مکسیم لئونوویچ (Maxim Leonovich) یک برنامه نویس حرفه ای است. شرکت او درزمینه خطایابی برنامه های رایانه ای فعال است و از ترلو برای هماهنگ کردن پروژه های کاری استفاده می کرد. کارکنانِ شرکت ترلو را دوست داشتند و حتی آن را تحسین می کردند. استفاده از ترلو مزایای فراوانی دارد و مصداق واقعی مدیریت پروژه آسان و سریع است. ترلو را می توان برای اجرای پروژه های بسیار بزرگ شخصی سازی کرد: کافی است چند ستون اضافه کنید و صفحه را به شکل افقی توسعه دهید. سرعت بالای انجام دادن کارها در ترلو یکی دیگر از قابلیت های پرطرف دار آن است. برنامه ریزی برای اجرای یک پروژه در ترلو به راحتیِ نوشتن یک پاراگراف متن است. شرکت مکسیم هم سه سال از قابلیت های ترلو استفاده کرده بود و مهاجرت از ترلو به اسلک دیوانگی به نظر می رسید! یا شاید هم نه! دلیل این کار را به زودی خواهیم دید.
معایب ترلو (Trello)
ترلو، یک ابزار قدرتمند است که پروژه های شما را به سمت اهدافتان سازماندهی می کند. ترلو در یک نگاه به شما میگوید که چه کسی چه کاری میکند و چه فرایندی در حال اجرا است. در ترلو همه پروژه ها و تمام وظایف اعضای تیم شما به صورت سازمان یافته، حساب شده در یک نگاه به راحتی قابل مشاهده است. طراحی بصری ترلو شروع کار را برای کاربران جدید تسهیل می کند. ترلو یک برنامه مدیریت پروژه مبتنی بر وب بوده و طراحی بسیار غنی و در عین حال ساده آن باعث سازگاری آن با انواع تکنیک های مدیریت پروژه شده است. ترلو یک ابزار کامل برای ردیابی جزء به جزء پروژه ها، مدیریت کارها و اجرای تکالیف است. در حقیقت ترلو یک برنامه قدرتمند با ویژگیهای زیادی است که شاید به جرات بتوان گفت بزرگترین ویژگی آن انعطاف پذیری آن است. کاربران می توانند یک گردش کاری را در ترلو پیکربندی کنند که تا در حین همکاری با دیگران به ساده سازی فرایندها، کارآمدی کامل وظایف و به ردیابی پیشرفت کمک کنند. ترلو کاملا به صورت یکپارچه سازی (Power-Ups) شده در دسترس است بنابراین قابلیت کارکردی فوق العاده ای را فراهم می کند. به عنوان مثال، Google Drive Power-Up برای کاربران در ترلو در دسترس است. معایب ترلو عبارتند از:
- ترلو برای تیم های کوچک عالی است ولی برای تیم های بزرگ بسیار سنگین است.
- گوشی های اپل تمام برنامه های مربوط به ترلو را مثل Watch app پشتیبانی نمی کند و این آزار دهنده است.
- محدودیت رنگ پس زمینه هنگام سفارشی سازی آن وجود دارد و گزینه های مربوط به جستجو در ترلو ضعیف عمل می کند.
- در یکپارچه سازیهایی که با ابزارهایی مثل Slack, Google drive اتفاق افتاده هنوز کمبودهایی وجود دارد و نسخه هایی که به روزرسانی می شود تغییرات عمده ای در این بروز رسانیها اتفاق نمی افتد به طوریکه ارزش پرداخت پول برای دریافت نسخه جدید را ندارد.
- فرمت متن با "drag-select-change" معمول یا میانبرهای صفحه کلید که کاربران در برنامه های آشنای دیگر استفاده می کنند فعال نیست. در حالی که لازم است کاراکترها در متنها برای تغییر کلمات به بولد یا ایتالیک و همینطور برای تبدیل شدن به حالت هدر و یا فرمت های دیگر وارد شوند. لازم به ذکر است که فرمت متنی که ترلو استفاده می کند قالب بندی Markdown نامیده می شود. اگر بخواهید قالب متن را ویرایش کنید، باید قواعد درست را بدانید و به یاد داشته باشید.
- خودکارسازی گردش کار یا خودکارسازی تخصیص وظایف می تواند ترلو را تقویت کند - اما ادغام با سایر برنامه هایی که ممکن است این نیاز را تامین کنند، این اتفاق را ممکن می کند.
- گاهی اوقات شیتهای اکسل که برای مدیریت وظایف چندگانه لازم است در ترلو دیده نشده است.
- استفاده از ابزارهای موجود در ترلو برای کاربران جدید 'گیج کننده و زمانبر است.
- سوییچ از یک کارت به کارت دیگر و به روز رسانی در ترلو کمی زمانبر است.
- هیچ گزینه ای برای خروجی گرفتن و اکسترکت داده ها (بردها، کارت ها و داده های دیگر) از ترلو به برخی از شیتها و.به فرمت صفحات گسترده و یا اسناد دیگر که می تواند یک ابزار بسیار مفید باشد وجود ندارد.
- تنظیماتی برای دریافت اعلانهای محدود در بردهای تکی وجود ندارد.
- ردیفهایی که در ترلو برای قرار دادن اطلاعات، در کنار هم قرار گرفته اند خیلی نزدیک به هم هستند که این موضوع زیبایی ظاهر آن را به هم می ریزد و طبیعی نیست.
- گزینه تقویم در ترلو تعبیه نشده است و تنها یک Power up در نسخه رایگان آن وجود دارد.
اسلک، ابزاری بی همتا برای تعامل و گفت و گو
طرح ریزی پروژه در ترلو قطعا لذت بخش است اما به روز نگه داشتن پروژه آن قدرها ساده نیست! ترلو قابلیت های کاربردی فراوانی برای پشتیبانی از گفتگو های گروهی دارد: امکان نظردادن (comments)، منشن کردن، بارگذاری انواع محتوا، عکس یا فایل و… . با وجود این امکانات، تمام گروه های کاری بحث ها و گفت و گو های خود را در محیط های نرم افزاری دیگری پیش می برند! شرکت مکسیم هم تمام گزارش های خطایابی، مکالمه ها، بررسی بازخورد های مشتریان و پیشنهادها یا هشدار های کاری را در بستر اسلک پیگیری می کرد. هر نتیجه ای که در گفت و گو های اسلک حاصل می شد هم نهایتا در پروژه های کاری اعمال می شد.
مشکل اینجا بود که انتقال تمام این تغییرات به ترلو هرگز میسر نبود! زمانی که فشار کاری افزایش می یافت و مدیریت زمان دشوار می شد، به روز رسانی امور در ترلو اصلا ممکن نبود. در چنین زمان هایی تنها ابزار قابل اتکا اسلک بود و به متن گفت و گو ها و توافق ها رجوع می شد. البته در زمان هایی که کار سبک تر بود، ترلو هم پاک سازی و به روز رسانی می شد اما گاهی چنین زمانی هم پیش نمی آمد.
اولین تلاش برای مهاجرت از ترلو به اسلک
مکسیم و همکارانش در حال اجرای یکی از پروژه های خطایابی شرکت بودند که ایده ای متفاوت به ذهنشان خطور کرد. آنها تصمیم گرفتند این پروژه را به روشی متفاوت انجام دهند: به جای گزارش و پیگیری معایب در ترلو، کانالی با نام «نهایی سازی اکتشافات دانشی» (finalizing knowledge discovery) در اسلک ایجاد و خط مشی ساده ای برای آن تصویب کردند:
- هر پیام اصلی در کانال باید گزارش یک خطا (bug) باشد؛
- گفت و گو ها باید به شکل رشته ای (thread) و در پاسخ به پیام اصلی انجام شوند؛
- هرگاه خطایابی به نتیجه رسید، پیام اصلیِ دربردارندهٔ آن باید حذف شود.
انباشت و گردش کار (backlog) در اسلک منظر خوبی نداشت (برخلاف ترلو) اما مدیریت پروژه واقعا آسان شده بود و تمام امور همواره به روز بودند. دیگر نیازی به رفت و آمد بین نرم افزار ها و محیط های مختلف یا عقب و جلوکردن برگه ها نبود و اعضای گروه عاشق این موضوع بودند. به این ترتیب، همه چیز درون اسلک یکپارچه شده بود و شرکت مکسیم اولین گام برای مهاجرت از ترلو به اسلک را برداشته بود. البته آنها خیلی زود دریافتند که به جای حذف کردن پیام های اصلی می توان با ایموجی های مختلف، نتایج را به شکل نمادین نشان داد. این مشی جدید نتیجهٔ خوبی داشت اما طرح ریزی بلندمدت برای مهاجرت دائمی از ترلو به اسلک کماکان چالش برانگیز بود. دسته بندی و فیلتر ورودی ها با نماد های تصویری ممکن نبود و پیام های قدیمی به سرعت از جلوی چشم دور می شدند. وقتی اعضای گروه با پروژه ای جدید رویارو می شوند، از خود می پرسند: «اینجا هرکس باید دقیقا چه کاری انجام دهد؟» پاسخ به این پرسش با استفاده از نماد های تصویری و پیام های قبلی قطعا ممکن نیست. آیا راه حلی برای این مشکلات وجود دارد؟
گام اصلی برای مهاجرت از ترلو به اسلک: نسخه شماره یک ربات ToDoBot
اسلک به تازگی زبانۀ (tab) «Home» را به تمامی نرم افزارهای کاربردی (App) خود اضافه و مدیریت آسان پروژه را برای ما مهیا کرده است. کاربرد زبانۀ Home در آغاز روشن نبود اما شرکت مکسیم به شکلی تصادفی استفاده ای ویژه برای این برگه پیدا کرد. آنها در طی سه روز رباتی را با نام ToDoBot برنامه نویسی کردند. این ربات تمام کار های در دست اقدام (doing) و پروژه های آینده ( to do) را برای شما مدیریت و آنها را در برگهٔ Home خود نمایش می دهد. ربات ToDoBot قرار نبود پروژهٔ بزرگی باشد اما بسیاری از اختراعات مهم هم به همین ترتیب روی می دهند! استفاده از این ربات بسیار ساده بود و توجه دیگر اعضای شرکت مکسیم را هم به خود جلب کرد. به این ترتیب تمام پروژه های شرکت با استفاده از ربات ToDoBot تعریف شد. نسخه شماره یک این ربات برای اجرای پروژه های چندنفره طراحی نشده بود و کاستی های فراوانی در انجام کارهای گروهی داشت. شما با استفاده از این ربات فقط قادر بودید دو کار انجام دهید:
- ایجاد یک پروژهٔ جدید (to do)؛
- اشتراک پروژهٔ جدید با فردی دیگر.
مهم ترین ویژگی این ربات زبانۀ Home آن بود: شما می توانستید در هر لحظه تمام پروژه ها و وضعیت اجرای آنها را در زبانۀ Home ببینید. ربات ToDoBot در اصل برنامه ای برای مدیریت وظایف در اسلک (Task Management App for Slack) و مصداقی عملی برای مدیریت پروژه آسان بود.
گام نهایی برای مهاجرت از ترلو به اسلک: نسخه شماره دو ربات ToDoBot (کانال پروژه های آمادۀ انجام)
شرکت مکسیم پروژهٔ بزرگی را بر عهده گرفته بود و کار به حدی سنگین بود که کسی وقت سرخاراندن نداشت. ترلوی شرکت حدود ۳ ماه دست نخورده مانده بود و تمام امور، به شکلی نامنظم و بی سامان، در اسلک پیگیری می شد. نسخهٔ ابتدایی ربات ToDoBot گام نخست در مهاجرت از ترلو به اسلک بود و شرکت مکسیم قصد توسعه آن را داشت. در این مرحله، تمام اعضای شرکت گفت و گو در کانال های اسلک و استفادهٔ شخصی از ربات ToDoBot را آموخته بودند. حال پرسش اصلی این بود: چگونه می توان این دو قابلیت (تعامل در کانال و استفاده از ربات) را با هم آمیخت؟ کاش می شد برای کانال ها هم زبانۀ Home ساخت!
متأسفانه کانال های اسلک زبانۀ Home نداشتند اما برخی موارد را در کانال می شد سنجاق (pin) کرد. موارد سنجاق شده مکانی ثابت در کشوی اطلاعات کانال (channel info sidebar) است که می توان هر پیامی در کانال را در آنجا به نمایش گذاشت. علاوه بر این امکان، رابط برنامه نویسی کاربردی (API) اسلک به شما اجازه می دهد پیام ها را همیشه (بدون محدودیت) ویرایش کنید. عالی نیست؟ بنابراین می توان زبانۀ Home در هر کانال را با سنجاق کردن یک پیام و به روز رسانی دائم آن با برنامه های آتی (to-dos) شبیه سازی کرد! مکسیم و همکارانش چند روز کدنویسی کردند تا نسخهٔ دوم ربات ToDoBot با این قابلیت ها خلق شد:
- ایجاد فهرست کارهای آمادۀ انجام (to-do) در هر کانال؛
- امکان اضافه کردن کارهای آمادۀ انجام با استفاده از پیام، پاپ آپ های مُدال (modal pop-up) یا دستورات mention-@ یا command-/؛
- امکان به اشتراک گذاشتن کارهای آمادۀ انجام با چندین نفر؛
- امکان مشاهدهٔ کارهای آمادۀ انجامِ هر شخص در برگهٔ Home ربات.
فرایند مدیریت پروژه آسان در اسلک
پس از مهاجرت از ترلو به اسلک، فرایند مرحله به مرحلهٔ مدیریت پروژه از این قرار خواهد بود:
- ایجاد کانالی جدید برای هر پروژه کوچک؛
- اضافه کردن ربات ToDoBot به کانال و سنجاق کردن پیامی حاوی کارهای آمادۀ انجام؛
- ارسال هر پیام یا فایل مرتبط با پروژه داخل کانال و منشن کردن ربات (با این دستور: mention ToDoBot-@) در هر پیام؛
- تقسیم وظایف بین اعضای گروه با استفاده از قابلیت اشتراک گذاری (Share)؛
- بررسی برگهٔ Home ربات و اطلاع یافتن از وظایف (هر عضو گروه به شکل جداگانه و در نرم افزار خودش)؛
- تکمیل وظایف با بستن امور محوله در برگهٔ Home یا ارسال ایموجی تیک؛
- گفت و گو فقط و فقط با پاسخ دادن به پیام اصلی و ایجاد یک رشته گفت و گو (thread).
شرکت مکسیم پروژه های فراوانی را به همین شیوه تکمیل کرده است و کارکنان آن از شیوهٔ مدیریت پروژه ها در اسلک بسیار راضی اند. آنها برای طرح ریزی های راهبردی و کلان خود هنوز هم از ترلو استفاده می کنند اما تمام امور جاری و پروژه های فنی در اسلک یکپارچه سازی شده است.
بهره وری نقشی اساسی در موفقیت پروژه ها دارد و همهٔ شرکت ها خواهان افزایش بهره وری در فرایند های کاری خود هستند. ترلو قطعا ابزاری کاربردی و دارای قابلیت های استثنایی برای مدیریت پروژه است اما مانند هر ابزاری دارای برخی کاستی هاست. اگر با پروژه های پیچیده سروکار دارید یا برای انجام هر پروژه به گفت و گو و تعامل فراوان نیاز دارید، بهترین راه برای افزایش بهره وری شما مهاجرت از ترلو به اسلک است؛ البته برای یکپارچه سازی فرایند ها در اسلک باید از افزونه ها و ربات ها کمک بگیرید. در این مقاله ربات ToDoBot و شیوه مدیریت پروژه آسان با استفاده از آن را برای شما شرح دادیم. البته این ربات هم دارای برخی کاستی هاست و به توسعه و تکامل نیاز دارد؛ مثلا امکان اتصال به ترلو، امکان حذف کارهای محول شده به هر شخص به وسیلهٔ خودش یا امکان انتقال کارهای آمادۀ انجام به کانال های دیگر قابلیت هایی است که باید به این ربات اضافه شود. اما در هر حال، تجربهٔ مدیریت پروژه با اسلک تجربه ای بسیار شیرین و کارآمد است.
نکات مهم حسابداری برای کسب وکارهای کوچک
