چگونه یک صورت جلسه بنویسیم؟
گام اول : استفاده از یک الگوی مناسب
اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد . شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد .
گام دوم: یادداشت های قبل از جلسه
زمان هاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يك صورت جلسه است . محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد . بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را تنظيم كرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.
گام سوم: جمله آغاز کننده
معمولا در تدوين هر نوشته اي جمله شروع كننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نمي دانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز كنيد از اين جمله پيشنهادي استفاده نماييد : اين جلسه با حضور اعضاي ذيل برگزار گرديد يا جلسه با تلاوت آيات قرآن مجيد توسط آقاي ....آغاز شد و ...
يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينكه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه مي تواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامي حاضرين در جلسه مي باشد كه نام آنها معمولا در ذيل صورت جلسه ثبت مي گردد . جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا تركيبي از آنها استفاده نماييد. ليكن به آنها محدود نشويد .
- هدف اين جلسه عبارت است از ...
- پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاكرات انجام يافته حين جلسه، نتايج ذيل حاصل گرديد :
- در ابتداي جلسه آقاي/ خانم ... در خصوص ... توضيحات لازم را ارايه نمودند
گام چهارم: ثبت نکات کلیدی و مصوبات جلسه
به خاطر داشتن نكات مطرح در اين دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته هاي ذينفعان هر جلسه سبب ساز كسب مهارت در تدوين به هنگام )حين جلسه( و دقيق يك صورت جلسه خواهد گرديد. ليكن تا زمان كسب چنين مهارتي كافيست نكات كليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت نماييد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر نماييد.نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات ويا جزييات اين نكات )بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه( در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از :
- خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده،
- عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
- شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه
ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است.
روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5 W-H به شرح ذيل باشد .
- شرح موضوع مصوبات (what)
- نام محل اجراي مصوبه (where)
- نام فرد مسئول (who)
- زمان دقيق اجراي مصوبات (when)
- دلايل اجراي مصوبه (why)
- چگونگي انجام مصوبه (how)
يادآوري : در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در كنار مصوبه قيد گردد.توصيه مي گردد براي راحتي نوشتن و پيگيري هاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثالهاي ذيل توجه نماييد .
- نصب سرعت گير مقابل مدرسه دخترانه عفت در خيابان كوشش 4
- برگزاري همايش اخلاق در خانواده
- تهيه و توليد بروشور اطلاع رساني اعضا و مصوبات شوراي اجتماعي محله
- برگزاري 5 كارگاه آموزشي در مساجد با موضوع بهداشت و سلامت روان
- تعيين تكليف زمين هاي رها شده محدوده آب و برق
- نصب پل عابر پياده در بولوار ميعاد (بين ميعاد 5 تا 7)
- تجهيز بوستان گلها به وسايل ورزشي
- تعمير وسايل پارك كودك شهرك ابوذر
- تشكيل كارگروه سالمندان محله
- بررسي وضعيت روشنايي نامناسب بازار سرشور در شب با حضور مدير برق منطقه
- احداث ايستگاه جديد اتوبوس حدفاصل احسان 18 و 21 (محله عسكريه)
مصوبات را طوری بنويسم كه فردی غير از نويسنده هم بتواند آن را پيگری و اجرا كند!
مصوباتی كه شفاف نيست و كلی گويی است:
- تشويق نخبگان (نخبگان كجا؟ چگونه؟)
- شناسايي پيمان كار جهت پارك كودك ( اين موضوع مي تواند در متن مذاكرات باشد واصولا مصوبه
- محسوب نمي شود)
- اجراي طرح بازيافت در محله (طرح بازيافت چي؟)
- شناسايي مشاور در حوزه خانواده (اين موضوع مصوبه محسوب نمي شود از مقدمات برگزاري يك برنامه است)
- چاپ پمفلت آموزش بهداشت(موضوع بهداشت چيست؟)
- نصب سرعتگير (كجا؟)
- آموزش خانواده (كجا؟مخاطب؟چگونه؟)
- ارائه پيشنهاد در مورد عدم ورود وسايل نقليه سنگين به داخل شهر (در متن مذاكرات ودستور كار جلسه بايد باشد – براي ارائه پيشنهاد نيازي به مصوبه نيست)
- بازديد از ناحيه (چه كساني؟)(ابهام وكلي نويسي)
- گرفتن ساعت مخصوص استفاده از استخر شهيد ... (گرفتن ساعت!؟)(براي چه كساني؟)
- تهيه تنديس براي شورا (تنديس چي؟)
- فنس كشي ديوارهاي زمين ورزشي جهت تأمين جلب رضايت شهروندان ساكن در مجاورت زمين ورزشي انجام گيرد (به كار بردن فعل در مصوبه) (زمين ورزشي كجا؟)
- برگزاري كلاسهاي كارآفريني براي شهروندان محله در اوقات فراغت (ابهام در متن مصوبه)
- برگزاري مشاعره ويژه بانوان محله در دو رده سني (چه رده سني؟)
- ارسال نامه مكتوب در خصوص زمان احداث سپتينگ پاركينگ و طول مدت مورد نياز جهت اجرا (كدام پاركينگ؟ طول مدت مورد نياز چي؟)
- ارتباط اعضاء شورا با مردم محله (چگونه؟)
گام پنجم: ثبت اطلاعات تكميلی
ثبت ساعت خاتمه، تكميل اسامي و سمت حاضرين در جلسه، ثبت اسامي غايبين جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرين در صورت امكان و حصول اطمينان از تكميل بودن صورت جلسه گام پاياني تدوين يك صورت جلسه خوب است .
