شفافیت سازمانی یکی از دغدغه های فزاینده در دنیای تجارت است. چگونه می توانیم فرهنگ سازمانی مطمئن تر و صادقانه تری را ایجاد کنیم؟ کارکنان امروزی انتظارات زیادی از شرکت هایشان دارند. با توجه به رقابت شدید استعدادها که همه گیر شده است، کارکنان برتر و بامهارت ترجیح می دهند خودشان شرکتی را که در آن مشغول به کار می شوند انتخاب کنند و به طور فزاینده ای می خواهند بخشی از سازمان های صادق، معتبر و دارای سیاست های شفاف باشند. شفافیت سازمانی چیزی است که به تازگی بسیار مورد بحث و بررسی قرار گرفته است. نظرسنجی اخیر فوربس (Forbes) نشان داده است که ۵۰٪ کارمندان معتقدند که عدم شفافیت مانع فعالیت سازمان هایشان می شود؛ با این حال، آگاهی از ارزش شفافیت سازمانی و ایجاد وظیفه شناسانه ی آن در فرهنگ شرکت، دو امر جداگانه اند. حال به عنوان مدیران، مجریان منابع انسانی و رهبران مشاغل، برای ایجاد ارتباط بیشتر و شفاف سازی در محل کار خود، چه اقداماتی را می توانیم انجام دهیم؟ وقتی صحبت از بهبود سطح شفافیت سازمانی باشد، مدیریت عملکرد چه نقشی می تواند داشته باشد؟ در ادامه، درمورد راه های ساده و مؤثر افزایش سطح شفافیت سازمانی و این که دقیقا به چه دلیلی شفافیت برای کارمندان امروزی بسیار مهم است، بحث می کنیم.
شفافیت سازمانی چیست؟
شفافیت سازمانی می تواند درجات مختلفی داشته و برای مشاغل مختلف، معانی متفاوتی داشته باشد، اما به طور کلی به معنای مخفی نکردن اطلاعات ارزش مند از کارمندانتان است. اعم از مثبت، منفی یا خنثی بودن اطلاعات، شفافیت سازمانی به معنای به اشتراک گذاشتن و مشمول ساختن کارکنان است، زیرا آن ها نیز به اندازه ی شما به وضعیت و موفقیت سازمان اهمیت می دهند. هرچه کارمندان شما بیشتر در جریان امور قرار گیرند، بیشتر احساس می کنند که بخشی از کاری که انجام می دهید، هستند.
مزایای شفافیت سازمانی
شفافیت سازمانی به مزایای ملموس زیر منجر می شود:
- شفافیت سازمانی موجب اعتمادسازی می شود: شفافیت سازمانی کلید اعتماد سازی در یک سازمان است. هرچه اطلاعات بیشتری را با کارمندان خود در میان بگذارید، آن ها بیشتر شما را باور خواهند داشت و بیشتر نشان می دهند که قابل اعتماد هستند؛
- شفافیت سازمانی در فرایند استخدام سودمند است: به تازگی، یک نظرسنجی توسط اتلاسیان (Atlassian) نشان داده است که ۸۷٪ افراد ترجیح می دهند که در سازمان های شفاف کار کنند. هرچه بیشتر در ارزش ها و فرهنگ شرکت خود شفاف سازی کنید، شهرت شفاف تری را خَلق می کنید و این شما را به کارفرمایی مطلوب تبدیل می کند؛
- شفافیت سازمانی برای کارکنانتان انگیزه ایجاد می کند: اگر از خود می پرسید که چگونه می توانید کارکنان را برای داشتن عملکرد بهتری ترغیب کرد، بهتر است شفاف سازی بیشتر را در سازمانتان نظر بگیرید، زیرا شفافیت کارکنان را با انگیزه و رغبت آن ها را بیشتر می کند؛
- شفافیت سازمانی به افزایش مشارکت کارمندان منجر می شود: وقتی کارمندان درمورد شرکت خود بیشتر بدانند، معمولا درباره ی امور بسیار بیشتر اهمیت می دهند و در شغلشان بیشتر مشارکت می کنند؛
- شرکت های با شفافیت سازمانی ماندگاری بیشتری دارند: مشاغل شفاف معمولا از افزایش نوآوری و تصمیم گیری بهتر و سودآوری بیشتری بهره مند می شوند. (به عنوان مثال، دوسوم مصرف کنندگان حاضرند هزینه ی بیشتری بپردازند، اگر این به معنای خرید از شرکتی با سیاست های شفاف باشد.)
چرا رهبران باید از شفافیت سازمانی استقبال کنند؟
وقتی رهبران از شفافیت سازمانی استقبال نمی کنند، جلوی انتشار اطلاعات حساس را نمی گیرند، بلکه فقط کنترل چگونگی وقوع آن و روایتی را که پیرامون آن ایجاد می شود از دست می دهند. اگر آنها رویکردی فعالانه برای اشتراک گذاری اطلاعات داشته باشند، حتی زمانی که این اطلاعات ترسناک یا ناراحت کننده است، این فرصت را دارند که از همان ابتدا خودشان این موضوع را با کارکنان در میان بگذارند. شفافیت سازمانی این حس را به افراد می دهد که بخش جدایی ناپذیر و ارزشمند شرکتشان هستند و این مسئله تأثیر بسیار خوبی بر عملکرد و بازدهی آنها خواهد داشت. شفافیت سازمانی چیزی فراتر از یک سیاست خوب است. شفافیت سازمانی باعث هماهنگی بیشتر اهداف و استراتژی ها شده و سیستمی را ایجاد می کند که افراد را مسئول نگه می دارد. این کار راهی برای اطمینان از رضایت کارکنان شماست. شما در جایگاه مدیر یا رهبر گروه، در زمینه هایی که به کارکنان مربوط است و بر شغلشان اثر می گذارد اطلاعات صحیحی به آنها می دهید و آنها نیز با وفاداری خود پاداش این کار شما را می دهند. شفافیت سازمانی باعث ایجاد اعتماد بین افراد یک سازمان می شود و مشارکت بیشتر را تقویت می کند.
چگونه شفافیت سازمانی را عملی کنیم؟
در محیطی با شفافیت سازمانی، افراد راحت تر و آماده تر هستند تا به بهترین نحو ممکن عمل کنند و این مسئله در نهایت باعث موفقیت سازمان خواهد شد. بیایید نحوه عملی کردن شفافیت سازمانی را بررسی کنیم.
۱. در همه سطوح شفاف باشید
برای اینکه سازمان شما واقعا شفاف باشد، ارتباطات باید در همه سطوح صادقانه باشند و این با مدیریت شروع می شود. اگر آنهایی که بیشترین قدرت و مسئولیت را دارند شفاف رفتار نکنند، دیگر مهم نیست که بقیه اعضای گروه چقدر متعهدند. اگر رهبران مایل به الگوسازی باشند و شفافیت سازمانی را فراتر از کلمات و حرکات سطحی بپذیرند، این رفتارشان بسیار مفید خواهد بود. مطالعه ای نشان داد که استقبال از شفافیت حقوق کارکنان نه تنها هزینه اجرایی ندارد، بلکه باعث افزایش بهره وری به شکلی چشمگیر می شود.
۲. گوش دادن را جدی بگیرید
شفافیت مسئله ای دوطرفه است. علاوه بر اشتراک گذاری اخبار و اطلاعات مهم با کارکنان، گوش دادن به ایده ها، سؤالات و نگرانی های آنها نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. رویه های مشخصی را برای پاسخ به سؤالات معمولی روزمره و سؤالات مهم تر ایجاد کنید. مثلا می توانید یک کانال اسلک (Slack) برای این سؤالات درست کنید یا ساعاتی از یکی از روزهای هفته را به این کار اختصاص بدهید. هرگز نباید این حس را به کارکنانتان بدهید که سؤالات آنها نادیده گرفته شده است. حتی اگر هنوز پاسخی ندارید، سؤالات آنها را بررسی کنید و بگویید که در موعد مقرر پاسخشان را خواهید داد.
۳. حتی درباره آنچه نمی توانید در میان بگذارید هم روراست باشید
شفافیت به این معنی نیست که باید هر کاری در شرکت شما عمومی شود. چنین کاری یعنی اجتناب از رازداری و عدم افشا که در خصوص موضوعاتی که هنوز نمی توانید آنها را کاملا فاش کنید برایتان دردسرساز می شود. با افراد گروه خود درباره تحولات جدید روراست باشید، حتی اگر در ابتدا مجبور به پنهان کاری شوید. مثلا می توانید به اعضای گروه اطلاع بدهید که شرکت در حال مذاکره برای ادغام احتمالی است، اما تا زمانی که همه چیز مشخص تر نشود، نمی توانید درباره جزئیات صحبت کنید.
۴. بازخوردها را بپذیرید
رویه هایی را که تعیین کردید تا افراد بتوانند نظرات خود را بیان کنند به خاطر دارید؟ شفافیت سازمانی به معنی توجه به آنچه می گویند و در صورت لزوم، تغییر نحوه انجام کارهاست. بازخوردهای مؤثر می توانند باعث بهره وری کارکنان شما بشوند و در موفقیت سازمان شما تأثیر بسیار مهمی داشته باشند.
زندگی در دنیایی شفاف
«شفافیت سازمانی» ممکن است هدفی عالی یا آرمان گرایانه به نظر برسد، اما در واقع فقط به معنی روراست بودن با دیگران و پیروی از همان اصول ارتباط سالم است که در جنبه های دیگر زندگی بهشان پایبندیم. تحقیقات نشان داده است که شفافیت تأثیرگذارترین عامل شادی کارکنان در محیط کار است که اصلا تعجب آور نیست. محل کار از افراد و روابطشان تشکیل شده است. به نظر می رسد روابطی که بر پایه احترام و صداقت بنا شده اند بسیار شادی بخش تر، سالم تر و رضایت بخش تر هستند. اگر رهبران گروه ها حاضر شوند جریان باز و شفاف اطلاعات را در سازمان خود تسهیل کنند، نتایج شگفت انگیز آن را خواهند دید. زمانی که افراد احساس کنند باارزش هستند و احترام دارند، تمایل بیشتری برای به کارگرفتن همه تلاش و نیروی خود دارند.
اهمیت و چگونگی خود ارزیابی کارکنان در سازمان
