فهرست نویسی پایان نامه به صورت خودکار

گام اول: تعیین استایل عناوین اصلی و فرعی (Headings)

یکی از کلیدی ترین ابزارهای نرم افزار Word استایل ها هستند که در آموزش قبلی آنها را مفصل توضیح دادیم. استایل ها در ایجاد فهرست مطالب نقش مهمی دارند؛ توصیه می کنم پست آموزش استایل ها را حتما مطالعه کنید.

نکتۀ مهم این است که فهرست مطالب بر اساس عناوینی که استایل (Headings) دارند، ساخته می شود. پس ابتدا باید عناوین را سطح بندی کنیم و به آنها استایل Heading1,2,3,4 بدهیم. عنوان اصلی که معمولا نام فصل است، Heading1 را می گیرد و برای زیر عنوان ها و عناوین فرعی داخلِ هر فصل به ترتیب استایل Heading2,3,4 را استفاده می کنیم.

پس روی هر عنوان کلیک کنید و سپس از سربرگ Home و گروه Styles به آنها استایل هدینگ مورد نظر را بدهید. در تصویر زیر استایل های Heading1,2,3,4 را مشاهده می کنید. اگر می خواهید لیست تمام استایل ها را ببینید روی فلش کوچک کنار گروه که من هایلایت آبی شده کلیک کنید تا پنل Styles باز شود.

وقتی استایل Headings را به عنوان ها می دهید، رنگ و فونت و سایز متن تغییر می کند. برای تغییر قالب بندی استایل ها می توانید روی هدینگ (Heading) موردنظر کلیک راست کرده و گزینه Modify را انتخاب کنید تا وارد تنظیمات مربوط به هدینگ شوید. در قسمت Formating می توانید قالب بندی را به دلخواه خودتان تغییر دهید.

البته یه راه سریع برای ویرایش استایل ها این است که از سربرگ Home قالب بندی دلخواه خودتان را به استایل بدهید. سپس روی استایل کلیک راست کنید و گزینۀ Update را بزنید.

اگر می خواهید عناوین اصلی و فرعی هر فصل به صورت خودکار شماره گذاری شوند، از گروه Paragraph روی Multi Level List را کلیک کنید. سپس یکی از الگوهای آماده را انتخاب کنید تا شماره گذاری انجام شود. برای تنظیمات بیشتر شماره گذاری ها روی Define New Multilevel List کلیک کنید.

در قسمت Enter formatting for number می توانید نوع جدا کنندۀ شماره ها را تغییر دهید. من خط فاصله را انتخاب کرده ام. یا اگر می خواهید کنار عنوان Heading1 که معمولا نام فصل است، شماره نباشد در کادر Enter formatting for number عدد ۱ را انتخاب و Delete را بزنید.

گام سوم: ایجاد عنوان (Caption) برای شکل ها و جدول ها

اگر پایان نامه شما چندین جدول و شکل است و می خواهید برای شکل ها و نمودارها هم فهرست ایجاد کنید، باید برای آنها Caption تعریف کنید. مثلا بگویید جدول ۱ از فصل ۱

شاید بخواهید یکسری جداول را وسط کار حذف و یا اضافه کنید و شما نیاز دارید دوباره همه شماره گذاری های جداول را تغییر دهید مزیت ایجاد Caption این است که با یک Update فهرست شما به روز رسانی می شود و جدول حذف شده از فهرست حذف می شود.

ایجاد عنوان (Caption)

به دو روش می توانید برای شکل ها و جدول ها Caption ایجاد کنید:

روش اول: بعد از اینکه جدول خود را ایجاد کردید، روی علامت نشان داده شده در تصویر کلیک کنید. سپس کلیک راست کنید و گزینه Insert caption را انتخاب کنید.

نکته ای که باید بدانید این است که شما برای ساخت فهرست های مجزا برای شکل، جدول یا نمودار باید یک برچسب (Lable) برای آن ایجاد کنید.

گزینه های دیگر این پنجره عبارتند از :

1. در قسمت Caption عنوان جدول شما نمایش داده می شود.
2. از قسمت Lable برچسب جدول را انتخاب کنید. البته توجه داشته باشید این برچسب به طور پیش فرض در لیست قرار ندارد و با استفاده از دکمه New label باید آن را ایجاد کنید تا به لیست اضافه شود.
3. در قسمت Position تعیین کنید که Caption در کجای جدول قرار بگیرد. اگر گزینه Below selection item را انتخاب کنید Caption در زیر جدول قرار می گیرد و اگر گزینه Above selection item را انتخاب کنید Caption در بالای جدول قرار می گیرد.
4. با تیک دار کردن قسمت Exclude lable from caption فقط شماره جدول در کادر Caption نمایش داده می شود.
5. New label برای این است که Lable جدید تعریف کنید .
6. برای حذف برچسب جدول روی Delete lable کلیک کنید.
7. با کلیک روی Numbering پنجره Caption numbering باز می شود که می توانید با استفاده از گزینه های آن قالب بندی شماره گذاری را تغییر دهید.

برای اینکه Caption شما به صورت «۱ _ توضیحات» باشد، در پنجره Caption و در کادر Caption بعد از عبارت «جدول ۱» کلیک کنید؛ حالا دکمه End را بزنید و بعد «ـ» و بعد توضیحات مربوط به جدول نوشته می شود. و در نهایت Ok را بزنید.

تبدیل اعداد عنوان (Caption) به فارسی

اگر Caption خود را ایجاد کردید و دیدید شماره در Caption انگلیسی بود، به سربرگ Home بروید و روی Replace کلیک کنید. پنجره Find and replace باز می شود. روی دکمه More کلیک کنید. در کادر Find what کلیک کنید. بعد روی دکمه ی Special کلیک کنید و Any Digit را انتخاب کنید.

در این پنجره در قسمت زبان Persian را انتخاب و روی OK کلیک کنید.

حالا در پنجره Find and replace روی دکمه Replace کلیک کنید تا اعداد فارسی شوند.

گام چهارم: ایجاد فهرست مطالب (Table of Contents)

اگر مراحل ۱ تا ۳ را به درستی انجام داده اید، دیگر کار زیادی باقی نمانده است. برای ایجاد فهرست مطالب ابتدا یک صفحه خالی قبل از همه مطالب ایجاد کنید، برای این کار مکان نما را به ابتدای اولین کلمه متن خود ببرید. سپس به سربرگ Layout بروید و روی Break کلیک کنید. سپس Page را انتخاب کنید یک صفحه سفید ایجاد می شود.

1. از سربرگ References روی Table of content کلیک کنید.
2. می توانید یکی از الگوهای آماده را انتخاب کنید. من در اینجا Automatic table 1 را انتخاب کردم.
3. می توانید با کلیک روی گزینه Custom Table of Contents یک فهرست به سلیقه خود بسازید.
4. با کلیک روی گزینه Remove table of contents می توانید فهرست را حذف کنید.
5. برای ذخیره کردن فهرستی که به دلخواه خود ساختید، روی Save selection to table of contents gallery کلیک کنید.

بخشی از فهرست آماده شده من را در تصویر زیر می ببینید. اگر فهرست شما کمی به هم ریخته بود، آن را انتخاب کنید و با زدن Ctrl+Shift سمت راست صفحه کلید آن را راست به چپ کنید و فونت مناسبی به ان بدهید.

• اگر گزینه Update page numbers only را انتخاب کنید، فقط شماره صفحه ها به روز رسانی می شوند.
• اگر گزینه Update entire table را انتخاب کنید، هم شماره صفحه ها و هم استایل ها به روز رسانی می شوند.

نکته: بعد از اینکه فهرست خود را ایجاد کردید، شاید مشاهده کنید که بعضی شماره ها انگلیسی هستند. برای رفع این مشکل Show/Hide را فعال کنید. روی علامت پاراگراف در آن قسمت کلیک کنید، می بینید که فونت آن قسمت انگلیسی است. علامت پاراگراف را را انتخاب کنید و یک فونت فارسی به آن بدهید. بعد فهرست خود را Update کنید. یعنی روی فهرست کلیک راست کنید و Update را بزنید.

چگونه فایل های قدیمی دانلود شده را به صورت خودکار حذف کنیم؟