به گزارش سرویس نرم افزار پایگاه خبری ساعدنیوز، اکسل یکی از قدرتمندترین ابزارهای صفحهگسترده برای سازماندهی دادههاست. اگر کارتان با لیستهای طولانی، دادههای تکراری یا اطلاعات متوالی باشد، پر کردن دستی سلولها هم زمانبر است و هم مستعد خطا. خوشبختانه اکسل قابلیتی به نام پر کردن خودکار (AutoFill) و Flash Fill دارد که میتواند سرعت کار شما را چندین برابر کند.
در این مقاله، به زبان ساده و گامبهگام یاد میگیرید چگونه از این قابلیتها استفاده کنید. از پر کردن خودکار اعداد و تاریخها گرفته تا استخراج نامها و تلفیق دادهها، همه را آموزش میدهیم.
یکی از سریعترین روشهای پر کردن خودکار خانهها، استفاده از Fill Handle یا همان دستگیره پرکن است. کافی است سلولی که حاوی داده است را انتخاب کرده و نشانگر ماوس را روی گوشه پایین سمت راست آن قرار دهید تا علامت + ظاهر شود. سپس با کشیدن آن به سمت پایین یا راست، اکسل بهطور خودکار خانهها را پر میکند.
Fill Handle در موارد مختلفی کاربرد دارد؛ مانند پر کردن اعداد پشت سر هم (1، 2، 3...)، تاریخها، روزهای هفته، یا حتی الگویی مثل "علی، رضا، علی، رضا...". اگر الگویی در سلولها باشد، اکسل آن را تشخیص میدهد و ادامه میدهد. این ابزار برای ورود سریع دادههای منظم بسیار مفید است.
Flash Fill یکی از ویژگیهای هوشمندانه اکسل است که از نسخه 2013 به بعد در دسترس است. این قابلیت بهصورت خودکار الگوی وارد شده توسط کاربر را تشخیص میدهد و بقیه خانهها را بر اساس آن الگو پر میکند.
فرض کنید در ستونی نام و نام خانوادگی دارید و میخواهید فقط نام کوچک را جدا کنید. کافی است در سلول اول، نام را وارد کنید و در سلول پایین کلید Ctrl + E را بزنید. اکسل بلافاصله الگو را تشخیص داده و بقیه سلولها را پر میکند.
این روش برای تفکیک دادهها، ترکیب آنها، یا استخراج بخش خاصی از رشتهها بسیار کاربردی و سریع است و دیگر نیازی به فرمولهای پیچیده نیست.
وقتی از Fill Handle استفاده میکنید، یک آیکون کوچک پایین محدوده ظاهر میشود که امکان انتخاب نوع پر کردن را به شما میدهد. این گزینهها شامل Fill Series (پر کردن دنبالهای)، Copy Cells (کپی ساده)، Fill Formatting Only (فقط قالببندی)، Fill Without Formatting و غیره است.
استفاده درست از این گزینهها باعث میشود کنترل بیشتری بر نحوه پر شدن سلولها داشته باشید. مثلاً اگر فقط میخواهید دادهها بدون فرمت کپی شوند یا فقط قالببندی کپی شود، این گزینهها بسیار مفید هستند.
اگر در سلولها فرمول نوشتهاید، میتوانید از Fill Handle برای کپی کردن فرمول به سلولهای پایینتر استفاده کنید. اکسل بهطور خودکار مرجعهای سلولی را تنظیم میکند (نسبی یا مطلق). مثلاً اگر فرمول =A1+B1 را داشته باشید و آن را به پایین بکشید، سلول بعدی =A2+B2 خواهد شد.
استفاده از Autofill با فرمولها، یک تکنیک اساسی برای کار با جدولهای مالی، نمرات، محاسبات یا خلاصهسازی دادههاست. با یک کلیک میتوان محاسبات را برای صدها ردیف انجام داد.
گاهی ممکن است هنگام استفاده از Autofill یا Flash Fill دادهها اشتباه پر شوند. در این مواقع، بهتر است تنظیمات اکسل را بررسی کنید و مطمئن شوید قابلیتهای مربوطه فعال هستند. همچنین بررسی الگویی که وارد کردهاید کمک میکند تا اکسل آن را درست تشخیص دهد.
اگر دادهها بهصورت صحیح پر نمیشوند، میتوانید از ابزار Undo (Ctrl + Z) استفاده کرده و دوباره امتحان کنید یا از ترکیب Data > Flash Fill در منو کمک بگیرید.
پر کردن خودکار سلولها در اکسل یکی از مهارتهای کلیدی برای هر کاربر این نرمافزار است. با استفاده از ابزارهایی مانند Fill Handle، Flash Fill و AutoFill میتوانید زمان خود را بهشدت کاهش داده و از اشتباهات دستی جلوگیری کنید. همچنین ترکیب این قابلیتها با فرمولنویسی، اکسل را به ابزاری بینهایت قدرتمند تبدیل میکند.
برای مشاهده مطالب مرتبط با نرمافزار اینجا کلیک کنید
