اگر می خواهید هنگام نوشتن صورت جلسه، برای یادآوری اطلاعات عمومی جلسه و همچنین ثبت نکات کلیدی زمان زیادی را صرف نکنید، باید قبل از برگزاری جلسه برای آن آماده شوید. از این رو همیشه یک الگوی مناسب برای یادداشت اطلاعات جلسه و نکات مطرح شده در آن همراه داشته باشید . شما می توانید به راحتی از الگوی پیشنهادی در این دست نوشته استفاده کرده و یادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حین آن با ثبت در این الگو و یا الگوهای مشابه انجام دهید .
زمان های ابتدایی جلسه که معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضای جلسه، با کندی و تشویش خاطر سپری می شود موقع مناسبی برای تنظیم بخش های عمومی یک صورت جلسه است . محل برگزاری، ساعت شروع، تاریخ برگزاری، موضوع جلسه، نام دبیرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومی یک جلسه هستند که در اکثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص می باشند و شما می توانید قبل از رسمی شدن جلسه این اطلاعات را در صورت جلسه یادداشت کنید . بدین ترتیب علاوه بر اینکه بخشی از صورت جلسه را تنظیم کرده اید، از اتلاف وقت خود نیز جلوگیری نموده اید.
معمولا در تدوین هر نوشته ای جمله شروع کننده بسیار مهم و راهگشا است. اگر نمی دانید متن صورت جلسه را چگونه باید آغاز کنید از این جمله پیشنهادی استفاده نمایید : این جلسه با حضور اعضای ذیل برگزار گردید یا جلسه با تلاوت آیات قرآن مجید توسط آقای ....آغاز شد و ...
یادآوری: این جمله ساده علاوه بر اینکه راهگشای تداوم نگارش صورت جلسه می تواند باشد، هدایتگر خوبی برای توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامی حاضرین در جلسه می باشد که نام آنها معمولا در ذیل صورت جلسه ثبت می گردد . جملات بعدی بستگی به ذوق و سلیقه شما در نگارش صورت جلسه دارد که می توانید از الگوهای ذیل و یا ترکیبی از آنها استفاده نمایید. لیکن به آنها محدود نشوید .
هدف این جلسه عبارت است از ...
پیرو بررسی مفاد صورت جلسه قبلی و مذاکرات انجام یافته حین جلسه، نتایج ذیل حاصل گردید :
در ابتدای جلسه آقای/ خانم ... در خصوص ... توضیحات لازم را ارایه نمودند
به خاطر داشتن نکات مطرح در این دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته های ذینفعان هر جلسه سبب ساز کسب مهارت در تدوین به هنگام )حین جلسه( و دقیق یک صورت جلسه خواهد گردید. لیکن تا زمان کسب چنین مهارتی کافیست نکات کلیدی جلسه و مصوبات آنرا یادداشت نمایید و پس از جلسه و با آسودگی خاطر صورت جلسه اصلی را تنظیم و منتشر نمایید.نکات اصلی جلسه که لازم است کلیات ویا جزییات این نکات )بسته به اهمیت و خواسته های صاحب جلسه( در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از :
خلاصه مذاکرات انجام یافته حین جلسه با قید نام فرد مطرح کننده،
عناوین پیشنهاد های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده،
شرح مصوبات جلسه با قید مشخصات زمانی و مسئول اجرای هر مصوبه
ثبت دقیق و کامل مصوبات جلسه نیز مهمترین بخش تدوین یک صورت جلسه است.
روش کامل ثبت مصوبات جلسه باید مبتنی بر الگوی 5 W-H به شرح ذیل باشد .
شرح موضوع مصوبات (what)
نام محل اجرای مصوبه (where)
نام فرد مسئول (who)
زمان دقیق اجرای مصوبات (when)
دلایل اجرای مصوبه (why)
چگونگی انجام مصوبه (how)
یادآوری : در برخی موارد و به دلایل مختلف امکان ثبت کامل نکات یاد شده برای مصوبات جلسه نیست لیکن ضروری است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زمانی اجرای مصوبه حتما در کنار مصوبه قید گردد.توصیه می گردد برای راحتی نوشتن و پیگیری های بعدی، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثالهای ذیل توجه نمایید .
نصب سرعت گیر مقابل مدرسه دخترانه عفت در خیابان کوشش 4
برگزاری همایش اخلاق در خانواده
تهیه و تولید بروشور اطلاع رسانی اعضا و مصوبات شورای اجتماعی محله
برگزاری 5 کارگاه آموزشی در مساجد با موضوع بهداشت و سلامت روان
تعیین تکلیف زمین های رها شده محدوده آب و برق
نصب پل عابر پیاده در بولوار میعاد (بین میعاد 5 تا 7)
تجهیز بوستان گلها به وسایل ورزشی
تعمیر وسایل پارک کودک شهرک ابوذر
تشکیل کارگروه سالمندان محله
بررسی وضعیت روشنایی نامناسب بازار سرشور در شب با حضور مدیر برق منطقه
احداث ایستگاه جدید اتوبوس حدفاصل احسان 18 و 21 (محله عسکریه)
مصوبات را طوری بنویسم که فردی غیر از نویسنده هم بتواند آن را پیگری و اجرا کند!
مصوباتی که شفاف نیست و کلی گویی است:
تشویق نخبگان (نخبگان کجا؟ چگونه؟)
شناسایی پیمان کار جهت پارک کودک ( این موضوع می تواند در متن مذاکرات باشد واصولا مصوبه
محسوب نمی شود)
اجرای طرح بازیافت در محله (طرح بازیافت چی؟)
شناسایی مشاور در حوزه خانواده (این موضوع مصوبه محسوب نمی شود از مقدمات برگزاری یک برنامه است)
چاپ پمفلت آموزش بهداشت(موضوع بهداشت چیست؟)
نصب سرعتگیر (کجا؟)
آموزش خانواده (کجا؟مخاطب؟چگونه؟)
ارائه پیشنهاد در مورد عدم ورود وسایل نقلیه سنگین به داخل شهر (در متن مذاکرات ودستور کار جلسه باید باشد – برای ارائه پیشنهاد نیازی به مصوبه نیست)
بازدید از ناحیه (چه کسانی؟)(ابهام وکلی نویسی)
گرفتن ساعت مخصوص استفاده از استخر شهید ... (گرفتن ساعت!؟)(برای چه کسانی؟)
تهیه تندیس برای شورا (تندیس چی؟)
فنس کشی دیوارهای زمین ورزشی جهت تأمین جلب رضایت شهروندان ساکن در مجاورت زمین ورزشی انجام گیرد (به کار بردن فعل در مصوبه) (زمین ورزشی کجا؟)
برگزاری کلاسهای کارآفرینی برای شهروندان محله در اوقات فراغت (ابهام در متن مصوبه)
برگزاری مشاعره ویژه بانوان محله در دو رده سنی (چه رده سنی؟)
ارسال نامه مکتوب در خصوص زمان احداث سپتینگ پارکینگ و طول مدت مورد نیاز جهت اجرا (کدام پارکینگ؟ طول مدت مورد نیاز چی؟)
ارتباط اعضاء شورا با مردم محله (چگونه؟)
ثبت ساعت خاتمه، تکمیل اسامی و سمت حاضرین در جلسه، ثبت اسامی غایبین جلسه، درج شماره صفحه و شماره کل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرین در صورت امکان و حصول اطمینان از تکمیل بودن صورت جلسه گام پایانی تدوین یک صورت جلسه خوب است .
