کسب وکارهای کوچک کارهای مربوط به مدیران منابع انسانی حوزه تخصصی را خودشان انجام می دهند و فکر می کنند وجود بخش جداگانه منابع انسانی وقت گیر است. اما بالاخره در جایی از مسیر متوقف می شوند و می فهمند که مدیریت منابع انسانی کاری تخصصی است و نباید اهمیت منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک را دست کم گرفت.
مدیریت منابع انسانی چیست؟
مدیریت منابع انسانی (HRM) سیستمی رسمی است که کسب وکارها برای مدیریت افراد خود از آن استفاده می کنند. این نظام سه وظیفه اصلی دارد:
- گزینش نیروی کار؛
- مدیریت حقوق و مزایای کارکنان؛
- تعریف موقعیت های شغلی.
در نهایت، نقش مدیر منابع انسانی بیشینه کردن بهره وری با بهینه کردن اثربخشی کارکنان است، یعنی باید میزان بهره وری سازمان را با واداشتن نیروهای کار به ارائه اثربخش ترین حالت خود به بالاترین حد ممکن برساند. مدیران منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک باید به کارهای دیگری هم رسیدگی کنند:
- جذب نیرو و استخدام؛
- مدیریت عملکرد کارکنان و بازبینی؛
- مدیریت نگهداشت نیروهای کار در سازمان؛
- اجرای برنامه های آموزشی و توسعه کارکنان؛
- رسیدگی به مقوله ایمنی و تندرستی؛
- رسیدگی به دستمزد و مزایا؛
- مدیریت ارتباطات و تعاملات.
منابع انسانی تأثیر مستقیمی بر فرهنگ سازمان و محیط کاری دارد و باعث می شود لحن ارتباطات داخلی میان اعضای هر کسب وکار مشخص و اختلافات احتمالی شان رفع شود.
چرا منابع انسانی برای کسب وکارهای کوچک مهم است؟
بدون وجود منابع انسانی، کسب وکارتان در تنگنای مدیریت عملکرد و نگهداشت کارکنان وفادار و متعهدکردن آنها به شغلشان قرار خواهد گرفت. در واقع کسب وکار کوچکتان در رسیدن به اهداف بلندمدت و کوتاه مدت خود ناتوان می ماند. هنوز درباره اهمیت منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک قانع نشده اید؟ آمارهای مختلفی وجود دارد که نشان می دهد مدیریت منابع انسانی برای کسب وکار های نه چندان بزرگ چقدر اهمیت دارد. این آمارها برای شناخت کسب وکار و نیروهای کاری بسیار مهم اند. به آمارهای زیر دقت کنید. این اطلاعات و آمارها از دستاوردهای منابع انسانی اند.
- کسب وکارهایی که تجربه خوبی برای مصاحبه شوندگان در فرایند مصاحبه شغلی رقم می زنند، کیفیت جذب نیرو را تا ۷۰درصد افزایش می دهند.
- تقریبا ۸۰درصد از کارکنان می گویند که مزایای تازه یا اضافی را به افزایش دستمزد ترجیح می دهند.
- ۷۵درصد کارکنان مایل اند در سازمانی به فعالیت خود ادامه بدهند که واقعا به حرف هایشان گوش می دهد و به دغدغه ها و مشکلاتشان توجه دارد.
- کارکنانی که در مسیر کاری شان با کسب وکار تعامل ندارند، دو برابر بیشتر از کارکنان دیگر از سیستم جدا می شوند و دنبال شغلی تازه می گردند.
- ۷۱درصد از جوانان نسل هزاره (جوانان دهه ۶۰ تا ۸۰ میلادی) تمایل دارند کارفرمایشان را ترک کنند، چون از روند توسعه مهارت های رهبری در خود راضی نیستند.
- ۷۹درصد از کارکنان معتقدند که فرهنگ سازمانی عامل مهمی در رضایت شغلی است.
- ۲۵درصد کارکنانی که شغلشان را ترک کرده اند پول را مهم ترین عامل این تصمیم دانسته اند.
- کارکنان معتقدند اگر در محل کارشان فرصت های برابر وجود داشته باشد، ۴ برابر حالت عادی به آن شرکت افتخار می کنند.
این آمارها و موارد متعدد دیگر نشان می دهد که مدیریت منابع انسانی برای کسب و کارهای کوچک ضروری است. با وجود منابع انسانی است که می توان به این اطلاعات درباره نظر و رفتارهای سازمانی نیروهای کار رسید.
اصول منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک چیست؟
برای دوری از اشتباهات فاحش در مدیریت منابع انسانی باید با اصول آن آشنا باشید. در ادامه تعدادی از اصول مهم را ذکر کرده ایم.
۱. استخدام آدم های مناسب
گاهی اوقات، دوست دارید که موقعیت شغلی خالی موجود در شرکت را سریع پُر کنید، اما عجول نباشید. اگر کسی را استخدام کنید که به اندازه کافی مناسب نیست یا با فرهنگ محل کارتان همخوانی ندارد، مشکلات زیادی گریبانتان را خواهد گرفت. شاید در جایگاه کسب وکاری کوچک دست تان برای تحقیقات گسترده درباره متقاضیان شغل بسته باشد، اما باز هم برای این کار زمان بگذارید. بی گدار به آب نزنید و برای جذب نیروهای مناسب نهایت تلاشتان را بکنید، مثلا سعی کنید با مطرح کردن پرسش هایی که رفتار فرد را مشخص می کنند در مصاحبه شغلی به شناخت بهتری از او برسید. از ارائه شرح شغلی کامل و دقیق هم غافل نشوید. زمانی که شرح شغل ها و وظایف افراد در هر موقعیت شغلی واضح باشد، انتخاب فردی متناسب با آنها هم مقدورتر خواهد بود.
۲. تدوین شرح شغل ها
همان طور که پیش تر هم گفته شد، یکی از بهترین راه ها برای مدیریت منابع انسانی کسب و کارهای کوچک تدوین دقیق شرح شغل هاست. اگر وظایف و مسئولیت های افراد در مشاغل مختلف کسب وکارتان واضح نباشد، در جذب فرد مناسب ناتوان خواهید ماند. باید بدانید که هرکس قرار است دقیقا چه کارهایی را پیش ببرد و چه وظایفی را به عهده بگیرد. گُنگ و کلی بودن شرح شغل ها باعث می شود نیروی درستی را برای هر موقعیت شغلی انتخاب نکنید.
۳. اهمیت دادن به پذیرش سازمانی و معارفه نیروهای جدید
اگر نیروهای تازه جذب شده را به خوبی با محیط و فرهنگ سازمانی تان آشنا نکنید، سردرگم می شوند و احتمال اینکه مجموعه تان را ترک کنند هم بسیار زیاد می شود. پس بهتر است که پس از جذب نیروهای تازه کاری کنید که با قرارگرفتن در محیط کاری، هم وظایف تخصصی شان را سریع تر یاد بگیرند و هم با فرهنگ محل کارتان آشنا شوند و خو بگیرند. همیشه هدفتان را از جلسات معارفه و آشناکردن نیروهای کاری جدید با افراد دیگر و محیط کار مشخص کنید و بدانید که معارفه و آشنایی هر نیروی جدید با کسب وکارتان در چه مسیری پیش خواهد رفت.
۴. مستندسازی عملکردها
مدیران منابع انسانی باید عملکرد کارکنان خود را مرور و همه چیز از جمله عملکردها، جلسات و مشکلات مختلف کارکنان را مستند کنند. با داشتن مدارک و مستندات درباره عملکردها و مشکلات در محیط کار، راحت تر می توانید به مشکلات مختلف رسیدگی کنید. مستندسازی عملکردها فقط مخصوص بررسی اوضاع نابسامان نیست؛ اگر روند عملکرد افراد را بدانید، امکان ترفیع و اعطای امتیاز و مزایای بیشتر به آنها هم وجود خواهد داشت. مستنداتی که می توانید درباره کارکنان خود تهیه کنید عبارت اند از:
- سوابق کاری و نداشتن سوءپیشینه؛
- اطلاعاتی دقیق درباره رزومه و عملکرد آنها؛
- پرونده پزشکی کارکنان که حاوی اطلاعاتی درباره وضعیت سلامت یا معلولیت های احتمالی آنهاست.
۵. ارزش قائل شدن برای کتاب راهنمای سازمان
کتاب راهنمای سازمان برای مدیریت منابع انسانی کسب و کارهای کوچک ضروری است. این کتاب می تواند درباره سیاست ها و اقدامات هر شرکت اطلاعاتی ارائه بدهد. در این راهنما قوانین سازمان درباره مسائلی مانند تبعیض های مختلف، مرخصی ها و تعطیلات بیان می شوند. همه کارکنان باید به این راهنما دسترسی داشته باشند. وجود راهنمایی جامع درباره کسب وکار که در آن تمام پروتکل ها، قوانین و الزامات کاری مطرح شده باشند در سازمان ها و شرکت های کوچک هم ضروری است. موضوعات زیر از جمله مطالبی هستند که در کتابچه راهنمای هر سازمانی وجود دارند:
- جبران خدمات نیروها و پرداخت حقوق، دستمزد و مزایا به آنها؛
- نکاتی درباره مالیات؛
- مطالبی درباره مرخصی ها و قوانین محیط کار؛
- موضوع بازنشستگی و شرایط آن؛
- اطلاعاتی درباره قوانین اتحادیه و صنف کسب وکار؛
- شرح وضعیت بیمه و بازنشستگی؛
- استانداردها و قوانین مختلف درباره پوشش و استفاده از امکانات و تجهیزات.
۶. توجه به قوانین استخدام
حواستان باشد که قوانین استخدامی را زیر پا نگذارید. در چارچوب قوانین تعریف شده برای صنف و کسب وکارتان عمل کنید. اگر چنین نباشد، امکان دارد در مواجهه با برخی از مشکلات شرایط به ضررتان تمام شود، مثلا شاید در فرایند کار با نیروهای مختلف اختلاف یا مشکلی برایتان پیش بیاید و چون در راستای قانون عمل نکرده اید، مراجع قانونی نتوانند از شما حمایت و پشتیبانی کنند.
۷. رده بندی درست کارکنان
رده بندی کارکنان هم در مدیریت منابع انسانی کسب و کارهای کوچک اهمیت دارد، رده بندی هایی مانند:
- کارکنان دائمی/موقت
- تمام وقت/پاره وقت
- کارکنانی که اضافه کاری می کنند/کارکنانی که اضافه کاری نمی کنند.
ممکن است برخی از کارکنانتان را هم قراردادی جذب کنید. به هر حال، رده بندی های مختلفی وجود دارند که باید به آنها توجه داشته باشید.
۸. مدیریت حقوق، دستمزد و مزایا
مدیر منابع انسانی وظایفی هم در حوزه رسیدگی به حقوق و دستمزد و البته مزایای کارکنان دارد. برای همین لازم است این مسئله را تخصصی بررسی کنید. مدیران منابع انسانی دانش و مهارت خوبی درباره نظام حقوق و دستمزد دارند. اگر هم مدیری برای منابع انسانی کسب وکار کوچکتان ندارید، حتما از برنامه ها و اپلیکیشن های تخصصی این حوزه استفاده کنید.
۹. ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد کارکنان در مسیر مدیریت منابع انسانی ضروری است. ارزیابی وظایف و فعالیت های نیروهای کار به شما کمک می کند کسب وکار را در راستای رسیدن به اهداف هدایت کنید. رسیدگی به حوزه های زیر از جمله اقداماتی است که باید در ارزیابی عملکرد لحاظ شود:
- بررسی سیر رشد و بهبود عملکرد کارکنان؛
- اعلام نتایج ارزیابی های عملکرد به کارکنان؛
- نظارت بر اجرای قوانین و نظم کار؛
- اخراج کارکنان در صورت لزوم؛
- ایجاد محیط کاری ایمن و سالم؛
- برقراری ارتباط با کارکنان و ایجاد ارتباط میان آنها.
۱۰. استفاده از نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی
شاید فکر کنید که مدیریت منابع انسانی کار زیادی می برد و شما وقت کافی برای رسیدگی به آن ندارید. ضمن اینکه شاید معتقد باشید لزومی ندارد برای پیگیری امور منابع انسانی نیرویی استخدام کنید. این دیدگاه است که باعث شده این روزها بسیاری از صاحبان کسب وکارهای کوچک ترجیح بدهند از اپلیکیشن های مدیریت منابع انسانی کمک بگیرند. بهره بردن از برنامه ای مناسب امکانات فراوانی را فراهم خواهد کرد، از جمله:
- پرورش مهارت های حرفه ای؛
- ارتقای تعاملات و اصول اخلاقی؛
- فراهم کردن خدمات مشتریان استثنایی؛
- به جریان انداختن اطلاعات در بخش های مختلف کسب وکار.
نرم افزارهای تخصصی مدیریت منابع انسانی می توانند با خودکارسازی فرایندهای مختلف، مدیریت امور و کارکنان را برایتان ساده تر کنند. منظور از اپلیکیشن ها و برنامه ها چیزی فراتر از برنامه هایی نظیر اکسل است. این روزها، نرم افزارهایی وجود دارند که واقعا به طور تخصصی مدیریت منابع انسانی را انجام می دهند. خدمات جذاب این اپلیکیشن ها و نرم افزارها بسیار متنوع است:
- بررسی ساعت ورود و خروج افراد؛
- ارائه فرم ها و برنامه های خودکار درباره وظایف و اقدامات روزانه؛
- امکان برقرارکردن ارتباط میان کارکنان مختلف در بسترهای دیجیتالی؛
- امکان تبادل اطلاعات در قالب های مختلف؛
- رسیدگی به امور سلامت کارکنان؛
- ارائه خدمات کاربردی و آموزنده به کارکنان مانند دسترسی دادن به کتابخانه ها.
در آخر
مدیریت منابع انسانی برای هر کسب وکاری ضروری است. شرکت و سازمان شما از آدم هایی ساخته می شود که در کنارتان فعالیت می کنند، پس رسیدگی درست و اصولی به امور آنها ضروری است. کسب وکار کوچکی دارید و به فکر مدیریت بهتر اوضاع هستید؟ برای مدیریت منابع انسانی چه کرده اید؟
نکات مهم حسابداری برای کسب وکارهای کوچک
