برای ثبت تولد و صدور شناسنامه نوزاد، باید مراحلی از سوی پدر و مادر طی شود که چندان پیچیده نیست. طبق ماده ۳۱ قانون ثبت احوال فرآیند ثبت ولادت در ایران با صدور سند ثبت کل وقایع آغاز می شود، این سند در ابتدا به شکل یک رکورد رایانه ای در پایگاه اطلاعات جمعیت کشور تعریف می شود. این رکورد شامل اطلاعاتی چون شماره ملی، ساعت، روز، ماه، سال، محل ولادت و تاریخ ثبت آن، نام، نام خانوادگی نوزاد، جنس و نام و نام خانوادگی پدر و مادر است.
مراحل دریافت شناسنامه برای نوزاد چگونه است؟
- گام اول دریافت گواهی تولد
گواهی تولد در همان بیمارستانی که کودک در آن به دنیا آمده صادر می شود. ارائه شناسنامه والدین نوزاد و همچنین سند ازدواج آن ها برای دریافت گواهی تولد در بیمارستان الزامی است. برخی از بیمارستان ها بخش جداگانه ای برای ارائه گواهی تولد در نظر گرفته اند. اگر کودک در محلی به غیر از بیمارستان به دنیا آمده باشد باید یک پزشک و یا ماما برای او گواهی تولد صادر کند تا جلوی صدور شناسنامه های تکراری یا ادعای دیگران در مورد این نوزادگرفته شود. یکی از راه های دریافت گواهی تولد، امضا و تأییدیه ۳ شاهد است که تولد نوزاد را تأیید کنند و والدین به همراه نوزاد و با در دست داشتن این تأییدیه می توانند به یک پزشک مراجعه و گواهی تولد را از او دریافت کنند. درصورت به همراه نداشتن گواهی تولد، مراجعه برای دریافت شناسنامه نوزاد کار سختی خواهد بود.
- گام دوم مراجعه به اداره ثبت احوال
تمام اداره های ثبت احوال موظف به ارائه خدمات صدور شناسنامه نوزاد هستند، معمولا پدر نوزاد برای دریافت شناسنامه به اداره ثبت احوال مراجعه می کند. با این حال علاوه بر پدر، جد پدری هم با ارائه شناسنامه می تواند برای دریافت شناسنامه نوزاد اقدام کند. در صورتی که ازدواج والدین نوزاد قانونا به ثبت رسیده باشد، مادر نوزاد هم می تواند برای دریافت شناسنامه فرزند تازه متولد شده اش به این اداره مراجعه کند؛ وصی، قیم، یا امین هم همینطور البته با ارائه مدارک قانونی متصدی یا نماینده مؤسسه ای که طفل به آنجا سپرده شده است هم مسئول دریافت شناسنامه برای کودکانی هستند که رها شده و یا به مراکز بهزیستی سپرده شده اند. همه این افراد باید مدارک شناسایی و مدارک وکالت یا نماینده بودن خود را به متصدی صدور شناسنامه ارائه دهند.
- گام سوم ارائه مدارک و تکمیل فر م ها
مدارک لازم به همراه فیش واریز هزینه دریافت شناسنامه نوزاد به متصدی تحویل داده می شود. درخواست کننده صدور شناسنامه برای نوزاد، فرمی از متصدی دریافت می کند و در آن مشخصات درخواست کننده و نسبت او با نوزاد و مشخصات والدین به همراه اطلاعات مربوط به محل تولد نوزاد و... درج می شود. در این فرم بخشی برای گواهان و معرفی آن ها در نظر گرفته شده است. این بخش از فرم در صورتی تکمیل می شود که نوزاد گواهی تولد نداشته باشد و تنها افرادی به عنوان گواه و شاهد، تولد او را در روز و محل ادعاشده، تأیید کنند. تاریخ و زمان دقیق و محل تولد نوزاد و همچنین مشخصات شناسنامه ای والدین در این فرم تکمیل می شود. مشخصات دقیق شناسنامه ها و کد پستی فرد درخواست دهنده برای دریافت شناسنامه نوزاد هم در این فرم نوشته می شود.
- گام چهارم بررسی مدارک ارائه شده
متصدی صدور شناسنامه تمام مدارک ارائه شده را بررسی می کند. اول از همه درخواست صدور شناسنامه و همچنین اطلاعات درج شده در گواهی تولد مشخصات سجلی والدین نوزاد و تطبیق آن با آنچه در فرم وارد شده و همچنین اطلاعات مربوط به ازدواج والدین، گواهی ولادت از نظر زمان و جنسیت و مشخصات والدین و... بررسی می شود. در نهایت فیش بانکی ارائه شده هم بررسی می شود تا تاریخ و مبلغ و شماره حساب درج شده روی آن با آنچه باید، تطبیق داده شود. این نخستین بررسی ای است که در طول روند دریافت شناسنامه نوزاد انجام می شود و بعد از آن، ۳ بار دیگر این بررسی ها و تطبیق ها انجام می شود تا در نهایت اطلاعاتی که در شناسنامه نوزاد درج می شود اطلاعاتی نادرست نباشد چراکه تعویض شناسنامه و اصلاح آن کار ساده ای نیست.
- گام پنجم انتخاب نام کودک
حالا که مدارک بررسی شد و صحت اولیه آن تأیید، شخص درخواست دهنده شناسنامه، نام نوزاد را اعلام می کنـد. متصــدی صدور شناسنامه در صورت لزوم از روی فهرستی که در اختیار دارد این نام را بررسی می کند تا از مناسب بودن آن براساس ضوابط و آیین نامه های درون سازمانی در اداره ثبت احوال اطمینان پیدا کند. در صورتی که این نام در فهرست نام های مناسب که در اختیار متصدی صدور شناسنامه قرار دارد وجود نداشته باشد، باید نام دیگری برای نوزاد انتخاب کرد. نام اعلام شده پس از بررسی در پشت برگه گواهی تولد نوشته و توسط متقاضی امضا می شود. سند وقایع تولد نوزاد آماده و تنظیم می شود و بعد از بررسی اطلاعات درج شده در آن، این سند هم به امضای متقاضی می رسد.
- گام ششم درج نام نوزاد در شناسنامه والدین
انتخاب نام نوزاد بر عهده والدین و یا قیم قانونی او است، اما این افراد در تغییر نام خانوادگی نوزاد دخالتی ندارند و برای مثال هنگام دریافت شناسنامه نوزاد نمی توان نام فامیلی او را کم یا زیاد و یا پسوندی را از شناسنامه او حذف کرد برای ایجاد تغییر در نام خانوادگی نوزاد، لازم است که قبل از اقدام برای دریافت شناسنامه او، تغییرات لازم در شناسنامه پدر ایجاد شود. برای مثال اگر قصد دارید پسوندی از فامیلی پدر در شناسنامه نوزاد قید نشود، قبل از اقدام برای دریافت شناسنامه نوزاد باید این پسوند را از شناسنامه پدر او حذف کنید. در غیر این صورت نام خانوادگی پدر با تمام جزئیات آن، وارد شناسنامه فرزند می شود. حالا که تکلیف سند تولد نوزاد مشخص شد، نام نوزاد و تاریخ تولد او در شناسنامه های والدین ثبت می شود.
- گام هفتم صدور شناسنامه و امضای آن
سند تولد و سایر مدارک و فرم ها به واحد کنترل اداره ثبت احوال ارسال می شود تا بررسی دیگری روی اطلاعات درج شده برای شناسنامه نوزاد انجام شود و این اطلاعات با آنچه در شناسنامه والدین نوشته شده و آنچه در گواهی تولد ذکر شده است تطبیق داده شود. حالا نوبت به آن رسیده که یک شماره ملی برای نوزاد درنظر گرفته شود. این شماره پشت سند تولد و همچنین پشت گواهی تولد نوزاد نوشته می شود. اطلاعات تأیید شده در نهایت در این مرحله به صدور شناسنامه برای نوزاد می انجامد. اطلاعات شناسنامه صادر شده تکمیل می شود و برای دریافت آخرین امضا ها، به دفتر ریاست اداره ثبت احوال می رسد. با قرارگرفتن امضای رئیس اداره ثبت احوال، شناسنامه صادر شده وجهه قانونی پیدا کرده و هویت نوزاد را رسما تأیید می کند.
- گام هشتم تحویل شناسنامه و دریافت رسید
قبل از اینکه شناسنامه به دست متقاضی برسد، به همراه سند ولادت به بخش بایگانی اداره ثبت احوال ارسال می شود تا آخرین بررسی روی اطلاعات درج شده در آن انجام شود. بایگانی هم باید صحت اطلاعات درج شده در شناسنامه و تطابق آن با مدارک ارائه شده را تأیید کند؛ مهر و امضای مدیر بایگانی که روی شناسنامه نشست، شناسنامه صادر شده به همراه سایر مدارک و اسناد به واحد تنظیم کننده اسناد ارسال می شود. اسناد و سوابق توسط این بخش از اداره ثبت احوال ضبط می شود و شناسنامه بالاخره به دست متقاضی می رسد. متقاضی باید هنگام دریافت شناسنامه رسیدی که متصدی صدور شناسنامه به او می دهد امضا کند تا دیگر مدعی ای برای دریافت شناسنامه همین نوزاد وجود نداشته باشد.
مهلت دریافت شناسنامه برای نوزاد
به منظور دریافت شناسنامه نوزاد، ۱۵ روز پس از تولد فرزند فرصت دارید تا برای او شناسنامه دریافت نمایید. البته این موضوع به این معنی نیست که بعد از گذشت ۱۵ روز، دیگر قادر به دریافت شناسنامه برای فرزند خود نیستید بلکه با پرداخت هزینه بیشتر این امر امکان پذیر است.
همچنین اشخاص خاص می توانند با مراجعه به اداره های ثبت احوال جهت اعلام ولادت و اخذ شناسنامه نوزاد اقدام کنند.
این افراد خاص عبارتند از:
- پدر یا جد پدری (با ارائه شناسنامه)
- مادر (در صورت ثبت قانونی ازدواج)
- وصی یا قیم یا امین با ارائه مدارک لازم
- متصدی یا نماینده موسسه ای که نوزاد به آنجا سپرده شده است
- صاحب واقعه (سن او ۱۸ سال تمام به بالا باشد)
مدارک مورد نیاز
- اصل شناسنامه پدر و مادر
- گواهی ولادت صادره توسط پزشک یا ماما
- فیش بانکی طبق تعرفه جاری
- حضور یکی از والدین یا جد پدری و چنانچه ازدواج پدر و مادر طفل به ثبت نرسیده باشد اعلام ولادت و امضاء اسناد متفقاً به عهده پدر و مادر خواهد بود.
