با توجه به جايگاه رفيع علم و دانش در فرهنگ اسلامي و ضرورت حفظ شأن و قداست والاي محيطهاي آموزش عالي كشور و نظر به نقش محوري و سازنده اعضاي هيأت علمي و لزوم بهره‌وري از استادان فرهيخته، كارآمد و مؤمن به آرمانهاي انقلاب اسلامي و براي ايجاد وحدت رويه در بررسي صلاحيت‌هاي داوطلبان عضويت در هيأت علمي، هيأت عالي جذب اعضاي هيأت علمي دانشگاه‌ها و مراكز آموزش عالي كشور تشكيل مي‌گردد.
فرايند جذب اعضاء هيات علمي در دانشگاه علوم پزشکی به ترتیب
- تعيين ظرفيت استخدامي اعضاي هيات علمي
- جمع آوري نيازهاي دانشکده ها
- تعيين اولويتهاي استخدامي دانشگاه
- تشکيل جلسه تصميم گيري جهت نهائي کردن نيازها و فراخوان با توجه به اولويت ها
- اعلام نيازها به وزارت متبوع
- اعلام آگهي فراخوان توسط وزارت متبوع
- دريافت مدارک متقاضيان استخدام
- بررسي اوليه مدارک متقاضيان و حذف افراد فاقد شرايط براساس آيين نامه
- ارجاع مدارک به کار گروه هاي بررسي صلاحيت علمي و صلاحيت عمومي
- بررسي مدارک توسط کارگروههاي صلاحيت علمي و عمومي براساس ضوابط آئين نامه اي (امتيازبندي،مصاحبه و.....)
- تشکيل جلسه هيات اجراي جذب دانشگاه و نهائي شدن پذيرفته شدگان براساس ضوابط
- اعلام نتيجه نهائي هيات اجرائي جذب بصورت محرمانه به وزارت متبوع
- اعلام نتيجه نهائي به داوطلبين پس از تائيد هيات مرکزي جذب
- صدور حکم پيماني براي پذيرفته شدگان
وظایف هیات اجرائی جذب:
-جذب و تامین کادر هیات علمی مورد نیاز گروههای آموزشی و مراکز تحقیقاتی در چارچوب مجوزهای ابلاغی وزارت متبوع و ضوابط و دستور العمل های مورد عمل به دو صورت:
الف- استخدام پیمانی اعضای هیات علمی مورد نیاز از طریق فراخوان
ب- نیروهای مشمول گذراندن تعهدات قانونی
- بررسی صلاحیت اساتید متقاضی ارتقاء مرتبه و تبدیل وضعیت استخدامی
- اجرای قوانین و مقررات ابلاغی شامل: ابلاغ و ارسال دستورالعمل ها و بخشنامه ها و مصوبات ذیربط ابلاغی از وزارت متبوع، هیات امنا، شورای دانشگاه ، و هیات ممیزه دانشگاه به دانشکده ها و واحدهای ذیربط و نظارت بر اجرایی شدن آنها
- تشکیل جلسات هیات اجرایی جذب اعضای هیات علمی
- تشکیل جلسات کارگروه بررسی صلاحیت عمومی
- بررسی صلاحیت اساتید حق التدریس و قراردادی
وظایف اداره امور اعضای هیات علمی:
- تشکیل پرونده و ورود اطلاعات پرسنلی در رایانه برای اعضای هیات علمی جدیدالاستخدام و جدیدالورود
- تهیه و صدور انواع احکام حقوقی شامل : انعقاد قرارداد مشمولین تعهدات قانونی-افزایش حقوق و مزایا در ابتدای هر سال-استخدام پیمانی-استخدام رسمی آزمایشی-استخدام رسمی قطعی-ماموریت آموزشی –فرصت مطالعاتی-ماموریت خروجی و ورودی-انتقال خروجی و ورودی-عائله مندی و اولاد –ترفیع پایه-ارتقا مرتبه-احتساب سوابق خدمت آموزشی و دولتی-مرخصی بدون حقوق-مرخصی استعلاجی-خدمت خدمت نیمه وقت – حق اشعه-فوق العاده مدیریت-سختی کار و...
- مکاتبات مربوط به پرسنل جدید الورود
- پاسخ به شکوائیه ها
- انجام امور مربوط به تبدیل وضعیت استخدامی از پیمانی به رسمی آزمایشی و آزمایشی به رسمی قطعی
- انجام مکاتبات مربوط به انتقال فرزندان هیات علمی پذیرفته شده در کنکور سراسری
- انجام مکاتبه با مدیریت امور حقوقی دانشگاه برای اخذ تعهد محضری
- انجام مکاتبه با دانشکده ها و معاونت درمان در خصوص نیروی جدید الورود
- بررسی وضعیت اتمام تعهدات قانونی و انجام مکاتبات لازم برای اخذ دانشنامه های عمومی و تخصصی و فوق تخصصی
- تعیین حقوق بازنشستگی و برقراری حقوق وظیفه و وراث برای واجدین شرایط
- انجام امور مربوطه به از کارافتادگی-اخراج-فوت-غیبت-انتقال-ماموریت-پایان طرح-فسخ قراردادو...
- تهیه و ارائه انواع گزارش های آمار پرسنلی به واحد های مختلف دانشگاه و وزارت متبو
- ثبت صورت اسامی اعضای هیات علمی جدیدالاستخدام در چارت سازمانی و هماهنگی با واحد مهندسی سازمان
وظایف واحد ارتقاء اعضای هیات علمی
- رسيدگي و بررسي پرونده‌هاي اعضاء هیئت علمي به منظور ارتقاء مرتبه به استادیاری، دانشیاری واستادی
- تبديل وضعيت اعضاي هیئت علمي از رسمي آزمايشي به رسمي قطعي
- احتساب سوابق خدمت قابل قبول آموزشی و پژوهشی اعضاء هیئت علمی
- احتساب سنوات آموزشی اعضاء هیئت علمی
- ابلاغ آیین¬ نامه¬ ها، بخش نامه -های جدید و هرگونه تغییرات احتمالی در رابطه با ارتقاء اعضاء هیئتعلمی
- نظارت بر حسن اجراي آئين‌نامه‌هاي مربوط به هيات مميزه دانشگاه
- بررسي و استعلام، به منظور به‌روز كردن آئين‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هاي مربوطه
- تصمیم گیری در خصوص رکود علمی اعضاء هیئت علمی
- انتخاب دبیر هیأت ممیزه و تعیین اعضای کمیته¬ های تخصصی
وظایف واحد IT مدیریت امور هیات علمی
- مکانیزه نمودن فرآیند محاسبه عملکرد و حق التدریس مندرج در آیین نامه مصوب شورای دانشگاه
- مدیریت پنل سایت ،به روز نگه داشتن و ارتقاء سایت مدیریت امور هیأت علمی ( اداره جذب، کارگزینی و هیات ممیزه)
- شناسایی و رفع اشکالات فنی اعم از سخت افزاری و نرم افزاری و ... امور هیات علمی
- ارائه آموزش های لازم کامپیوتری به کارکنان امور هیات علمی
- ساماندهی امور فرهنگی اعضای هیأت علمی بصورت الکترونیک
- تهیه و ارسال فرم های مشخصات دروس و پایان نامه های هر نیمسال و آموزش نحوه تکمیل جداول در دانشکده ها
- محاسبه و بررسی واحدهای حق التدریس اساتید براساس آیین نامه اجرایی نحوه عملکرد آموزشی
- برگزاری جلسات روتین کمیته حق التدریس دانشگاه و تنظیم جداول نهایی حق التدریس در قالب صورتجلسات
- امور پیاده سازی سامانه بایگانی الکترونیک پرونده های کارگزینی هیات علمی و آموزش به همکاران
- همکاری در برگزاری فراخوانهای استخدام و تعهدات و ... و تهیه فرم ها و گزارشات اداره جذب و ...
- مدیریت و پشتیبانی پست الکترونیک و پنل ارسال پیامک ( اطلاع رسانی و ارسال و دریافت مکاتبات ضروری)
- پشتیبانی و رفع اشکالات شبکه و اتوماسیون اداری همکاران امور هیات علمی
- تهیه مداوم نسخه پشتیبان از اطلاعات قسمت های مختلف اداره جذب
