به گزارش سرویس نرم افزار پایگاه خبری ساعدنیوز، در دنیای امروز، فایلهای اکسل نقش مهمی در تحلیل دادهها، گزارشگیری، برنامهریزی مالی و مدیریت پروژه دارند. بسیاری از افراد یا سازمانها اطلاعات حساسی در این فایلها ذخیره میکنند که نباید توسط دیگران دستکاری شود.
اگر فایل اکسل بدون محدودیت در اختیار دیگران قرار گیرد، ممکن است اطلاعات حیاتی بهصورت تصادفی یا عمدی تغییر یابد. به همین دلیل، قفلگذاری و غیر قابل ویرایش کردن Excel یک راهحل حرفهای برای حفظ امنیت اطلاعات محسوب میشود.
یکی از سادهترین روشهای غیر قابل ویرایش کردن فایل اکسل، استفاده از قابلیت Protect Sheet است. با این ویژگی میتوان بخشهایی از شیت را قفل کرد تا کاربران دیگر نتوانند محتوای آن را تغییر دهند.
ابتدا بخشهایی از سلولها را که میخواهید قابل ویرایش باشند، انتخاب کرده و با راست کلیک روی آنها، گزینه Format Cells را بزنید.
در تب Protection، تیک گزینه Locked را بردارید.
سپس از تب Review گزینه Protect Sheet را انتخاب کنید.
یک پسورد برای حفاظت از شیت وارد کرده و تنظیمات دلخواه را مشخص کنید.
این روش برای زمانی مفید است که فقط بخواهید بخشی از شیت محافظت شود و بقیه بخشها توسط کاربران قابل ویرایش باشد.
اگر میخواهید کل فایل اکسل از هرگونه ویرایش توسط دیگران محافظت شود، بهترین راه استفاده از گزینه Protect Workbook با پسورد است. این روش کل ساختار فایل، از جمله اضافه یا حذف شیتها را نیز قفل میکند.
به تب File بروید و روی گزینه Info کلیک کنید.
گزینه Protect Workbook را انتخاب و سپس Encrypt with Password را بزنید.
پسورد مورد نظر خود را وارد کرده و تأیید کنید.
با این کار، هر بار که کسی بخواهد فایل را باز کند یا تغییری در آن بدهد، باید پسورد را وارد کند.
یک ترفند کمتر شناختهشده برای جلوگیری از ویرایش سلولها، استفاده از Data Validation است. این روش بدون قفل کردن فایل، باعث میشود کاربر نتواند اطلاعات غیرمجاز وارد کند یا سلول خاصی را تغییر دهد.
روی سلول مورد نظر کلیک کرده و از تب Data گزینه Data Validation را انتخاب کنید.
در بخش Allow، نوع داده موردنظر را انتخاب کرده و در بخش Error Alert یک پیام هشدار وارد کنید.
هر کاربر در صورت تلاش برای ورود اطلاعات متفاوت، با پیام خطا روبرو میشود.
این روش برای کنترل بهتر ورودیها و جلوگیری از ورود دادههای نادرست بسیار مفید است.
اگر میخواهید مطمئن شوید که هیچکس نتواند فایل شما را ویرایش کند، سادهترین راه تبدیل فایل به فرمت PDF است. همچنین میتوانید فایل اکسل را در حالت فقط خواندنی ذخیره کنید.
به تب File بروید و Save As را انتخاب کنید.
در پنجره Save As، روی Tools کلیک کرده و گزینه General Options را انتخاب کنید.
در قسمت Password to Modify، یک رمز وارد کرده و فایل را ذخیره کنید.
این روش باعث میشود هر کسی بدون رمز فقط بتواند فایل را مشاهده کند اما قادر به ویرایش آن نباشد.
حفظ امنیت و جلوگیری از ویرایش غیرمجاز فایلهای اکسل یک موضوع مهم در دنیای دیجیتال امروز است. چه شما یک حسابدار باشید یا مدیر یک پروژه بزرگ، دانستن روشهای قفلگذاری فایل Excel میتواند از بروز اشتباهات، تغییرات ناخواسته و حتی افشای اطلاعات جلوگیری کند.
در این مقاله با چند روش مؤثر از جمله استفاده از گزینه Protect Sheet، Protect Workbook، Data Validation و تنظیم فایل به حالت Read-Only آشنا شدید. با بهکارگیری این روشها، فایل اکسل شما از ویرایش و تخریب ناخواسته در امان خواهد بود.
برای مشاهده مطالب مرتبط با نرمافزار اینجا کلیک کنید
