباطات آنلاین برای دستیابی به بهترین بازده

این تقریبا غیرممکن و غیرعاقلانه خواهد بودکه بدون دانستن تفاوت های ظریف زمینه ای توصیه ای کلی درباره پلت فرم های ارتباطی شما و شرکت هایتان ارائه داده شود. در عوض مجموعه ای از اصول وجود دارد که می تواند تصمیمات فردی، تیمی، شرکتی شما را در مورد نحوه برقراری ارتباط آنلاین راهنمایی کند:

1. در انتخاب کلمات دقت کنید

در هر ارتباطی، سعی کنید واضح صحبت کنید تا طرف مقابل دچار سوءتفاهم نشود. قبل از اینکه دکمه ارسال را بزنید، پیامتان را دوباره بخوانید. از خودتان بپرسید:

• حرف غیرضروری یا اضافی نزده ام؟
• تمام حرفی را که می خواستم زده ام؟
• منظورم واضح است؟ گیج کننده یا عجیب نیست؟
• حرف هایم احساس عجیب یا سوءتفاهمی ایجاد نمی کند؟

۲. حواستان باشد چه شوخی هایی می کنید

در ارتباطات رودررو، زبان بدن و حرکات دست شما در رساندن درست منظور کمک می کند؛ ولی در ارتباطات آنلاین و متنی، طرف مقابل فقط می تواند از کلمات شما پیام را برداشت کند. حتی اگر شوخی برای شما واضح باشد، طرف مقابل ممکن است شوخی شما را جدی بگیرد. به همین دلیل، موقع شوخی کردن در چت، از خودتان بپرسید آیا طرف مقابل منظورتان را درست متوجه خواهد شد؟ از روان شناسی ایموجی ها و تأثیر آنها در ارتباطات غافل نشوید. این نکته ها را موقع شوخی کردن در چت به یاد داشته باشید:

• در ابتدا یا انتهای جمله یا پیامتان بنویسید «شوخی بود»؛
• از ایموجی یا استیکر مناسب استفاده کنید تا شوخی شما قابل درک بشود.

۳. احترام متقابل

احترام متقابل را فراموش نکنید. موقع چت کردن با رایانه یا گوشی، ممکن است فراموش کنید طرف مقابل شما هم انسان است. اگر دوست اینترنتی تان شما را ناراحت کرد، قبل از جواب دادن چند دقیقه صبر کنید. مراقب باشید به او توهین نکنید، یا دچار قضاوت عجولانه نشوید. در کل، این قانون را ملکه ذهنتان کنید: چیزی نگویید که بعدا پشیمان شوید! اگر با نظرات دوست آنلاینتان موافق نیستید، به جای توهین کردن به دیدگاهش، بگویید نظر دیگری دارید؛ مثلا به جای «تو خیلی احمقی که این طور فکر می کنی!»، بگویید «متوجه منظورت شدم، ولی به نظر من درست نیست».

۴. چک کردن املا و دستور زبان

املا و دستور زبان پیامتان را چک کنید. اگر پیامتان پر از اشتباه تایپی و املایی و دستوری باشد، طرف مقابل ممکن است شما را جدی نگیرد. به علاوه، اشتباهات تایپی باعث می شوند پیامتان سخت تر خوانده و فهمیده شود. قبل از زدن دکمه ارسال، پیامتان را به دقت بخوانید.

۵. استفاده از جملات درست و کامل

به جای عبارات خیلی خودمانی، از جملات درست و کامل استفاده کنید. اگر با دوستان خیلی صمیمی چت می کنید، نیازی نیست این مورد را رعایت کنید؛ ولی در مکالمه چتی با غریبه ها، از شکل کامل کلمه یا جمله استفاده کنید. اگر با استاد یا کارفرما چت می کنید، بهتر است از جملاتی مثل «خیالی نیس رئیس!»، «استاد، پرااام!» استفاده نکنید! در عوض بگویید «نه رئیس، اشکالی نداره» و «استاد، شوکه شدم!».

۶. رعایت قوانین گروه ها و انجمن ها

قبل ارسال پیام در گروه ها، قوانین انجمن یا گروه را بخوانید. هر گروه یا کانال چت آنلاین قوانین مخصوص خودش را دارد. بهتر است قبل از فعالیت در گروه و انجمن ، سری به قوانین آن بزنید. همچنین، به تعامل اعضای گروه باهم دقت کنید تا بفهمید نوع روابط اعضا در چه سطحی است. بعضی از قوانین مشترک در میان گروه ها از این قرارند:

• تبلیغات ممنوع است؛
• احترام به یکدیگر الزامی است؛
• ارسال محتوای غیراخلاقی ممنوع است؛
• در صورت ایجاد مزاحمت برای اعضا، حذف می شوید؛
• عبارات نژادپرستانه، جنسیت زده و توهین آمیز ممنوع است.

۷. اطمینان از صحت محتواهای ارسالی

از صحت محتواهای ارسالی مطمئن شوید. مردم دوست دارند اولین کسی باشند که خبرها و محتواهای جالب و هیجان انگیز و ترسناک را منتشر می کند. منتها متأسفانه خیلی از این خبرها و محتواها صحت ندارند. انتشار اخبار و محتوای دروغ در محیط های آنلاین گاهی صدمات جبران ناپذیری را به بدنه فرهنگی و روانی جامعه وارد می کند. با این حساب، قبل از اینکه محتوایی را منتشر کنید یا خبری را به دوستان بدهید، در اینترنت جست وجو کنید و مطمئن شوید دروغ یا گمراه کننده نیست. مثلا اگر دخترخاله تان عکسی از یک نوزاد که نیمی خوک و نیمی انسان است برایتان فرستاد و ادعا کرد این کودک در فلان کشور بر اثر فلان آزمایش به وجود آمده، قبل از انتشار این خبر عجیب و دست اول در گرو ه ها، اول به درستی آن شک کنید و بعد تحقیق کنید.

۸. استفاده از ایمیل برای پیام های بلند

برای پیام های بلند رسمی از ایمیل استفاده کنید. از ایمیل زمانی استفاده کنید که طی ارتباطی رسمی، مثل ارتباط با کارفرما یا استاد دانشگاه، باید جزئیات و فایل های زیادی را در پیام خود بگنجانید. برای ارسال درخواست همکاری با شرکت، ارسال پایان نامه به استاد دانشگاه، یا ارسال چند فایل به یک همکار که با او زیاد راحت نیستید، ایمیل گزینه رسمی و مناسبی است. یکی از نکات مثبت استفاده از ایمیل این است که به شما وجهه حرفه ای می دهد. به علاوه، برای جابه جایی فایل های بزرگ و پرحجم بهترین گزینه است. به شکلی مؤثر استفاده از ایمیل استفاده کنید و از اشتباهات رایج در نوشتن ایمیل اجتناب کنید.

۹. استفاده از پیام رسان ها مکالمه های کوتاه

برای چت ها و مکالمه های کوتاه از پیام رسان ها استفاده کنید. اگر می خواهید مکالمه ای کوتاه در حد چند جمله داشته باشید، از پیام رسان ها استفاده کنید. پیام رسان هایی مثل واتس اپ و تلگرام به شما امکان برقراری رابطه سریع با طرفتان را می دهند. به علاوه، زیاد وقت گیر نیستند و به شکل گیری خیلی سریع مکالمه کمک می کنند. همچنین، امکان استفاده مؤثر از پیام رسان ها با قابلیت ارسال صدا و عکس و نیز برقراری ارتباط ویدیویی و صوتی وجود دارد که کارتان را بسیار راحت تر می کند.

۱۰. استفاده از تماس صوتی یا ویدئویی برای صحبت های طولانی

برای صحبت های طولانی از تماس ویدئویی یا صوتی استفاده کنید. همان طور که گفتیم، پیا م رسان ها به شما اجازه می دهد با مخاطبتان تماس صوتی و تصویری برقرار کنید. اپلیکیشن هایی مثل واتس اپ، اسکایپ و فیس تایم تماس های ویدئویی رایگان یا کیفیت بالا دارد. حتما قبل از برقراری تماس ویدئویی از طرف مقابل اجازه بگیرید و هماهنگ کنید. به دور از ادب است که به شخصی بدون هماهنگی قبلی به صورت ویدئویی زنگ بزنید.

۱۱. برای بحث های عمومی تر سراغ گروه های چت بروید

برای پیداکردن افرادی با علائق و سلایق خودتان، می توانید از اپلیکیشن هایی استفاده کنید که امکان چت گروهی به شما می دهند. اپلیکیشن هایی مثل تلگرام، واتس اپ و کلاب هاوس در ایران بسیار پرطرفدارند و گروه های چت زیادی در آنها وجود دارد. بعضی از وب سایت ها نیز انجمن هایی دارند که می توانید با عضویت در آنها در بحث های موردعلاقه تان شرکت کنید و بحث را پیگیری کنید.

۱۲. هوشیار بودن

هوشیار باشید و بدانید چه کسی پیام های شما را می بیند. وقتی چیزی در اینترنت منتشر می کنید، احتمال دارد پست شما به کسانی برسد که اصلا نمی خواستید آن را ببینند. ممکن است حرف ها و نظراتی که در فضای مجازی منتشر می کنید در نهایت به گوش فامیل، دوست، آشنا، همکار یا حتی کارفرمای شما هم برسد. قبل از انتشار هر پیامی در اینترنت، این قانون را در نظر بگیرید: هیچ وقت چیزی را که تمایل ندارید در ملأعام نشان دهید در اینترنت منتشر نکنید؛ مثلا عکس های خیلی شخصی یا خاطرات خجالت آورتان را در اینترنت به اشتراک نگذارید. حتی در فضاهای شخصی مثل صفحات بسته و خصوصی اینستاگرام هم ممکن است اطلاعاتتان به بیرون درز پیدا کند؛ برای مثال، ممکن است یکی از اعضای صفحه شخصی شما از عکسی که فقط با دایره نزدیک دوستان در میان گذاشته اید اسکرین شات بگیرد و آن را در جای دیگر منتشر کند. پیام رسان ها و شبکه های اجتماعی قابلیتی دارند که به شما اجازه می دهد افرادی را که می توانند پیام و پست شما را ببینند محدود کنید؛ مثلا می توانید در اینستاگرام، استوری هایتان را فقط برای عده خاصی بفرستید.

۱۳. عدم ارسال اطلاعات حساس از طریق ایمیل یا چت

اطلاعات حساس را از طریق ایمیل یا چت ارسال نکنید. حواستان باشد پسورد ها، اطلاعات بانکی و اطلاعات حساس دیگر را از طریق اپلیکشن های پیام رسان و ایمیل ارسال نکنید. حتی اگر به طرف مقابلتان خیلی اعتماد داشته باشید و به صورت خصوصی اطلاعاتتان را در اختیارش بگذارید، بازهم نمی شود به امنیت کلی این اپلیکیشن ها اعتماد کرد. در عوض، سعی کنید طی تماس تلفنی این اطلاعات را با طرف مقابل در میان بگذارید.

۱۴. اجازه گرفتن قبل از بازنشر محتوای کسی

قبل از بازنشر محتوای کسی، از او اجازه بگیرید. اگر کسی عکس یا پیامی را با شما در میان می گذارد، به این معنی نیست که حاضر است تمام اینترنت هم از ماجرا باخبر شوند. برای احتیاط، حتما قبل از بازنشر محتوایی که با شما در میان گذاشته شده از صاحب محتوا اجازه بگیرید. اطلاعات تماس هیچ کسی را بدون اجازه خودش به کس دیگر ندهید. همچنین، عکس ها و خاطرات شخصی یک دوست را بدون اجازه با دیگران در میان نگذارید.

مقوله ارتباطات آنلاین بسیار پویاست و قوانین درمورد آن مدام تغییر می کند. منتها آنچه در این مقاله گفته شد پایه های اصلی ارتباط آنلاین سالم و نتیجه بخش است.

اصول کاریزماتیک بودن و راهکارهای تقویت زبان بدن کاریزماتیک